GESTIÓN DE ADQUISICIONES

Miguel Robles García

EL Objetivo de la Gestión de
Adquisiciones

Adquirir
Adquirir bienes
bienes yy servicios
servicios aa organizaciones
organizaciones
externas,
externas, que
que permitirán
permitirán desarrollar
desarrollar yy
alcanzar
alcanzar los
los objetivos
objetivos del
del proyecto
proyecto
 Temas
• Concepto de abastecimiento
• Qué es comprar bien
• Oportunidades de mejoramiento
– Consolidación de compras
– Comercio electrónico
– Desarrollo de proveedores
– Planificación de compras y gestión de inventarios
• Conclusiones
 La función de abastecimiento (1/2)

• Tradicionalmente
– Disponer de los bienes y servicios que son requeridos por
las áreas usuarias en forma oportuna y al menor precio
posible
• Consecuencias
– Orientación al precio
– Énfasis fuertemente operativo (se busca eficiencia interna)
– Enfoque de corto-plazo
– Relación competitiva con proveedores
– Liderado por los usuarios
 La función de abastecimiento (2/2)

• Actualmente
– Minimizar el gasto en bienes y servicios requeridos por una
institución para el cumplimiento de su misión
• Consecuencias
– No sólo importan los precios, sino también la pertinencia,
oportunidad y calidad de los requerimientos
– Carácter estratégico
– Enfoque de largo plazo
– Relaciones de colaboración con proveedores
– Liderazgo desde el área de abastecimiento
 Objetivo del abastecimiento
• Eficiencia en las compras
- Enfoque de costo integral
• Transparencia
– Auditabilidad y trazabilidad
– Visibilidad
• Calidad
– Producto – Servicio
– Desarrollo de proveedores
– Innovación
• Optimización del uso de recursos
– Análisis de gastos
– Soporte a usuarios
¿Qué significa comprar bien?
 Ver el bosque…
Precio Nivel de
Unitario actividad

Alto Bajo Mejorar

negociación
Consolidar
demanda

Agilizar
Bajo Alto procesos
 Focalizar estrategias… (1/2)
Clasificación de las compras

Insumos de Infraestructura
Equipamiento
producción Directas Inversión Proyectos

Mantención
Reparación Materiales y
Operaciones MRO Operación servicios de
uso común
Focalizar estrategias… 2/2

(+)
 Principales consideraciones de la
Gestión de Adquisiciones
Es analizada desde la perspectiva del comprador con el proveedor
del bien o servicios (contratista, vendedor o proveedor)

• El Proveedor, usualmente organiza su trabajo a manera

de un proyecto
• El cliente del proveedor es “El Comprador” (su
principal cliente)
• Los términos y condiciones del contrato (O/C), son data
de entrada para el trabajo del proveedor
 Principales Procesos de la Gestión
de Adquisiciones
➊ Planificación de las Adquisiciones
➋ Planificación de la Búsqueda de
Proveedores
➌ Búsqueda de Proveedores
➍ Selección de Proveedores
➎ Administración del contrato
➏ Cierre del Contrato
 ➊ Planificación de las
Adquisiciones
.. Determinación de qué adquirir y cuándo

➣ Determinar aquellas necesidades del proyecto que tendrán

que ser realizadas o producidas por un tercero (producir o
comprar hecho)
➣ Estas definiciones deben ser realizadas desde la elaboración
del Alcance (qué, a quién, cuando y cuanto comprar).
Integrando al equipo de trabajo a los principales
participantes (o especialistas)
 ➊ Planificación de las
Adquisiciones
Se requiere:
✓ Enunciado del Alcance: necesidades del proyecto y
estrategias para conseguirlas
✓ Descripción del producto o servicio requerido
✓ Personal necesario para realizar las adquisiciones:
Dpto. de Compras o Logística de la empresa o lo
realiza el equipo del proyecto
✓ Analizar el mercado de proveedores, identificando
disponibilidad
 ➊ Planificación de las
Adquisiciones
Técnicas usadas:

 Hacer o Comprar: se debe analizar el uso final del activo fijo

(por ejemplo un computadora) y los costos reales de comprar
 Juicio de Expertos: consultar otras áreas de la organización,
consultores, asociaciones de profesionales, cámaras, etc.
 Formas de “Comprar”: Un producto, entonces O/C
estipulando las condiciones. Un servicio, entonces pagas
honorarios por el trabajo realizado, cubriendo la empresa los
gastos para lograr el objetivo. Mezcla de los dos (ejemplo:
servicio de mantenimiento de equipo)

PMI
 ➊ Planificación de las
Adquisiciones
Que se obtiene de la Planificación?:
1. Plan de gestión de las adquisiciones
 Compras a realizarse a lo largo del cronograma del
proyecto
 Quien realizará las compras: el Dto. Compras o el equipo
del proyecto
1. Enunciado del Trabajo
 Descripción de lo que se va adquirir con suficiente
detalle. Cómo el servicio de reparación de motor debe
especificar las características del motor y el problema, si el
usuario debe interactuar con el proveedor debe
indicarse.O como una obra de construcción.
 ➋ Planificación de la Búsqueda de
Proveedores
..Tener listos los documentos para buscar a los proveedores...

Lo más importante:
☛ Tener listo los documentos que describen el
producto o servicio a adquirir
☛ Tener el Cronograma indicando cuando se debe
empezar el proceso de compra
☛ Tener a la mano las fuentes de Proveedores
☛ Definir los criterios de evaluación y selección
➋ Planificación de la Búsqueda de
Proveedores
☛ Se debe lograr estandarizar la descripción del producto o servicio a comprar...

De Si
Si no
no se
se puede
puede
De la
la Base
Base de
de Datos
Datos
del estandarizar,
estandarizar,
del Sistema
Sistema
Logístico indicar
indicar
Logístico de
de la
la
Empresa habilidades,
habilidades,
Empresa
(data negociar
negociar intereses
intereses
(data histórica
histórica oo
catálogo) comunes
comunes
catálogo)

COTIZACIÓN
COTIZACIÓN PROPUESTA
PROPUESTA
➋ Planificación de la Búsqueda de
Proveedores
☛ Tener indicado en el cronograma cuándo comprar...

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
FECHA FECHA
ACTIVIDAD
INICIO FIN

Reuniones con los directivos 15-May-05 20-Jul-05

Definición de problemas principales 15-May-05 20-Jul-05

Elaboración del programa de mantenimiento 21-Jul-05 31-Oct-05

Fase 1: Diágnositico de problemas frecuentes 21-Jul-05 1-Ago-05

Fase 2: Determinación de causas 1-Ago-05 10-Ago-05

Fase 3: Contratación Externa de Servicios Mantenimiento 21-Jul-05 10-Sep-05

Fase 4: Realización del Mantenimiento y Cambio de
10-Sep-05 30-Sep-05
partes a equipos
Fase 5: Prueba de resultados 1-Oct-05 10-Oct-05

Fase 6: Elaboración del programa de mantenimiento 10-Oct-05 31-Oct-05

Pruebas y Correciones necesarias al programa 31-Oct-05 30-Nov-05

Aceptación del Programa por todos los participantes 1-Dic-05 5-Dic-05

➋ Planificación de la Búsqueda de
Proveedores
☛ Fuentes de Proveedores
Revistas, Referencias, Internet,
etc

Páginas Amarillas

Guía Especializada
de Proveedores

Base
Base Datos
Datos de
de
la
la Empresa
Empresa
-Sistema
-Sistema
Logístico-
Logístico-
➋ Planificación de la Búsqueda de
Proveedores
☛ Definir Criterios de Evaluación y Selección

Precio vs. Calidad

Considerar, detalles como si es
original el repuesto (o alternativo),
servicio de mantenimiento o post-
venta (garantía del trabajo o producto),
experiencia del proveedor, respaldo de
la empresa (solidez), disponibilidad
del producto (plazos de entrega)
 ➌ Búsqueda de Proveedores
El principal objetivo es conseguir las propuestas

Fuente Cotiza
• Dar tiempo para la
absolución de consultas
sobre el requerimiento
• Especificar en la
Solicitud de Cotización,
que debe contener la
propuesta: precios sin
igv, plazo, forma de de
pago, descripción del
producto, procedencia,
garantía, etc.
 ➍ Selección de Proveedores
Recepción de las propuestas y aplicación de los criterios de evaluación

• Separa la evaluación técnica de

la evaluación por precio (cuando
el producto no es lo
suficientemente estándar en el
mercado)
• Como producto de la evaluación
se puede disgregar la cotización,
comprando a distintos
proveedores
• Realizar un cuadro resumen de
las propuestas - muy útil para la
evaluación -
 ➎ Administración del contrato
Asegurar que el proveedor cumplirá con lo establecido en el contrato...

• Recordar que la Orden de Compra es un acuerdo legal

(contrato) entre dos partes.
• Considerar apoyo del Dpto. Finanzas para las formas de
pagos como cartas de crédito, transferencia bancarias, o
créditos especiales de pago.
• Trabajar en conjunto con “Recepción de mercaderías” para
la plena satisfacción del usuario. Si el proyecto se maneja
de manera independiente, revisar lo recibido (muestreo o
todo)
 ➏ Cierre del Contrato

• Recepción de Mercadería aceptada: puede ser

un documento que indique el cumplimiento de la
O/C
• Un término anticipado de un trabajo puede
marcar la finalización del contrato
• Documento formal de Término del Contrato
(entre cliente y proveedor)
Algunos consejos ...
 Competencias actuales de compras
• Conocer visión y proyectos de la empresa
• Inventario proyectos urgentes e
importantes
• Análisis de estructuras de costos de
productos y de mercados
• Entender la tecnología de los productos
• Penetración mercado proveedores
mundial
• Dominio de criterios de Selección y
diagnóstico de proveedores
• Perfeccionamiento de su capacidad de
negociación con los proveedores
• Rol integrador de compras en la empresa
 Nueva misión del comprador
• Comportarse como centro
de beneficio antes que
como centro de costos
• Actuar indistintamente en
los planos técnico,
comercial, industrial y
administrativo
• Amplia comunicación con
las otras funciones de la
empresa
• Trabajar y desarrollar
costos objetivos (CCO)
 Objetivos de la negociación
• Normalmente podemos dividirlos en
dos tipos:

– Negociación para la compra:

Objetivos de precio, calidad,
transporte, servicio del proveedor,
plazos de entrega, y demás
parámetros que pueden intervenir
en la decisión de compra.

– Negociación para la apertura de un

mercado:
Objetivos de búsqueda y
calificación de nuevos proveedores
 Objetivos relativos a la compra
“…para fijar objetivos de negociación, se comparan las ofertas de los
proveedores en competencia …, y solo entonces se seleccionan los parámetros
mas apropiados...”

1. Evaluación del
resultado
– Método ponderado
– Método gráfico
2. La valoración de los
Proveedores
– Desglose de precios de
todas sus prestaciones
– Mejores condiciones
comerciales
 Análisis Método Gráfico
1 : PRECIO

1.1 : DESGLOSE DE
21 PRECIOS
12 1.2 : NIVEL VS
PRECIO PLAZO COMPETENCIA
1.3 : CONDICIONES DE
2 :PAGO
PLAZO

2.1 : EXTENSIÓN,
11 25 PRÓRROGA
2.2 : RESPETO PLAZO
FIJADO
2.5 : BONOS MENOR PLAZO
1 2 3 4 5
3 : CALIDAD

3.1 : NIVEL DE CALIDAD

3.3 : ASEGURAMIENTO
31 3.6 : FIABILIDAD
41
33
4 : SERVICIO
SERVICIO CALIDAD
36 4.1 : NIVEL CALIDAD/PRECIO
42 48 4.2 : NIVEL
CANTIDAD/PLAZO
4.8 : SERVICIO POST VENTA
 Método Ponderado:
Análisis de las Ofertas
CLAUSULAS PROVEEDOR 1 PROVEEDOR 2 PROVEEDOR 3

PRECI O 1 000 000 1 060 000 1 040 000

PLAZO 3 SEMANAS DISPONIBLE 10 SEMANAS

CALI DAD REGULAR BUENA INSUFICIENTE

TRANSPORTE FRANCO 5% PRECIO 3,5% PRECIO

GARANTÍ A 1 AÑO 6 MESES 8 MESES

PAGO 90 DÍAS 30 DÍAS 90 DÍAS

STOCK SEG. 80% 100% 40%

 Método Ponderado:
Valorización de las Ofertas
CLAUSULAS PONDERADO PROVEDOR 1 PROVEEDOR 2 PROVEEDOR 3

PRECI O 20 20 14 16

PLAZO 15 12 15 5

CALI DAD 30 24 30 18

TRANSPOR 8 8 0 0

GARANTÍ A 10 10 4 6

PAGO 5 5 0 5

STOCK SEG. 7 6 7 4

PENA 5 0 0 0

NOTA 100 90 72 54
Comercio electrónico
 Mercados electrónicos

Proveedores
Instituciones

Portal de Compra

• Mejor acceso a los • Reduce costos de negocios

proveedores con gobierno
• Menores costos • Mayor visibilidad
administrativos • Menos errores
• Más transparencia • Menos retrasos de pagos
• Mayor competitividad
 Adopción del comercio electrónico
Procesos-Medio de Transporte-Producto
• Rediseño de procesos
– Adecuación de normativa y procedimientos
• Proyecto tecnológico interno
– Incorporación de TIC
– Integración
• Desarrollo de proveedores
– Incorporación de proveedores críticos
• Gestión del cambio
– Adopción de nuevas prácticas en las personas
 Consolidación de compras

Impacto de los contratos marco en la

gestión de las Instituciones
 Beneficios de la consolidación de
compras
• Descuentos por volumen
• Simplificación de los procesos
• Focalización de los recursos a procesos de mayor
valor agregado

Indicador Impacto
Reducción precios 5% - 20%
Reducción costo administrativo 30% - 50%
Reducción de tiempo de ciclo Más de 50%
Reducción de inventarios 30%
 Dimensiones de la consolidación

Rubros / Ítems

Tiempo

Instituciones

“Más que una actividad puntual, la consolidación

de compras ofrece un camino de desarrollo en el tiempo”
 Desarrollo de proveedores

Los proveedores como una fuente de

valor para las Instituciones
 Principios para mejorar la relación con
proveedores
• Preservar la competitividad y transparencia de los
procesos de contratación
• Generar instancias y canales formales para
promover la colaboración
• Establecer relaciones de largo plazo
• Apoyar el desarrollo de los proveedores
• Buscar soluciones de beneficio mutuo
(win-win)
 Ámbitos de Generación de Valor

• Innovación y desarrollo
– Cómo poner el conocimiento del proveedor al
beneficio de las instituciones
• Negociación
– Cómo promover la transparencia y la
competitividad de los procesos de negociación
• Ejecución logística
– Cómo reducir los costos de coordinación y
optimizar la cadena logística
 FIN

Muchas Gracias