ACCESS

POR:

DIOCELINA MAYLIN

Access
Microsoft Access es un programa sistema de gestin
de bases de datos relacional creado y modificado por
Microsoft

para

uso

personal

en

pequeas

organizaciones. Es un componente de la suite Microsoft

Office, aunque no se incluye en el paquete "bsico". Una
posibilidad adicional es la de crear ficheros con bases de
datos que pueden ser consultados por otros programas.

Access
Este programa permite manipular datos en
forma de tablas, realizar clculos complejos
con frmulas y funciones, incluso dibujar
distintos tipos de grficas.

Elementos Bsicos del Access

La pantalla inicial:
Al abrir access podemos observar la
pantalla de inicio.
La barra de ttulo:
Contiene el nombre del archivo y del programa con el que
estamos trabajando. En la barra de ttulo se pueden
encontrar varios botones, cada uno sirve para una funcin:
botn para maximizar, botn para minimizar y botn para
cerrar.

Elementos Bsicos
La barra de acceso rpido:
Contiene varios elementos pero puede
personalizarse para agregar ms: botn para guardar y botn para
deshacer.
La cinta de opciones:
Contiene todas las opciones agrupadas de pestaas. Al dar click
abriremos las opciones y el men que contiene cada una.
La pestaa de archivo:
Est destacada por un fondo rosado, despliega un men con
acciones relativas al mismo archivo como: guardar, imprimir, abrir.

Elementos Bsicos
Comandos inmediatos:
Se ejecutan de forma inmediata al hacer click
sobre ellos como guardar, salir.

La barra de estado:
Se encuentra en la parte inferior de la pantalla y
contiene informacin sobre el estado de la
aplicacin.

Tablas
Tabla en las bases de datos, se refiere al tipo de modelado
de datos, donde se guardan los datos recogidos por un
programa.
Su estructura general se asemeja a la vista general de un
programa de hoja de clculo. Es utilizada para organizar
muchos tipos de informacin.
Las tablas se componen de filas y columnas de celdas que
se pueden rellenar con textos y grficos.

Estructuras de Las tablas

Las tablas se componen de dos
estructuras:
Campo
Registro

Campo
Un campo es cada una de las columnas que forman la tabla.
Contienen datos de tipo diferente a los de otros campos.
Un campo contendr un tipo de datos nico, como una
direccin, o un nmero de telfono, un nombre, etc.
A los campos se les puede asignar, adems, propiedades
especiales que afectan a los registros insertados.
El campo puede ser definido
como ndice o autoincrementable.

Registro
Tambin llamado fila o tupla representa un objeto nico

de datos implcitamente estructurados en una tabla. Una

tabla de una base de datos puede imaginarse formada de
filas y columnas o campos.
Es un conjunto de campos que contienen los datos que
pertenecen a una misma repeticin de entidad.

Relaciones
Asociacin establecida entre campos comunes de dos tablas, en
la que se pueden combinar informacin de varias tablas, por medio
de campos comunes. Se describen en la estructura de la base de
datos empleando un modelo de datos y son muy empleadas en los
modelos de bases de datos relacional y afines.
Por ejemplo, una relacin entre una entidad "Empleado" y una
entidad "Sector" podra ser "trabaja_en",
porque el empleado trabaja en un
sector determinado.

Tipos de relaciones

.Uno a uno: Una relacin uno a uno se crea si las dos columnas relacionadas
son

claves

principales

tienen

restricciones

nicas.

.Uno a varios: Un registro de la tabla A puede tener muchos registros

coincidentes en la tabla B; pero un registro de la tabla B solo puede tener un
registro

coincidente

en

la

tabla

A.

.Varios a varios: Un registro de la tabla A puede tener muchos registros

coincidentes en la tabla B, y viceversa. Una relacin de este tipo se crea
definiendo una tercera tabla, denominada tabla de unin.

Tipos de datos
Los datos que se almacenan en los campos pueden ser de
diferentes tipos:
Texto
Numrico
Autonumrico
Fecha/Hora
Memo
Moneda
Si/No o lgico
Objeto OLE
Hipervnculo

Tipo texto
Es una cadena de caracteres alfanumricos
(letras, nmeros, se pueden incluir caracteres
especiales o espacios en blanco).
Longitud del campo : 1 a 255 caracteres
Ejemplos:
Apellido del paciente
Nombre del paciente
Apellido del medico

Tipo numrico
Almacena nmeros destinados a realizar operaciones.
Existen 5 tamaos posibles:
Byte : para almacenar el rango de 0 a 255
Entero : para el rango entre -32768 y 32767
Entero Largo : para el rango entre -2.147.483.648 y
2.147.483.647
Simple : para nmeros decimales entre el -3,4x 10 a la 38 y
el 3,4x 10 a la 38 con 7 decimales
Doble : Doble para nmeros entre el -1,797x 10 a la 38 con
15 lugares decimales.

Tipo autonumrico
Es un valor numrico que Access incrementa de modo
automtico cada vez que se agrega un registro a la tabla.
No se puede modificar manualmente.
Normalmente se incrementa de uno en uno.
Ejemplo:
Cdigo de ingreso de un paciente
Cdigo del paciente.

Tipo Fecha/hora
Nos permite introducir datos de fecha y hora de
los aos comprendidos entre 100 y 9999.
Los formatos pueden ser: fecha y hora general,
fecha y hora larga, fecha y hora corta.
Ejemplos:
Fecha de nacimiento
Fecha de envo de un pedido
Fecha de egreso

Tipo memo
Se puede introducir un texto de longitud variable
hasta un mximo de 65.535 caracteres(bytes)
Ejemplos:
Observaciones del paciente.
Descripcin de un producto.

Tipo moneda
Para almacenar valores de moneda. Contiene
valores numricos que representan cantidades
expresadas con un formato de moneda.
Ejemplos:
Precio de un producto
Importe de un pedido
Costo de una consulta

Tipo si/no
Representa un campo lgico.
Nos permite almacenar datos que slo tengan dos
posibilidades:
si-no
0-1
verdadero-falso
blanco-negro
Ejemplos:
Saber si el pedido ha sido enviado
Saber si el empleado ha sido suspendido

Tipo objeto OLE

Nos permite almacenar objetos tales como:
grficos, texto, imgenes, objetos creados en
otras aplicaciones, u objetos que se han
incrustado o vinculado.
Ejemplos:
Foto del empleado
Foto del producto

Tipo hipervnculo
Nos permite introducir texto y/nmeros que son
utilizados como una direccin a otro objeto de
Access o a una pgina Web. Ejemplos:
Pgina Web del cliente
Hipervnculo a una consulta

MUCHAS GRACIAS