UNIVERSIDAD ANDINA NESTOR CACERES VELASQUEZ - PUNO

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

ESCUELA PROFESIONAL DE ADMINISTRACION Y MARKETING

Sistemas de Administracin de Base de Datos

PUNO- 2016-I

Docente: Mg. Zenaida Condori Apaza.

Base de Datos
Resultados
Resultados
Internet
Internet

Requerimientos
Requerimientos

BASE
DATOS

1.- Importancia del recurso dato en los Negocios

Sociedad de la Informacin:
Antecedentes:
En el estudio del desarrollo y evolucin de las sociedades existen 3 periodos:

Periodos
Recurso Estrategico
SOCIEDAD
del
CONOC.

INFORMACION

SOCIEDAD
INDUSTRIAL

EL
CAPITAL ( $ )

SOCIEDAD AGRICOLA

MATERIA PRIMA

LA

1.- Importancia del recurso dato en los Negocios

Cualquier Negocio necesita disponer de una gran cantidad de datos acerca

de su funcionamiento (datos de operacin)
La informacin de la empresa es un activo y quienes trabajan en una
empresa necesitan un acceso fcil y rpido a la informacin correcta, para
deslumbrar a sus clientes, acrecentar sus ingresos e incrementar su
participacin en el mercado.

1.- Importancia del recurso dato en los Negocios

La informacin es un recurso estratgico y decisivo para
lograr ventaja competitiva . (Peter Druker)
En la era de la Informacin, las estrategias del negocio
se apoyan en las tecnologas de informacin . (Michael
Porter)
Las TI, estn copando todos los campos de
accin y niveles del negocio y ninguna
Empresa puede escapar a sus efectos. (Los
expertos de Negocios).

Importancia del recurso dato en los Negocios

NIVELES DE GESTIN DE LAS ORGANIZACIONES

NIVEL ESTRATGICO
- Elaboracin de planes
- Objetivos generales

NIVEL TCTICO
rdenes y Planes

- Control de gestin
- Objetivos especficos

Alt
o

Medi
o

Informacin

NIVEL OPERACIONAL
- Tareas administrativas

Bajo

1.- importancia del recurso dato en los negocios

NIVELES DE GESTION EN LAS
ORGANIZACIONES

N iv e le s d e G e s t io n e n la s O r g a n iz a c io n e s
N IV E L E S T R A T E G IC O
- E la b o r a c io n d e P la n e s
- O b je t iv o s G e n e r a le s
N IV E L T A C T IC O
- C o n t r o l d e G e s t io n
- O b je t iv o s E s p e c ific o s
N IV E L O P E R A C IO N A L
- T a r e a s A d m in is t r a t iv a s

Los datos son utilizados en los

negocios
con
el
fin
de
incrementar las ganancias y
vencer a la competencia (recurso
fundamental
de
las
organizaciones).
La empresa que aprende a
utilizar sus datos son mejores;
estn
verdaderamente
en
posicin de construir planes,
ejecutarlos y afinarlos para una
ventaja competitiva.

Importancia del recurso dato en los negocios

CUALIDADES DE LA INFORMACIN

INFORMACIN RECURSO FUNDAMENTAL

:

Porcentaje de informacin correcta sobre la informacin total

del sistema

Oportunidad:

Tiempo transcurrido desde la entrada de datos hasta la

salida de informacin al usuario.

Complecin :

Ha de ser completa para poder cumplir con sus fines.

Significativa:

Debe poseer el mximo contenido semntico posible.

Precisin

Seguridad

Tanto frente a deterioros como a accesos no autorizados.

SISTEMAS ORIENTADOS AL PROCESO

Proliferacin de ficheros; uno para cada aplicacin

Los datos se almacenan varias veces, de tal forma que se encuentran repetidos
en los distintos archivos
Redundancia, uso inadecuado de los recursos, como resultado de ellos se origina
divergencia en los resultados.
Se dice orientados al proceso por que se pone nfasis en los tratamientos que
reciben los datos. Las aplicaciones se analizan e implantan con entera
independencia, los datos no se suelen transferir entre ellas, al contrario estos se
duplican siempre que los trabajos los necesiten.

INCOVENIENTES DE LOS SISTEMAS ORIENTADOS A PROCESOS

1. Ocupacin intil de memoria secundaria
2. Aumento en los tiempos de proceso
3. Inconsistencias
4. Dependencia de los datos respecto al soporte fsico (falta de
flexibilidad frente a cambios)
5. No son apropiados para sistemas de ayuda a la toma de
decisiones
Surge un nuevo enfoque, el de una Base de Datos, donde los
datos se almacenen una sola vez, con independencia de los
tratamientos

Ejemplo Archivos Tradicionales

Se cuenta con dos archivos Clientes y Facturas. El primer
archivo tiene los datos bsicos de los clientes, mientras que en
el segundo se almacenan las ventas realizadas. Al emitir cada
factura se ingresan nuevamente los datos num, nombre,
domicilio.Clientes
Num

Nombre

Direccin

Telefono

E-mail

1225

Juan Garca

Guan
1202

4182569

jgarcia@adinet.co
m.uy

Desventajas:
-Se

1226

Fernando
Martnez

Rincn 876

9157878

Fmar@gmail.com

....

.......

.........

.........

........

Facturas

-Se

presentan
redundancias de datos
(datos repetidos
innecesaramente)
-Se

Num

Nombre

Dom.

Producto

Precio

1225

Joaqun Garca

Rincn
1224

Azulejos

1250

1226

Fernando
Martnez

Misiones
1456

Pintura

900

.....

.......

........

.......

......

duplican esfuerzos

pueden producir
contradicciones entre los
datos, si por ejemplo se
ingresan nombres
diferentes para un mismo
cliente.

Sistemas Orientado a los Datos

D1

R1
MODELAMIENTO
INTEGRAL

D2

RECUPERACIN
ESQUEMA B.D.
Y DEPURACION

D3
D4
D5
DATOS

R2

BD
PROCESAMIENT
O

ACTUALIZACION

CREACIN Y
ACTUALIZACIN

R3
RECUPERACIN Y RESULTADOS
TRATAMIENTO

SISTEMAS ORIENTADOS A LOS DATOS

La necesidad de una gestin mas racional del conjunto de datos, surge

un nuevo enfoque que se apoya sobre una Base de Datos.

Los datos son recogidos y almacenados una sola vez con independencia
de los tratamientos.

Los datos se organizan y se mantienen en un conjunto estructurado que

no esta diseado para una aplicacin concreta, sino por el contrario
tiende a satisfacer las necesidades de informacin de toda la
organizacin.

Mejoran la calidad de las prestaciones de los Sistemas Informticos y

aumentan su rendimiento, presentan una multitud de ventajas frente a
los sistemas Orientados a los procesos.

Definicin

Una base de datos o banco de datos (en

ocasiones abreviada con la sigla BD) es un
conjunto de datos pertenecientes a un
mismo
contexto
y
almacenados
sistemticamente para su posterior uso.
En este sentido, una biblioteca puede
considerarse una base de datos compuesta
en su mayora por documentos y textos
impresos en papel e indexados para su
consulta.
Actualmente, y debido al desarrollo
tecnolgico de campos como la informtica
y la electrnica, la mayora de las bases de
datos estn en formato digital (electrnico),
que ofrece un amplio rango de soluciones al
problema de almacenar datos.

Definicin Informtica
Una base de datos se puede definir como un
conjunto de informacin relacionada que se
encuentra agrupada estructurada.
Para la informtica es una coleccin de
informacin organizada de forma que un
programa de ordenador pueda seleccionar
rpidamente los fragmentos de datos que
necesite. Una base de datos es un sistema
de archivos electrnico.

En otras palabras: es un sistema formado por un

conjunto de datos almacenados en discos que
permiten el acceso directo a ellos y un conjunto de
programas que manipulen ese conjunto de datos.

DEFINICION DE BASE DE DATOS

Sistema de Gestin de Base de Datos (SGBD o DBMS)

Existen programas denominados sistemas gestores de bases de datos,
abreviado SGBD o DBMS, que permiten almacenar y posteriormente
acceder a los datos de forma rpida y estructurada.

El SGBD tambin se encargar de la

comunicacin entre el usuario y la base de
datos, proporcionndole al usuario, los medios
para: obtener informacin, introducir nuevos
datos y actualizar los ya existentes.

Usuarios de los DBMS

Las personas tienen acceso DBMS se clasifican de la siguiente manera
USUARIOS INGENUOS: son aquellos que interactan con el sistema por
medio de aplicaciones permanentes.
USUARIOS SOFISTICADOS: son aquellos con la capacidad de acceder
a la informacin por medios de lenguajes de consulta.
PROGRAMADORES DE APLICACIN: son aquellos con un amplio
dominio del DML capaces de generar nuevos mdulos o utileras capaces
de manejar nuevos datos en el sistema.
USUARIOS ESPECIALIZADOS.- son aquellos que desarrollan mdulos
que no se refieren precisamente al manejo de los datos, si no a
aplicaciones avanzadas como sistemas expertos, reconocimientos de
imgenes, procesamiento de audio y dems.

Estructura de una Base de Datos

Las bases de datos tradicionales se organizan por campos, registros y archivos. Un
campo es una pieza nica de informacin; un
registro es un sistema completo de campos; y un archivo es una coleccin de
registros. Por ejemplo, una gua de telfono es anloga
a un archivo. Contiene una lista de registros, cada uno de los cuales consiste en
tres campos: nombre, direccin, y nmero de telfono (atributos)
Atributos

Registro
Archivo

Campo

Tipos de Campos
Numrico: entre los diferentes tipos de campos numricos podemos encontrar
enteros sin decimales y reales decimales.
Booleanos: poseen dos estados: Verdadero Si y Falso No.
Memos: son campos alfanumricos de longitud ilimitada. Presentan el inconveniente
de no poder ser indexados.
Fechas: almacenan fechas facilitando posteriormente su explotacin. Almacenar
fechas de esta forma posibilita ordenar los registros por fechas o calcular los das
entre una fecha y otra.
Alfanumricos: contienen cifras y letras. Presentan una longitud limitada (255
caracteres).
Autoincrementables: son campos numricos enteros que incrementan en una
unidad su valor para cada registro incorporado. Su utilidad resulta: Servir de
identificador ya que resultan exclusivos de un registro.

Sistema De Gestin De Base De Datos - Libres

PostgreSQL (http://www.posgresql.org Postgresql) Licencia BSD
MySQL Licencia Dual, depende el uso.
FireBird basada en la versin 6 de Interbase, Initial Developer's PUBLIC
LICENSE Version 1.0.
DB2 Express-C
(http://www.ibm.com/ar/businesscenter/catalogo/db2_express-c.phtml)
Apache Derby (http://db.apache.org/derby/)
Microsoft SQL Server Compact Edition
Sybase ASE Express Edition para Linux (Edicin gratuita para Linux

Sistema De Gestin De Base De Datos - Comerciales

dBase
FileMaker
Fox Pro
IBM DB2 Universal Database (DB2 UDB)
IBM Informix
Interbase de CodeGear, filial de Borland
Microsoft Access
Microsoft SQL Server
NexusDB
Oracle
Paradox
Progress (DBMS)
Sybase ASE
Sybase ASA
Sybase IQ

QU ES ACCESS?
Concepto.- es un sistema gestor de una base de datos , una base de datos puede definirse
como un conjunto de informacin relacionada, organizada sistemticamente.
Se puede decir que Consta de 4 elementos: que son tablas, consultas, formularios e
informes.
Primeramente se debe crear una base de datos escogemos las plantillas y para este proyecto
se escogi la base de datos en blanco, una vez escogida ponemos en la opcin crear
El primer paso para realizar un proyecto completo. Se crea una tabla la misma que debe
llevar un nombre para este proyecto se le asignaron 7 tablas con los siguientes nombres:
Cuotas
empleados
libro
socios
prestamos
pagos
secciones

CREAR UNA BASE DE DATOS

Escogemos las plantillas y para este proyecto se escogi la base de

datos en blanco, una vez escogida ponemos en la opcin crear

TABLAS ACCESS
QU ES UNA TABLA?
Es

el componente bsico o elemental de la base de datos, o lo que es

lo mismo que la base de datos esta relacionada con las tablas. Una
tabla contiene informacin sobre algo o alguien, datos personales,
calificaciones, compras, etc.

PASOS PARA CREAR UNA TABLA EN

ACCESS

Esta pestaa nos permite

crear una tablas .

A las tablas se les adiciona nombres a los campos. Para ello se debe abrir la pestaa vista
de diseo para poder editar los campos. A continuacin la imagen de vista de diseo.

Vista
diseo

En la imagen podemos observar que aqu esta una tabla con el nombre
socios, la misma se puede observar ya tiene los nombres puestos a 9
campos.

CAMPOS

En esta parte cuando vamos asignar nombres a los campos se debe poner o
escoger un tipo de datos el cual servir para que el sistema lo reconozca
como un texto, numero, fecha y hora u otro tipo de datos, en la siguiente
imagen podemos ver a que nos referimos.

TIPO DE
DATOS

Como podemos observar los nombres de los campos ya estn listos. Pero ahora faltan dar
propiedades a los campos es decir caractersticas en la siguiente imagen lo podemos ver:

Para dar propiedades. Escogimos del campo CI (cedula de identidad) en donde se puede
ver que el tamao del campo tiene 10 que quiere decir que no debe ir mayores caracteres a
ese numero. En la propiedad mascara de entrada podemos ver que tiene los siguientes
nmeros 900000000/0 que se puede decir que ah va el numero de cedula y ese es el
cdigo.

Tambin mas abajo se puede observar que es requerido hay que notar algo muy
importante en la propiedad indexado, que esto quiere decir que no puede o
no puede repetirse

Tabla lista

En la imagen ya podemos observar los campos listos, para poderlos llenar

con informacin.

DISEO DE
TABLAS

TABLA CUOTA
Una vez creada la tabla cuota procedemos a llenar , la cual
constara de la siguiente manera:

NOMBRE DEL CAMPO

contiene lo siguiente.- Id_cuota , cuota , importe.

TIPO DE DATOS

contiene.- texto , texto, moneda.

DESCRIPCIN

Se lo llena de acuerdo a lo que el usuario requiera.

Podemos observar en el ejemplo.

 Para

terminar con vista diseo llenamos

las propiedades del campo de la siguiente
manera:

Esto

se las realiza a todas las tablas

elaboradas.

EJECUCIN DE LA TABLA

En la parte inferior de la hoja tenemos cuatro botones ,

escogemos el primer botn.

Vista Hoja de
datos
Hacemos clic y seguimos con el procedimiento.
Ahora llenaremos la totalidad de la tabla en la opcin vista hoja de
datos.
Observaremos a continuacin como se realiza este procedimiento:

TABLA EMPLEADOS

Realizamos el mismo procedimiento de la anterior tabla

pero en este caso colocamos otra informacin.

En vista diseo colocamos lo siguiente:

Se debe tomar en cuenta que en la

opcin Id_empleados en descripcin
se colocar identificador nico del
empleado.

Como podemos observar las filas poseen la misma descripcin que la

anterior . Esta tabla que elaboramos nos permite registrar al socio con
todos sus datos personales.

EJECUCIN DE LA TABLA EMPLEADOS

Realizamos el mismo procedimiento .

Escogemos el botn VISTA HOJA DE DATOS

La cual nos permitir concluir con esta tabla

En la opcin provincia esta colocado CHIMBORAZO como

constante ya que este proyecto esta realizado en esta
ciudad. El usuario tiene la facilidad de cambiar.

Si observamos nos daremos cuenta que los datos que colocamos en

las columnas en vista diseo aparecern en esta hoja en forma de
filas.

TERMINACIN DE LA TABLA

Para terminar el diseo de la tabla completaremos con

los datos de los socios .

Concluimos con la tabla empleados.

TABLA LIBROS
En

el botn viste diseo colocamos lo siguiente:

El usuario coloca la
descripcin de
acuerdo a sus
necesidades

Si nos damos cuenta las filas contienen lo mismo , lo que cambia son las
columnas en las cuales colocamos todos los detalles que debe tener un libro
para ser entregado a un socio el cual deber devolver a la fecha establecida.

En vista hoja de datos observaremos que todo lo que fue

colocado anteriormente aparece en las filas .

Para concluir con esta tabla realizamos lo siguiente:

Llenamos los datos con los libros que posee la biblioteca y los que van a
ser entregados a los socios.

TABLA PAGOS

En la tabla pagos realizamos lo siguiente:

Colocamos nombre del campo

Tipo de datos

Descripcin

El usuario coloca la descripcin

Una ves realizado aquello, hacemos clic en el botn vista hoja de

datos. En esta tabla concluiremos esta descripcin de pagos.

En esta hoja llenaremos de la siguiente manera: cada socio tendr

un numero , este es colocado el Id_pagos , esta tabla tambin
mostrara si el socio cancelo o no del libro

Con esta ultimo paso concluye la tabla.

TABLA PRESTAMOS

La tabla prestamos contienen la siguiente descripcin.

Como explique anteriormente la fila posee los mismos datos lo

nico que cambia son las columnas.

Coloca el usuario

Esto nos permitir posee el registro de los libros que son

entregados a los socios .

En vista hoja de datos observaremos que la ejecucin

de la tabla esta por concluir lo que debe hacer el
usuario es llenar las columnas con los datos que pide
las filas.

TABLA SECCIONES

Pues esta es la antepenltima tabla . En esta tabla colocamos lo

siguiente:
En vista diseo que es el iconos en el que trabajamos en nombre del
campo escribimos Id_seccion y seccion. En tipo de datos colocamos
las opciones texto.

EJECUCIN DE LA TABLA
Para concluir con esta tabla hacemos clic en el icono VISTA
HOJA DE DATOS
El usuario en esta opcin puede llenar de acuerdo a sus
necesidades

Esta es una de las tablas mas cortas de

este bloque.

TABLA SOCIOS

Finalmente concluimos con la tabla socios , a continuacin

observaremos el contenido de esta tabla.
Es casi similar el contenido de la tabla empleados. Lo que se le adiciona a
esta tabla es fecha_baja , Id_cuota , foto , cambia en nombre de la tabla
ID_SOCIO.

Finalizacin de la tabla socios

Este el ultimo paso para concluir con la elaboracin de tablas en el

proyecto. Esto ser registrado de acuerdo al usuario . En la
siguiente diapositiva observaremos con mayor facilidad.

TABLA COMPLETA SOCIOS

IDENTIFICAR LAS RELACIONES ENTRE TABLAS

Este paso es de utilidad para asegurarnos que podremos vincular la informacin de las tablas a travs de la relacin que existe
entre dos de sus campos. Por ejemplo, si para una determinada orden de compra quiero saber el ttulo del libro que ha sido
vendido, bastar con relacionar la columna ISBN de la tabla rdenes con la columna ISBN de la tabla Libros para conocer el
ttulo.

BASE DE DATOS: es una recopilacin de informacin relativa a un tema o propsito particular,

por ejemplo: seguimiento de cultivos, cria-invernada, tambo, arredamiento maquinarias, etc.

SISTEMA DE ADMINISTRACION DE BASE DE DATOS RELACIONAL (RDBMS)

Este sistema crea un ambiente donde se guarda y recupera informacin de la base de datos en forma
conveniente y eficiente. Consiste en un conjunto de datos relacionados entre s y en un grupo de
programas que administran el acceso a esos datos.
MS ACCESS: es RDBMS del paquete Office de Microsoft para Windows. Entre sus principales
funciones incorpora el manejo de:
Asistentes para creacin de tablas y formularios.
Integracin con Microsoft Office.
Asistente para controles.
Constructor de consultas y macros.
Posee el ambiente grfico de cualquier aplicacin Office. Posee la caracterstica de ser WYSIWYG
(What You See Is What You Get, lo que se ve es lo que se obtiene). Es decir, lo que se vea en su
monitor es lo que se obtendr.

COMPONENTES (Objetos) DE UNA BASE DE DATOS

Tablas
Formularios
Consultas
Informes

Macros
Mdulos
Pginas

BASE DE DATOS RELACIONAL: es aquella que puede crear relaciones entre campos similares que contengan
informacin comn en distintas tablas.

Para reunir los datos de varias

tablas en una consulta, en un
formulario o en un informe, se
definen relaciones entre las
tablas.

Una Tabla es una coleccin de datos sobre un tema especfico, como labores o cultivos. La utilizacin
de una tabla diferente para cada tema significa que se almacenan los datos slo una vez, lo cual hace
aumentar la eficacia de la base de datos, y reduce errores de entrada de datos. Las tablas organizan
datos en columnas (denominadas campos ) y filas (denominadas registros).
Campo: es una categora de informacin, que tienen en comn
todas las entidades que se estarn registrando, pueden ser:
nombres, apellidos, nmero de documento o precios.

Debe haber un
campo en comn que
relacione las dos
tablas y as poder
combinar los datos
para verlos,
modificarlos o
imprimirlos.

Registro :es una

coleccin de
informacin
acerca de una
persona, cosa o
evento, puede
ser toda la
informacin
acerca de un
cultivo, una labor
o un productor.

Una Consulta se emplea para buscar y recuperar tan slo los datos que cumplen las condiciones
especificadas, incluyendo datos de varias tablas. Una consulta puede tambin actualizar o eliminar varios
registros al mismo tiempo, y realizar clculos predefinidos o personalizados en los datos.
Las tablas que se
citen para la consulta
deben estar
relacionadas directa o
indirectamente.
Una consulta puede tener
datos combinados de
varias tablas entre s o de
otras consultas. Se
despliega como resultado
una hoja de respuestas
dinmica.

Los formularios pueden

utilizarse para la entrada o
vista de datos, para abrir
otros formularios o informes
y tambin como cuatros de
dilogos.

Formulario: permite la recopilacin, visualizacin y modificacin de los datos de la base de datos

de forma sencilla.

El vnculo entre
un formulario y
su origen (tabla o
consulta) es a
travs de objetos
grficos
(controles), el
ms comn es el
cuadro de texto.

Al abrir un formulario se recuperan los datos de una o ms tablas, y los muestra en la pantalla con
el diseo elegido.

Informe: constituye una forma de recuperar y presentar los datos en formato impreso que se
pueda usar y distribuir. La mayor parte de la informacin de un informe procede de una tabla o
consulta.
El vnculo entre un
formulario y su
origen tambin se
realiza a travs
de controles
(cuadro de texto,
etiquetas, etc.).

Los informes sirven para analizar los datos o presentarlos de cierta manera, al imprimirlos.

Se puede crear
un informe que
agrupe datos y
calcule totales.

Una Macro realiza automticamente una tarea (accin) o una serie de tareas. Se puede usar en distintos
lugares de una base de datos, por ejemplo: es posible adjuntar una macro a un formulario, un informe o una
combinacin de teclas. Cualquier tarea repetitiva o rutinaria que se realice es buena candidata para
ejecutarse desde una macro.
Un Mdulo es un componente que contiene procedimientos escritos en Access Basic. En una base de datos
se puede hacer casi cualquier operacin sin necesidad de programar. Sin embargo, es posible utilizar
procedimientos en operaciones que requieren un proceso de automatizacin mucho ms complejo de lo que
permiten las macros.
Una Pgina de acceso de datos es un tipo especial de pgina Web diseada para ver datos y trabajar con
ellos desde Internet o desde una intranet.
CONSIDERACIONES PREVIAS A LA CREACIN DE UN BASE DE DATOS RELACIONAL
1) Determinar el propsito de la base de datos: esto ayudar a decidir qu tablas y datos necesitar para
armar la base.
2) Determinar las tablas necesarias: dividir la informacin en temas (entidades) distintos.
3) Determinar los campos necesarios: armar una lista de todos los conceptos (campos) que sern incluidos
en cada tabla.
4) Identificar los registros con valores exclusivos: en las tablas siempre tiene que existir un campo que
identifique cada uno de los registros (clave o llave principal)
5) Aislar los campos calculables: eliminar los campos que surgen del clculo de otros campos; estos se
tratarn en las consultas.
6) Determinar las relaciones: examinar cada tabla y decidir cmo se relacionan los datos de una tabla con los
de otras.
7) Listar la informacin que deber arrojar la base de datos: esto permite tener una idea ms clara de cmo
distribuir los datos. Deber analizar los informes y formularios que se crearn; el tipo de bsquedas y
consultas que piensa hacer.

Tu empresa maneja bases de datos? Aprende cmo

cumplir
la
ley

El 99% de empresas no estn listas para cumplir la Ley de Proteccin de

Datos Personales, que regir en mayo


Mal uso de bases de datos se sanciona con hasta S/.385.000

(Archivo

El

Comercio)

Si tienes una base de datos en tu poder, por ms simple que esta sea, esta ley te afecta y por su incumplimiento podras recibir una sancin o multa de hasta 50 UIT (unos S/.192.500).
Follow @PortafolioECpe
La norma sobre bases de datos no es nueva -fue promulgada en el 2011- pero ha ido entrando en vigencia por partes y la ltima seccin de la ley que an no rega lo har a partir del 7 de
mayo
de
este
ao,
por
lo
tanto
ya
no
habrn
ms
plazos
para
pensar
en
cmo
cumplirla.

QU ENTR A REGIR PRIMERO?

Desde mayo del 2013 se dispuso, segn nos explica el abogado Oscar
Montezuma, que en las organizaciones tenan que obtener el consentimiento
previo y expreso de los clientes o personas con las que se relacionan para
acceder, manejar o compartir sus datos personales. De no hacerlo pueden ser
sancionados por la autoridad competente.

Los datos personales no son otra cosa que aquella informacin que te permite
identificar una persona (direccin del hogar, e-mail, etc.), aade la abogada
Claudia Mansen, y los datos sensibles aquellos que afectan tu intimidad
(orientacin sexual, enfermedades, etc.). Cualquier persona natural o jurdica
que tenga en su poder un Excel con cualquiera de esos datos de otras
personas, debe tener el consentimiento de dichas personas para poseerlas.

Adems, explica Mansen, quienes posean esas bases de datos personales

estn obligados desde entonces a registrarlos o inscribirlos en la
direccin pertinente manejada por el Ministerio de Justicia y tambin sern
sujetos de sancin si en un proceso de supervisin se descubre que no lo han
hecho.

Valga aclarar que no es necesario entregar una copia de todas las bases de
datos a la citada autoridad, sino que hay que acercarse a ella y llenar un
formulario donde se indica de manera general qu campos y tipos de datos
personales se incluyen en la base de datos y quien es el responsable de su
cuidado.

QU ENTRAR A REGIR AHORA EN MAYO?

Montezuma nos explica que el 7 de mayo todas las empresas o personas que
manejan bases de datos personales debern implementar adems una serie de
medidas de seguridad para proteger dichos datos y si no lo hacen tambin sern
sancionados.
Mansen aade que se trata de tener "candados", los cuales en la mayora de los
casos van desde el uso de software de seguridad hasta polticas de
confidencialidad y acceso a las bases de datos dependiendo de la sensibilidad de
los mismos.

SABEMOS IDENTIFICAR CULES SON LOS DATOS

PERSONALES?

Mansen considera que en general la mayora de personas y empresas desconocen del tema, no
saben que existe una ley, no entienden que estn incumpliendo una norma vigente y no se
imaginan que pueden recibir una sancin por eso. De hecho, solo el 1% de las empresas locales
ha cumplido hasta ahora con lo que dictamina la ley, aun cuando afecta al 100% de las empresas.

Montezuma nos explica que existen muchos mitos y confusiones al respecto. Hay empresas que
creen que los datos personales de trabajadores, clientes y proveedores son propiedad de la
empresa, lo cual es falso: pertenecen a dichas personas y son ellos los que nos autorizan a tener
una copia de dichos datos.

Eso no significa que no podamos usarlos para el marketing o para fines comerciales, s se pueden
usar pero se debe pedir permiso, aclara. Adems, recalca, es bueno considerar que no solo se
trata de bases de datos de clientes, trabajadores y proveedores, tambin hay otras que deben ser
consideradas como por ejemplo el registro de visitantes que realiza el rea de seguridad fsica de
la empresa y los vdeos de vigilancia que capturan las imgenes de individuos.

CMO SE PUEDE UNOADECUAR A LA LEY Y

CUMPLIRLA?

Montezuma nos sugiere cuatro pasos:

Identificar quin capta los datos en la empresa, quin los conserva, si son transferidos a terceros, dnde y cunto
tiempo se estarn almacenando.

Una vez hecho el anlisis interno de cmo fluyen los datos personales en la organizacin, hay que detectar cules
son los bancos de datos que recogen dicha informacin. Por lo general no hay una sola base de datos y no est en
una sola rea de la empresa. Por ejemplo si recursos humanos recopila varias hojas de vida y hace un listado de
candidatos con sus seas principales y las guarda en una computadora, ya tienes el flujo de una base de datos que
debe ser reportada a la autoridad. No slo se trata de la lista de los clientes que dejan sus coordenadas a los
vendedores en la tienda porque estn interesados en que les manden un correo informando sobre los nuevos productos
que lance la empresa.

Un siguiente paso consiste en contrastar cmo manejamos los datos en la empresa y cmo dice la norma que debo
asegurar esos datos mientras los utilizo o guardo. Para hacerlo es mejor pedir asesora o ayuda a alguien que sepa de
seguridad de datos. Por ejemplo, est el tema de quin puede acceder a los datos: un practicante no debera poder
ingresar a ver la planilla completa de la empresa o toda la lista de potenciales clientes de retro virales. Para evitarlo hay
que disear una serie de controles.

Una vez identificados las bases de datos y evaluado si su manejo y cuidad es acorde a lo que ha establecido la
autoridad pertinente, es necesario implementar un plan para remediar los problemas encontrados, tomando en cuenta
los riesgos ms urgentes. Subsanados los errores, podemos dormir tranquilos porque no seremos sujeto de sancin
alguna.