organizacion de eventos

Qu es la organizacin de eventos?
La organizacin de eventos es el proceso de
diseo, planificacin y produccin ,de congresos,
festivales, ceremonias, fiestas, convenciones u
otro tipo de reuniones, cada una de las cuales
puede tener diferentes finalidades.
es la de realizar el presupuesto y el cronograma.
la seleccin y reserva del espacio en el que se
desarrollar el encuentro, la tramitacin de
permisos y autorizaciones.

 La organizacin es una unidad social

coordinada, consciente, compuesta por
dos personas o ms, que funciona con
relativa constancia a efecto de alcanzar
una meta o una serie de metas comunes.
Las
personas
que
supervisan
las
actividades
de
otras,
que
son
responsables de que las organizaciones
alcancen estas metas,

 PLANIFICACIN: "Es el hecho de hacer el

plan o proyecto de una accin". Planificar
es
el
conjunto
de
organizacin,
planificacin, ejecucin y gestin.
ORGANIZAR: Es una de las funciones
administrativas e un gerente. Comprende
dos procesos bsicos:
1)
2)

el desarrollo del marco estructural para la

empres
La definicin de las relaciones administrativas y
operativas.

 PROGRAMACIN: "Es la accin de coordinar en el

tiempo y en el espacio las distintas partes que
intervienen y son necesarias para la realizacin
de la obra, fijando la interdependencia entre
ellos".
EJECUCIN: "La accin de poner por obra una
cosa". Es la accin de materializar lo que
estamos programando.
CONTROL:
intervencin".

"Inspeccin,

fiscalizacin,

GESTIN: "Es la accin y efecto de administrar

 Una organizacin de eventos consiste en una

serie de servicios globales que se le ofrecen a
una persona o empresa que necesita realizar
una reunin de carcter social o corporativo.
Un evento adems de ser una reunin cumple
la funcin de carta de presentacin frente a
posibles clientes, medios de comunicacin y
pblico en general
La forma que tomar un proyecto de
organizacin de eventos depender del tipo de
reunin de que se trate:

 INFORMALES :suelen ser los eventos

sociales
bautizos,
comuniones,
cumpleaos, bodas y aniversarios
FORMALES: podemos ubicar las
reuniones
empresariales
como
inauguraciones,
lanzamientos
de
nuevos
productos,
eventos
promocionales,
capacitaciones,
exposiciones, fiestas corporativas,
galas y celebraciones

 Por otra parte, vale destacar que el

xito de un evento no solo
depender del desempeo de los
especialistas y del personal a cargo
de las distintas reas que componen
el proyecto integral, sino que
tambin estar ligado a la adecuada
eleccin del lugar y el momento
adecuado para realizar la reunin

Las distintas fases en el planeamiento de un evento

DISEO DEL EVENTO
En este primer paso se decidir de manera conjunta
con el cliente cul es el tipo de evento ms adecuado
segn
sus
necesidades.
Posteriormente
se
establecern los objetivos y metas que se pretenden
alcanzar con la reunin/celebracin.
BSQUEDA,
SELECCIN
PROVEEDORES

CONTRATACIN

DE

Segn el presupuesto con que cuente cada cliente se

proceder a realizar la bsqueda, seleccin y posterior
contratacin de proveedores de productos y servicios,
tcnicos y profesionales que colaborarn en el evento.

 COORDINACIN
Y
PRODUCCIN
Una vez se ha contratado a los proveedores
y a los profesionales que colaborarn en el
evento ser necesario coordinar las
distintas reas y departamentos para
optimizar la dinmica de trabajo.
MONTAJE
Y
PUESTA
A
PUNTO
El montaje de un evento consiste en l la
preparacin y correcta disposicin de todos
los recursos tcnicos y humanos en el
mismo sitio en que tendr lugar el evento

 IMPLEMENTACIN
Y
DESARROLLO
Es el momento en que el evento tiene
inicio. Uno o dos organizadores podrn
estar
presentes
en
la
reunin
supervisando
y
brindando
soporte
logstico para desarrollar todas las
actividades programadas segn un
estricto cronograma.
DESMONTAJE
Durante esta fase se procede a retirar los
materiales y productos empleados en el
evento.

 EVALUACIN DE OBJETIVOS
Por ltimo, se evaluar en qu
medida se han alcanzado los
objetivos establecidos en las
instancias inciales del planeamiento
CONCLUSIONES
La organizacin de un evento es una
actividad que combina elementos de
diseo, planeamiento, logstica y
desarrollo

 las diferencias que existen entre

contratar a una compaa especializada
en la organizacin de eventos
Compaa organizadora de eventos
Organizar
por
cuenta
propia
Los profesionales de la organizacin de
eventos se encargan personalmente de
gestionar
y
coordinar
todas
las
actividades
durante
una
reunin/celebracin
Por lo general, se dedican a la
organizacin de eventos a tiempo
completos

Caractersticas y particularidades de organizar

eventos

Para planificar un evento es necesario conocer

el objetivo del mismo, Es necesario conocer a
los asistentes al evento
Elegiremos la sala, auditorio, hotel, etc. en
funcin del tipo de evento y sobre todo del
nmero de participantes.
tendremos que confeccionar una lista de
comprobacin con la relacin de todos aquellos
elementos que sern necesario para llevar a
cabo la organizacin del evento: audio, video,
proyectores, red, micrfonos, catering, etc.

Elegiremos el tipo de distribucin

ms conveniente para cada acto
En cuanto a la logstica, debemos
ocuparnos de verificar la sala:
temperatura, comodidad, medios,
elementos externos
Si existen intervenciones, debemos
marcar las intervenciones, es decir,
quien intervendr, en qu orden y
durante cunto tiempo.

Veamos algunas de las distribuciones ms

comunes:

PRINCIPIOS DE PLANIFICACION DE UN EVENTO

Los
principios
dentro
de
un
programa se basan en los hechos
que se derivan del estudio del
comportamiento humano y de la
naturaleza de la sociedad en la cual
vivimos, e incluye las experiencias y
las soluciones que los dirigentes han
enfrentado
y
solucionado
ante
problemas y situaciones diferentes

 El programa debe consistir en la realizacin de

actividades que contemplen las finalidades:
La institucin: A travs de sus fines y
objetivos.
Los participantes: En su etapa de
participacin inicial y posterior desarrollo.
Los dirigentes: Que determinan objetivos
especficos y orientan la accin.
Los profesionales: Que tienen a su cargo la
ejecucin y convencimiento de las diferentes
actividades a realizar.

 El programa debe incluir diversas

actividades basadas en tres aspectos
importantes del participante:
Sus necesidades.

Sus intereses.
Sus habilidades.

 Lo ms importante dentro del programa

recreativo es el participante, en l debe
estar centrada toda la atencin. La
idea es programar con el participante y
no para el participante. Un programa
debe ser suficientemente vasto como
para proveer un campo amplio de
opciones para toda la gente, sin ningn
tipo de diferencias o preferencias por
edad, sexo, habilidad, etc.

 El valor de un programa y de las

actividades que involucra, debe ser
medido por el grado de influencia
positiva que ejerce sobre el
individuo.
Mayor apertura de su nivel cultural.
Aumento del equilibrio emocin.
Mayor nivel de participacin social.
Mayor tolerancia en su accionar.

 El programa no debe solamente reflejar la

cultura a la que pertenece el participante,
sino que debe tender a mejorarla:
La responsabilidad de los dirigentes debe,
en primera instancia, llevar a desarrollar
programas que afirmen la cultura personal.
Tambin hay involucrada una
responsabilidad por enriquecerla, es decir,
no mirar la cultura como entidad
inflexible" imposible de modificar.
El programa debe tender a mejorar el nivel
sociocultural del participante.

El programa debe ampliar los intereses de los

participantes y orientarlos hacia experiencias
ms positivas y satisfactorias. Los deseos de
los participantes sirven como referencia y
punto de partida, nunca como una base
exclusiva de un programa.
los deseos y los intereses de las personas, por
consiguiente de la comunidad, estn limitados
por experiencias. Los dirigentes,
especialmente los profesionales del rea,
deben presentar nuevos campos de accin.
No perpetuar y limitar.

 Para que el programa recreativo cumpla su

alcance educativo debe tener lneas claves de
accin:
Que participen personas de diferentes edades.
Que participen a la par damas y varones.
Que concurran personas de diversos estratos
socioeconmicos.
Que no existan limitaciones por diferencias
polticas o religiosas.
Que se utilicen diversas tcnicas de trabajo:
individual, en grupo, masivo.