Actividades de Auditora

Inicio de la
auditora

Revisin
documenta
l

Preparaci
n

Conducci
n en sitio

Reporte de
auditora

Conclusin

Auditorias de Calidad MLRH5

Seguimien
to

Inicio de la auditoria
De 2a. Parte por el cliente y 3a. Parte por agencia
Designacin del auditor lder
Definicin de objetivos, alcance y criterios
Determinacin de la factibilidad de la auditora
Seleccin del equipo auditor
Contacto inicial con el auditado
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Revisin Documental
Determinar la conformidad del sistema
documentado (manual de calidad y
procedimientos), con criterios de auditora.
La documentacin puede incluir documentos y
registros relevantes, as como reportes previos
de auditora
En caso de detectar que la documentacin es
inadecuada debe comunicarse al cliente de la
auditora, as como al auditado.
Auditorias de Calidad MLRH5

Preparacin
Plan de Auditoria

Objetivos
Criterios y documentos de referencia
Alcance (procesos y unidades funcionales)
Fechas y lugares
Agenda de auditora
Roles y responsabilidades
Recursos necesarios

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Preparacin
Plan de auditoria

Representante del auditado

Idioma de la auditora y del reporte
Elementos del reporte
Arreglos logsticos
Aspectos relacionados con la confidencialidad
Acciones de seguimiento de auditora

Auditorias de Calidad MLRH5

Preparacin
Asignacin de
funciones al equipo
auditor
Procesos
reas
Lugares
Actividades

Auditorias de Calidad MLRH5

Preparacin
Documentos de Trabajo
Listas de verificacin
Formatos de registro

Muestreo
No conformidades
Listas de Asistencia
Hallazgos

Auditorias de Calidad MLRH5

Listas de verificacin
Gua para el auditor
Ayuda a tener meticulosidad
Ayuda a controlar el tiempo
Evitar discusiones triviales, interrupciones

continuas al Dir., ofertas de tours o ver videos

Ayuda a elaborar el reporte

Asiste al auditado
Proporciona evidencia efectiva
Proporciona consistencia

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Contenido de las listas de

verificacin

Paso 1. Investigar la efectividad de los

procesos ms que conformidad a
procedimientos)
Cul es el propsito de este proceso?
Cmo interacta este proceso con otros

procesos?
Cules son las etapas relevantes a ser
desarrolladas?
Cules son los resultados del proceso
Cmo se est midiendo o monitoreando el
proceso
Auditorias
Calidad MLRH5 algn objetivo por mejorar
9
deExiste

Contenido de las listas de

verificacin

Paso 2. Investigar la conformidad del

sistema de calidad con los
requerimientos de la norma, Calificar:
Los requerimientos especficos de la norma
para los procesos en revisin
Requerimientos genricos de la norma que
aplican a todos los procesos

Auditorias de Calidad MLRH5

10

Contenido de las listas de

verificacin

Paso 3. Requerimientos adicionales de

otras fuentes requeridas:

Documentacin especfica de una funcin /
actividad

Documentacin estatutaria / reglamentaria

vigente

Requerimientos especficos del cliente

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Conduccin de la Auditora en
Sitio
Reunin de apertura por Auditor lder

Circular lista de asistencia

Confirmar el plan de auditora
Hacer un breve resumen de las actividades
Confirmar los canales de comunicacin
Dar la oportunidad al auditado de hacer preguntas

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Reunin de apertura

Introduccin del equipo auditor, relajacin

Revisin del alcance (productos y servicios)
Establecer los criterios de la auditoria
Revisin de mtodos a utilizar
Evaluacin de la documentacin vs norma
Entrevistas con empleados para determinar el
nivel de conocimiento e implementacin
Revisin de los registros como evidencia de
implementacin

Auditorias de Calidad MLRH5

13

Conduccin de la Auditora en
Sitio
Comunicacin durante la auditora
Intercambio de informacin entre el equipo auditor.
Comunicacin de avances al auditado y al cliente
de la auditora
Reportar inmediatamente cualquier situacin que
provoque que el objetivo de la auditora sea
inalcanzable

Auditorias de Calidad MLRH5

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Conduccin de la Auditora en
Sitio
Roles y responsabilidades de los guas y
observadores
Los guas y observadores no toman parte
en la auditora, sus responsabilidades son:
Establecer contactos y tiempos para las entrevistas
Procurar las visitas a sitios especficos
Asegurar que se cumplen las reglas de seguridad

Auditorias de Calidad MLRH5

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Conduccin de la Auditora en Sitio

Roles y

responsabilidades
de los guas y
observadores
Testificar la conducta

tanto del auditor como

del auditado
Clarificar y asistir en la
recoleccin de la
informacin
Auditorias de Calidad MLRH5

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Conduccin de la Auditora en Sitio

Donde est la accin y se realiza el trabajo

Mtodos de auditoria
Entrevista al supervisor y despus al personal
Auditoria horizontal, evaluar cada pregunta de la

lista en todo el departamento o rea, consume

tiempo y es poco prctico
Auditoras verticales, seleccionar un proyecto o
productos y revisar los registros en todas las
reas involucradas. Permite evaluar la interaccin
Rastreo desde el inicio o desde el final

Auditorias de Calidad MLRH5

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Conduccin de la Auditora en
Sitio
Recoleccin y verificacin de la
informacin
Muestreo de evidencia

No aceptar documentos ofrecidos por el auditado,

ms bien deben seleccionarlos al azar

Entrevista amigable al auditado

Oyente activo, usar lenguaje corporal, contacto visual

Preguntar Qu, Por qu, cundo, cmo, dnde,
quin?

Auditorias de Calidad MLRH5

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Conduccin de la Auditora en
Sitio
Recoleccin y verificacin de la informacin
Lista de verificacin
Observacin de actividades y condiciones
Pedir el Mustreme .... y observar con cuidado
Enfoque ms profundo en procesos no
documentados
Seguir el hilo y observar mejora continua

Auditorias de Calidad MLRH5

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Conduccin de la Auditora en Sitio

Fuentes de
Informacin
Recoleccin,
muestreo y
verificacin
Evaluacin vs
criterios

Evidencia de
Auditora
Hallazgos

Revisin

Auditorias de Calidad MLRH5

Conclusiones de
Auditora

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Conduccin de la Auditora en
Sitio
Generacin de Hallazgos de Auditora
Evaluacin de la evidencia contra los criterios
Los hallazgos pueden indicar conformidad o no

conformidad
El equipo auditor debe reunirse para revisar los
hallazgos
Los hallazgos deben ser registrados
Las no conformidades deben registrarse

Auditorias de Calidad MLRH5

21

No conformidades
Es el incumplimiento de un requisito
Del manual de calidad, del manual de procesos,
procedimientos, instrucciones, informacin de
los clientes o cdigos legislativos

Fallas
Las fallas en el sistema generan problemas
Evidencia
Datos que respaldan la existencia o veracidad
de algo. Declaraciones verbales del personal
Auditorias de Calidad MLRH5

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Documentando una no
conformidad
Se revisan con el auditado quien firma
de aceptacin
Se describen claramente en:
Reporte de incumplimiento
Notificacin de desviacin
Requisicin de accin correctiva
Formato de potencial de mejora
Disparan el proceso de accin correctiva
Auditorias de Calidad MLRH5

23

Categoras de no
conformidad
No conformidad mayor/menor o categora
1/categora 2

Las de categora 1 indican ausencia o inefectividad

en la implementacin de uno o ms elementos
requeridos por el sistema o dudas de que el
producto o servicio cumpla con lo especificado

Las de categora 2 indican una inadecuada

implementacin de un elemento de la norma. Un

nmero de menores forman una mayor

Auditorias de Calidad MLRH5

24

Conduccin de la Auditora en
Sitio
Preparacin de conclusiones de auditora
El equipo auditor debera reunirse antes de la

reunin de cierre para:

Revisar los hallazgos y otra informacin relevante
Acordar las conclusiones de auditora
Preparar las recomendaciones (si se ha especificado
dentro del objetivo de la auditora)
Discutir el seguimiento

Auditorias de Calidad MLRH5

25

Conduccin de la Auditora en
Sitio Reunin de cierre
Propsito
Presentar los hallazgos y conclusiones de la
auditoria de tal manera que sean comprendidos
y reconocidos por el auditado

Agenda, direccin del auditor lder

Introduccin, resumen de hallazgos, detalles de
no conformidades, tiempos de acciones
correctivas, dudas o preguntas, entrega de
reporte y agradecimientos a la direccin
Auditorias de Calidad MLRH5

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Conduccin de la Auditora en
Sitio
Reunin de Cierre
Es conducida por el auditor lder
Se presentan los hallazgos y conclusiones
Se presentan las situaciones relevantes que se
encontraron
Aclarar opiniones divergentes (falta de firmas)
En caso de ser parte del objetivo, hacer
recomendaciones para la mejora

Auditorias de Calidad MLRH5

27

Conduccin de la Auditora en
Sitio
Reunin de Cierre problemas
Creacin de nuevas evidencias o procedimientos
durante esta reunin, no cancelar no
conformidades
No se puede limitar el alcance eliminando reas de
no conformidades

Para evitar discusiones, tratar de firmar la no

conformidades antes de la junta

Auditorias de Calidad MLRH5

28

Reporte Final
Preparacin del Reporte de Auditora
Es responsabilidad del auditor lder y debe incluir los
hallazgos de la auditoria:
Objetivo y Alcance de la auditoria
Cliente de la auditora
Auditor lder y equipo auditor
Fechas y lugares de la auditora
Criterio de auditora

Auditorias de Calidad MLRH5

29

Reporte Final
Referencia de los documentos contra los cuales se audit el

sistema (norma, manual de calidad, etc.)

Hallazgos y declaraciones de observaciones y no
conformidades
Debilidades y fortalezas del sistema
Declaracin de los resultados de la evaluacin del equipo
auditor respecto al grado de cumplimiento del sistema con el
criterio de auditoria
Conclusiones y recomendaciones

Auditorias de Calidad MLRH5

30

Reporte Final
Preparacin del Reporte de Auditora
Puede incluir tambin:

El plan de auditora
Lista de los representantes del auditado
Un resumen del proceso de auditora
Confirmacin de que los objetivos se cumplieron
reas no cubiertas an dentro del alcance
Opiniones divergentes entre el equipo auditor y el
auditado

Auditorias de Calidad MLRH5

31

Reporte Final
Puede incluir
Recomendaciones

Auditorias de Calidad MLRH5

(en caso de formar

parte del objetivo)
Planes de
seguimiento
acordados
Clusulas de
confidencialidad
Lista de distribucin
del reporte 32

Reporte Final
Aprobacin y distribucin del Reporte
Dentro del periodo acordado
Fechado, revisado y aprobado de acuerdo con los

procedimientos del programa de auditoras

Distribuido a las personas designadas por el cliente
de la auditora
El reporte es propiedad del cliente y debe ser
manejado de manera confidencial

Auditorias de Calidad MLRH5

33

Conclusin de la Auditora
La auditora se considera concluida una vez

que han sido llevadas a cabo todas las

actividades definidas en el plan y el reporte ha
sido distribuido
Los documentos obtenidos pueden ser
resguardados o destruidos
El equipo auditor no debe divulgar el contenido
de los documentos u otra informacin obtenida
sin la autorizacin del auditado
Auditorias de Calidad MLRH5

34

Seguimiento de la Auditora
Puede surgir la necesidad de acciones

correctivas o preventivas
El seguimiento no se considera parte de la
auditora
La verificacin de que las acciones han sido
tomadas y son efectivas formar parte de una
auditora subsecuente
El mismo equipo auditor puede llevar a cabo el
seguimiento pero debe asegurarse su
independencia
Auditorias de Calidad MLRH5

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Preguntas antes del cierre

de no conformidades
La respuesta est dirigida a la causa del

problema o es un arreglo momentneo a un

sntoma evidenciado por el auditor?

Se ha revisado el sistema de forma que sea un

arreglo permanente a largo plazo?

El problema si tiene repercusiones se han

tomado las medidas para que la accin

correctiva se haya aplicado a travs del sistema
donde pueden ocurrir estos problemas?

Auditorias de Calidad MLRH5

36

Las Auditoras y el Proceso de

Mejora
Son un requisito de ISO 9001:2000 como
parte de la medicin, anlisis y mejora
Actan como una herramienta de gestin
para la evaluacin independiente de
cualquier proceso o actividad
Permiten una revisin tctica del sistema
Slo sern tiles si se toman acciones de
mejora como respuesta a sus resultados
Auditorias de Calidad MLRH5

37

Las Auditoras y el Proceso de

Mejora
Auditora
de Calidad
Documentaci
n de
Mejoras
Acciones
correctivas y
preventivas
Auditorias de Calidad MLRH5

Determinaci
n de causas
de no
conformidade
s

38

Auditoras y Revisin del

Sistema de Gestin de Calidad
Los resultados de auditora son un insumo

fundamental para la Revisin por parte de la

Direccin
Adems de las auditoras debe considerarse:
La retroalimentacion del cliente
El desempeo de los procesos y la conformidad del
producto
El estado de las acciones correctivas y preventivas
Acciones de seguimiento de revisiones previas
Cambios que podran afectar al sistema de gestin

Auditorias de Calidad MLRH5

39