BASE DE DATOS: es una recopilacin de informacin relativa a un tema o

propsito particular, por ejemplo: seguimiento de cultivos, cria-invernada,

tambo, arredamiento maquinarias, etc.

SISTEMA DE ADMINISTRACION DE BASE DE DATOS RELACIONAL

(RDBMS)
Este sistema crea un ambiente donde se guarda y recupera informacin de la
base de datos en forma conveniente y eficiente. Consiste en un conjunto de datos
relacionados entre s y en un grupo de programas que administran el acceso a
esos datos.
MS ACCESS: es RDBMS del paquete Office de Microsoft para Windows. Entre
sus principales funciones incorpora el manejo de:
Asistentes para creacin de tablas y formularios.
Integracin con Microsoft Office.
Asistente para controles.
Constructor de consultas y macros.

COMPONENTES (Objetos) DE UNA BASE DE DATOS

Tablas
Formularios
Consultas
Informes

Macros
Mdulos
Pginas

BASE DE DATOS RELACIONAL: es aquella que puede crear relaciones entre

campos similares que contengan informacin comn en distintas tablas.

Para reunir los datos de varias

tablas en una consulta, en un
formulario o en un informe, se
definen relaciones entre las
tablas.

Una Tabla es una coleccin de datos sobre un tema especfico, como labores o cultivos. La
utilizacin de una tabla diferente para cada tema significa que se almacenan los datos slo
una vez, lo cual hace aumentar la eficacia de la base de datos, y reduce errores de entrada de
datos. Las tablas organizan datos en columnas (denominadas campos ) y filas (denominadas
registros).
Campo: es una categora de informacin, que tienen en comn
todas las entidades que se estarn registrando, pueden ser:
nombres, apellidos, nmero de documento o precios.
Registro :es una
coleccin de
informacin
acerca de una
persona, cosa o
evento, puede
ser toda la
informacin
acerca de un
cultivo, una labor
o un productor.

Debe haber un campo

en comn que
relacione las dos tablas
y as poder combinar
los datos para verlos,
modificarlos o
imprimirlos.

Una Consulta se emplea para buscar y recuperar tan slo los datos que cumplen las condiciones
especificadas, incluyendo datos de varias tablas. Una consulta puede tambin actualizar o eliminar
varios registros al mismo tiempo, y realizar clculos predefinidos o personalizados en los datos.
Las tablas que se
citen para la consulta
deben estar
relacionadas directa o
indirectamente.
Una consulta puede tener
datos combinados de
varias tablas entre s o de
otras consultas. Se
despliega como resultado
una hoja de respuestas
dinmica.

Los formularios pueden

utilizarse para la entrada o
vista de datos, para abrir
otros formularios o informes
y tambin como cuatros de
dilogos.

Formulario: permite la recopilacin, visualizacin y modificacin de los datos de la base de datos

de forma sencilla.

El vnculo entre
un formulario y
su origen (tabla o
consulta) es a
travs de objetos
grficos
(controles), el
ms comn es el
cuadro de texto.

Al abrir un formulario se recuperan los datos de una o ms tablas, y los muestra en la pantalla con
el diseo elegido.

Informe: constituye una forma de recuperar y presentar los datos en formato impreso
que se pueda usar y distribuir. La mayor parte de la informacin de un informe
procede de una tabla o consulta.
El vnculo entre un
formulario y su
origen tambin se
realiza a travs
de controles
(cuadro de texto,
etiquetas, etc.).

Los informes sirven para analizar los datos o presentarlos de cierta manera, al imprimirlos.

Se puede crear
un informe que
agrupe datos y
calcule totales.

Una Macro realiza automticamente una tarea

(accin) o una serie de tareas. Se puede usar en
distintos lugares de una base de datos, por ejemplo:
es posible adjuntar una macro a un formulario, un
informe o una combinacin de teclas. Cualquier tarea
repetitiva o rutinaria que se realice es buena candidata
para ejecutarse desde una macro.
Un Mdulo es un componente que contiene procedimientos
escritos en Access Basic. En una base de datos se puede
hacer casi cualquier operacin sin necesidad de programar. Sin
embargo, es posible utilizar procedimientos en operaciones
que requieren un proceso de automatizacin mucho ms
complejo de lo que permiten las macros.

CONSIDERACIONES PREVIAS A LA CREACIN DE UN BASE DE DATOS RELACIONAL

1) Determinar el propsito de la base de datos: esto ayudar a decidir qu

tablas y datos necesitar para armar la base.
2) Determinar las tablas necesarias: dividir la informacin en temas
(entidades) distintos.
3) Determinar los campos necesarios: armar una lista de todos los
conceptos (campos) que sern incluidos en cada tabla.
4) Identificar los registros con valores exclusivos: en las tablas siempre
tiene que existir un campo que identifique cada uno de los registros
(clave o llave principal)
5) Aislar los campos calculables: eliminar los campos que surgen del
clculo de otros campos; estos se tratarn en las consultas.
6) Determinar las relaciones: examinar cada tabla y decidir cmo se
relacionan los datos de una tabla con los de otras.
7) Listar la informacin que deber arrojar la base de datos: esto permite
tener una idea ms clara de cmo distribuir los datos. Deber analizar los
informes y formularios que se crearn; el tipo de bsquedas y consultas
que piensa hacer.