SISTEMAS

ADMINISTRATIVOS
Ing. Arturo VALERIANO-FERRER Gonzlez

TEMAS A TRATAR:
1.
2.

3.
4.

5.

Introduccin
Sistemas Administrativos
a. Concepto
b. Elementos
c. Objetivos
Caracteristicas de las Tareas Administrativas
El anlisis de sistemas administrativos como
funcin
Etapas metodolgicas del analisis de
sistemas administrativos

1. INTRODUCCIN
En la actualidad la competitividad de
las organizaciones hace que cada vez
las herramientas utilizadas en la
gestin sean ms
eficientes, y la
tecnologa va de la mano de ellas,
pero muchas veces es mejor regresar
a la fuentes y entender bien como
hacer que la organizacin crezca y se
mantenga en el tiempo y para ello se
deben tener ciertos conceptos muy
claros.

1. INTRODUCCIN

Producto o la actividad desarrollada.

Mercado o el pblico usuario del producto
Tecnologa o los conocimientos para
generar el producto y colocarlo en el mercado
Estructura Financiera o el Capital para
acceder a la Tecnologa p/obtener el producto
Direccin que fija Objetivos y controla su
cumplimiento

2. SISTEMA ADMINISTRATIVO
a.

Concepto
Es el medio por el cual las decisiones
polticas o estratgicas implementadas en los
niveles superiores de la Organizacin, se llevan
a cabo tomando decisiones mltiples en los
niveles medio e inferiores para la resolucin de
casos individuales y que a travs de la
elaboracin y puesta en marcha de rutinas de
trabajo y procesos de comunicacin van
configurando la actividad administrativa total
de la Organizacin.

2. SISTEMA ADMINISTRATIVO
b.

Elementos

Personal y equipos: Los cuales se hallaran

en los niveles medios e inferior y cuya
funcin ser la de captar, procesar,
transmitir y conservar Informacin.
Soportes de sustento de datos: Corresponde
a ellos la documentacin de decisiones
especficas: Formularios, Registros, Archivos,
etc.
Canales o Rutinas Tpicas: Son aquellos
que vinculan personas y por los que fluyen
los soportes de informacin.

2. SISTEMA ADMINISTRATIVO
c.

Objetivos
Lograr que:
i.
Las operaciones se ejecuten en el momento ptimo
en que se las necesita.
ii.
Se gaste la menor cantidad de recursos posible.
iii.
Se ejecuten con la mayor seguridad posible.
iv.
Se produzca la informacin necesaria para los
diversos niveles decisorios de la Organizacin.

En resumen
Permitir que los Objetivos y Polticas se
concreten en la realidad y se alcancen los
RESULTADOS

3. CARACTERSTICAS DE LAS TAREAS

ADMINISTRATIVAS

Pueden repetirse un sinnmero de veces

sin aportar elementos positivos al
funcionamiento.
Difciles de ser medidas en el tiempo.
Mayor automatizacin en Produccin que
en Administracin.
Cada individuo intenta formar su entorno
propio.
Respuestas lentas e influenciadas ante
los intentos o cambios en sistemas
administrativos.

4. EL ANLISIS DE SISTEMAS ADMINISTRATIVOS COMO

FUNCIN

Funcin Permanente y especializada que somete a

revisin constante los sistemas administrativos para
prevenir distorsiones .
Conocer los mtodos ms eficientes y tomar
conocimiento de los avances tecnolgicos.
Operar como Agente de Cambio e incorporar las
novedades.
Conservar la visin de conjunto de la Empresa.
No comprometerse con intereses sectoriales.
Evitar la creacin de compartimientos estancos.

INSERCIN DE LA FUNCIN DE ANLISIS DE

SISTEMAS ADMINISTRATIVOS - REQUISITOS
I.

rea especfica dentro de la estructura orgnica

funciones exclusivas.

con

II.

Determinar precisamente sus objetivos y los planes para

obtenerlos.

III.

Responsable: profesional con los conocimientos tcnicos para

el cargo y el perfil psicolgico de perseverante, que nunca
deje de lado el objetivo de promover la eficacia y eficiencia
administrativas.

IV.

Que se evale su actividad en funcin de los resultados

obtenidos, (Menores costos, ms seguridad, velocidad, etc.),
y no por la cantidad de diagramas, manuales o sistemas
producidos, que slo agreguen ms burocracia.

V.

Que la Direccin Superior se comprometa en el apoyo a la

racionalizacin administrativa, sin aceptar soluciones de

5. ETAPAS METODOLGICAS DEL ANALISIS DE SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

1 - RELEVAMIENTO

1. 1. Recoleccin interna de datos

1. 2. Recoleccin externa de antecedentes
1. 3. Sistematizacin de la informacin
2- DISEO
2. 2. Diseo Global
2.3. Diseo Detallado
3- IMPLEMENTACION
3.1. Planeamiento de la implementacin
3.2. Desarrollo de las tareas previas
3.3. Lanzamiento
3.4. Seguimiento

1 - RELEVAMIENTO: OBJETIVOS
Recoger informacin respecto de:
a) Las particularidades del trabajo administrativo, tal como se est
desarrollando actualmente.
b) Los componentes de la organizacin y la forma de divisin de las tareas
entre ellos.
c) Los problemas que se presentan en la forma actual de ejecucin.
d) Las razones para encarar la labor de anlisis y las expectativas de la
direccin a niveles gerenciales y de supervisin respecto del desarrollo
del programa.
e) Las opiniones de los entrevistados referentes a posibles soluciones
alternativas.
f) Conocer otras formas en que se ejecutaron los trabajos y motivos que se
tuvieron para discontinuarlos.
g) Estado de definicin, asignacin y supervisin de funciones, tanto
formalmente establecidas, como informalmente implementadas.
h) La disponibilidad en el mercado de estudios en empresas similares que
puedan aplicarse al programa de anlisis a desarrollar.
i) El empleo de tecnologa especfica que puede ser adquirida y aplicada a
la empresa bajo estudio.

Los objetivos enunciados en los puntos a) a g) inclusive se cubren con la

"recoleccin interna de datos", mientras que los dos restantes, h) e i)

1. RELEVAMIENTO: SUB-ETAPAS
1. 1. Recoleccin interna de datos

Encuestas
Entrevistas
Observacin directa

1. 2. Recoleccin externa de
antecedentes

Bibliografa tcnica
Carpetas de anlisis de aplicaciones similares
Adquisicin tecnologa disponible

1. 3. Sistematizacin de la informacin

Sistematizacin primaria
Complemento iterativo de datos
Esquema final del sistema actual

2. DISEO: SUB-ETAPAS
2. 1. Diagnstico

Informe con crticas y propuestas de cambio

Discusin y aprobacin parcial o total a nivel directivo y
gerencial

2. 2. Diseo Global

Formulacin del modelo propuesto a travs de diagramas del

sistema propuesto (Diagramas de Proceso, Diagramas de
Bloque, Diagramas de Sistema)
Discusin y aprobacin final a nivel directivo, gerencial y de
supervisin

2.3.

Diseo Detallado

Redaccin de manuales de procedimiento

Redaccin de manuales de organizacin
Diseo de formularios, registros y archivos
Preparacin de diagramas de lgica y redaccin de programas,
si la aplicacin es computarizada
Realizacin de pruebas de funcionamiento simulado con datos

3- IMPLEMENTACION: SUBETAPAS
3.1. Planeamiento de la implementacin

Determinacin de temas
Establecimiento de relaciones
Fijacin de plazos y fechas
Determinacin de responsables

3.2. Desarrollo de las tareas previas

Recursos materiales
Recursos humanos
Tareas preliminares
Recursos de organizacin

3.3. Lanzamiento

3.4.

Eleccin de la modalidad (total, parcial, por sustitucin o en

paralelo)
Activacin del lanzamiento
Asesoramiento sobre problemas, sin sustituir a los mandos naturales

Seguimiento

Revisin del cumplimiento de la implementacin en los "puntos de

control"
Ajustes del proyecto: modificaciones que se detectaron en el
lanzamiento
Informes parciales de cumplimiento
Informe final de evaluacin: del xito o fracaso del Programa