Captulo 2:

Aspectos bsicos de los

sistemas de archivo
SOFI 3210

Dra. Debra M.
Gonzlez

Sistemas para la
clasificacin de documentos

El sistema depender de:

Tipo de documentos
Volumen de documentos
Naturaleza de las operaciones de
la institucin
Los mercados a los que sirve

Sistemas de Archivo
Alfabtico
Numrico
Asunto
Geogrfico

Sistemas de Archivo

Alfabtico
Los documentos se clasifican y
archivan por los nombres de los
individuos o instituciones
Ejemplos:

FERNNDEZ LUIS ENRIQUE

LA ESQUINA FAMOSA

Sistemas de Archivo

Numrico
Los documentos se organizan de
acuerdo con los nmeros asignados al
individuo, organizacin o asunto
Ejemplos:

580-74-6254
2002-1495-81

Sistemas de Archivo

Asunto
Los documentos se clasifican por el
tema o tpico que tratan
Ejemplos:

SOLICITUDES DE EMPLEO
CONTABLES
SUBASTA EQUIPO DE OFICINA

Sistemas de Archivo

Geogrfico
En primera instancia se clasifican por las
zonas geogrficas a donde pertenece el
individuo o institucin, luego se utiliza el
nombre del individuo o institucin
Ejemplos:

PUERTO RICO BAYAMN

SUPERMERCADO ALBA
VENEZUELA CARACAS
IMPORTADORA NACIONAL

Sistema Manual vs. Electrnico

La combinacin de ambos
sistemas en muy popular en las
oficinas
Los principios bsicos en ambos
sistemas son los mismos

Sistema Manual
Generalmente los documentos
se mantienen en carpetas dentro
de gabinetes de archivo
Trminos:

Expediente
Archivo

Sistema electrnico
Es aquel en el que se procesa,
maneja, conserva y comunica la
informacin usando mquinas
electrnicas o computadoras
Trminos importantes:

Computadora
Sistema operativo
Programas de aplicaciones
Bases de datos
Escner, modem

Los dispositivos de un sistema

de archivo electrnico
Reciben instrucciones, datos e
informacin
Procesan los datos e informacin para
utilizarla a travs de los medios de
salida
Conectan a la red y se comunican para
intercambiar datos e informacin
Guardan o archivan instrucciones, datos
e informacin para poder acceder luego.

Programas de Aplicacin
Procesamiento de palabras
Administracin de bases de
datos
Hojas de clculo electrnicas
Presentaciones y aplicaciones
grficas
Organizador personal

Bases de datos

Ventajas
Registrar, localizar y reorganizar
datos en cualquier sistema de archivo
Actualizar, aadir o eliminar
informacin
Preparar informes con los datos
existentes o integrando la
informacin de varias bases de datos

Derechos de autor
Los programas de computadoras estn
protegidos por la Ley de Derechos de
Autor
Toda oficina debe proteger las licencias
de sus programa, se sugiere que se
prepare un registro que indique:

El nmero de cada licencia

El nombre del suplidor
La fecha de adquisicin
En qu equipo se instal el programa
Dnde se conservan las licencias

Asignacin
Preguntas de Repaso

Pgina 28

Preguntas 1 a la 9

Para entregar