Proposta para

implantao de um
Escritrio de Projetos
Eduardo Montes, PMP
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Agenda
O que o Escritrio de Projetos?

Misso, Objetivos e Diretrizes

Metodologia
Reunies Semanais (Comit/GP)
Formas de atuao
Entregas

Diagnstico
Plano de ao

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O que o Escritrio de Projetos?

rea responsvel pela gesto do portflio de projetos
Viso
Ser reconhecido pelos seus clientes como ferramenta
estratgica para aperfeioar qualidade e resultados dos
projetos.

Misso
Selecionar, priorizar e atender as demandas com foco na
maximizao dos lucros, no crescimento sustentado da
empresa e na satisfao dos clientes.

Fora do Escopo:
Dia-a-dia (Procedimentos Operacionais; Rotinas; Erros; ...)

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Diretrizes e Valores
Diretrizes

Metodologia baseada no PMBOK

Resposta gil as necessidades do cliente
Uso das melhores prticas / Melhoria contnua
Foco no cliente
Comit de projetos
Reunio Semanal com os GP

Valores
Busca pela excelncia
tica profissional
Transparncia

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Objetivos
Garantir as entregas dos projetos com qualidade de
acordo com o prazo, custo e escopo definidos
Aumentar a satisfao do cliente e os resultados
Controlar os projetos em andamento, suportando os GP
em suas atividades
Zelar pelo uso da Metodologia de Gerenciamento de
Projetos
Orientar os GP, fornecendo ferramentas ou apresentando
tcnicas para a resoluo de problemas.
Zelar pelo melhor uso dos recursos atravs da seleo
dos projetos de maior retorno
Validar se o retorno esperado foi alcanado e divulgar os
resultados para a empresa
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Metodologia / Grupo de Processos de GP

Um processo um conjunto de atividades inter-relacionadas realizadas para obter um conjunto

pr-especificado de produtos, resultados ou servios.
Iniciao: Define e autoriza o projeto ou uma fase do projeto.
Planejamento: Define e refina os objetivos e planeja a ao para alcanar os objetivos e o
escopo do projeto.
Execuo: Integra pessoas e recursos para realizar o plano de projeto.
Controle: Mede e monitora regularmente o progresso para identificar variaes em relao ao
planejado para se tomar as devidas aes corretivas.
Encerramento: Formaliza a aceitao do produto e conclu o projeto.
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Comit de Projetos
Por que precisamos de um Comit de Projetos?
Projetos de uma rea afetam outras reas
Recursos que trabalham em projetos so compartilhados com outras
atividades do dia-a-dia concorrncia pelos recursos
Falta de transparncia sobre o andamento dos projetos.

Objetivos das reunies

Informativo (Transparncia)
Informar ao comit as aes realizadas pelo PMO e impacto destas aes
para o cliente e para as reas
Informao sobre status geral dos principais projetos

Deliberativo
Definir quais projetos devero ou no ser iniciados
Decidir pelo cancelamento de Projetos
Priorizar projetos
Autorizar ou no investimentos

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Reunio semanal dos GP

Objetivo: Coaching sobre GP
Pauta
Questes que esto impactando no andamento dos projetos.
Opcional

Dvidas gerais sobre gesto de projetos

Palestra / Treinamento
Lies Aprendidas
Pontos a serem aperfeioados pelo PMO

Participantes: Gerentes de projetos

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Principais formas de atuao

Gesto do portflio de projetos
Gesto de recursos Produtividade e Compartilhamento
Controle de produtividade
Compartilhamento de recursos

Criao / Gesto do comit de projetos

Status Report Semanal

Coaching Mentoring & Treinamento

Apresentaes
Divulgao, Dicas, Cases de sucesso e de fracasso, depoimento
de stakeholders, Lies aprendidas
Coaching Individual

Criao/reviso da metodologia de GP atravs do uso de

ferramentas, polticas e procedimentos
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Primeiras Entregas
Diagnstico Inicial
Portflio de Projetos mais rentvel e alinhado com
estratgia da empresa
Pool de recursos da organizao criado e gerido
Comit de Projetos criado e informado via status report
Gerentes de Projetos capacitados e suportados atravs
de coaching
Metodologia criada / revisada

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Exemplo de diagnstico
Principais problemas - Entregas
Baixo ndice de acerto nas previses
Muitas entregas feitas com problemas de qualidade
Processos de testes deficientes

Principais Problemas Gerentes de Projetos

Mudanas constantes na equipe de projeto
Nvel de autoridade do GP baixo em relao aos recursos
Metodologia usada parcialmente e com poucos artefatos
Baixo uso das lies aprendidas e Desconhecimento do resultado
por projeto

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Plano de ao
Entregas principais

Deadline

Diagnstico da situao atual

Portflio de Projetos mais rentvel e
alinhado com estratgia da empresa
Pool de recursos da organizao criado e
gerido
Comit de Projetos criado e informado via
status report
Gerentes de Projetos capacitados e
suportados atravs de coaching
Metodologia criada / revisada

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Obrigado!
Eduardo Montes, PMP
eduardo@escritoriodeprojetos.co
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