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CALIDAD DE
DOCUMENTOS
Elaborado por:
ngela ngel
Lady Gamba
John Jairo Gaitn
Harold Molano
Calidad
Que es calidad?
La calidad se refiere
a la capacidad que
posee un objeto
para satisfacer
necesidades
implcitas o
explcitas segn un
parmetro
Sena - Tecnologa en Gestin Documental
Caracteristicas
Intangibilidad: los servicios no se
pueden ver, sentir ni oler antes de
comprarlos
Variabilidad: la calidad de
los servicios depende de
quienes los proporcionan, as
como de cundo, en dnde y
cmo se proporcionan
Confiabilidad.
La capacidad de
ofrecer el servicio de manera segura,
exacta y consistente. La confiabilidad
significa realizar bien el servicio desde
la primera vez.
Tangibles.
Las
instalaciones
fsicas y el equipo de la
organizacin deben ser lo mejor
posible y los empleados, estar
bien presentados, de acuerdo a
las
posibilidades
de
cada
organizacin y de su gente.
Sena - Tecnologa en Gestin Documental
Principios de la gestin de
calidad
1: Enfoque al Cliente
Las organizaciones dependen de sus
clientes, y por lo tanto deben
comprender las necesidades actuales y
futuras de los clientes, satisfacer los
requisitos de los clientes y esforzarse
en exceder las expectativas de los
clientes.
2: Liderazgo
6: Mejora contina
La mejora continua del desempeo
global de una organizacin debera
ser un objetivo permanente de sta.
Poltica de Calidad
Estrategias:
Procesos: .
Recursos:
Estructura Organizacional:
Documentos:
La organizacin de implementar,
documentar, y mantener los
procedimientos del SIGA y los objetivos
de la gestin documental.
Requisito
debe establecer
un programa de
formacin
continua en la
creacin y control
de documentos.
Aprobacin de un plan de
comunicacin.
Accin
Identificacin de la
capacitacin necesaria para las
vacantes y facilitacin de la
misma en concurso interno o
externo.
Redaccin y aprobacin de
los documentos requeridos
segn la norma y el
procedimiento definido.
Plan de comunicacin,
constancia para realizar las
acciones propuestas.
Documentacin
Justificacin de la
capacitacin de los
expedientes del personal
asignado.
Plan de formacin
propios y de
manera general
de la
organizacin.
Existencia de
procedimientos para
redaccin y aprobacin de
los documentos.
4. Revisin
por la
direccin
general para
emitir
resultados.
La
evaluacin
consiste en:
2. Despus
se define
quien y
como va a
evaluar la
informacin
.
3. Proceso
formal para
la realizacin
de auditoria
interna.
Sena - Tecnologa en Gestin Documental
Auditoria Interna: *
Conformidades/ no
conformidades.
* Acciones correctivas.
* Riesgos/ oportunidades de
mejora.
* Puntos dbiles/ fuertes.
Anlisis y evaluacin:
* Tendencias / resultados
adversos.
* Acciones previas a la no
conformidad
Supervisin por la
direccin: Mejora de
polticas y objetivos.
Conformidades
/no
conformidades
Puntos
dbiles/puntos
fuertes
Riesgos
/oportunidades
Medicin
3. Porque medir?
-Por toma decisiones
-Conocer la eficiencia de la
organizaciones
-Porque se requiere saber si
se esta siguiendo el camino
correcto o no
- Porque se necesita
mejorar en especial en el
rea mas dbil
-Porque se necesita saber
en tiempo real que pasa en
la organizacin (eficiencia o
ineficiencia)
2. La medicin es el desempeo de
acciones orientadas a medir,
evaluar, ajustar y regular las
actividades de una organizacin.
1. Participacin de las
empresas en los cambios de
transformaciones,
implementacin del
anlisis , medicin y
evaluacin.
Si no se mide lo que se
hace no se puede
controlar, tampoco se
puede dirigir y menos
mejorar.
Caractersticas del
Control Documental
Caractersticas de control
documental.
El control documental establece parmetros para elaborar, revisar
,actualizar, y aprobar, eliminar y divulgar, los documentos.
Muestra el orden, la importancia y la
interrelacin de las distintas dependencias de
la entidad.
Se realiza un seguimiento detallado de las
dependencias .
Se detectan los problemas antes y se procede
con las correcciones.
Sena - Tecnologa en Gestin Documental
CONTROL DOCUMENTAL.
La dependencias y las entidades, as
como sus delegaciones o equivalentes,
controlaran con una o varias reas de
control de la gestin documental, que
llevara a cabo las siguientes
condiciones.
La recepcin y distribucin de la
correspondencia de entrada.
El registro y control de la
correspondencia entrada y salida.
La recepcin y despacho de la
correspondencia de salida de sus
reas.
De igual forma se tendr una ficha de
control.
Control preventivo:
Tambin llamados controles preliminares, se
realizan antes de que se realice una actividad de
trabajo. Asegurando que los objetivos sean
claros que establezcan el rumbo adecuado y
que estn disponibles los recursos apropiados.
Se encuentran en lo que sucede durante el
proceso de trabajo llamados a veces controles
de direccin, monitorean las operaciones y
actividades en curso para asegurar que las cosas
se hagan de acuerdo con lo planeado
Controles de
retroalimentacin:
Se implementan despus de
que el trabajo esta terminado.
Se concentran en la calidad de
los resultados finales y no en
las entradas y procesos
Sena - Tecnologa en Gestin Documental
SEGUIMIENTO Y MEDICIN
La entidad debe aplicar mtodos apropiados
para el seguimiento de los procesos del
sistema de control de calidad documental, y
cuando sea posible, su medicion.Estos
mtodos deben demostrar la capacidad de
los procesos para alcanzar los resultados
planificados (eficacia) as como el manejo de
los recursos disponibles (eficiencia).
El seguimiento y la medicin del impacto
(efectividad)de la gestin tanto el logro de
los resultados planificados como el manejo
de los recursos utilizados pueden realizarse
por procesos.
Sena - Tecnologa en Gestin Documental
Para el seguimiento y la
medicin de los procesos se
debe emplear mtodos como
indicadores,encuestas,seguimie
nto al avance de los proyectos y
cronogramas entre otros.
Grupo 63942 Ao 2016
SEGUIMIENTO Y MEDICIN
Seguimiento y medicin: En este campo se
incluyen mecanismos o herramientas que
permitan hacer seguimiento a los procesos
documentales.
Ejemplo, aplicativos, cronogramas, plan de
trabajo, entre otros, o se relaciona el
nombre de indicador(es)formulados para el
proceso de acuerdo con lo establecido en
la entidad.
Sena - Tecnologa en Gestin Documental
Cuadros de
Clasificacin
Documental CCD
Tabla de
Retencin
Documental TRD
Plan
Institucional
de Archivo PINAR
Mapas de
procesos
Bancos
Terminolgic
os
Modelo de
requisitos
Inventario
Documental
Programa
Gestin
Documental PGD
Total Metros
Lineales
Ocupados
Metros
Lineales
Disponibles
284
28
Metros Lineales
Ocupados
Ejemplo de control %
documentos por dependencia
CONTABILIDAD; 5%
VEHICULOS USADOS; 14%
1968
1684
1570
Nmero de Carpetas
907
632
386
698
1243
1238
1181
1083
781 813
741 747
605
538
371
427
630
525
516 504
415
392
267
681
452
357
231
327
1507
1469
1520
1264
1337
776 797
554
305
266
85
19837
18527
13697
13092
12608
2816
3038
2712
1201
747
100.00%
100.00%
100.00%
100.00%
100.00%
99.90%
99.88%
99.93%
97.20%
82.50%
53.36%
46.64%
0.00%
2005
0.00%
2006
0.00%
2007
0.00%
2008
0.00%
2009
0.00%
2010
DIGITALIZ ADO
0.10%
0.12%
0.07%
2011
2012
2013
2.80%
2014
17.50%
2015
2016
SIN DIGITALIZ AR
88.74%
87.03%
11.26%
12.97%
2013
2014
Digitalizados
99.69%
98.41%
0.31%
1.59%
2015
2016
Sin_Digitalizar
Sin
Prestad Devolve
%
os 2015
r
retorno
2015
467
99,1%
397
100%
56
100%
AUDITORIA
GARANTIAS
CARTERA
TALLER RENAULT
CONTABILIDAD
TESORERIA
1920
1629
514
233
8
89
72 41 44
2008
304
86
2013
126
212190
2015
2016
Indicadores de
Cumplimiento
Indicador a
Cumplir.
% de Cumplimiento Plan
de Trabajo
14/09/2016
Harold Molano
John Jairo Gaitn
Lady Gamba
Juan Gmez
1
2
2
0,5
1,84
1,84
1,84
1,84
54%
109%
109%
27%
15/09/2016
Harold Molano
John Jairo Gaitn
Lady Gamba
Juan Gmez
1
1,3
3
1,5
1,84
1,84
1,84
1,84
54%
71%
163%
82%
16/09/2016
Harold Molano
John Jairo Gaitn
Lady Gamba
Juan Gmez
2
0
2
1,5
1,84
1,84
1,84
1,84
109%
0%
109%
82%
ACTIVIDAD
FASE DEL
PROYECTO
Unidad de
Medida
Tiempo de
ejecucin
Oct-2016
Total general
INVENTARIO EN
ESTADO NATURAL
ARCHIVO TALENTO
HUMANO
Metro Lineal
Metros Lineales
Ejecutados
156,6
156,6
%
Cumplimient
Indicador a
o Plan de
Cumplir
Trabajo.
170,2
92%
170,2
92%
Grupo 63942 Ao 2016
ntribuye a que las organizaciones integren la gestin de los documentos en los procesos de ne
Qu es un
sistema de
Gestin?
Conjunto de
elementos
interrelacionados
que interactan en
una organizacin
con el fin de
establecer polticas
y objetivos, as
como los procesos
para alcanzarlos.
Sena - Tecnologa en Gestin Documental
Tipos de
Sistemas de
Gestin
Sistemas de Gestin de
Calidad
Sistemas de gestin
Ambiental
Sistema de gestin en
salud y seguridad
ocupacional
SISTEMA DE GESTIN
DOCUMENTAL
Grupo 63942 Ao 2016
Sistema de
Gestin de
Documentos
Sistema de
gestin para
dirigir y
controlar una
organizacin
en lo relativo
a los
documentos.
1.
Requisito
s de
Gestin
document
al
Determina los
2.
Mediante
procesos
necesario
s
Produce
document
os que
cumplen
requisitos
El Sistema de gestin de
documentos tiene como
resultado documentos:
Fiables
Un documento de
archivo fiable es
aqul cuyo
contenido puede
ser considerado
una
representacin
completa y
precisa de las
operaciones, las
actividades o los
hechos de los que
da testimonio y al
que se puede
recurrir en el
curso de
posteriores
operaciones o
actividades.
Autntic
os
Un documento
autentico es lo
que afirma ser;
que ha sido
creado o enviado
por la persona
que se afirma que
ha sido creado o
enviado por la
persona que se
afirma que lo ha
creado o enviado;
y que ha sido
creado o enviado
en el momento
que se afirma
ntegros
Disponib
les
La integridad de
un documento de
archivo hace
referencia a su
carcter completo
e inalterado
Un documento de
archivo utilizable
es aqul que
puede ser
localizado,
recuperado,
presentado e
interpretado
Norma 30301
Establece los requisitos para la implantacin de un
sistema de gestin para los documentos (SGD). Sistema
de gestin basado en la mejora continua. Con el
objetivo fundamental de CERTIFICACIN.
Contexto de la organizacin
Entorno social,
cultural, financiero
Context
o
Externo
Context
o
interno
Requisit
os de
negocio
Requisit
os
legales
Requisitos para la
correcta ejecucin de
la operaciones de la
organizacin.
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Estructura
organizativa,
sistemas de
informacin
Legislacin,
reglamentos,
estatutos
Grupo 63942 Ao 2016
Liderazgo
involucrarse
en el proceso
debe
determinar un
lder para
implementar el
sistema de
gestin de
documentos
Asignar
responsabilida
des,
competencias
La alta
direcci
n
Sena - Tecnologa en Gestin Documental
Planificacin
Identificar riesgos y oportunidades
Para que el SGD logre los resultados
Responsables
Recursos
Que se har
Cundo se har
Cmo se evaluar
Soporte
Recursos
La alta Gerencia debe asignar presupuesto para el sistema
de gestin de documentos
Capacitacin
Capacitar a los funcionarios para el desempeo de los
procesos de la gestin documental
Formacin
Establecer un programa de formacin en la creacin y
control de documentos
Comunicacin
Establecer, implementar y documentar los procedimientos
de SGD
Documentacin
Operacin
Planificacin y control de operaciones
Determinar, planificar, implementar y
controlar los procesos de gestin documental
Evaluacin
Supervisi
ny
medicin
Anlisis y
evaluaci
n
Tendencias /
Resultados
Adversos
Auditoria
interna
Conformidades
, no
conformidades
.
Acciones
Correctivas
indicadores
Acciones
previas a la no
conformidad
Supervisio
nes por la
Direccin
Oportunidades
de mejora
Mejora de
poltica y
objetivos
Puntos dbiles/
fuertes
Gracias por su
atencin