PROCESO DE

AUDITORIA

MATERIAL PARA FORMACIN

VERSIN 4. ABRIL DE 2007
ING. LUPITA SERRANO GMEZ

Fases de la Auditoria
Planeacin
Preparacin
Desarrollo

(In Situ)
Informe y Cierre
* Seguimiento

ETAPAS DE LA AUDITORIA
Establezca fecha y tiempo.
Sitio / Area
Preparacin

Presente los
hechos

Plan de auditoria
Lista de verificacin

Auditoria de
Suficiencia

Realizacin de la
Auditoria

Acuerde
los hechos

Auditoria de
Cumplimiento
Levante el RNC.

RNC ?
NO

Reunin de
Cierre
Reporte

Manual
Procedimientos
Registros

Reunin de apertura

SI

Informe al Gerente
Sepa que hace el rea.

Seguimiento

Levante NC.

Fin

Accin correctiva

Tomado de Hernn Jimnez y Asociado

Las actividades preliminares a

la realizacin de una auditora
son:
Planeacin
Preparacin.
Se deben llevar a cabo todos los pasos
para asegurar una auditoria exitosa.

PLANEACIN DE
LA AUDITORIA

Aspectos de la fase de
planeacin
El compromiso de la gerencia
y del responsable del SGC
Programa de auditorias
Y otros recursos pertinentes
para que sea viable la
auditora

Planeacin de una Auditoria

La Norma ISO 9001 establece que la
auditoria interna debe ser realizada de
acuerdo con un procedimiento
documentado.
De este modo, es mejor disear el sistema
de auditorias internas con base en
aquellas prcticas que se han demostrado
son eficaces para realizar auditorias
externas. Ver figura 2. Norma ISO 19011.

PLANEACION
Al planificar una auditoria de cualquier
tipo, se deben determinar los siguientes
aspectos:
frecuencia/tiempo
responsabilidad
criterios
alcance
duracin

PLANEACIN DE LAS
AUDITORIAS INTERNAS
Para determinar los aspectos antes
mencionados se deben tener en cuenta:
Ejecuciones

anteriores
Estado crtico o complejidad
Cambios al SGC
Auditores competentes
Otros recursos disponibles

PROGRAMA DE AUDITORA

Un programa de auditora puede incluir una o ms

auditoras, dependiendo del tamao, la naturaleza
y la complejidad de la organizacin que va a ser
auditada. Estas auditoras pueden tener diversos
objetivos y pueden incluir auditoras combinadas o
conjuntas.
Un programa de auditora tambin incluye todas las
actividades necesarias para planificar y organizar
el tipo y nmero de auditoras, y para proporcionar
los recursos para llevarlas a cabo de forma eficaz y
eficiente dentro de los plazos establecidos.
Una organizacin puede establecer ms de un
programa de auditora.

PROCESO PARA LA GESTIN DE

UN PROGRAMA DE AUDITORA
AUTORIDAD PARA EL PROGRAMA
ESTABLECIMIENTO DEL PROGRAMA
* Objetivos, Alcance, Criterios, Duracin, etc.
IMPLEMENTACIN:
* Actividades de Auditora
* Competencia y evaluacin de los
auditores
SEGUIMIENTO Y MEDICIN
MEJORA DEL PROGRAMA DE AUDITORA

Criterio

ESTABLECIMIENTO DEL
PROGRAMA
Procedimientos propios de la

organizacin / normas / ISO 9001.

Alcance
Generalmente un PROCESO, o
grupo de procesos.
Auditorias horizontales / auditoras verticales
Duracin
Responsables

Generalmente un da o menos.
Auditor calificado

En la mayora de las organizaciones, es mejor realizar

auditorias internas sobre procesos en los departamentos,
a intervalos fijados a lo largo del ao.
El programa de auditorias debe planificarse y darse a
conocer con anticipacin, no se recomiendan auditorias
sorpresivas.
La frecuencia para realizar las auditorias debe ser
decidida basandose en el estado de desarrollo e
implementacin del sistema de calidad. Si las auditorias
descubren muchas deficiencias, entonces la frecuencia
de las auditorias se deber incrementar.
Una vez el sistema de calidad se muestra efectivo, las
auditorias internas pueden ser espaciadas a intervalos
anuales.

PREPARACIN DE
LA AUDITORIA

Preparacin de la Auditoria
Propsito y alcance de la auditoria
Revisin y evaluacin de la documentacin

(Revisar los registros de auditorias anteriores cuando

sea aplicable).

Preparar el Plan de Auditora.

Asignar tareas al equipo auditor.
Establecer la lista de chequeo con base en los
procedimientos que van a ser auditados.

Plan de Auditoria
Debera incluir lo siguiente:
a) los objetivos de la auditora;
b) los criterios de auditora y los documentos de
referencia;
c) el alcance de la auditora, incluyendo la identificacin
de las unidades de la organizacin y unidades
funcionales y los procesos que van a auditarse;
d) las fechas y lugares donde se van a realizar las
actividades de la auditora in situ.

Plan de Auditoria
Debera incluir lo siguiente:
e) la hora y la duracin estimadas de las actividades
de la auditora in situ, incluyendo las reuniones con
la direccin del auditado y las reuniones del equipo
auditor;
f) las funciones y responsabilidades de los
miembros del equipo auditor y de los acompaantes;
g) la asignacin de los recursos necesarios a las
reas crticas de la auditora.

LISTA DE VERIFICACIN
Es una ayuda valiosa para auditar, sirve como

gua, y es la principal herramienta del auditor

para realizar con xito la auditoria.

Se utiliza como:

un documento de trabajo, y
un registro.

El propsito de las listas es el de tener una

herramienta que facilite el asegurar que se
cumplan los objetivos y el alcance de la
auditoria y que se concluya cada parte de la
misma.

LISTA DE VERIFICACION
Al elaborar la lista, se debe considerar:

Los requisitos de la norma.

Los procedimientos pertinentes.
Los procesos que se llevan a cabo.
Los documentos y registros que se utilizan.

El Ciclo PHVA.
Los Principios del SGC.

Tener en cuenta los aspectos relevantes,

debilidades de carcter general del SGC y las
observaciones por procesos.

REVISIN
Una revisin y conclusin de las listas de
verificacin
Un estudio de las notas y/o comparacin
de las mismas con los miembros del
equipo.
El listado de no cumplimientos.

PREGUNTAS Y REVISIN DE
LA LISTA DE VERIFICACION

Revisin y conclusin de las listas de

verificacin
un estudio de las notas y/o comparacin de las
mismas con los miembros del equipo.
El listado de no cumplimientos.

EJEMPLOS DE PREGUNTAS

REALIZACIN DE
LA AUDITORIA

EJECUCION DE LA
AUDITORIA

Realizacin de las actividades de auditora in situ

(6.5)

-Realizacin de la reunin de apertura

-Comunicacin durante la auditora
-Papel y responsabilidades de los guas y
observadores
-Recopilacin y verificacin de la informacin
-Generacin de hallazgos de la auditora
-Preparacin de las conclusiones de la auditora
-Realizacin de la reunin de cierre

REUNION
DE APERTURA

La reunin de apertura es el primer paso en el

proceso de auditoria en el sitio. Con ella se
prepara el camino para:
Confirmar canales de comunicacin
Generar confianza y Cooperacin
Confirmar plan de Auditora
Proporcionar un breve resumen de cmo se
llevarn a cabo las actividades de auditora
Proporcionar al auditado la oportunidad de
realizar preguntas
Dar inicio a la auditora In Situ

REALIZACIN DE
LA AUDITORIA
Reunin de
apertura

Contenido - Reunin
de apertura
Puntos a tener en cuenta en la agenda para la
reunin:
Presentacin, y lista de asistencia
Registro de auditoria
Objetivos y alcance de la auditoria.
Informe sobre el estudio de escritorio
Las

reuniones de apertura para auditorias internas sern

informales. En las auditorias internas no se requieren
acompaantes ni reuniones formales de apertura y cierre.

Contenido - Reunin
Explicacin del mtodo de la de
apertura
auditoria/muestreo.

Explicacin de no conformidades y su
clasificacin.
Confidencialidad.
Programa/itinerario.
Sala de reunin/arreglos domsticos.
Acompaantes.
Reunin de cierre.
Tipo de informe y seguimiento

REALIZACIN DE
LA AUDITORIA
Recoleccin de
informacin

Propsitos de la auditoria
Verificar que el sistema de calidad:
Existe y est completo
Funciona correctamente
Y es efectivo.
Para lograr estos propsitos se necesita
Recopilar informacin sobre:
Personas
Procesos (Condiciones,
equipos/herramientas/materiales)
Criterios (Documentacin en general)

Evidencias Objetivas
Documentos,

registros
Estadsticas, mediciones
Evidencia fsica, observacin
Condiciones ambientales,
almacenamiento, equipos en
funcionamiento
CRITERIOS DE EVALUACIN
DE LA DOCUMENTACIN:
QUE EXISTE, SE DIFUNDE,
Entrevista
ES ADECUADA, IMPLEMENTADA,
Y SE HA MEJORADO.

ENTREVISTA

ESCUCHAR
PREGUNTAR

OBSERVAR

ANALIZAR

REGISTRAR
EVALUAR

CMO PREGUNTAR???
DE INTRODUCCIN

DE ESPECIFICACIN

TIPOS DE
PREGUNTAS

DE
INTERPRETACIN
ALTERNATIVAS
DE
ESTRUCTURACIN

DE SEGUIMIENTO
PREGUNTAS
SIMPLES O
SENCILLAS

INDIRECTAS

SILENCIOS

CMO PREGUNTAR???
CMO SE PLANIFICA?

CMO LO IMPLEMENTA?

CMO
FUNCIONA EL
PROCESO?

DESCRIBA EL
PROCESO DE
CMO SE HAN
ESTABLECIDO LOS
CONTROLES
MUSTREME EL
REGISTRO DE

CMO LO MIDE?
MUESTRME EL
ACTA DE

CMO LO HA
MEJORADO?

CMO SE HA
LOGRADO

Preguntas

CMO, DNDE, CUNDO, QU, PORQU,

QUIN
MUSTREME LO QUE HACE.
DONDE SE GUARDA ESO?
COMO SE HACE ESO?
CUANDO HARA ESO?
QUE SUCEDE DESPUS DE TERMINAR ESTO?
QUIEN HAR ESTO?.
EVITAR LAS PREGUNTAS GUIADAS.
EVITAR UN SI O UN NO.

EJEMPLOS

Donde guarda la copia de la lista de

proveedores seleccionados?
Ha sido usted entrenado para el trabajo que
realiza?
Cmo ha sido entrenado para eso? O Que
tipo de entrenamiento recibi?
Dnde se guarda cuando no se utiliza?
Qu hace usted con los documentos de
trabajo y productos cuando la inspeccin ha
terminado?

Veo que, una vez que ha terminado su

trabajo, usted archiva el registro en el lugar
correspondiente. No es cierto?

COMPETENCIAS
DE LOS AUDITORES
EXPERIENCIA DE

EDUCACIN

TRABAJO
ATRIBUTOS
PERSONALES

EXPERIENCIA EN
AUDITORAS

(LABORAL Y CALIDAD)

ENTRENAMIENTO EN
AUDITORAS

CALIFICACIN DE AUDITORES
CRITERIOS ISO 19011

EDUCACION
Estudios secundarios.
Habilidad para expresar conceptos e ideas.
SER EXACTO Y CONCRETO
FORMACION
Conocimiento de la norma y :
Tcnicas de examen indagacin,evaluacin e
informes.
Competencia demostrada.
EXPERIENCIA
Trabajo 4 aos en el sector 2 aos.
Antes de ser auditor: 4 auditorias.
HABILIDADES
Mente abierta,buen criterio,aptitudes
analticas y tenacidad.Maneja situaciones
difciles.No es conflictivo.
Persistente
Gran capacidad de lectura

SE DEBE REVISAR SU DESEMPEO CADA 2 AOS.

COMPETENCIAS
DE LOS AUDITORES
CONOCIMIENTOS Y HABILIDADES
PRINCIPIOS
PROCEDIMIENTOS
TCNICAS DE
AUDITORAS

PRODUCTOS,
PERSONAL,
PROCESOS Y SUS
INTERRELACIONES

DOCUMENTOS DEL
SGC

SITUACIONES DE
LA ORGANIZACIN
LEYES, REGLAMENTOS,
CONTRATOS

HABILIDADES DEL AUDITOR

Ser tico, justo, honesto, discreto, seguro, de mente

abierta
Ser observador, persistente, perceptivo, verstil,
diplomtico.
Calmado, corts y hablar en forma clara y cuidadosa.
Fijarse en la comunicacin no verbal y mantener
siempre contacto visual con el auditado
Ser objetivo
Elogiar adecuadamente
Dejar hablar, ser paciente y sencillo
Concentrarse en las respuestas y enlazarlas con la
lista de verificacin.

EL AUDITOR DEBE:

Tener buena capacidad para redactar informes.

Manejar el tiempo
Tener buenas habilidades comunicativas
Comprender de manera rpida
Ser puntual
Insistir para que las personas a las que se les
est preguntando, respondan por si mismas
Evitar malentendidos

ESCUCHAR Y HABLAR EN IGUAL PROPORCIN

CON EL NMERO DE SENTIDOS (ODOS, BOCA)

EL AUDITOR NO DEBE:

No polemizar, No discutir con el auditado

No confundirse, No dejarse influenciar o
engaar
Nunca hablar con altivez, ni actuar con
suficiencia.
No irrespetar al auditado.
No Blasfemar
No comparar
No apartarse del tema, ni del lugar de la
auditora.
No atascarse en una situacin
No permitir que el auditado marque el
ritmo de la auditoria
No hacer suposiciones o presunciones.

Actuar con profesionalismo y

decisin para manejar:
Auditados agresivos
Auditados tmidos
Personas ausentes
Documentos extraviados
Muestras preparadas con
anticipacin
Chantajes emocionales, y
Otros casos especiales

EVALUACIN DE LAS
COMPETENCIAS DEL AUDITOR
IDENTIFICAR TIPOS Y NIVELES DE
CONOCIMIENTOS Y HABILIDADES
ESTABLECER INDICADORES DE
COMPETENCIAS
SELECCIONAR EL MTODO DE
EVALUACIN APROPIADO (Revisin de
registros, Entrevistas, Observacin,
Pruebas, Retroalimentacin).
Comparar Resultados VS. Indicadores

REALIZACIN DE
LA AUDITORIA
Generacin de
hallazgos

GENERACIN DE HALLAZGOS
DOCUMENTAR

LOS HALLAZGOS
REVISAR LOS HALLAZGOS
DOCUMENTAR NO CONFORMIDADES
Utilizar la menor cantidad de palabras
Hacer referencia exacta a los hechos, documentos,
etc.
Ser entendible para el dueo del proceso e interesados
Por cada requisito incumplido se levanta una No
conformidad
No utilizar palabras como algunos, pocos, muchos
No incluir nombres de personas o cargos
preferiblemente.
No expresar opiniones

Declaracin
de los hallazgos

Revisin del hallazgo.

Descripcin de la No Conformidad.
Ejemplo de la evidencia objetiva.
Resumen del requisito.
Indicar el procedimiento y revisin
aplicables
El rea/departamento o funcin.
La Norma y el nmero de la clusula.

EJEMPLO
Norma ISO 9001: 2000 Captulo 7.4 COMPRAS
Procedimiento QP6 Rev 2 Area Dpto. de Compras.
Un nuevo proveedor de motores elctricos
(Proveedores EM) no ha sido seleccionado en
funcin de su capacidad para cumplir los requisitos
especificados, sino en funcin del precio.
Los proveedores y Subcontratistas deben ser
seleccionados sobre la base de su capacidad para
cumplir los requisitos especificados, de acuerdo
con el Procedimiento QP6 Rev 2.

RNC Mayor
Hay un rompimiento total de algn procedimiento o
instruccin de trabajo crtico para la calidad del
producto, o en el funcionamiento del Sistema de
Calidad.
Hay una ausencia total de algn procedimiento
exigido por la Norma aplicable en el Sistema de
Calidad de la Organizacin.
Hay varias faltas menores en el procedimiento, que
al sumarlas, sugieren en forma colectiva un
rompimiento total o importante en el procedimiento.

RNC Menor

Se levanta cuando se ha identificado una

deficiencia (s) en un procedimiento o
instruccin de trabajo, o en el
funcionamiento del Sistema de Calidad de
la organizacin, pero que son menos
graves que las que justifican una RNC
Mayor.

Observaciones
Buenas prcticas que puedan beneficiar otras
reas de la organizacin.
Informacin que no es lo suficientemente
verificable para justificarlas como RNC.
Deficiencias por las cuales el auditor est
preparado para brindar a la organizacin el
beneficio de la duda,
y para auditorias internas, sugerencias para
accin.

REALIZACIN DE
LA AUDITORIA
Reunin de cierre

Reunin
de Cierre
Distribuir la lista de asistencia.
Tener un registro de auditores firmado.
Volver a explicar el propsito y el alcance.
Indicar la decisin y la conclusin.
Explicar el diligenciamiento del formato RNC.
Explicar el RNC mayores y menores.
Obtener la firma del representante del cliente.

Reunin
de Cierre
Explicar el significado de la tcnica de
muestreo.
Informar sobre las observaciones.
Enfatizar sobre la confidencialidad.
Explicar el informe y seguimiento.
Recoger el registro y la lista de asistencia.
Dar las gracias.
Felicitar cuando sea apropiado.

Informe de Auditora
INFORME AUDITORIAS
INTERNAS DE CALIDAD

Pgina 1 de 1
PROCESO AUDITADO:

FECHA DEL INFORME:

FECHA DE LA AUDITORA:

DEPENDENCIA AUDITADA:

REPRESENTANTE DEPENDENCIA AUDITADA:

l

OBJETO DE LA AUDITORA:
ALCANCE DE LA AUDITORA Y CRITERIOS DE AUDITORA.
AUDITOR LIDER:

AUDITORES:
BALANCE DE NO CONFORMIDADES

NMEROS DE NO CONFORMIDADES

NMERO DE
NO
OBSERVACIO
NES

CONCLUSIONES DE LA AUDITORA:
FORTALEZAS:
OPORTUNIDADES DE MEJORAMIENTO:
ANEXOS
FIRMA AUDITOR:

FIRMA AUDITADO:

NMERO DE NO CONFORMIDADES
TOTALES

El auditor debe
Explicar todos los hallazgos y evidencias en forma
cuidadosa y precisa.
Estar preparado para sustentar y justificar los
hallazgos.
Evitar envolverse en discusiones.
Disculparse ante un error y modificar o retirar el
RNC, si es necesario (Evitarlo).
Evitar dar recomendaciones o consejos.
Rechazar las soluciones rpidas como una nica
solucin al hallazgo.

 APROBACIN

Y
DISTRIBUCIN DEL INFORME

FINALIZACIN DE LA
AUDITORA

SEGUIMIENTO,

SI ES EL CASO