UNIVERSIDAD NACIONAL DE PIURA

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

CURSO: COMUNICACIN EN LAS ORGANIZACIONES

FUNCIONES DE LA COMUNICACIN

Dr. Wilmer Ahumada Rivera

Robbins: Es la transferencia de informacin de 1 persona a

otra, un medio de contacto por la transmisin de ideas,
datos, reflexiones, opiniones y valores.
Kreps: La comunicacin organizacional es el proceso por el
cual los miembros recolectan informacin acerca de ella.
Propsito: que el receptor comprenda el mensaje de acuerdo
con lo previsto. Se da cuando el mensaje es recibido y
comprendido.
Las organizaciones no existen sin
coordinacin del trabajo sera imposible

comunicacin.

Mediante la comunicacin:
1. Los empleados saben que hacen sus compaeros
2. La direccin recibe informacin
3. Los supervisores y lderes giran instrucciones
4. Contribuye a todas las funciones de la ARRHH

La

CANALES:
1. Conversacin cara a cara:

palabras, expresiones,
ademanes, tono, retroalimentacin inmediata.
2. Telfono: palabra, tono de voz, retroalimentacin
inmediata, personalizado, explicaciones.
3. Correo electrnico: escrito, retroalimentacin inmediata
o no, personalizado, receptor localizado.
4. Memorndum: mediato, sin retroalimentacin inmediata,
receptor localizado. Puede no concretarse
5. Volantes,

boletines,

informes

generales:

impersonal, receptor no localizado. Puede no concretarse.

FUNCIONES DE LA
COMUNICACIN
Controlar el comportamiento de los miembros.
Formal e informal.
2. Motivar al dar a conocer como fue su desempeo, la
retroalimentacin sobre sus tareas y los premios por
haber
llegado
o
traspasado
los
objetivos
organizacionales.
3. Expresin emocional: fuente de interaccin social,
muestra sentimientos de satisfaccin o frustracin.
4. Informacin. Que individuos y grupos necesitan para
tomar decisiones, al transmitir los datos para
identificar y evaluar opciones alternativas.
1.

Segn Kreps:
a) Funcin cultural
b) Funcin de socializacin

Funcin cultural
Los aspectos culturales que se transmiten en la
comunicacin en las organizaciones se manifiestan:
a) Conceptual simblico. Incluye la filosofa organizacional,
misiones, objetivos, prioridades y programas
Histricos: historia de la organizacin y modelos a imitar
b) Polticos: valores, normas, creencias que la gente de la
organizacin consideran bueno y deseable
c) Ceremoniales: rituales, fechas y eventos significativos
(aniversarios, apertura de plantas)
a)

b) Estructurales : polticas, normas, status interno y

estructura de poder en la organizacin

c) Materiales: tecnologa, instalaciones, mobiliario.
d) Conductuales: lenguaje oral y escrito

Funcin de socializacin
Formalmente, por la instruccin laboral y sesiones de
orientacin. Informalmente, por la narracin de historias
Cometidos de la socializacin:
a) Relacionados con el rol: instruccin y asesoramiento
laboral.
b) Apreciacin general de la cultura de la organizacin.
1. Socializacin anticipatoria: orientaciones, expectativas,

experiencias (previo reclutamiento)

2. Encuentro de organizacin: expectativas reales al ingresar
a una organizacin.
3. De metamorfosis: adaptacin a normas culturales de la
organizacin y negociacin de roles en el transcurso de la
relacin laboral.

FUNDAMENTOS DE LA
COMUNICACIN
A. DIRECCIN DE LA COMUNICACIN
1. Vertical
a) Descendente
b) Ascendente
2. Lateral

B. REDES
1. Formales: verticales siguen lnea de mando

relativo a tareas
2. Informales : rumor, se mueve en cualquier
direccin, salta niveles, satisface necesidades
sociales, facilita tareas.

Comunicacin vertical
descendente
Nivel superior a inferior. Para asignar metas, instrucciones de
trabajo, informar de polticas, procedimientos, sealar
problemas y ofrecer retroalimentacin del desempeo. Oral o
escrita.
Elementos:
1. La instruccin comn y simple para un trabajo es la
indicacin de lo que la persona debe hacer
2. La justificacin de la tarea y sus relaciones con el resto de la
organizacin
3. La informacin de procedimientos y prcticas dentro de la
organizacin: complementario del primero
4. La retroalimentacin a los individuos respecto a su
desempeo
Tiene lugar en todos los niveles arriba-abajo. En cada nivel
entran factores individuales y las barreras de la comunicacin

Comunicacin vertical ascendente

A superior. Proporcionar retroalimentacin a superiores,
informarles progreso hacia metas y problemas. Ej: reportes
de desempeo, buzones de sugerencias, encuestas, quejas.
Lo que la gente dice:
1. Acerca de si misma, su desempeo, sus problemas
2. Acerca de otras personas y sus problemas
3. Acerca de las prcticas y polticas organizacionales
4. Acerca de lo que necesita hacer y cmo hacerlo
Se ve afectada por la jerarqua, la informacin que la gente
enva a la superioridad es la que no perjudicara a s mismo
o a sus compaeros.
Son resumidas. Las personas filtran y recrean informacin y
no llega en su totalidad a la cumbre. Tambin hay
limitaciones en la percepcin, por lo que puede
distorsionarse.

Comunicacin lateral/horizontal
Entre miembros del mismo grupo, entre administradores
del mismo nivel o personal de nivel horizontal. Ahorran
tiempo y facilitan la coordinacin. Es formal y con
frecuencia informal.

Redes de comunicacin formales

Hall define tres redes primarias de comunicacin entre
miembros de grupos de trabajo y Mayntz agrega una
cuarta.
1. El patrn de rueda
2. El patrn de circulo
3. Sistema de todos los canales
4. Sistema de rbol

Independientemente de que las comunicaciones sean

verticales u horizontales, surgen patrones jerrquicos.
En la situacin vertical ya est la jerarqua. En la
situacin horizontal tambin surgir una jerarqua

Patrn de Rueda
Todas las personas en la periferia de la rueda envan sus
comunicaciones al centro. Esta es una jerarqua
impuesta, debido a que aquellas personas que se
encuentran en la periferia no envan mensajes unos a
otros, es tarea del centro efectuar la comunicacin.
Como criterio de eficiencia, investigaciones repetidas,
han encontrado que es superior

Patrn de Crculo
Permite que cada miembro del grupo hable con aquellos
que estn a ambos lados, sin que haya ninguna
prioridad especifica, no teniendo ninguna jerarqua.

Sistema de todos los canales

Permite que todas las personas se comuniquen con
todas las dems

Sistema de rbol
Es el que parte de un jefe, tiene lneas intermedias
descendentes hacia niveles inferiores

Redes de grupos pequeos y criterios de

eficacia
Criterios

CADENA

RUEDA

TODO
CANAL

Velocidad

Moderada

Rpida

Rpida

Precisin

Alta

Alta

Moderada

Surgimiento
de un lder

Moderada

Alta

Ninguna

Satisfaccin
de los
miembros

Moderada

Baja

Alta

Redes de comunicacin informales

Fluye por medios extraoficiales, pueden surgir rumores. Red
natural, oralmente, escrito sobretodo en las oficinas
electrnicas moderadas, inestables, dinmicas y variadas.
Constituyen expresin de motivacin natural de las
personas para comunicarse. Los individuos ejercen libertad
de expresin actividad normal.
Caractersticas:
1. No est controlado por la administracin
2. Los empleados lo perciben como ms creble y confiable
que los comunicados formales
3. Se utiliza en gran parte para servir los intereses personales
de algunos integrantes dentro del sistema.
Los propsitos de los rumores son estructurar y reducir la
ansiedad, dar sentido a la informacin fragmentada o
limitada, servir de vehculo para organizar a los miembros
del grupo y para sealar el status del remitente.

COMUNICACIONES
ELECTRNICAS
CORREO ELECTRNICO
TELETRABAJO
OFICINAS VIRTUALES

Correo electrnico
VENTAJAS:
Velocidad y comodidad
DESVENTAJAS:
Perdida de contacto personal y dificultad para
transmitir e interpretar emociones. Se usan tambin
para comunicacin informal.
No sustituye el contacto personal porque: no todos
tienen acceso en su trabajo a computadores y a
muchos les agrada la interaccin social.

Teletrabajo
Los trabajadores realizan la totalidad o parte del trabajo en
su casa y se mantienen en contacto con su oficina por
medio de una computadora
VENTAJAS PARA TRABAJADORES:
Ausencia de distracciones; eliminacin de tiempo y dinero
por transporte; reduccin de costos de ropa para oficina;
ms tiempo para la familia o el hogar
VENTAJAS PARA EMPRESAS:
Mayor productividad (15 a 25% superior); menores
requerimientos de espacio; contratar a personas de
ciudades alejadas; posibilidad de incluir trabajadores
invlidos o con enfermedades crnicas.
VENTAJAS PARA LA SOCIEDAD:
Reduccin del trnsito vehicular y de la contaminacin;
empleo de personas que no pueden trabajar fuera de su
casa.

PROBLEMAS PARA EL EMPLEADOR:

Temor de perder el control directo sobre empleados que
no pueden vigilar visualmente.
PROBLEMAS PARA LOS TRABAJADORES:
Posibilidad de ser ignorados para ascensos; riesgo de
extenuarse por trabajar en exceso; Riesgos de que se
sientan aislados socialmente; Perder contacto con sus
redes sociales regulares; Echar de menos el estmulo
intelectual de sus compaeros; Verse excludos de los
canales informales comunicacionales; Carecer de fuentes
de apoyo social; costos emocionales pueden ser altos a
menos que el empleador seleccin a los participantes,
les advierta lo que les espera y mantenga contacto.
El progreso tecnolgico en las comunicaciones implica
esfuerzos organizacionales.

Oficinas virtuales
Cuentan con :
Correo electrnico
Telfonos celulares
Notebooks
Correo de voz
Fax
Modems
Sistemas de video conferencias.

BARRERAS A LA
COMUNICACIN
Producto de circunstancias fsicas o de emociones
individuales. Pueden impedir por completo o por parte
una comunicacin o conferirle un significado incorrecto.
FILTRADO: manipulacin de informacin por emisor
para que sea vista de manera favorable por el receptor.
Su principal determinante es el n de niveles que se
encuentran en la estructura de una organizacin.
PERCEPCIN SELECTIVA: los receptores ven y
escuchan de acuerdo a sus necesidades, motivaciones,
experiencia. Tambin proyectan sus intereses y
expectativas cuando decodifican la comunicacin
EMOCIONES: el estado de nimo del receptor al
momento de la recepcin influir en como la interprete.

LENGUAJE: las palabras significan distintas cosas para

diferentes personas. Edad, educacin y cultura influyen en el
lenguaje que utiliza una persona y en la definicin que le da a
las palabras. Es distinto el lenguaje cientfico que el comn.
PERSONALES: son interferencias de comunicacin producidas
por emociones, valores, deficientes hbitos de escucha,
diferencias de educacin, raza, sexo, nivel socioeconmico y
otros factores; implican una distancia psicolgica.
FSICAS: son interferencias presentes en el entorno de la
comunicacin, un ruido repentino, distancia, muros.
SEMNTICAS: ciencia del significado. Las comunicaciones son
simblicas. Un apretn de manos, un guio o una sonrisa
puede significar distintas cosas. Los tcnicos, los operarios, los
administrativos tienen palabras propias en su trabajo.

CLASIFICACIN DE LAS
BARRERAS
AUTORES

BARRERAS

Carrasco Belinchn (1681)

1. Segn la naturaleza de los

obstculos: estructurales,
formales o psquicas
2. Segn el flujo: descendentes
o ascendentes

Davis y Newstrom (1988)

Personales Fsicas Semnticas

Hampton (1989)

En el emisor En la Transmisin
En el receptor En la
Retroalimentacin

Megginson, Mosley y Pietri (1988)

1. Organizacionales: Niveles
jerrquicos, autoridad
administrativa, especializacin
2. Interpersonales: Percepcin
selectiva, Condicin
comunicador, Actitud
defensiva, Atencin deficiente,
uso impreciso del lenguaje.

Sikula (1979)

Tcnicas Semnticas - Humanas

CARACTERSTICAS DE LA
COMUNICACIN EN LA PRCTICA
Robbins enuncia caractersticas de la comunicacin eficaz:
1. Director comprometido con la comunicacin con los
empleados para el logro de metas
2. Administradores deben sintonizar las acciones con palabras
3. Debe haber compromiso de la comunicacin en ambos
sentidos
4. nfasis en la comunicacin cara a cara
5. Responsabilidad compartida por las comunicaciones con los
empleados
6. Mensaje modelado para las personas que lo van a escuchar
7. Manejar las malas noticias
8. Debe comunicarse continuamente
9. Vincular el gran escenario con el pequeo
10.No establecer como la gente debe sentirse en relacin con
las noticias

IMPORTANCIA DE LA COMUNICACIN
Poder, liderazgo y toma de decisiones se apoyan en el
proceso de comunicacin explcita o implcitamente.
Los administradores pasan el 80% de su tiempo en
comunicaciones cara a cara con subordinados,
superiores, colegas y clientes.
El personal de oficina est ocupado en gran proporcin
en el procesamiento de la informacin. Hay diferencias
intraorganizacionales en manejo de informacin

COMUNICACIONES INTERORGANIZACIONALES,
FACTORES QUE DETERMINAN LA IMPORTANCIA
PARA LA ORGANIZACIN
1. Conflicto o competencia con el ambiente externo-gobierno
2. Grado de dependencia y apoyo y unidad internas
3. Grado que se cree estn racionalizadas las operaciones

internas
y
ambiente
externo,
caracterizado
por
uniformidades predecibles, sujetas a influencia planeada.
4. Tamao y estructura de la organizacin y su centralidad
Mientras ms est orientada una organizacin a la gente e
ideas, mayor importancia cobran las comunicaciones.

Factores que imposibilitan los sistemas

perfectos de comunicaciones
Factores Individuales: la percepcin del mensaje por parte
del receptor. Es el proceso a travs del cual las personas
concientizan los mensajes internos y/o externos y los
interpretan para crear significados.
En el proceso entran necesidades personales, valores e intereses
Es importante la forma en que uno percibe a la otra persona
No hay una percepcin uniforme por todos los individuos
La gente ocupa una posicin superior o subordinada y es distinta
la recepcin
Factores como la edad o ubicacin fsica afectan a la comunicacin.
1.
2.
3.
4.

Factores organizacionales: las organizaciones desarrollan

sus propias culturas, lenguaje, ritos y estilos de
comunicaciones, tambin intentan socializar a su personal
para que se reduzca al mnimo los problemas de
comunicacin.

Disfunciones de la jerarqua
La informacin favorable circula hacia arriba y la desfavorable
tiende a circular en forma lateral. La confianza entre
superior y subordinado disminuye el impacto de la jerarqua
La jerarqua produce disfunciones especficas en relacin con
el proceso de comunicacin:
1. Inhiben la comunicacin
2. Se busca aprobacin de superiores y no de colegas
3. La interaccin entre colegas tiende a eliminar los errores.

Comunicacin horizontal o lateral

Parece ser el de mayor proporcin de la comunicacin en una
org:
1) Los

que estn en el mismo nivel(colegas) comparten

caractersticas comunes (fuerzas psicolgicas)
2) Entre miembros de diferentes subunidades organizacionales y no
tiene que fluir por una org. y descender por otra.
3) La comunicacin cara a cara y memorandum a memorandum se
da en mayor proporcin

PROBLEMAS DE
COMUNICACIN
Los mensajes son transformados o modificados al pasar
por el sistema. El receptor final del mensaje recibe
algo diferente de lo que se envi originalmente,
variando la intencin del proceso de comunicacin.
Formas de transformacin:
1. OMISION: eliminacin de aspectos de los mensajes
porque los receptores no comprenden todo el contenido,
solo reciben o hacen circular lo que si pueden entender
La sobrecarga en las comunicaciones tambin lleva a la
omisin. Puede ser intencional, es fundamental conocer los
criterios. Si la omisin es de detalles y el ncleo se
transmite hacia arriba puede ser ideal. Es mas evidente en
las comunicaciones ascendentes

2. DISTORSIN:

alteracin de los significados del

mensaje al pasar por la organizacin. Los marcos de
referencia difieren por

a)
b)

Diversidad de antecedentes personales y ocupacionales

Diferencia por el puesto del comunicador en la organizacin

Ocurre en comunicaciones horizontales o verticales. La

omisin y distorsin selectivas o codificacin no son
exclusivas de la organizacin. Sino en todos los
sistemas de comunicaciones
Sobrecarga: conduce a la omisin y contribuye a la
distorsin y a otros mecanismos de ajuste. Hay ajustes
como poner una pgina Web, hacer prioridades
alineando los mensajes y estableciendol por
adelantado.

SOLUCIONES POSIBLES
Para reducir las distorsiones y otras complejidades en el proceso
de comunicacin
1. Duplicacin de reportes para su verificacin, permite a mas
personas ver o escuchar informacin y responder a la misma
(dispositivo de correccin)
2. Adiccin de especialistas en comunicaciones o coordinacin y
control (para facilitar retroalimentacin y realizar la
socializacin)
3. Juntas o reuniones que asignan significados comunes entre
los participantes.
La clave es asegurar que las personas correctas reciban la
informacin correcta en cantidad y calidad en el momento
correcto.
Los cambios tecnolgicos han contribuido al procesamiento de la
informacin, pero no borran los problemas mencionados, ya
que estos se fundamentan en la naturaleza de las
organizaciones, sus participantes y la interaccin con sus
ambientes.