CARTA:

Conversacin por escrito que se tiene con una persona.

Comunicacin ms formal y elegante que existe.
Es un instrumento externo:
Se usa para comunicarse hacia fuera de la empresa.
Si se usa hacia adentro puede usar un memorando.

Partes de la carta:
Encabezado

Encontraremos el lugar y la fecha donde se escribe la

carta.
Nombre de la empresa a quien va dirigida.
Organizacin a la que pertenece y su respectivo cargo
(si fuere el caso) y el saludo inicial.

Centro Comercial La Gran Fiesta, S.A.

Compaa Darin, S. A.
Martes, 12 de noviembre de 2010
Licda. Mara Rodrguez
La Alameda Corporation, Inc
Gerente de mercado
Ciudad de Panam
Licda. Rodrguez,

Contenido o
cuerpo
Despedida

Lo que queremos decir o manifestar

La persona que escribe dirige una frase de cortesa al
destinatario, seguido de su firma y sus datos personales.

Consejos:

Es conveniente usar papel membretado.

Debe incluir: direccin,

telfonos, faxes, correos electrnicos, apartados postales.)

La carta debe hacer que el destinatario se interese en leerla

completamente.
Debe hacer que el lector entienda el mensaje como debe ser.
Debe conseguir una respuesta en el lector.

Consejos:
antes de redactar la carta, aclare cul es el objetivo a lograr, es
decir, lo que quiere lograr en la carta.
Empiece la carta con el objetivo a lograr. Dgale al lector qu es lo
que quiere de l: que compre su producto, que le d una cita, que
reciba

su hoja de vida, en fin

Vaya al grano de una vez.

Mientras menos palabras use, sin afectar la compresin del mensaje,

mejor.

Use palabras cortas y sencillas, aunque el lector sea experto en fsica

nuclear.
Forme oraciones sencillas, claras y cortas.
No use muchos prrafos.

Ms consejos:
Nunca inicie una carta con estas expresiones:
La presente es para desearle xitos en sus delicadas funciones.
La presente es para anunciarle que..
La presente es para saludarle y a la vez
.que interponga sus buenos oficios
Son frases viejasno anuncie lo que va a decir, dgalo!
Nunca termine una carta as:
Sin ms, quedo de usted,
Muy atentamente,
Se est despidiendo tres veces.

Las despedidas tienen que ser breves.

Lo importante no es la frase

sino el nombre de quien dirige la carta.

No

se

encasille

en

la

palabra

atentamente.

Puede

usar:

cordialmente, saludos cordiales, con atentos saludos, sin ms.

No use palabras en mayscula cerrada. Est gritando.

Cuidado con la ortografa y sintaxis.

error y no en el mensaje.

La atencin se centrar en el

Memorandos
Memorndum viene del latn.

Su plural es memoranda.

Usted puede

usarlo en espaol: memorando en singular y memorandos en plural.

Un memorando o memo es una carta, pero interna y mucho ms
flexible.
Usada para:
Comunicar algo a los miembros de una organizacin.

instrucciones,

anuncios,

transferir

documentos,

solicitar

informacin, invitar a una reunin, aclarar algo, entre otros.

Caractersticas de todo memorndum:

La informacin es temporal.
Puede ser breve o extenso.
Su tamao depende de la necesidad de la empresa y de la situacin.
No lleva saludo, ni despedida formal.
La comunicacin va en orden jerrquico de mayor a menor, jams a la
inversa.
Tomar en cuenta la claridad y precisin d lo redactado.
Evitar usar palabras de dudosa interpretacin.
Los prrafos se escriben a espacio sencillo.

Las partes de un momo son:

Membrete

La palabra
Fecha
Destinatario
Remitente
Asunto

Con la identificacin de la empresa. Cmo es interno no

tiene que tener todos los datos que aparecen en una
carta.
Memorando en grande
En que se enva el memo
Escribir la palabra Para y a continuacin los nombres de
las personas a quienes va dirigido el memo.
Escribir la palabra De y a continuacin el nombre de quien
enva el memo.
Tema sobre el cual trata el memo.

Texto o cuerpo

Lo que quiere decir

Inicial o firma

Respaldo personal de lo que se expresa en el memo; la

firma es un elemento fundamental en este documento.

Consideraciones finales:
Puede ser enviado a sus destinatarios.
Puede ser pegado en un mural.

Es cada vez ms frecuente que sean enviados como mensajes por

correos electrnicos.

Informes

Es la informacin actualizada de un proyecto, actividad, funcin, otros.

encomendada a algn miembro o seccin de la organizacin.

Permiten evaluar el grado de avance o atraso, detectar fallas, apreciar

los buenos rendimientos.

Para los ejecutivos, son algunas veces el nico medio por el que pueden
supervisar a quienes estn mas lejos de ellos.

Partes de un Reporte:
Membrete
Encabezado
Fecha
Remitente
Resumen del
Proyecto
Texto o cuerpo
Conclisin

Anexos

Con la identificacin de la empresa. Cmo es interno no

tiene que tener todos los datos que aparecen en una carta.
Con el nombre del proyecto, funcin, actividad, otros., y
con la palabra informe , reporte u otra que convenga.
En la que se presenta el informe
Se puede utilizar la siguiente frase Preparado por o
cualquier otra que indique quien presenta el informe.
Explicar brevemente en qu consiste el proyecto, funcin,
actividad.tiene que ser preparado, como si el lector no
tuviera idea de sobre qu trata el proyecto. Esta parte
puede omitirse si el destinatario est claro en qu consiste
el proyecto.
Lo que se quiere decir. Vaya al grano y sea claro.
Se incluye lo aprendido en el proyecto que podra servir a la
empresa, sugerencias y dems informacin extrada del
mismo.
Puede anexar alguna tabla, diagrama, otros para amplair el
cuerpo del informe.

Ejemplo de Informe
Centro de Capacitacin Virtual
Capacitaciones
Informe al 20 de Noviembre de 2010
Preparado por Jovana de Gracia
Introduccin (Resumen)
El Centro de Capacitacin Virtual consiste en capacitar a todos los profesionales de la Republica de
Panam. Las capacitaciones sern dirigidas por la Licenciada Aura del C. Rojas. Hasta el momento el
proyecto se encuentra en la fase de diseo.
Estado del proyecto (Texto o cuerpo)
Han pasado 5 meses desde el inicio y recin ayer se termin la etapa de planeacin. Todas las fases del
proyecto han sido planeadas. El resultado del proceso de planeacin se encuentra en el Anexo 1 de este
informe.
Del presupuesto asignado se ha utilizado un 65%. En anexo 2 de este informe se encontrar en detalle la
utilizacin del presupuesto.
Conclusin
Hay bastante entusiasmo en todo el equipo, y en toda la institucin en general, respecto a estas capacitaciones.
Hasta el momento todo ha salido bien y el personal esta muy motivado al respecto.
Recomendamos disear un sistema de incentivos para los miembros del equipo. El inters hasta ahora
registrado es inicial y no estamos seguros de que se mantenga as durante todo el proyecto. De otra forma, los
recursos nos sern tan bien usados y las tareas tan bien realizadas.