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ADMINISTRACION DE LA

COMUNICACIN

FUNDAMENTOS DE LA
COMUNICACION

Se requiere de
2 personas :

emisor
receptor

PROCESO DE
COMUNICACIN
BIDIRECCIONAL
Los 8 pasos del proceso:
Desarrollo de la idea
Codificacin (palabras, grficas o
smbolos)
Transmisin (visita personal,llamada
telefonica)

Recepcin (se recibe el mensaje)


Decodificacin (hacerse entender)
Aceptacin
Uso
Retroalimentacin ( se acepta el
mensaje y responde el emisor)

PROBLEMAS POTENCIALES
Razonamiento defensivo
Disonancia cognoscitiva

BARRERAS A LA COMUNICACION
Barreras personales
Barreras fisicas
Barreras semanticas

SIMBOLOS DE LA
COMUNICACIN
Las palabras son el principal smbolo de la
comunicacin en el trabajo. Muchos
empleados dedican mas de 50 % de su
tiempo a la comunicacin verbal. sin
embargo, existe una dificultad importante, ya
que casi todas las palabras de uso comn
tienen varios significados. La complejividad
de una sola lengua se vuelve incluso mayor
cuando intentar comunicarse personas con
diferente formacin, como el nivel de
estudios, grupo tnico o cultura diferentes.

Es necesario rodear las palabras clave con el


contexto de otros vocablos y smbolos, para
que su significado se delimite de manera
razonable y se minimice la posible confusin.
Por consiguiente, los comunicadores
efectivos se centran en las ideas, no en las
palabras. Saben que las palabras no dan el
significado, si no que las personas se lo
asignan.

INDICIOS SOCIALES
Son la informacin negativa o positiva
que influye en la manera de reaccionar
de la personas ante la comunicacin.
por ejemplo, se cuentan los ttulos de
los puestos, las formas de vestir y el
uso histrico de las palabras en una
regin geogrfica o grupo tnico
especifico.

LEGIBILIDAD
Es el proceso de hacer que un escrito o una
conversacin sean mas comprensibles.
Lineamientos por Rudolf Flesch para hacer la
legibilidad ms simple:
Use palabras y frases sencillas y familiares.
Emplee prenombres personales.

Use verbos activos.


Maneje solo las palabras activas.
Recurra a una estructura clave. Recurra
ttulos y subttulos. Aplique tcnicas de
nfasis.

IMAGENES
Sirven para aclarar la comunicacin
con palabras. Las palabras pueden
aportar el poder de los indicios
visuales. Sin embargo, para que las
imgenes sean efectivas deben
combinarse con palabras y acciones
bien escogidas, que complementes lo
que pretende decirse.

ACCIN (COMUNICACIN
NO VERBAL)
Es la manera de darle un significado a una
accin, como por ejemplo, un apretn de
manos y una sonrisa tienen un significado.
En ocasiones, se pasan por alto 2 aspectos
significativos acerca de la acciones. Uno se
ellos es que no actuar constituye una forma
importante de comunicarse.
Un segundo aspecto es que las acciones
hablan ms fuerte que las palabras.

LENGUAJE CORPORAL
Es mediante el cual la persona
comunica significados a otras personas
con su cuerpo en las interacciones
personales. El lenguaje corporal es un
complemento importante de la
comunicacin verbal en gran parte del
mundo.

EFECTO DE LAS BARRERAS EN


EL PROCESO DE
Barreras personales: COMUNICACIN
Emociones, saber escuchar, distancia
psicolgica.
Barreras fsicas:
Ruido, distancia geogrfica.
Barreras semnticas:
Semntica, smbolos.

Comunicacin descendente.
En una organizacin es el flujo de informacin de los niveles
inferiores.
Requisitos y problemas:
Los administradores necesitan desarrollar una actitud de
comunicacin positiva.
Deben trabajar continuamente para estar informados.
Necesitan planear la comunicacin de manera conciente y deben
hacerlo al empezar un curso de accin.
Por ultimo deben desarrollar la confianza, sta entre emisores y
receptores es importante en toda comunicacin. Si los
subordinados no confan en sus superiores, es menos probable
que escuchen los mensajes de los administradores o que crean en
ellos.

Sobrecarga de comunicacin.
En ocasiones, los administradores operan con
la filosofa de que mas comunicacin significa
mejor comunicacin. Lo que ocurre es una
sobrecarga de informacin, en la que los
empleados reciben ms informacin de la
que necesitan o pueden procesar. Es posible
lograr una mayor compresin con poca
informacin si la empleas en el momento
adecuado.

ACEPTACIN DE LA
COMUNICACIN
La aceptacin del mensaje por el receptor es
fundamental, ya que si falta no existe la
comunicacin. Son varios los factores que
alientas la aceptacin de un mensaje:
Legitimidad reconocida del emisor para
enviar el mensaje.
Competencia percibida del emisor en relacin
con el tema.

Confianza en el emisor como lder y


como persona.
Credibilidad percibida del mensaje que
se recibe.
Aceptacin de las tareas y objetivos que
se intenta lograr con el comunicado.
poder del emisor para aplicar directa o
indirectamente sanciones al receptor.

Necesidades de comunicacin.
Instrucciones relativas al trabajo:
Es una de las necesidades de comunicacin del
empleado para llevar a cabo mejor su
trabajo.
Retroalimentacin del rendimiento.
Esto les ayuda a saber que hacer y cuan bien
estn logrando sus objetivos.

Comportamiento en busca de
retroalimentacin.
Algunos empleados dedicados buscan a
embarcar a este comportamiento, con el que
intentar obtener informacin acerca de su
rendimiento y de reas de mejora potencial

COMUNICACIN ASCENDENTE
Es cuando los administradores pierden
contacto con las necesidades de los
empleados y carecen de informacin
suficiente para tomar desiciones
adecuadas.
No pueden brindar el apoyo social y de
tareas que requieren los empleados.

DIFICULTADES
Demora: transmisin lenta de la
informacin a los niveles superiores.
Filtracin: ocurre por la tendencia
natural de los empleados de decir a sus
superiores solo lo que el empleado
piensa que el superior desea escuchar.
Corto circuito: omiten uno o mas niveles
de la jerarqua de comunicacin.

Necesidad de respuesta: los


empleados inician la comunicacin
ascendente , se convierten en
emisores y tienen las expectativa de
que ocurra la retroalimentacin.
Distorsin: alteracin intencionada de
un mensaje para el logro de objetivos
personales

PRACTICAS DE LA
COMUNICACIN
ASCENDENTE
Maneras de preguntar
Escuchar Junta con empleados
Poltica de puertas abiertas
Participacin en grupos sociales

OTRAS FORMAS DE:


Comunicacin lateral: es la comunicacin
que se da a lo largo de la cadena de
mando.Es necesaria para la coordinacin
de trabajo con personal de otras eas.
Vnculos: se trata de personas que
tienen lazos de comunicacin fuertes en
su departamento. Permite que recopilen

Estar en red: Una red es un grupo de


personas que desarrollan y mantienen
el contacto para intercambiar
informacin de manera informal.

COMUNICACIN
ELECTRONICA
Correo electrnico.- Es un sistema de
comunicacin que utiliza las
computadoras y permite enviar casi
instantneamente un mensaje a una o
varias personas.
Las ventajas es que tienen alta
velocidad y conveniencia.
La desventaja es la perdida de
contacto de cara a cara.

Las organizaciones han iniciado polticas


de comunicacin en cuanto a temas son
apropiados o no en el correo electrnico.
Por ejemplo: quienes deben ser parte de
las listas de distribucin, que lenguaje es
aceptable e incluso la frecuencia con que
debe usarse el correo electrnico.

TRABAJO A DISTANCIA
Tambin llamado casita electrnica.
Los trabajadores a distancia realizan
toda su labor o una mayor parte de ella
en casa, o tienen vnculos satelitales
con las computadoras de su oficina.
Las ventajas son la ausencia de
distracciones del centro de trabajo,
menor gasto de tiempo y dinero en
transporte, etc.

OFICINAS VIRTUALES
El espacio fsico de oficina y escritorios
son sustituidos con una gama
sorprendente de herramientas de
comunicacin porttiles
Las herramientas de comunicacin
elctrica permiten que la compaa
reduzca mucho espacio para el
empleado.

COMUNICACIN INFORMAL
En las organizaciones, el chisme
coexiste con el sistema de
comunicacin formal de los
administradores.
El chisme electrnico es la expresin
natural para comunicarse, es el
ejercicio de su libertad de expresin y
una actividad normal y natural.

CARACTERISTICAS DEL
CHISME
La forma en que usualmente se
difunde la informacin por este medio
es mediante lo que se llama cadena de
grupos, ya que es un eslabn de la
cadena tiende a informar a un grupo
de personas.

FACTORES QUE ALIENTAN LA


ACTIVIDAD DE LA
COMUNICACIN INFORMAL
Agitacin e
inseguridad
Participacin de
amigos y colegas
Que la informacin
sea reciente
Procedimientos que
hacen que las
personas estn en
contacto.

Trabajos que
permiten la
conversacin
Trabajos que
proporcionen
informacin de
inters para otros
Personalidad del
comunicador

RUMORES
El problema fundamental con el chisme.
Y el que le ha dado la mala reputacin
consiste en los rumores.
Los rumores son informacin que se
comunica informalmente sin pruebas
que lo confirmen.
Las personas tambin agregan nuevos
detalles, lo cual con frecuencia empeora
la historia, este proceso es llamado
tergiversacin.

TIPOS DE RUMORES
Histricos y explicativos.- es decir
intentan asignar significados a
acontecimientos incompletos.
Espontneos y orientados a la accin.es decir surgen mucho sin pensar y
representan intentos por cambiar una
situacin actual.
Pueden ser positivos y negativos.

ELEMENTOS DE CONTROL
DE RUMORES
Eliminar sus causas para
prevenirlos.
Dedicar esfuerzos
principalmente a
rumores graves.
Refutar los rumores con
hechos.
Afrontar los rumores con
la brevedad posible.
Poner nfasis en el
aporte de hechos cara a
cara, confirmndolos por
escrito si es necesario.

Comunicar hechos de
fuentes fiables.
Abstenerse de repetir
un rumor mientras lo
refuta.
Alentar la ayuda de
lideres sindicales e
informales si su
actitud es cooperativa.
Escuchar todos los
rumores para entender
que podran significar.

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