Proyecto de Insercin del Sistema de Control de Gestin

Gerencia de Seguimiento y Otras Actuaciones de Control

Vicepresidencia de Auditora Interna
Banco Central de Venezuela

Responsable: Ofelia Ramrez A.

Email: oramirez@bcv.org.ve

AGENDA
Presentacin a la GERENCIA DE SEGUIMIENTO Y OTRAS
ACTUACIONES DE CONTROL de la Vicepresidente de Auditora Interna
del Banco Central de Venezuela del:

Proyecto de Insercin del Sistema de Control de Gestin (PISCG) en la

Gerencia de Seguimientos y Otras Actuaciones de Control (GSOAC).

Beneficios de efectuar el PISCG en la GSOAC bajo el esquema de

trabajo sugerido por la USB.

Alcance del PISCG.

Exposicin de requerimientos

Exposicin de proyecto de planificacin sugerida

Acuerdos

RESUMEN EJECUTIVO
Se presenta a la mxima autoridad de la Vicepresidencia de Auditora
Interna del Banco Central de Venezuela la concrecin del compromiso
de quien es funcionaria, de contraprestacin a la Institucin por el
permiso otorgado para realizar los estudios de Especializacin en
Gerencia en Auditora de Estado para coadyuvar con la misma en la
implementacin de este proyecto.
Este compromiso obedece a la naturaleza de los estudios cursados,
pues son promovidos por iniciativa de la Contralora General de la
Repblica () con el fin de adiestrar y desarrollar recursos humanos
de alto nivel para ejercer las funciones de control sobre el patrimonio
pblico y para administrar el Sistema Nacional de Control. 1 Pg. 219
(1) Informe de rendicin de cuentas de la CGR ao 1997.

DEL BCV Y SUS CRITERIOS DE

INSTRUMENTACIN DEL SCI
-El Plan Estratgico Institucional exalta y exhorta a todas las
unidades que le conforman para la presentacin de resultados
basados en un sistema de indicadores de Gestin.
-De este modo, se observa en lo que se refiriere a los Proyectos de
Modernizacin Institucional.
-Por otra parte, se reflejan como necesidad del BCV en cuanto a los
indicadores de los Criterios de Instrumentacin del SCI.

PROYECTO DE INSERCIN DEL SCG

EN LA GSOAC.

Consiste en la implantacin de un mecanismo de evaluacin

del cumplimiento de las funciones de la GSOAC, mediante el
uso de la tcnica de consultora de procesos, inicialmente, a
travs del anlisis y diagnstico de los productos que
generan de su actuacin.

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PROYECTO DE INSERCIN DEL SISTEMA

DE CONTROL DE GESTIN EN LA GSOAC

Fases:
1. Proceso de Contacto,

Planificar

Exploracin, de Acuerdos y de
Entrada.
Ejecutar

El diseo y la
Implantacin de un
Sistema de
Control de Gestin

2. Proceso de Diagnstico.
3. Diseo y Desarrollo de la

Evaluar

propuesta de Cambio.

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BENEFICIOS DE EFECTUAR EL PISCG EN LA GSOAC

BAJO EL ESQUEMA DE TRABAJO SUGERIDO POR LA USB.
El sistema le permitir a la GSOAC a partir del establecimiento de
indicadores, la verificacin en forma y de modo oportuno de la satisfaccin
del cliente y el cumplimiento de las metas programadas, o en su defecto,
tomar medidas necesarias y oportunas para reajustar el plan en cuanto sea
menester.
Permitir elevar el nivel de cumplimiento de la funcin primordial de la
GSOAC y por ende de la VAI, la cual es Fortalecer el Sistema de Control
Interno.
Instalado el SCG, su efecto en cascada incrementar el conocimiento sobre
el mejor aprovechamiento de los recursos de la GSOAC, en consecuencia,
tambin de la Vicepresidencia de Auditora Interna.

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BENEFICIOS DE EFECTUAR EL PISCG EN LA GSOAC

BAJO EL ESQUEMA DE TRABAJO SUGERIDO POR LA USB.

Resultados esperados:

El fomento de la cultura de autocontrol con proyeccin a las dems

reas del Instituto.
La introduccin de un modelaje de trabajo en equipos efectivos que
permitan la fluidez y la definitiva acentuacin del esquema matricial.
La integracin y colaboracin en el PISCG de los miembros del
equipos de cada dependencia.
La creacin de Indicadores que reflejen la gestin de la GSOAC.
La implantacin de los indicadores productos del trabajo realizado.

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Comunidad
Internos

Dinmica
Organizacional

Procesos

Clientes, Socios

Accionistas

Incrementar sostenidamente
el Fortalecimiento del SCI

Mejorar los procesos

del BCV

Ser suplidor
preferido y confiable

Fomentar la
eficacia en los procesos

Ser socio comercial

preferido

Posicionarse en
todo el BCV

Alcanzar un
balance optimo
del Portafolio VAI

Ampliar el mercado
atendido

Mejorar los
productos

Propiciar clima de confianza

motivacin y satisfaccin
personal

ALCANCE DEL PISCG

Optimizar el uso
de los Recursos

Ser una
Gerencia
Socialmente Responsable

Incorporar
oportunamente
Nuevas Tecnologas
y Mejores Prcticas

Asegurar espacios
de Integracin
Natural

Maximizar Eficiencia

Mayor integracin en
el SNCF

Fortalecer los Valores y la

Cultura Bancentralista

Asegurar un
desempeo con
Impacto social
Brindar
Intangibles a la
Sociedad

Fomentar el aprendizaje
Individual y organizacional

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ALCANCE DEL PISCG

Exposicin de requerimientos
Caractersticas:
El proyecto se realizar fomentando la estructura de un Equipo Efectivo de
Trabajo donde las pautas esenciales son:
Objetivos claros, comunes y concertados
Reglas claras y concertadas
Relaciones mas o menos afables

Este estilo de trabajo genera compromiso en los miembros del equipo, lo que
permitir en gran medida el desarrollo e implantacin del proyecto con la
mayor anuencia de los intervinientes.

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DINMICA ORGANIZACIONAL

Motivar el clima de confianza, satisfaccin y motivacin personal

Equipos Efectivos de Trabajo

Fortalecer las habilidades de comunicacin

Estructura acorde a lo establecido por la misin

Actividades orientadas al logro profesional

Informacin y asesoras abiertas a todos los niveles

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DINMICA ORGANIZACIONAL
El Modelaje:
El desarrollo del PISCG permitir como aspecto colateral, en la medida que se
susciten situaciones que lo ameriten, afianzar en los miembros de las
dependencias atendidas, desde sus lderes legtimos e incluyendo a todo su
staff, el estilo de trabajo en equipo efectivo, fortaleciendo capacidades tales
como:
Comunicacin asertiva

Sensibilizacin

Manejo de Conflictos

Facultamiento y Delegacin

Respeto de individualidades
centrando la actividad en los
hechos y no en las personas.

Distribucin y
aprovechamiento del tiempo

Diferenciacin entre lo
urgente y lo importante

Actitudes de asesora y
coaching

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DINMICA ORGANIZACIONAL

Fomentar el aprendizaje individual y organizacional

Revistas tcnicas internas elaboradas por los propios funcionarios

Charlas internas institucionales

Comits de seguimiento a los planes, actividades, productos y servicios con

libertad de comunicacin, anlisis y aportes de los participante, con agenda
predefinida.

Primer nivel estratgico (semanal)

Segundo nivel tctico (quincenal)

Tercer nivel operacional (quincenal)

Quincenas
intercaladas para
que no coincidan y
se siga el avance

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PROCESOS INTERNOS

Posicionarse en todo el BCV (hacer llegar las actuaciones a reas

que no hayan podido ser atendidas con anterioridad y/o ampliar el
mercado por medio de nuevos productos y servicios)

Procesos Mejorados

ndice de recomendaciones adoptadas a tiempo

Sistemas de Control de Gestin implantados

Entendimiento de los riesgos y responsabilidades de los

funcionarios

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PROCESOS INTERNOS

Alcanzar un balance optimo del portafolio de la VAI (mejorar los

productos y servicios en cuanto a calidad requerida por el cliente, tiempos
de entrega y tecnologas aplicadas)

Productos revisados y ajustados

Tiempo de entrega

Autorevisin de calidad

Uso de las herramientas y metodologas

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PROCESOS INTERNOS

Incorporar oportunamente nuevas tecnologas y mejores prcticas

(maximizar eficiencia)

Comit multidisciplinario para la evaluacin de:

Niveles de calidad en el trabajo

Tiempo de entrega

Requerimientos de los clientes

Nuevas tecnologas y prcticas legales y de auditora

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PROCESOS INTERNOS

Asegurar espacios de integracin natural (Mayor integracin del

SNCF)

Continuar planificacin de trabajos apalancados con el cliente

Divulgar las obligaciones de Ley

Coadyuvar a la creacin de los sistemas de Control de Gestin a

lo largo y ancho de los distintos procesos

Asegurar un desempeo con impacto social

Brindar intangibles a la sociedad, por medio del uso de buenas

prcticas y tecnologas que aseguren la transparencia y el buen
uso de los recursos

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ALCANCE DEL PISCG

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ANLISIS SISTMICO DE LA
GSOAC

OBJETIVO
(Propuesto )

Proceso

Insumos
Proveedores
Recursos
Humanos

ENTORNO
METAS

Productos

Usuarios

Recursos
Tecnolgicos
.
Informes de Auditoras,
Inspecciones, arqueos,
evaluaciones
especiales,seguimiento,
asesoras, Opiniones,
decisiones, reparos ,
multas, investigaciones,
declaracin de
responsabilidad,
decisiones recursivas.

Recursos
financieros,
infraestructura

ECONOMA

EFICACIA

EFICIENCIA
CALIDAD

EFECTO E IMPACTO

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ALCANCE DEL PISCG.

Exposicin de requerimientos

Fsico:
Miembros de la Gerencia de Seguimiento y Otras Actuaciones de
Control

Temporal:
Mnimo ocho (8) sesiones de trabajo con el grupo
Estimadas a razn de una (1) reunin quincenal
Con duracin de dos (2) horas por sesin.

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ALCANCE DEL PISCG

1.- Reuniones Iniciales:
- Vicepresidente:
Objeto: Informar sobre el proyecto, establecer acuerdos concertados y practicar la
comunicacin efectiva.
- Gerente:
Objeto: Sobre la base de los acuerdos logrados con la Vicepresidente, Informar sobre
el proyecto, establecer acuerdos concertados y practicar la comunicacin efectiva.
- Con el equipos de trabajo:
Objeto: Informar sobre el proyecto, escuchar sus inquietudes, formalizar plan de
trabajo, establecer compromisos.
2.- Reuniones ordinarias;
Con el equipo a los efectos de desarrollar el proyecto.
3.- Reuniones Informativas:
Con la Vicepresidente y la Gerente.

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EXPOSICIN DE PROYECTO DE PLANIFICACIN

SUGERIDA
Actividad
Realizacin del proceso de
Contacto, Exploracin, Acuerdo y
Entrada.
Realizacin del examen de la
Situacin.

Diseo y Desarrollo de la
propuesta

Evaluacin del Proceso de

TEG.
Elaboracin de Conclusiones y
Recomendaciones.
Entrega del Informe Final 1ra
Versin

Tiempo
Estimado
3 sesiones

Fecha Probable
Mayo 2008 C/u
minutos.

de 45

4 sesiones

1 c/ quince das con

duracin de 2 horas.
Del 15 de mayo en
adelante.
4 sesiones
1 c/ quince das con
duracin de 2 horas.
Del 15 de julio en
adelante
En
cada Permanentemente con
sesin
hitos a mitad y al final de
cada fase.
15 das
Octubre -Noviembre
10 /11/2008

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