Efectivo y

Equivalentes de
Efectivo

Efectivo y Equivalentes de Efectivo

10 EFECTIVO Y EQUIVALENTES DE EFECTIVO
101 Caja
102 Fondos fijos
103 Efectivo en trnsito
104 Cuentas corrientes en instituciones financieras
1041 Cuentas corrientes operativas
1042 Cuentas corrientes para fines especficos
105 Otros equivalentes de efectivo
1051 Otros equivalentes de efectivo
106 Depsitos en instituciones financieras
1061 Depsitos de ahorro
1062 Depsitos a plazo
107 Fondos sujetos a restriccin
1071 Fondos Sujetos a Restriccin

 En los negocios pequeos de propiedad

individual, el dueo normalmente puede
ejercer un control total de las operaciones.
Sin embargo, a medida que el negocio
empieza a crecer, el dueo debe saber
delegar ciertas funciones y autoridad a los
miembros de su organizacin.

 En ese momento, se hace necesaria la

aplicacin de mtodos y procedimientos
adecuados al negocio, con la finalidad de
salvaguardar sus activos; es decir,
protegerlos contra usos indebidos o
posibles robos, as como establecer un
sistema
de
informacin
financiera
adecuado que permita conocer los
recursos de que dispone para la realizacin
de sus operaciones, tendiendo al logro de
sus objetivos .

 Estos mtodos y procedimientos reciben

el nombre de Control Interno.
Evidentemente
cada
empresa,
dependiendo de sus caractersticas
particulares, emplear diferentes mtodos
y procedimientos de control.

Procedimientos de control: Efectivo y

Equivalentes de Efectivo:
1. Todo el efectivo que debi recibirse, fue
realmente recibido y registrado de manera
oportuna y correcta.
2. Garantizar la exactitud de la informacin
financiera con respecto a las entradas de
dinero, los pagos y los saldos de efectivo.
3. Establecer
adecuada
salvaguarda
que
permitan evitar las prdidas por conceptos de
fraudes y robos.

4. Todos los reembolsos se han realizado

nicamente para los fines establecidos y han
sido debidamente autorizados.
5. Disponer en todo momento del dinero en
efectivo suficiente para las operaciones de la
entidad (pagos), ms alguna cantidad
razonable que permita afrontar emergencias.
6. No mantener grandes cantidades de efectivo
ocioso, sin que produzcan beneficios o inters
a la empresa .

Efectivo y Equivalentes de
Efectivo
Como partidas (fondos) que se utilizan
como medio de intercambio.
Por ejemplo, billetes y monedas, dinero
depositado en bancos y otros instrumentos
de negociacin.
Una de las condiciones que se debe cumplir
al referirnos a estos fondos es que deben
estar disponibles y libres de restricciones.

Fondos Fijos

Fondo Fijo:
El Fondo Fijo se constituye con la finalidad de
atender egresos o necesidades de dinero
frecuentes pero poco significativas para la
empresa en relacin al volumen de sus
operaciones.
Para constituir un Fondo Fijo, se detrae de la
caja o de la cuenta corriente bancaria una
cantidad especfica de dinero, previamente
autorizado por la gerencia.

Ejemplo1:
La Gerencia Financiera de Aries S.A.
decide crear un fondo fijo por
S/.2,500.
Cul sera el asiento contable?

Asiento:
_______________1______________
102 Fondos Fijos
2 500
104 Cta corriente en inst finan. 2 500
Por la apertura de un fondo fijo
_____________ ______________

Propsito de la Creacin FF.:

Es atender requerimientos operativos que
renan algunos de estos tres requisitos:
1. Frecuentes.
2. Requieren atencin con cierta premura
3. Montos poco significativos.

Casos :
1. Movilidad para dejar una documentacin
en SUNAT, abogados, banco.
2. Compra de algn suministro.
3. Compra del diario el Comercio y Gestin
de la semana.
4. Pago del sueldo del pintor eventual.
5. Compra de tiles de oficina.

Casos :
7. Compra de combustible para la moto del
conserje.
8. Formularios para tramitar una licencia.
9. Pago a los asesores legales por US$
700.
10. Compra de focos y tomacorrientes por
S/. 45.00.

Dinmica del FF.:

1. Frente a una necesidad de dinero, que rena
los requisitos antes mencionados, se contacta
al responsable del Fondo Fijo, a fin de que
ste proporcione el efectivo necesario.
2.

El solicitante deber firmar un vale por el

dinero recibido, hacindose responsable por
su utilizacin para los fines solicitados; luego
deber sustentar con el comprobante de pago
respectivo (facturas, boleta de venta, etc.), la
utilizacin del dinero.

3. El Responsable del Fondo Fijo deber

mantener un control constante de la suma
que se le ha confiado, verificando que la
documentacin sustentatoria (vales o
comprobantes de pago) ms el efectivo
restante cuadre con el monto destinado
al Fondo Fijo

4. Transcurrido un tiempo variable, desde el

momento de la creacin del fondo,
el
responsable deber solicitar el reembolso o
reposicin por el monto del efectivo utilizado.
La solicitud del reembolso debe estar
acompaada de la documentacin que sustenta
la disminucin de los fondos.
Es prctica comercial, girar un cheque para
efectuar el mencionado reembolso .

La variacin en el plazo de reposicin,

depender de la cantidad de fondos
utilizados a una determinada fecha; si lo
utilizado representa un
consumo o
utilizacin importante del fondo fijo, el
responsable deber solicitar su reposicin,
aunque el tiempo transcurrido sea corto
con respecto a la ltima solicitud de
reembolso.

Contabilizacin del reembolso

de FF.:
El registro contable por la reposicin del
Fondo Fijo, no debe afectar a la cuenta
Fondo Fijo. Esta contabilizacin reconoce
los gastos y/o desembolsos efectuados y
tiene como contrapartida un retiro de caja o
bancos.

Ejemplo 2:
El cajero de Aries S.A. acumul los
siguientes desembolsos efectuados
durante 10 das:
Compra de tiles de oficina S/.610
Refrigerios S/.225
Movilidad del Personal S/.356
Servicio de Jardinera S/.543
Envo de Correspondencia S/.191

 El responsable considera necesario reembolsar

el fondo fijo, pues el dinero bajo su custodia ya
resulta insuficiente.
Enva la solicitud de reembolso, acompaada de
la documentacin sustentatoria, al supervisor
para su revisin y posterior autorizacin del
Contador
Cul ser el asiento contable?

Asiento:
_____________1______________
656 Suministros diversos
610
625 Atencin al personal
225
631 Transp y correo
547
639 Otros servicios
543
104 Cta corriente
1925
Por el reembolso del Fondo Fijo
_________________ __________

 Los montos establecidos como fondo fijo

normalmente se mantienen fijos durante un
amplio perodo de tiempo; luego del cual
por lo general se incrementan (por la prdida
del valor adquisitivo de la moneda o por el
incremento de requerimientos operativos);
eventualmente
disminuyen (reduccin de
operaciones de la empresa).

Ejemplo 3:
La gerencia de Aries S.A. decide
incrementar en 20% el fondo fijo. Cul
seria el asiento contable?

_____________1______________
102 Fondos Fijos
500
104 Cta Corriente en inst. finan. 500
Por el incremento del Fondo Fijo en un
20%
_____________ ______________

Arqueo de Caja:
El dinero mantenido en poder del cajero
debe ser peridicamente recontado por
personal
independiente
debidamente
autorizado por la Gerencia.
A este procedimiento de control se le
denomina Arqueo de Caja, el cual tiene
como caracterstica principal, que debe
ser sorpresivo para que sea eficaz.

Si bien el arqueo de caja, como procedimiento

de control, busca validar la existencia fsica de
los fondos, como respaldo a las cifras de Caja
y/o Bancos; los resultados de su aplicacin
pueden ser diversos:
Satisfactorio o sin diferencias entre el fsico y el
monto registrado en contabilidad

Faltantes:
Si se establece la recuperabilidad del faltante,
debe registrarse con cargo a Cuentas por
Cobrar al personal.
Si no se establece la recuperabilidad, debe
registrarse como un gasto diverso.
Sobrantes. En este caso, se registra con abono a
ingresos diversos.

EEjemplo 4:jemplo 4:
El 31.12.2010 el Gerente Financiero de la
compaa San Antonio S.R.L., realiz un arqueo
al FF, encontrando lo siguiente:
Dinero en efectivo S/.320
Comprobantes de pago por :Movilidad de
empleados S/.560
Adquisicin de focos y fluorescentes S/. 190
Servicios de limpieza S/.370

 El fondo fijo asciende a S/. 1320 y el

gerente
autoriza
su
reposicin
inmediatamente, despus de realizado el
arqueo.
Finalmente
la
Gerencia
decide
incrementar el fondo fijo en un 20%.
Cmo se reflejara contablemente?

Solucin:

Dinero en efectivo S/. 320

Gastos Operativos 1120
Total arqueado S/.1440
Sobrante
(120)
Fondo fijo S/.1320

______________1____________
656 Suministros
190
631 Transporte
560
634 Mantenimiento 370
104 Cta Corriente
1120
Por la reposicin del FF
_________________________

 Otro Ingreso
120
______________2____________
104 Cta Corriente
120
759 Otros Ingresos de gestin 120
Por el registro del sobrante

Aumento del Fondo Fijo en 20% de su

importe:
____________2_______________
102 Fondos Fijos
264
104 Cta Corriente
264
Por aumento del Fondo Fijo en un 20%

Conciliacin
Bancaria

 Desde un punto de vista empresarial la

conciliacin bancaria, es un procedimiento de
control.
Tiene por objeto determinar razonablemente las
diferencias entre cantidades que tericamente
debern ser iguales, ya que provienen de una
misma operacin, pero que informada desde dos
puntos de vista diferentes: el usuario y el banco
generan diferencias.

 La
Conciliacin bancaria no es la
diferencia, es el formato o anlisis
detallado que elabora la empresa para
explicar el motivo por el cual se generan
dos posiciones distintas para informar un
nico movimiento.

La preparacin de conciliaciones bancarias por

cada cuenta bancaria :
Es responsabilidad de la empresa.
Se debe realizar peridica y oportunamente.
Su uso frecuente permitir detectar errores en
el registro de las operaciones, facilitando su
pronta aclaracin; para ello deber contar con
los sustentos necesarios (Boletas de Depsito,
de retiro, formatos de transferencia); todos
sellados y con fecha, para justificar eventuales
reclamos.

Saldos que normalmente no

concuerdan:
1 Registros efectuados por la Empresa y no
efectuados por el Banco:
+ Depsitos en trnsito (cheques de otros
bancos), depsitos de fin de mes.
+ Cheques emitidos, pendientes de cobro.
+ Errores contables de la Empresa.
+ Omisiones por parte del Banco.

2 Registros efectuados por el Banco y no

efectuados por la Empresa:
+ Cargos por servicios.
+ Cobro y pago de documentos.
+ Devolucin de cheques sin fondos.
+ Errores contables del Banco.
+ Omisiones por parte de la Empresa.

Documentos Bancarios:
Son los diferentes documentos que respaldan
las operaciones y los servicios que brindan o
realizan los bancos.
Entre los principales documentos tenemos los
siguientes:
a. Boleta de Depsito: es el comprobante que
acredita la entrega de dinero (en efectivo o en
cheque) en una cuenta bancaria.

b. Nota de Cargo (o dbito) bancario: es un

documento en el que se indican todas
las disminuciones en la cuenta bancaria
ocasionados por conceptos como:
cheques devueltos, mantenimiento de
cuenta, portes, intereses por sobregiro,
errores en el registro y otros.

c. Nota de Crdito (o abono) bancario: es

un documento mediante el cual se
indican todos los aumentos en la cuenta
bancaria ocasionados por nuevos
depsitos, intereses ganados, errores en
el registro y otros.

d. Estado de cuenta o extracto bancario:

es un documento mediante el cual se
detallan
todos
los
movimientos
(aumentos y disminuciones) que tuvo
una determinada cuenta bancaria por un
perodo (que generalmente es mensual).

e. Cheque: es una orden de pago al banco

mediante el cual el cuenta correntista
utiliza los fondos que tiene a su
disposicin en su cuenta bancaria.

Procedimientos para elaborar

una Conciliacin:
a) Se debe realizar un cierre preliminar, previo a la
recepcin del extracto enviado por el Banco.
Usualmente las empresas realizan conciliaciones
mensuales.

b) Comparar los dbitos en libros con los crditos del

extracto bancario, y en forma similar, los crditos en
libros con los dbitos del estado de cuenta recibido;
aquellas operaciones que hubiesen sido registradas por
ambas partes podrn ser indicadas con un visto bueno,
y de esta manera habremos identificado las partidas que
al no tener visto bueno impiden el cuadre entre ambos
saldos (por defecto, aquellas a las que no se les coloc
el visto bueno, y que no fueron consideradas por unas
de las partes).

c) La Conciliacin se efectuar a partir de lo no

registrado, pues en ello radica la diferencia.
d) Registrar en libros las partidas que el Banco
registr y la Empresa desconoca u omiti, y que
se pueda sustentar con la respectiva
documentacin, a fin de establecer el saldo
definitivo en libros de esta cuenta corriente
bancaria.

e) Preparar un informe al que llamamos

"Conciliacin Bancaria, en el que, para
nuestro caso, se partir del saldo en Bancos
segn el Extracto Bancario recibido, luego se le
suma y/o resta aquellas partidas que la
compaa registr y el Banco no, y viceversa,
para finalmente llegar al saldo de Bancos segn
libros contables.

Recuerde que:
Si un saldo es DEUDOR en libros, ser
ACREEDOR en Bancos, y viceversa.
El banco enuncia sus operaciones en primera
persona y por costumbre se le sigue la
corriente. Es decir, si para el banco una
operacin tiene saldo deudor, o surge como
resultado de un cargo en su contabilidad, en el
caso de la empresa ser lo contrario, es decir,
un abono

 Los errores u omisiones incurridos por el

Banco, no podemos ni debemos
solucionarlos
contablemente,
sino,
debern formar parte de la Conciliacin
Bancaria.