LEYDI LAURA CRUZ CORONA

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FUNCIONES
FUNCIONESADMINISTRATIVAS
ADMINISTRATIVAS

A la fuerza bruta del toro quiso oponer el loro La

desarmada fuerza de la idea y apenas comenzada la pelea
, aunque verti sapiencia por totumas, del loro no
quedaron ni las plumas
As por muy noble justa y grande sea sino tiene algo
macizo, por si sola lector ninguna idea sirve para un
carrizo.
Aquiles Nazoa

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FUNCIONES ADMINISTRATIVAS

2
ORGANIZACIN

3
EJECUCIN
DIRECCIN

4
CONTROL
EVALUACIN

1
PLANIFICACIN

EL GERENTE

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FUNCIONES ADMINISTRATIVAS

Quin soy
Y qu hago?
Para
Dnde
Voy?

Planificar
Planificar

Cmo
Trabajo?
Qu he
logrado

Organizar
Dirigir

Evaluar

Quin soy
Y qu hago?

Diagnstico
Historia de la
institucin
Estatutos legales
(ordenanza)
Misin
Visin
Estructura
Organizativa
programas de mi
competencia
Instalaciones a mi
cargo
Proyectos
Personal
convenios

Para
Dnde
Voy?

Objetivo

Cmo
Trabajo?

Qu he
logrado

general Procedimientos

Indicadores
De gestin
Metas
Productos

internos.
Manual de cargos

Objetivos Formatos de proyectos

Registros de
especficos
condiciones de
instalaciones
Proyectos
Registro de instancia
especficos
por
debidamente registradas
cada
objetivo Medios de evaluacin
planteado
Canales de
comunicacin
Indicadores
Medios de
financiamientos
Metas
Poblacin
Presupuesto

Anual

Propuesta Gerencial

SUBSISTE
MA DE
PLANEACI
ON

INFORMACION
DE ENTRADA

Planes organizacionales.

INFORMACION DE
SALIDA.

Una porcin de:

1.La gente de la organizacin.
2. El dinero de la organizacin.
materias primas de la organizacin.
Las maquinas de la organizacin.

PROCESO DE
PLANEACION.

1. Declaracin de los objetivo

De la organizacin.
2.Listado de las opciones de alca
Las metas.
3.Desarrollo de las premisas sobr
Cuales se basa cada opcin
4.Escogencia de la menor opcion
Alcanzar los objetivos.
5.Elaboracion de los planes para de
La opcin escogida.
6. Puesta en marcha de los plan

Origen
Planear, una caracterstica
humana
Se desarrolla a la par de la caza,
la agricultura y el combate
Evoluciona con la prctica blica
Se expresa en el juego y se
perfecciona en la guerra
Sus principios se extienden al
campo de los negocios y el
gobierno

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).

1. La planificacin como fase del

proceso Administrativo

(P
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La planificacin abarca la definicin

de las metas de una organizacin, el
establecimiento de una estrategia
general para lograr esas metas y el
desarrollo de una jerarqua amplia
de los planes para integrar y
coordinar las actividades.
Se
relaciona, por lo tanto, con los fines
(qu debe hacerse) as como
tambin con los medios (cmo debe
hacerse). Robbins 2000.

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1. La planificacin como fase del

proceso Administrativo
La planificacin es la primera funcin administrativa

porque sirve de base para las dems funciones.

Esta funcin consiste en establecer por anticipado

cules son los objetivos que deben cumplirse y que debe

hacerse para alcanzarlos; por tanto, es un modelo
terico para actuar en el futuro.
La planificacin comienza por establecer los objetivos y

detallar los planes necesarios

mejor manera posible.

para alcanzarlos de la

La planificacin determina donde se pretende llegar,

que debe hacerse, como, cuando y en que orden debe
hacerse.

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1. La planificacin como fase del

proceso Administrativo

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1. La planificacin como fase del

proceso Administrativo
La planificacin es un proceso permanente y continuo: no se

agota en ningn plan de accin, sino que se realiza continuamente en la

empresa.
La planificacin est siempre orientada hacia el futuro: la planificacin se
halla ligada a la previsin.
La planificacin busca la racionalidad en la toma de decisiones:
al establecer esquemas para el futuro, la planificacin funciona como un
medio orientador del proceso decisorio, que le da mayor racionalidad y
disminuye la incertidumbre inherente en cualquier toma de decisin.

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1. La planificacin como fase del

proceso Administrativo

La
planificacin
busca
seleccionar un curso de accin
entre varias alternativas: la
planificacin constituye un curso de
accin
escogido
entre
varias
alternativas
de
caminos
potenciales.
La planificacin es sistemtica:
la planificacin debe tener en
cuenta el sistema y subsistemas
que lo conforman; debe abarcar la
organizacin como totalidad.

1. La planificacin como fase del proceso

Administrativo
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La
planificacin
es
repetitiva:
incluye
pasos o fases que se
suceden. Es un proceso
que forma parte de otro
mayor:
el
proceso
administrativo.
La planificacin es una
tcnica de asignacin
de recursos: tiene por
fin
la
definicin,
el
dimensionamiento y la
asignacin
de
los
recursos humanos y no
humanos de la empresa,
segn se haya estudiado

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1. La planificacin como fase del

proceso Administrativo

Herramientas

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1. La planificacin como fase del proceso

Administrativo

1.

DIAGNSTICO
ORGANIZACIONAL

2.

Polticas, PLANES,
programas Y PROYECTOS

3.

NIVEL CORPORATIVO

MISIN

VISIN

OBJETIVOS ESTRATGICOS

presupuesto

Herramientas

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1. DIAGNSTICO ORGANIZACIONAL

1.

2.

3.

En medicina, el Diagnstico es la identificacin de las

enfermedades a travs de sus signos y sntomas. En
Planificacin la diagnosis es la fase en que investiga un
sistema en un momento del tiempo (el presente) y en
un perodo retrospectivo inmediato al presente.
Su propsito es identificar los problemas, deficiencias e
insuficiencias del sistema y la evolucin de ellos en el
tiempo, as como los factores determinantes o causas
de los problemas.
La investigacin diagnstica en Administracin se
realiza a travs de indicadores que equivalen a los
signos y sntomas de las enfermedades. Los indicadores
son, en si, variables.

1.DIAGNSTICO
DIAGNSTICOORGANIZACIONAL
ORGANIZACIONAL
1.

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DIAGNSTICO
Interno

Conocimiento
De la
Institucin

DIAGNSTICO
Externo
Polticas
Planes
Poblacin
Servicios
Instalaciones

Presentacin de informe

2. Polticas, planes, programas y

proyectos.
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Constituyen reglas o normas

que permiten conducir el
pensamiento y la accin de
la organizacin.
Todas estas delimitan un
rea o marco dentro del cual
se debe decidir asegurando
que las decisiones sean
slidas y contribuyan al
alcance los objetivos.

2. Polticas, planes, programas y

proyectos.
El plan es un producto de la planificacin, es un

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resultado inmediato, es el evento intermedio

entre el proceso de planificacin y el proceso de
implementacin del mismo.

El propsito de los planes se encuentra en: La

previsin, la programacin y la coordinacin de
una secuencia lgica de eventos.
Los planes deben responder al qu (objeto),
cmo (medios), cundo (secuencia), dnde
(local) y por quin (ejecutante o persona).

Los planes son presentados en formatos (planes

operativos) que incluyen: objetivo general,

especficos,
metas,
indicadores,
recursos,
estrategias,
tiempo,
recursos(
materiales,
humanos, financieros), tiempo.

2. Polticas, planes, programas y

proyectos.
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conjunto de procedimientos de tareas, pasos, etc. Para

ejecutar una accin especfica, la programacin puede

variar ampliamente e ir desde programas de pequeo
tamao o simples por ejemplo es uso de un calendario
para programar actividades, hasta programas complejos o
de gran tamao, en donde ya se requieren tcnicas
matemticas, bases de datos, etc.

2. Polticas, planes, programas y

proyectos.
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PROPUESTA

TECNICAMENTE
ELABORADA
QUE
INCLUYE
ACTIVIDADES
ESPECFICAS
DENTRO DE UN PROGRAMA.
TIENE
IGUALEMENTE
OBJETIVOS,
METAS,
ACTIVIDADESY RECURSOS.
SU DIFERENCIA RADICA EN SU
LOCALIZACIN GEOGRAFICA Y
ESPACIAL

3.
3.EL
ELNIVEL
NIVELESTRATGICO
ESTRATGICOOOCORPORATIVO.
CORPORATIVO.

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NIVEL ESTRATGICO
CORPORATIVO
corresponde a la cspide de la
pirmide organizacional, a la
cual le incumbe, aunque no en
trminos exclusivos, pero si en
lo
fundamental,
el
establecimiento y manejo de
las
estrategias
de
la
organizacin y la filosofa de
gestin.

Misin corporativa

Visin corporativa

Objetivos
corporativos

Metas y medidas de
Actuacin corporativa

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Misin:

Razn de ser
organizacin.

propsito

fundamental

de

una

La Misin debe sealar en trminos amplios pero

claramente expresados, las funciones o competencias
que la organizacin debe cumplir.

Juicio general que identifica el propsito fundamental

para el cual fue creada la organizacin y la naturaleza de
su negocio.

Quines somos?, Cules son nuestros talentos y

componentes distintivos?

Qu hacemos? Identificando nuestros

clientes, socios y mbitos geogrficos.

productos,

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Visin
:
Situacin futura deseable para una organizacin que expresa
un cambio favorable en relacin con la situacin actual.
Es un compromiso que asume la organizacin y sus miembros

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con un futuro en particular que inspira y orienta sus decisiones.

Las Visiones son las imgenes de realidad futura que tiene

tanto la institucin como nosotros -como personas particulares,

en funcin de los deseos, sueos, ideales, valores y creencias.
La Visin es el horizonte al que queremos llegar, es el norte

que nos orienta.

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Objetivos

Los

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objetivos
son
los
elementos hacia los cuales
se orientan las funciones y
actividades
de
la
organizacin. Se les define
tambin como enunciados
escritos
expresados
en
palabras o nmeros que
describen los resultados
que se esperan en un lapso
preestablecido de tiempo.

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Objetivos

Los objetivos se construyen atendiendo

a los siguientes requisitos:

1.Expresarlos por escrito
2.Redaccin clara
3.Deben ser medibles
4.Alcanzables

5.Orientados al trabajo y no a las

personas.

6.Los objetivos no son actividades

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Por cada objetivo debe existir estrategias y actividades

para su cumplimiento. De acuerdo a la siguiente
dinmica:

1. Objetivo General
2.Objetivos especficos
3. Metas(resultados)
4. Acciones
concretas.

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PRESUPUESTO
V
E
Constituye un planteamiento de resultados esperados
L expresados en trminos numricos.
E Estn relacionados con dinero, ya sea a travs de ingresos o
S gastos de un determinado periodo de tiempo.
T Estos presupuestos pueden estar expresados en trminos
financieros o en horas-hombre, horas-maquina, entre otros.
R Puede estar relacionado a un presupuesto de gasto, de
A inversin, de operaciones o de caja.
T Aunque el presupuesto es una herramienta de control, no
E sirve como una medida fiel de ste, si antes no ha reflejado
los planes.
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RECOMENDACIONES

CONOCER LAS POLTICAS

CONOCER LOS PLANES
FIJAR LOS OBJETIVOS
ELABORAR DIAGNSTICO
ELABORAR PLAN
PROGRAMAS
PROYECTOS
FORMATOS

Reflexin
Hay dos formas de enfrentar el futuro:

Ser vctima del azar

Definir a dnde queremos ir y
luchar por ello

ORGANIZACION

EVALUACIN
DIAGNSTICA
DEFINE LO QUE ES ORGANIZACIN.
DESCRIBE LO QUE PIENSES ACERCA DE LA

APLICACIN DE LA ORGANIZACIN EN LA
EMPRESA.
DESCRIBE SI ESTA ACTIVIDAD LA HAS
UTILIZADO EN TU VIDA COTIDIANA Y
PROPORCIONA TRES EJEMPLOS.
DURACIN 10 MINUTOS.

DEFINICIN E
Proceso de establecer el
IMPORTANCIA
uso ordenado de todos
los recursos del sistema
administrativo.
Su importancia radica en

que el mecanismo bsico

que usan los gerentes
para llevar a cabo los
planes de accin.

EL PROCESO
Establecer planes y objetivos.
ORGANIZACIONAL
Establecer las
principales
tareas.
Dividir las principales tareas
en subtareas.
Destinar
recursos
e
instructivos
para
las
subtareas.
Evaluar resultados de la
estrategia
organizativa
implementada.

Coordinador
Coordinador
Administracin
Administracin del
delPortafolio
Portafolio

Coordinador
Coordinador General
General

Coordinador
Coordinador Estndares
Estndares de
de Ciclo
Ciclo
de
de Vida
Vida

Coordinador
Coordinador Servicios
Servicios de
de Soporte
Soporteaa
Proyectos
Proyectos

Coordinador
Coordinador
Administracin
Administracin de
de Relaciones
Relaciones

Estructura
Estructura
Organizacional
Organizacional

Elementos de la
Estructura
Autoridad
Especializacin
Departamentalizacin
Cadena de Mando
Tramo de Control
Centralizacin / Descentralizacin
Formalizacin

Autoridad
Derechos y deberes

inherentes a una
posicin de jefe para
dar rdenes y esperar
que sean obedecidas.

Subsecretario

Director
General

Enlace
de Planeacin

Oficial Mayor/
DGPOP

Especializacin
Grado en que las tareas en la organizacin se

subdividen en puestos separados

Cuatro Piedras Angulares

para Organizar
Divisin del Trabajo
Departamentalizacin
Jerarqua
Coordinacin

Departamentalizacin

Departamentalizacin
Identificacin y clasificacin de las

actividades.
Agrupacin de dichas actividades para
cumplir los objetivos de la org.
Asignacin de las actividades a
administradores con autoridad para
supervisarla.
Establecimiento de la coordinacin
horizontal y vertical.

Departamentalizacin
Departamentalizacin y sus patrones ms

usados
Entender la Departamentalizacin moderna
Entender que no hay un esquema Universal

Por Funcin Empresarial

( EOrganizacin
Funcional)
m p re s a S A A
G e r e n c ia G e n e r a l
P r o d u c c i n

V e n ta s

F in a n z a s

Geogrfica
Empresas de Gran

Envergadura
Geogrficamente
dispersas
Se aplica,
generalmente a las
funciones de
Produccin y Ventas
mas no as a Finanzas

Por Tipo de Clientes

Ejm: Los Bancos
B ancasa
G e r e n c ia G e n e r a l
B anca P YM E

B a n c a P e rs o n a l

B a n c a C o r p o r a t iv a

B a n c a A g r c o la

Procesos
S a n ta L e c h e
G e r e n c ia G e n e r a l
C o m e r c ia liz a c i n

P r o d u c c i n

L q u id o s
L e c h e E v a p o ra d a

Leche C ondensada

F in a n z a s
P o lv o

C a f I n s ta n t n e o

P la n t a d e H o ja la t e r a
L e c h e E n P o lv o

R R H H

Por Productos
ProducLever SAA
G e r e n c ia G e n e r a l
E s c r ib a a q u e l c a r g o
L im p ie z a
E s c r ib a a q u e l c a r g o
A y u d in

E s p o n ja V e r d e

B e lle z a
E s c r ib a a q u e l c a r g o
H u m e c ta n te s

M a q u illa je

C h a r t T it le

Matricia
l

G e r e n c ia G e n e r a l
T y p e t it le h e r e
F u n c i n

P ro y e c to A
P ry B
P ry C
e tc .

F u n c i n

F u n c i n

F u n c i n

Matricial
La estructura matricial crea lneas dobles de
autoridad; generalmente combina
departamentalizacin funcional con la de
producto.

Cadena de Mando
Lnea de toma de disiciones:
Por ejemplo del Gerente General al Gerente

de Finanzas al Jefe de Tesorera al Contador de

Tesorera.

Tramo de Control o
Administrativo
Es la respuesta a: Cuntos subordinados
tiene un jefe?
Puede ser grande o breve.

Tramo de Control
Cadena de Mando

Centralizacin y
Descentralizacin
Hablamos
de Centralizacin o
Descentralizacin cuando vemos si la toma
de decisiones se concentra o se reparte.

Estructuracin de un
Puesto
Un puesto esta altamente estructurado

cuando podemos describir un conjunto

finito y claro de actividades rutinarias.
Ejemplo: Un trabajador en lnea de
ensamblaje.
Un puesto con tendencia a la
inestructuracin es aquel que es diverso y
que no puede ser descrito en terminos de
rutinas claramente definidas. Ejemplo: un
investigador.

Diseos Organizacionales
ms
comunes
Simple
Bajo grado de departamentalizacin, grandes
tramos de control, autoridad centralizada y poca
formalizacin

Burocracia Operaciones altamente rutinarias que

se alcanza por especializacin, muy formalizada,
tareas por departamentos funcionales, autoridad
centralizada, cortos tramos de contro y cadena de
mando para la toma de decisiones.

Matricial Crea lneas dobles de autoridad,

combina la departamentalizacin funcional con la
de producto.

Pasos para estructurar el

organigrama

Liste las actividades y funciones necesarias

para la operacin de su empresa
Ejemplo;
Compras
Ventas
Finanzas
Contabilidad
Recursos humanos
Departamento de reclutamiento y seleccin
Nomina
Mantenimiento
Capacitacin
Calidad
Seguridad industrial
Produccin
Coloque las necesarias.

Agrpelas por afinidad funcional

Ejemplo;
Finanzas

Contabilidad
Recursos humanos
Departamento de reclutamiento y seleccin
Nomina
Capacitacin
Produccin
Seguridad industrial
Mantenimiento
Compras
Ventas

Coloque las necesarias.

Asgnele una jefatura si es mediana

empresa o gerencia si es micro o pequea
Ejemplo;
(Gerente o jefatura de finanzas)
Finanzas

Contabilidad
(Gerente o jefatura de R.H)
Recursos humanos
Departamento de reclutamiento y seleccin
Nomina
Capacitacin
(Gerente o jefatura de produccin)
Produccin
Seguridad industrial
Mantenimiento
Compras
Ventas

Disponga una gerencia general

Ejemplo;
(Gerente o jefatura de finanzas)
Finanzas

Contabilidad
(Gerente o jefatura de R.H)
Recursos humanos
Departamento de reclutamiento y seleccin
Nomina
Capacitacin
(Gerente o jefatura de produccin)
Produccin
Seguridad industrial
Mantenimiento
Compras
Ventas

Genere con los datos anteriores

el organigrama
Ejemplo

Capacitacin

Por cada puesto genera su diseo de puesto con ayuda del formato que
se muestra en la carpeta de la unidad, con nombre diseo de puestos.
Cada integrante deber generar uno y luego reunirlo como parte del
proyecto en equipo.