Documenti di Didattica
Documenti di Professioni
Documenti di Cultura
febrero2005
TM
Project management/
Contenido de la sesin
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Introduccin y bienvenida
Project management (introduccin)
Caff break
El rol del project manager
Workshop para crear un Pre-Study
Workshop para crear una definicin de proyecto
(Documento de Plan del proyecto)
Lunch break
Workshop para crear una definicin de proyecto
(Definir un proyecto)
TM
10:00 10:15
10:15 10:45
10:45 11:00
11:00 11:30
11:30 13:00
13:00 14:00
14:00 15:30
15:30 17:30
Project management/
Introduccin
Qu es project management?
Para qu sirve?
Cundo utilizar esta tcnica?
Que elementos definen un proyecto?
Ventajas vs desventajas (o riesgos)
(ejercicio)
TM
en
su
utilizacin
TM
TM
TM
Unos objetivos
Una organizacin
Un presupuesto
Plan de trabajo
TM
(Ejercicio):
Dos equipos
Uno identifica ventajas y utilidades de la utilizacin del mtodo y
sugerencias de como pueden potenciarse en Spanair.
Otro identifica desventajas riesgos y peligros de utilizar este
mtodo y qu medidas debemos tomar en Spanair para reducirlos.
TM
Ventajas
TM
Desventajas
TM
Project management
TM
Project management/
El rol del project manager
Misin
Claves de la gestin
Coordinador de equipos de trabajo
Seguimiento y control
Comunicacin
Es necesario que el project manager tenga conocimiento
sobre el contenido del tema a abordar? (ejercicio)
TM
Make it happen!
TM
calidad
costes
TM
TM
TM
TM
Ejercicio
Dos equipos
Uno defiende las razones por las que debe conocer del tema a
tratar y consecuencias negativas de no tenerlo.
Otro defiende las razones por las que no es necesario que conozca
del tema a tratar y como dar respuesta a su falta de conocimiento.
TM
Consecuencias negativas de la
falta de conocimiento
TM
que no es
tenga
los
Como se suple
conocimiento
TM
su
falta
de
Project management
TM
Project management/
Estudio previo
TM
Estudio previo
febrero2005
TM
Estudio previo/
Indice de contenido
1.
2.
3.
4.
5.
6.
TM
Estudio previo/
Qu es un estudio previo y qu pretende
TM
Estudio previo/
Cuando iniciar un estudio previo
TM
Estudio previo/
El proceso a seguir
Analizar
requerimientos
Requerimientos
Analizar
alternativas
de solucin
Estudio
Coste beneficio
Business
case
Alternativas
comparadas
En funcin de la motivacin del estudio se recorrern todas las fases o solo las necesarias.
TM
Estudio previo/
Identificar requerimientos
TM
Estudio previo/
Anlisis coste-beneficio
A n a lis is
c o s te
b e n e f i c io
C o s te s
E c o n o m ic o s
E je c u c i n
( I n v e r s i n
+ g a s to s )
E x p lo t a c i o n y
m a n t e n i m ie n t o
( g a s t o s i n c l.
a m o r t iz a c io n )
B e n e f ic io s
I n t a n g ib l e s
E c o n o m ic o s
Im p a c to e n
c a m b io p r o c e s o s
Im p a c to e n
c a m b io s o rg a n iz a t iv o s
Im p a c to e n m u c h o s
d e p a rta m e n to s
C o m p le jid a d d e
in t e g r a c i n c o n
e l r e s t o d e s is te m a s
E v a lu a c i n
I n t a n g ib l e s
P la z o d e r e c u p e ra c i n
V A N
T IR
M e jo r a e n
s e g u r id a d
M e jo r a c a lid a d e n
e l s e r v i c io
M e jo r a im a g e n
S im p lif ic a c i n
d e p ro c e s o s
( e f ic ie n c ia )
D e s a r ro llo d e
c a p a c id a d e s
+ In g re s o s
-C o s te s
v a r ia b le s
u o p e r a t iv o s
-C o s te s
d e e s tru c tu ra
o f ijo s
R e d u c ir
r ie s g o *
( c u a n t if ic a r)
*N
so
pe
ne
o s e p r o d u c e im p a c to
b r e l a c u e n t a d e r e s u lt a d o s a c t u a l
ro s i n o s e a c tu a ra s e v e ra a fe c ta d a
g a tiv a m e n t e p o r e l v a lo r c u a n tif ic a d o ( s a n c io n e s , p r d id a s d e n e g o c io , . . .)
TM
Estudio previo/
Anlisis coste-beneficio
OPCION 1: nombre
PLAZO DE AMORTIZACION
Costes de ejecucin (inversion+gastos)1
Beneficios anuales
Costes operativos anuales 1
Diferencial (benef - costes)
Plazo de recuperacin (#aos)=
VAN (Valor Actual Neto)=
TIR (Tasa Interna de Retorno)=
BENEFICIOS (detalle)
Incremento ingresos ao
Reduccin costes operativos ao
Reduccin costes estructura ao
2005
-100
2006
--
---100
2007
--
25
-15
10
2008
--
2009
--
50
-20
30
50
-20
30
50
-20
30
Cantidad
Importe
Descripcin ampliada
TM
(detalle de costes)
Estudio previo/
Anlisis coste-beneficio
TM
Estudio previo/
Analizar alternativas de solucin
Alternativas
Opcin 1
Cobertura
requerimientos
funcionales
Cobertura
requerimientos
tcnicos
Ratio
coste/
Beneficio1
Opcin 2
Opcin 3
Se debern considerar no solo los costes y beneficios econmicos sino tambin los intangibles
TM
Estudio previo/
desarrollo de un caso prctico
TM
Project management
TM
Project management/
Definicin del proyecto
TM
Problemas
conocidos
+Objetivos de
negocio
Paso 1
Identificar
necesidades
Output 1
Lista de
potenciales
proyectos.
Lista de
proyectos
priorizada.
Paso 2
Priorizacin
Output 2
Paso 3
Aprobacin
Lista de
proyectos a
realizar
Paso 4
Planificacin proyecto
Output 3
Output 4
Lista de potenciales
proyectos
Lista de proyectos
priorizada
Lista de proyectos a
realizar
TM
Paso 5
Presentar
Output 5
Plan de proyecto validado
por el project owner y listo
para ser iniciado
Planificacin
Del proyecto
Plan del
proyecto
Cierre
del
proyecto
Seguimiento y
control
Project
Status
report
Informe de
cierre
TM
TM
mes/ao
A STAR ALLIANCE MEMBER
TM
TM
TM
Alternativas
Opcin 1
Cobertura
requerimientos
funcionales
Cobertura
requerimientos
tcnicos
Costes
Opcin 2
Opcin 3
Conclusiones:
TM
Indicar los objetivos del proyecto, a ser posible considerando los siguientes elementos
Situacin o estado que se pretende conseguir
Tiempo en el que debe completarse
Indicador de medida para valorar la consecucin del objetivo
Ejemplo:
Implantar el aplicativo Hercules
Para inicio temporada w05
El sistema est en explotacin y el sistema antiguo ha sido desconectado
Indicar los requerimientos legales o de obligado cumplimiento que deben observarse en el
proyecto (ej. Entrada en vigor de nuevas normativas o convenios, ...)
Especificar los limites y alcance del proyecto, resaltando las cosas que estn excluidas, los
aplicativos que van a ser sustituidos total o parcialmente, etc.
TM
Plazo
Indicador
TM
TM
Id
Nombre de tarea
Duracin
Actividad
1 da
Hito
1 da
nov '04
dic '04
ene '05
01/11 08/11 15/11 22/11 29/11 06/12 13/12 20/12 27/12 03/01 10/01 17/01
25/11
TM
Reflejar el esquema organizativo, resaltando las figuras de project owner/ steering committee, project manager, key users,
composicin equipos de trabajo, colaboradores externos (proveedores), ...
En los casos que sea suficiente, intentar utilizar nicamente la figura de project owner. En los casos ms complejos en los que el
proyecto afecta a muchas unidades organizativas establecer el steering committee formado por los mximos responsables de dichas
unidades.
En los casos donde deba efectuarse un trabajo intenso en los procesos de negocio y donde deba liderarse este trabajo se
considerar la posibilidad de que formen equipo dos project managers (el de IT y el de Negocio), en este caso se repartirn el trabajo
optimizando las competencias y conocimientos de cada uno de ellos.
Establecer las reuniones de seguimiento y control del proyecto y los mecanismos de toma de decisiones.
Estimar la dedicacin necesaria de tiempo por parte de las personas clave (key users).
Determinar como van a gestionarse las solicitudes de cambio sobre el plan previsto, es decir, gestionar aspectos o elementos que no
formaban parte del alcance del proyecto inicialmente.
TM
(K e y u s e r)
IT
R e p r.
d e p a r ta m e n to 1
R ep.
d e p a r ta m e n to 2
TM
En la implantacin
Aprueba el plan de puesta en marcha
Facilita la aceptacin del sistema en el area de negocio
Despus de la implantacin
Juega el papel de system owner, como mx representante del sistema en la
compaa y aprobacin de costes significativos en los cambios y mejoras a
realizar ...
... aunque puede delegar esta funcin en algn key user
TM
En la implantacin
Formacin a los usuarios finales
Define y colabora con IT para la puesta en marcha del sistema
Despus de la implantacin
Persona que representa a todos los usuarios en los cambios y mejoras a realizar
en el sistema implantado.
Soporte funcional (en la operativa) al resto de usuarios que utilizan el sistema.
TM
En la implantacin
Apoya la formacin de usuarios
Lidera la puesta en marcha del sistema
Despus de la implantacin
Asigna el application manager como persona que analiza los cambios y mejoras
necesarias sobre el sistema.
TM
Incluir este apartado solo en los casos necesarios, para proyectos de inversin significativa. En los casos ms
simples es suficiente indicar los objetivos y el presupuesto, aunque siempre se puede utilizar este apartado
para explicar textualmente los beneficios y costes que supone la actuacin.
Exponer un resumen del anlisis coste / beneficio realizado considerando los siguientes elementos:
Coste de la inversin y beneficios econmicos a obtener (a ser posible y para los casos oportunos utilizar
las tcnicas de evaluacin standard (Plazo de recuperacin, VAN-valor actual neto, TIR-tasa interna de
rentabilidad). Considerar como beneficios incremento de ventas, de resultados, reduccin de costes fijos y
variables, ...
Considerar los costes de explotacin del nuevo sistema y la reduccin de costes de los que dejarn de
utilizarse.
Aadir beneficios intangibles en forma de eficiencia o tiempos de proceso, mejora de la calidad, ...
Incluir costes intangibles en trminos de esfuerzo/ dificultad del cambio (modificacin de procesos y forma
de trabajar, formacin, ...)
TM
2005
-100
2006
--
---100
2007
--
2008
--
25
-15
10
2009
--
50
-20
30
50
-20
30
50
-20
30
Cantidad
Importe
Descripcin ampliada
TM
Detallar los costes del proyecto separando las partidas de inversin y de gastos.
Indicar la periodificacin de cada una de estas partidas para facilitar la gestin del
cash-flow (opcional).
Incluir en el apartado de gastos la amortizacin de la inversin y los gastos de
desplazamiento y dietas por parte del personal involucrado en el proyecto (internos y
externos).
Incluir referencia a la dotacin presupuestaria existente para este proyecto en los
presupuestos anuales y resaltar la diferencia entre ambos. De esta forma se facilita
la aprobacin del proyecto.
Separar y destacar lo que son los costes de implantacin de los de explotacin u
operativos (contratos de mantenimiento, costes de comunicacin, etc.).
TM
TM
TM
Probabilidad
(A, M, B)1
Impacto
(A, M, B)1
Medidas a tomar
TM
TM
Cambio propuesto
Beneficio esperado
TM
TM
TM
TM
TM
TM
TM
TM
TM
Direccin
Coordinador IT
(Priorizador)
En el ambito de la Divisin de
Coordina proyectos con poca
negocio correspondiente hace de intervencin del departamento
interlocutor con IT para discutir
interno IT
las prioridades de las nuevas
necesidades que van apareciendo
(nuevos proyectos o pequeas
mejoras a sistemas existentes)
TM
TM
Project management
TM