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Project management

(sesin formativa y prctica)


Teora

febrero2005

A STAR ALLIANCE MEMBER

TM

Project management/
Contenido de la sesin
1.
2.
3.
4.
5.
6.

Introduccin y bienvenida
Project management (introduccin)
Caff break
El rol del project manager
Workshop para crear un Pre-Study
Workshop para crear una definicin de proyecto
(Documento de Plan del proyecto)
Lunch break
Workshop para crear una definicin de proyecto
(Definir un proyecto)

A STAR ALLIANCE MEMBER

TM

10:00 10:15
10:15 10:45
10:45 11:00
11:00 11:30
11:30 13:00
13:00 14:00
14:00 15:30
15:30 17:30

Project management/
Introduccin

Qu es project management?
Para qu sirve?
Cundo utilizar esta tcnica?
Que elementos definen un proyecto?
Ventajas vs desventajas (o riesgos)
(ejercicio)

A STAR ALLIANCE MEMBER

TM

en

su

utilizacin

Project management/ Introduccin


Qu es project management?

Un mtodo de gestin para dar respuesta a necesidades que


no son bien resueltas a travs del da a da del negocio.
No es especfico de ningn tipo de negocio, empresa, o
producto a crear.
Puede utilizarse tanto para implantar sistemas informaticos,
como crear o lanzar nuevos productos al mercado, ...
El project management requiere de una estructura y costes
de gestin propios, por lo que debe limitarse su uso para los
casos necesarios.

A STAR ALLIANCE MEMBER

TM

Project management/ Introduccin


Para qu sirve?

Para dar una respuesta ms eficaz y eficiente a la


consecucin de los objetivos propuestos.
Eficaz, en cuanto a conseguir responder de forma ms
satisfactoria a los requerimientos (necesidades) y plazos
identificados.
Eficiente, en cuanto a optimizar los recursos necesarios para
conseguir lo que se pretende.

A STAR ALLIANCE MEMBER

TM

Project management/ Introduccin


Cundo utilizarlo?

Se utilizar esta tcnica cuando se den las siguientes


condiciones:

Se necesite dar respuesta a una prioridad de la compaa que


requiera de la participacin y conocimientos de varios
departamentos.
Se pretenda obtener un resultado concreto en un momento del
tiempo determinado.

No se deber utilizar esta tcnica cuando:

Sea mejor gestionarlo con el da a da del negocio. Por ejemplo


que una persona o departamento tenga todo el conocimiento y los
recursos para llevarlo a cabo.
Cuando no haya un resultado concreto a conseguir en el tiempo.

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TM

Project management/ Introduccin


Qu elementos definen un proyecto?

Unos objetivos

Una organizacin

Project sponsor como la figura directiva que tiene el mximo


inters en que el proyecto se lleve a cabo.
Project manager como la figura que controla su ejecucin.
Equipo del proyecto para aportar su conocimiento y trabajo.

Un presupuesto

Claramente definidos y acotados en el tiempo

Como financiacin necesaria para llevarlo a cabo.

Plan de trabajo

Traducido en un calendario de actividades que deben sucederse


en el tiempo.

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Project management/ Introduccin


Ventajas y desventajas o riesgos

(Ejercicio):

Dos equipos
Uno identifica ventajas y utilidades de la utilizacin del mtodo y
sugerencias de como pueden potenciarse en Spanair.
Otro identifica desventajas riesgos y peligros de utilizar este
mtodo y qu medidas debemos tomar en Spanair para reducirlos.

A STAR ALLIANCE MEMBER

TM

Project management/ Introduccin


Ventajas y desventajas o riesgos

Ventajas

Sugerencias para maximizarlas

A STAR ALLIANCE MEMBER

TM

Project management/ Introduccin


Ventajas y desventajas o riesgos

Desventajas

Sugerencias para reducirlas

A STAR ALLIANCE MEMBER

TM

Project management

A STAR ALLIANCE MEMBER

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Project management/
El rol del project manager

Misin
Claves de la gestin
Coordinador de equipos de trabajo
Seguimiento y control
Comunicacin
Es necesario que el project manager tenga conocimiento
sobre el contenido del tema a abordar? (ejercicio)

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TM

El rol del project manager/


Misin

Make it happen!

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El rol del project manager/


Claves de la gestin

Tiempo. Control del programa de trabajo en el tiempo.


Costes. Control de la ejecucin del presupuesto del proyecto.
Calidad. Cobertura de los requerimientos definidos.
tiempo

calidad

costes

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El rol del project manager/


Coordinador de equipos de trabajo

Establecer canales abiertos entre todos los participantes.


Definir reuniones peridicas de seguimiento con los equipos.
Motivar a los participantes.

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El rol del project manager/


Seguimiento y control

Control de avance en los plazos definidos e identificacin de


activides de camino crtico*
Control de costes y someter extras a aprobacin
Control de cambios sobre el alcance y cobertura del proyecto

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El rol del project manager/


Comunicacin

Emitir project status reports peridicos donde se refleje el


avance y las decisiones a tomar por parte del project owner.
Comunicar resumen del avance del proyecto a los
departamentos afectados directa o indirectamente.

A STAR ALLIANCE MEMBER

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El rol del project manager/


Es necesario que el project manager...

Ejercicio

Dos equipos
Uno defiende las razones por las que debe conocer del tema a
tratar y consecuencias negativas de no tenerlo.
Otro defiende las razones por las que no es necesario que conozca
del tema a tratar y como dar respuesta a su falta de conocimiento.

A STAR ALLIANCE MEMBER

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El rol del project manager/


Es necesario que el project manager...

Razones por las que debe tener


conocimiento

Consecuencias negativas de la
falta de conocimiento

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El rol del project manager/


Es necesario que el project manager...

Razones por las


necesario
que
conocimientos

que no es
tenga
los

Como se suple
conocimiento

A STAR ALLIANCE MEMBER

TM

su

falta

de

Project management

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Project management/
Estudio previo

El estudio previo, mtodo y proceso a seguir


Desarrollo de un caso prctico (ejercicio)

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TM

Estudio previo

(metodologa y proceso a seguir)

febrero2005

A STAR ALLIANCE MEMBER

TM

Estudio previo/
Indice de contenido
1.
2.
3.
4.
5.
6.

Qu es un estudio previo y qu pretende


Cundo iniciar un estudio previo
El proceso a seguir
Identificar requerimientos
Anlisis coste/ beneficio
Analizar alternativas de solucin

A STAR ALLIANCE MEMBER

TM

Estudio previo/
Qu es un estudio previo y qu pretende

Un estudio previo es un anlisis de un problema u oportunidad


identificado pero del que no se dispone de la suficiente
informacin para decidir llevar a cabo un proyecto.
Pretende que como resultado del anlisis se pueda tomar la
decisin de ejecutar el proyecto.
En los casos que est claro que despus se realizar el
proyecto puede ser considerado como una fase inicial del
mismo.

A STAR ALLIANCE MEMBER

TM

Estudio previo/
Cuando iniciar un estudio previo

Cuando se den algunas de las siguientes condiciones:

Insuficiente informacin para decidir si llevar a cabo el proyecto.


No estn claros los requerimientos.
Se requiera una inversin significativa y no est justificado por un
business case.
Haya que evaluar varias alternativas de solucin sobre el
problema u oportunidad identificados.

A STAR ALLIANCE MEMBER

TM

Estudio previo/
El proceso a seguir

Analizar
requerimientos

Requerimientos

Analizar
alternativas
de solucin

Estudio
Coste beneficio

Business
case

Alternativas
comparadas

En funcin de la motivacin del estudio se recorrern todas las fases o solo las necesarias.

A STAR ALLIANCE MEMBER

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Estudio previo/
Identificar requerimientos

Primeramente deber definirse la oportunidad o problema que


se pretende solucionar.
A continuacin se realizarn las entrevistas con las personas
correspondientes a fin de identificar los requerimientos:

Diseo esquematico de la solucin que se necesita.


Requerimientos (necesidades) a los que debe responder el sistema
desde el punto de vista del proceso de negocio.
Requerimientos tcnicos que deben considerarse.

En el caso que deba identificarse una solucin de mercado se


remitir el pliego de requerimientos a los proveedores
potenciales para que nos hagan una oferta.

A STAR ALLIANCE MEMBER

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Estudio previo/
Anlisis coste-beneficio
A n a lis is
c o s te
b e n e f i c io
C o s te s
E c o n o m ic o s
E je c u c i n
( I n v e r s i n
+ g a s to s )

E x p lo t a c i o n y
m a n t e n i m ie n t o
( g a s t o s i n c l.
a m o r t iz a c io n )

B e n e f ic io s
I n t a n g ib l e s

E c o n o m ic o s

Im p a c to e n
c a m b io p r o c e s o s
Im p a c to e n
c a m b io s o rg a n iz a t iv o s
Im p a c to e n m u c h o s
d e p a rta m e n to s
C o m p le jid a d d e
in t e g r a c i n c o n
e l r e s t o d e s is te m a s

E v a lu a c i n
I n t a n g ib l e s

P la z o d e r e c u p e ra c i n
V A N
T IR

M e jo r a e n
s e g u r id a d
M e jo r a c a lid a d e n
e l s e r v i c io
M e jo r a im a g e n
S im p lif ic a c i n
d e p ro c e s o s
( e f ic ie n c ia )
D e s a r ro llo d e
c a p a c id a d e s

+ In g re s o s

-C o s te s
v a r ia b le s
u o p e r a t iv o s

-C o s te s
d e e s tru c tu ra
o f ijo s

R e d u c ir
r ie s g o *
( c u a n t if ic a r)

*N
so
pe
ne

o s e p r o d u c e im p a c to
b r e l a c u e n t a d e r e s u lt a d o s a c t u a l
ro s i n o s e a c tu a ra s e v e ra a fe c ta d a
g a tiv a m e n t e p o r e l v a lo r c u a n tif ic a d o ( s a n c io n e s , p r d id a s d e n e g o c io , . . .)

A STAR ALLIANCE MEMBER

TM

Estudio previo/
Anlisis coste-beneficio
OPCION 1: nombre
PLAZO DE AMORTIZACION
Costes de ejecucin (inversion+gastos)1
Beneficios anuales
Costes operativos anuales 1
Diferencial (benef - costes)
Plazo de recuperacin (#aos)=
VAN (Valor Actual Neto)=
TIR (Tasa Interna de Retorno)=
BENEFICIOS (detalle)
Incremento ingresos ao
Reduccin costes operativos ao
Reduccin costes estructura ao

2005
-100

2006
--

---100

2007
--

25
-15
10

2008
--

2009
--

50
-20
30

50
-20
30

50
-20
30

Cantidad

Importe

Descripcin ampliada

Ver detalle de costes

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TM

(detalle de costes)

Estudio previo/
Anlisis coste-beneficio

A STAR ALLIANCE MEMBER

TM

Estudio previo/
Analizar alternativas de solucin
Alternativas

Opcin 1

Cobertura
requerimientos
funcionales

Cobertura
requerimientos
tcnicos

Ratio
coste/
Beneficio1

Otros (grado de implantacin en


el
mercado,
Soporte,
Proveedor, ...)

Opcin 2
Opcin 3
Se debern considerar no solo los costes y beneficios econmicos sino tambin los intangibles

Conclusiones para facilitar la toma de decisin:

A STAR ALLIANCE MEMBER

TM

Estudio previo/
desarrollo de un caso prctico

Ejercicio (por parejas)


Cada equipo debe identificar un proyecto real, histrico, y
definir el documento de estudio previo.
Las cantidades pueden ser ficticias, lo importante es la
definicin del problema u oportunidad, la identificacin de las
partidas de costes y beneficios, tangibles e intangibles, y las
alternativas de solucin.

A STAR ALLIANCE MEMBER

TM

Project management

A STAR ALLIANCE MEMBER

TM

Project management/
Definicin del proyecto

Proceso de planificacin anual de proyectos


Proceso de gestin del proyecto
Definicin del plan del proyecto
El project status report
Ejercicio de definicin de un proyecto real

A STAR ALLIANCE MEMBER

TM

Definicin del proyecto/


Proceso de planificacin anual

Problemas
conocidos
+Objetivos de
negocio

Paso 1
Identificar
necesidades

Output 1

Lista de
potenciales
proyectos.

Lista de
proyectos
priorizada.

Paso 2
Priorizacin

Output 2

Paso 3
Aprobacin

Lista de
proyectos a
realizar

Paso 4
Planificacin proyecto

Output 3
Output 4

Lista de potenciales
proyectos

Lista de proyectos
priorizada

Lista de proyectos a
realizar

A STAR ALLIANCE MEMBER

Plan del proyecto

TM

Plan del proyecto

Paso 5
Presentar

Output 5
Plan de proyecto validado
por el project owner y listo
para ser iniciado

Definicin del proyecto/


Proceso de gestin del proyecto

Planificacin
Del proyecto

Plan del
proyecto

Cierre
del
proyecto

Seguimiento y
control

Project
Status
report

A STAR ALLIANCE MEMBER

Informe de
cierre

TM

Planificacin del proyecto

Documento de definicin del plan del proyecto


Definicin de un caso practico (ejercicio)

A STAR ALLIANCE MEMBER

TM

Planificacin del proyecto/


Documento definicin Plan del proyecto

Plan del Proyecto


nombre
Project owner: nombre
Project manager: nombre

mes/ao
A STAR ALLIANCE MEMBER

TM

Planificacin del proyecto/


Documento definicin Plan del proyecto
Plan del proyecto nombre

1.Introduccin y motivacin del proyecto


2.Objetivos, requerimientos y alcance del proyecto
3.Plan de trabajo, hitos y calendario
4.Organizacin y equipo del proyecto
5.Anlisis coste/beneficio
6.Presupuesto del proyecto
7.Riesgos y relacin con otras iniciativas en curso
8.Impacto previsto en cambios de proceso

A STAR ALLIANCE MEMBER

TM

Planificacin del proyecto/


Documento definicin Plan del proyecto
1.Introduccin y motivacin del proyecto

Explicar cul es el motivo de llevar a cabo el proyecto, a ser posible


resaltando primero el diagnstico del problema que se pretende resolver y
de sus efectos perjudiciales que est provocando, o la necesidad/
oportunidad que existe y puede aprovecharse realizando este proyecto.
Referirse al estudio previo de viabilidad realizado, y si es el caso un
resumen de la comparacin de alternativas analizadas y los criterios de
decisin utilizados.

A STAR ALLIANCE MEMBER

TM

Planificacin del proyecto/


Documento definicin Plan del proyecto
1.Introduccin y motivacin del proyecto

Alternativas

Opcin 1

Cobertura
requerimientos
funcionales

Cobertura
requerimientos
tcnicos

Costes

Otros (grado de implantacin en


el
mercado,
Soporte,
Proveedor, ...)

Opcin 2
Opcin 3

Conclusiones:

A STAR ALLIANCE MEMBER

TM

Planificacin del proyecto/


Documento definicin Plan del proyecto
2.Objetivos, requerimientos y alcance del proyecto

Indicar los objetivos del proyecto, a ser posible considerando los siguientes elementos
Situacin o estado que se pretende conseguir
Tiempo en el que debe completarse
Indicador de medida para valorar la consecucin del objetivo
Ejemplo:
Implantar el aplicativo Hercules
Para inicio temporada w05
El sistema est en explotacin y el sistema antiguo ha sido desconectado
Indicar los requerimientos legales o de obligado cumplimiento que deben observarse en el
proyecto (ej. Entrada en vigor de nuevas normativas o convenios, ...)
Especificar los limites y alcance del proyecto, resaltando las cosas que estn excluidas, los
aplicativos que van a ser sustituidos total o parcialmente, etc.

A STAR ALLIANCE MEMBER

TM

Planificacin del proyecto/


Documento definicin Plan del proyecto
2.Objetivos, requerimientos y alcance del proyecto
Objetivo

Plazo

A STAR ALLIANCE MEMBER

Indicador

TM

Planificacin del proyecto/


Documento definicin Plan del proyecto
3.Plan de trabajo, hitos y calendario

Exponer el enfoque de trabajo para llevar a cabo el proyecto.


Detallar las fases y actividades principales del proyecto en dias/ semanas de duracin
y su traduccin a calendario. Utilizar el formato de Microsoft Project para reflejar el plan
(o Excel en su defecto).
Resaltar los hitos* (objetivos parciales) a conseguir en el transcurso del proyecto (ej.
Instalacin completada, formacin ralizada, ...).
La primera fase del proyecto puede incluir un estudio previo del mismo cuando deban
aclararse primero las necesidades a cubrir o la rentabilidad de llevarlo a cabo o
seleccionar una alternativa de mercado que de solucin a dichas necesidades.

A STAR ALLIANCE MEMBER

TM

Planificacin del proyecto/


Documento definicin Plan del proyecto
3.Plan de trabajo, hitos y calendario

Id

Nombre de tarea

Duracin

Actividad

1 da

Hito

1 da

nov '04
dic '04
ene '05
01/11 08/11 15/11 22/11 29/11 06/12 13/12 20/12 27/12 03/01 10/01 17/01
25/11

A STAR ALLIANCE MEMBER

TM

Planificacin del proyecto/


Documento definicin Plan del proyecto
4.Organizacin y equipo del proyecto

Reflejar el esquema organizativo, resaltando las figuras de project owner/ steering committee, project manager, key users,
composicin equipos de trabajo, colaboradores externos (proveedores), ...
En los casos que sea suficiente, intentar utilizar nicamente la figura de project owner. En los casos ms complejos en los que el
proyecto afecta a muchas unidades organizativas establecer el steering committee formado por los mximos responsables de dichas
unidades.
En los casos donde deba efectuarse un trabajo intenso en los procesos de negocio y donde deba liderarse este trabajo se
considerar la posibilidad de que formen equipo dos project managers (el de IT y el de Negocio), en este caso se repartirn el trabajo
optimizando las competencias y conocimientos de cada uno de ellos.
Establecer las reuniones de seguimiento y control del proyecto y los mecanismos de toma de decisiones.
Estimar la dedicacin necesaria de tiempo por parte de las personas clave (key users).
Determinar como van a gestionarse las solicitudes de cambio sobre el plan previsto, es decir, gestionar aspectos o elementos que no
formaban parte del alcance del proyecto inicialmente.

A STAR ALLIANCE MEMBER

TM

Planificacin del proyecto/


Documento definicin Plan del proyecto
4.Organizacin y equipo del proyecto
P r o je c t o w n e r
n o m b re
P r o je c t m a n a g e r
n o m b re
P ro v e e d o r
n o m b re
E q u ip o s d e p r o y e c to

(K e y u s e r)

IT

R e p r.
d e p a r ta m e n to 1

A STAR ALLIANCE MEMBER

R ep.
d e p a r ta m e n to 2

TM

Planificacin del proyecto/


Documento definicin Plan del proyecto
4.Organizacin y equipo del proyecto/
El rol del project Owner

En el desarrollo del proyecto


Con el project manager define y valida el plan del proyecto
Toma decisiones relevantes sobre la marcha del proyecto

En la implantacin
Aprueba el plan de puesta en marcha
Facilita la aceptacin del sistema en el area de negocio

Despus de la implantacin
Juega el papel de system owner, como mx representante del sistema en la
compaa y aprobacin de costes significativos en los cambios y mejoras a
realizar ...
... aunque puede delegar esta funcin en algn key user

A STAR ALLIANCE MEMBER

TM

Planificacin del proyecto/


Documento definicin Plan del proyecto
4.Organizacin y equipo del proyecto/
El rol del key user

En el desarrollo del proyecto


Aporta el conocimiento de la operativa del negocio
Participa en la definicin de los cambios en los procedimientos
Organiza y lidera la carga inicial de la base de datos

En la implantacin
Formacin a los usuarios finales
Define y colabora con IT para la puesta en marcha del sistema

Despus de la implantacin
Persona que representa a todos los usuarios en los cambios y mejoras a realizar
en el sistema implantado.
Soporte funcional (en la operativa) al resto de usuarios que utilizan el sistema.

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TM

Planificacin del proyecto/


Documento definicin Plan del proyecto
4.Organizacin y equipo del proyecto/
El rol de IT

En el desarrollo del proyecto


Aporta el project management
Analiza y Desarrolla el sistema o los interfaces necesarios
Lidera la carga automtica de las BD iniciales

En la implantacin
Apoya la formacin de usuarios
Lidera la puesta en marcha del sistema

Despus de la implantacin
Asigna el application manager como persona que analiza los cambios y mejoras
necesarias sobre el sistema.

A STAR ALLIANCE MEMBER

TM

Planificacin del proyecto/


Documento definicin Plan del proyecto
5.Anlisis coste/ beneficio

Incluir este apartado solo en los casos necesarios, para proyectos de inversin significativa. En los casos ms
simples es suficiente indicar los objetivos y el presupuesto, aunque siempre se puede utilizar este apartado
para explicar textualmente los beneficios y costes que supone la actuacin.
Exponer un resumen del anlisis coste / beneficio realizado considerando los siguientes elementos:

Coste de la inversin y beneficios econmicos a obtener (a ser posible y para los casos oportunos utilizar
las tcnicas de evaluacin standard (Plazo de recuperacin, VAN-valor actual neto, TIR-tasa interna de
rentabilidad). Considerar como beneficios incremento de ventas, de resultados, reduccin de costes fijos y
variables, ...

Considerar los costes de explotacin del nuevo sistema y la reduccin de costes de los que dejarn de
utilizarse.

Aadir beneficios intangibles en forma de eficiencia o tiempos de proceso, mejora de la calidad, ...

Incluir costes intangibles en trminos de esfuerzo/ dificultad del cambio (modificacin de procesos y forma
de trabajar, formacin, ...)

A STAR ALLIANCE MEMBER

TM

Planificacin del proyecto/


Documento definicin Plan del proyecto
5.Anlisis coste/ beneficio
Proyecto: nombre
PLAZO DE AMORTIZACION
Costes de ejecucin (inversion+gastos)1
Beneficios anuales
Costes operativos anuales 1
Diferencial (benef - costes)
Plazo de recuperacin (#aos)=
VAN (Valor Actual Neto)=
TIR (Tasa Interna de Retorno)=
BENEFICIOS (detalle)
Incremento ingresos ao
Reduccin costes operativos ao
Reduccin costes estructura ao

2005
-100

2006
--

---100

2007
--

2008
--

25
-15
10

2009
--

50
-20
30

50
-20
30

50
-20
30

Cantidad

Importe

Descripcin ampliada

Ver detalle de costes

A STAR ALLIANCE MEMBER

TM

Planificacin del proyecto/


Documento definicin Plan del proyecto
6.Presupuesto del proyecto

Detallar los costes del proyecto separando las partidas de inversin y de gastos.
Indicar la periodificacin de cada una de estas partidas para facilitar la gestin del
cash-flow (opcional).
Incluir en el apartado de gastos la amortizacin de la inversin y los gastos de
desplazamiento y dietas por parte del personal involucrado en el proyecto (internos y
externos).
Incluir referencia a la dotacin presupuestaria existente para este proyecto en los
presupuestos anuales y resaltar la diferencia entre ambos. De esta forma se facilita
la aprobacin del proyecto.
Separar y destacar lo que son los costes de implantacin de los de explotacin u
operativos (contratos de mantenimiento, costes de comunicacin, etc.).

A STAR ALLIANCE MEMBER

TM

Planificacin del proyecto/


Documento definicin Plan del proyecto
6.Presupuesto del proyecto

A STAR ALLIANCE MEMBER

TM

Planificacin del proyecto/


Documento definicin Plan del proyecto
7.Riesgos y relacin con otras iniciativas en curso

Identificar los riesgos previsibles y las medidas a adoptar para prevenir o


corregir el efecto en caso de que sucedan. Evaluar y clasificar los riesgos
por el criterio cruzado de probabilidad de que ocurra y del impacto que
producira.
Establecer el sistema de colaboracin o relacin con otros proyectos o
iniciativas en curso durante el transcurso de este proyecto. Sobre todo
identificar dependencias entre unos y otros para facilitar la coordinacin.

A STAR ALLIANCE MEMBER

TM

Planificacin del proyecto/


Documento definicin Plan del proyecto
7.Riesgos y relacin con otras iniciativas en curso
Descripcin del riesgo

Probabilidad
(A, M, B)1

Impacto
(A, M, B)1

Medidas a tomar

A=Alta, M=Media, B=Baja

A STAR ALLIANCE MEMBER

TM

Planificacin del proyecto/


Documento definicin Plan del proyecto
8.Impacto previsto en cambios de proceso

Identificar a priori la necesidad o beneficio de efectuar cambios en los


procesos y como llevarlos a cabo en paralelo.
Establecer un equipo de trabajo para los cambios de proceso, en los casos
necesarios.
Indicar como van a aprobarse los cambios propuestos (steering committee,
project owner, process owner si existen, key users, ...).
Crear un plan de trabajo sincronizado en el tiempo con el desarrollo del
proyecto, destacando los hitos de implantacin de los cambios de proceso
alineados con los de implantacin del nuevo sistema.

A STAR ALLIANCE MEMBER

TM

Planificacin del proyecto/


Documento definicin Plan del proyecto
8.Impacto previsto en cambios de proceso
Proceso

Cambio propuesto

A STAR ALLIANCE MEMBER

Beneficio esperado

TM

Planificacin del proyecto/


Definicin de un caso practico (ej.)

Ejercicio (por parejas)


Cada equipo debe identificar un proyecto real, para este ao,
y definir el documento de Plan del proyecto.
Las cantidades pueden ser ficticias, lo importante es la
definicin de los elementos clave.
La definicin realizada se completar despus de esta sesin
como documento real de la planificacin del proyecto.

A STAR ALLIANCE MEMBER

TM

Seguimiento y control del proyecto

Se llevar una hoja de control de la ejecucin del presupuesto


que refleje el % ejecutado y en visin temporal mes a mes.
Se llevar una hoja de control del tiempo que dedica el
personal interno en el proyecto para que Financiero pueda
activar este coste como inversin.
Se emitir peridicamente el project status report con el
contenido que figura en la prox pagina.

A STAR ALLIANCE MEMBER

TM

Seguimiento y control del proyecto/


Project status report 1/3
NOMBRE DEL PROYECTO
FECHA OBJETIVO
FECHA DEL INFORME
PROJECT MANAGER
PROJECT OWNER

Nombre del proyecto


Fecha final del proyecto
Fecha del status
Nombre del project manager
Nombre del project owner

PROGRAMA DE TRABAJO (Cumplimiento de plazos y disponibilidad de


recursos)

REQUERIMIENTOS (cumplimiento de cobertura y alcance de los


requerimientos)

Se destacar resumidamente el grado de avance segn plazos previstos y


la disponibilidad de los recursos previstos, sobre todo en la participacin de
los departamentos de negocio.
(ver hoja adjunta para detalles de actividades realizadas y prximas)

Se destacar de forma resumida aspectos que deban discutirse sobre el


alcance del proyecto, sobre todo desviaciones en las expectativas de los
interesados en la inclusin de actividades y objetivos no previstos
inicialmente.

COSTES (cumplimiento de presupuesto)

OTROS PROBLEMAS Y DECISIONES REQUERIDAS

Se destacar resumidamente el grado de ejecucin del presupuesto y se


solicitar aprobacin para costes extraordinarios.

Se incluirn otros problemas destacables o necesidades de decisin por


parte del proyecto owner o la Direccin.

A STAR ALLIANCE MEMBER

TM

Seguimiento y control del proyecto/


Project status report 2/3

A STAR ALLIANCE MEMBER

TM

Seguimiento y control del proyecto/


Project status report 3/3

A STAR ALLIANCE MEMBER

TM

Cierre del proyecto

A la conclusin del proyecto se emitir un informe dnde se


reflejar la siguiente informacin (pend desarrollar):

Grado de consecucin de los objetivos.


Desviaciones producidas y causas que las justifican.
Sistema para hacer seguimiento a los beneficios que se vayan
generando a raz de la implantacin del proyecto.

A STAR ALLIANCE MEMBER

TM

Project management Organizacin interna


para la Planificacin y priorizacin de proyectos

A STAR ALLIANCE MEMBER

TM

Project management Organizacin interna


para la Planificacin y priorizacin de proyectos

A STAR ALLIANCE MEMBER

TM

Modelo organizativo para la Planificacin


y priorizacin de proyectos
Divisin de Negocio

Direccin

Coordinador IT
(Priorizador)

Marca objetivos anuales de


negocio
Aprueba presupuestos

Planifica y prioriza el plan


anual de proyectos

En el ambito de la Divisin de
Coordina proyectos con poca
negocio correspondiente hace de intervencin del departamento
interlocutor con IT para discutir
interno IT
las prioridades de las nuevas
necesidades que van apareciendo
(nuevos proyectos o pequeas
mejoras a sistemas existentes)

A STAR ALLIANCE MEMBER

P.Manager linea de negocio P.Manager IT

TM

Coordina proyectos con alta


participacin del departamento
interno IT

Modelo organizativo para la Planificacin


y priorizacin de proyectos

A STAR ALLIANCE MEMBER

TM

Project management

Suerte project managers!

A STAR ALLIANCE MEMBER

TM

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