1

SECRETRIA EXECUTIVA

ESSE CURSO FOI CRIADO E

Todos os Direitos Reservados

PROMOVIDO PELA INSTITUIO

Bem Vindo ao Curso!

1. Perfil da
Profissional
_Conceitos

_Natureza da Funo e
Importncia
_Responsabilidades
_Obstculos

_Conhecimentos Desejveis
_Base para a Prtica da
_Atributos

Profisso

CONCEITOS
Ser secretria executiva promover uma
assessoria completa para organizao na qual
faz parte. dominar habilidades requeridas
num escritrio, demonstrar capacidade para
assumir responsabilidades e, principalmente,

ter iniciativa.

CONCEITOS

No dia a dia, este profissional deve ser mais do que

a pessoa que digita. Ela deve manter seu arquivo

organizado e atende telefonemas. Deve assumir
decises de nvel gerencial

e transmitir segurana na realizao das tarefas.

CONCEITOS
importante conhecer totalmente o papel da
secretria executiva, o que faz cada cargo na
empresa, conhecer os mtodos de trabalho em um
escritrio assim como o os sistemas de
informaes. Neste curso, voc ter uma viso

muito mais ampla do que ser uma secretria.

NATUREZA DA FUNO
E IMPORTNCIA
Esta profisso exige descrio. Desenvolva
habilidades relativas a finanas, economia,
marketing, administrao, comrcio exterior,
contabilidade, tributao e relaes humanas no
trabalho. No nenhum pecado buscar
conhecimento. Alm do mais, Para alcanar bom
xito importante ser perseverante, aprender
7

sempre e quebrar paradigmas.

NATUREZA DA FUNO
E IMPORTNCIA
Continue sempre
aprendendo. Tenha a
mente aberta para
acompanhar o
desenvolvimento do
conhecimento e procure
habilidades.

implementar suas

RESPONSABILIDADES
Participao ativa em encontros.
Preparao de eventos.
Redao de correspondncias.
Preparao de relatrios administrativos.
Digitao e edio de textos.
Superviso e treinamento de auxiliares.
Seleo e recomendao de equipamentos para
escritrio.

Aquisio de material de uso dirio.

OBSTCULOS
Falta de Informaes
Inibio
Medo exagerado de situaes ou equipamentos
novos
Incapacidade para boa comunicao
No saber ouvir
Desinteresse profissional
Desleixo com a expresso corporal e roupas
Ausncia prolongada da sala onde trabalha
Fofocas
Impertinncia

10

Egosmo

CONHECIMENTOS DESEJVEIS
- Procedimentos do trabalho.
- Objetivos da empresa.
- Organograma.
- Poltica de negcios.
- Slidos conhecimentos sobre administrao.
- Saiba falar ingls.

- Entenda de matemtica financeira.

11

- Conhecimento sobre organizao do trabalho.

BASE PARA A PRTICA

DA PROFISSO
Comece numa empresa em que voc possa
atingir suas metas
e satisfazer as suas necessidades. Nesta
empresa, aprenda rapidamente a desempenhar
todas as tarefas. Reconhea a poltica da empresa.
Faa sobressair seus valores pessoais. Pense que, se
voc saia sendo indicada para outras melhores por

12

algum dia voc tiver que deixar a empresa, que

ATRIBUTOS
Esprito cooperativo para trabalhar em equipe.
Cuidado com a aparncia.
Bons hbitos de higiene e sade.
Atualizao constante.
Metodologia de execuo do trabalho.
Esprito de iniciativa e criatividade.
Inteligncia para respeitar a autoridade
hierrquica.
Deixar de fazer observaes maldosas aos colegas.

tarefas.

13

Sugerir/desenvolver alternativas de execuo de

QUALIDADES INDISPENSVEIS
- Segurana profissional.
- Bom senso.
- Equilbrio emocional.
- Habilidade e intuio para tomar decises corretas.
- Ponderao diante de situaes complexas.
- Humildade.
- Organizao e capacidade de planejamento.
- Disponibilidade.

14

- Senso de humor.

2. tica
_Conceitos

Profissional
_Princpios ticos

_Faltas Contra a Dignidade No

Trabalho

15

_Recomendaes a um Iniciante

CONCEITOS
tica um conjunto de princpios que visa
disciplinar e regular os costumes, a moral e a
conduta das pessoas. A tica utilizada para
conceituar deveres e estabelecer regras de
conduta no desempenho das atividades
profissionais e e
pessoas.

16

m seu relacionamento com clientes e demais

PRINCPIOS TICOS
Honestidade no trabalho e Lealdade para com a
Empresa
Formao de uma conscincia profissional.
Respeito dignidade da pessoa humana.
Execuo do trabalho no mais alto nvel de
rendimento.
Saber gerir segredos da empresa.
Prestao de contas e respeito ao chefe
hierrquico.
Observao das normas administrativas da

subordinados hierrquicos.
Apoio a esforos para aperfeioamento da
profisso.

17

empresa.
Tratamento corts a superiores, colegas e

FALTAS CONTRA A
DIGNIDADE NO TRABALHO
Utilizar informaes e influncias para conseguir
vantagens pessoais.
Negar-se a prestar colaborao nas dependncias
da entidade.
Estimular a discrdia.
No prestar ajuda aos companheiros.
Prestar

servio

injustamente

sua

de

forma

execuo

deficiente,
ou

demorar

abandonar

sem

motivo algum trabalho que foi solicitado.

Delegar execuo de trabalhos que em forma

18

estritamente confidencial lhe tenha sido solicitada.

RECOMENDAES A
UM INICIANTE
Deixar suas preocupaes fora do escritrio.
Procurar melhorar sua capacidade de observao.
Tratar com pacincia e compreenso todas as
pessoas.
Ser simptico, agradvel, amvel e prestativo
com todos.
Desenvolver

iniciativa

criatividade

no

19

trabalho.
Ampliar o conhecimento sobre seu trabalho.
Desenvolver o senso de responsabilidade

3. Rotina do
Trabalho
_Eficincia e Eficcia
Profissional

_Ambiente de Trabalho
_Como Recepcionar o

20

Visitante

ROTINA DE TRABALHO
A secretria executiva quem organiza todas
as atividades administrativas da diretoria, a
qual ela est subordinada. Ela que a
responsvel por manter os contatos com as
organizaes que de alguma maneira a
empresa participa, por lembrar as atividades
que sero desempenhadas pelo chefe ao longo
lembrado das suas obrigaes na empresa.

21

do dia, por fazer com que o chefe seja

ROTINA DE TRABALHO
1. Redigir e-mail, memorandos, bilhetes documentos de toda espcie.
2. Dar soluo aos assuntos pendentes.
3. Colocar a mesa do executivo em ordem.
4. Atender ao chefe.
5. Cuidar dos instrumentos de trabalho.
6. Redigir listas com a pauta do dia: visitas,

7. Atender aos telefonemas e solicitaes de

22

assuntos, reunies, etc.

ROTINA DE TRABALHO
8. Selecionar assuntos e pessoas que sero
atendidas pelo chefe.
9. Organizar arquivos.
10. Estabelecer contatos com outros
departamentos.
11. Prestar informaes.
12. Transmitir recados.

14. Deixar a mesa sempre em ordem.

23

13. Redigir e digitar correspondncia.

ROTINA DE TRABALHO
15. Manter equipamentos em condio de uso.
16. Estocar material suficiente.
17. Receber, classificar e distribuir
correspondncias.
18. Manter atualizado o arquivo de endereos
19. Providenciar reservas de hotis, passagens,

20. Conhecer o que a empresa produz ou dos

24

documentos, etc.

ROTINA DE TRABALHO
21. Colocar tudo ao alcance da mo da equipe e do
executivo.
22. Ter ateno ao conferir uma digitao.
23. Levar as atividades at o fim.
24. Manter a calma diante de situaes difceis.
25. Atender e fazer chamadas telefnicas.

25

26. Anotar recados.

EFICINCIA E EFICCIA
Uma pessoa eficaz aquela que faz aquilo que
deve ser feito, que cumpre com suas metas,
que realiza o que foi proposto.
A eficincia diz respeito a como fazer e est
relacionada s aes a serem realizadas.
uma questo de custo-benefcio, onde buscamos ter
entre os resultados obtidos e os recursos

26

o mnimo de perdas e/ou desperdcio. Uma relao

EFICINCIA E EFICCIA
EXEMPLO 1:
Cludio vendeu sua quota de
produtos. Eliza tambm.
Porm Eliza gastou 30% de
gasolina a menos. Neste caso,
se a meta era vender a quota,
ambos foram eficazes, mas
eficiente do que Cludio.

27

Eliza foi mais

EFICINCIA E EFICCIA
EXEMPLO 2:
Se toda a sua equipe entregou o
relatrio na data prevista, logo,
foram eficazes. Mas Csar, que
era um dos membros da equipe,
conseguiu faz-lo e ainda sobrou
tempo para realizar a prxima
aproveitar o resto do dia e ir ao

28

tarefa do dia, ou mesmo para

EFICINCIA E EFICCIA
Executar tarefas de forma eficiente e eficaz
fator
de sucesso, tanto para a pessoa, tanto para
a empresa.
Em mbito pessoal, significa dar abertura para
novas oportunidades de promoes, para tarefas
mbito profissional, significa melhor uso do tempo

29

mais desafiadoras e mais estimulantes, e para

EFICINCIA E EFICCIA
Aplicando a eficincia e eficcia no ambiente de
trabalho da secretaria executiva, significar planejar
as tarefas que sero realizadas todos os dias,
classific-las em ordem de importncia e de
urgncia. Deve se certificar tambm de sempre
manter a prpria agenda diria e a do executivo

30

atualizadas.

AGENDA DIRIA
Conforme dito anteriormente, desenvolva o hbito
de manter uma agenda diria. Sugestivamente,
faa da seguinte maneira:
No comeo do dia, escreva uma
lista de tudo o que quer
realizar. Faa desta sua
primeira atividade do dia. No
conseguiu fazer e transfira para
o dia seguinte o que no foi

31

final do dia, veja tudo o que

AMBIENTE DO TRABALHO
A disposio dos mveis deve ter em vista,
sobretudo, a racionalizao e a reduo dos
movimentos. Deve-se guardar o material que no
est sendo utilizado, cuidar do arejamento

32

da sala e guardar os papis em arquivos ou pastas.

AMBIENTE DO TRABALHO
Para ganhar tempo preciso organizar
seus papis, informaes, arquivos e emails. um processo simples, mas que
traz grandes benefcios.
Para que tudo saia
como planejado em sua agenda diria
que voc se organize.

33

necessrio

ARQUIVOS
Arquivos um conjunto de
documentos, qualquer que seja a sua
data, a sua forma, o seu suporte
material, elaborados ou recebidos
por um organismo pblico ou
privado, em funo da sua atividade
e conservado para efeitos

34

administrativos;

ARQUIVOS
Os arquivos tem por objetivo manter a
organizao ou a instituio em perfeitas
condies de funcionamento. Arquivos
organizados geram segurana, preciso,

35

simplicidade, flexibilidade, melhor acesso.

ARQUIVOS
Regras bsicas para organizao dos
arquivos:
- No empilhe papis.
- preciso estabelecer dia e hora para a
organizao do arquivo.
- Se trabalhar para mais de uma pessoa, mantenha
os arquivos de uma e de outro.

36

separados

AMBIENTE DO TRABALHO
Mnimo de material necessrio para a
eficincia no servio:
- Computador e impressora (digitalizadora, de
preferncia).
- Agenda e/ou bloco para recados.
- Pasta para guardar correspondncia e documentos
assinados.
Lpis/Caneta/Rgua/Tesoura/Carimbo/Clipes/Elstico

37

COMO RECEPCIONAR

38

O VISITANTE

COMO RECEPCIONAR
O VISITANTE
- Procure saber o nome da
visita, a qual organizao
pertence e qual o propsito da

visita.
- Visitas frequentes devem ser

humor.

39

atendidas com o mesmo bom

COMO RECEPCIONAR
O VISITANTE
- Demonstre reconhecimento
pelo nome.

- Manifeste vontade de ajudar

3
4

o visitante a alcanar seus

40

propsitos.

COMO RECEPCIONAR
O VISITANTE
- Jamais julgue um visitante
pela aparncia.

- Proteja o tempo de seu

executivo. Resolva tudo o que

6
41

estiver ao seu alcance.

COMO RECEPCIONAR
O VISITANTE
- Ao conduzir o visitante sala do
gerente, caminhe ao lado dele,

abra a porta sem ficar de costas,

pea para que sente e apresenteo ao gerente e saia da sala.

exceto em caso de urgncia.

8
42

- Evite interromper a entrevista,

4. Relaes
Humanas
_Aspectos do Comportamento Humano

_Relacionamento com Chefes, Clientes e

Colegas

43

_Eficcia da Comunicao

ASPECTOS DO
COMPORTAMENTO HUMANO
importante conhecer a si mesmo e ao
mesmo tempo, compreender os outros.
Como secretria, tenha uma boa convivncia
grupal. Desenvolva suas aptides para o bom
relacionamento humano, afinal voc, mais do
qualquer um, tem
44

o poder de gerenci-lo.

ASPECTOS DO
COMPORTAMENTO HUMANO
Alguns comportamentos que podem obter
atritos:
Reaes agressivas.
Interromper quem est falando.
Passar por cima dos outros.

45

Falta de modstia e a presuno.

ASPECTOS DO
COMPORTAMENTO HUMANO
Alguns comportamentos considerveis que
auxiliam no bom comportamento humano:
Ouvir to bem quanto falar.
No interromper conversas.

46

No impor as prprias ideias.

ASPECTOS DO
COMPORTAMENTO HUMANO
O comportamento humano sempre reflexo da
maneira pela qual o indivduo v a realidade que o
cerca (independente
do comportamento estar certo ou errado).
Essa percepo a grande responsvel pela
formao da cultura de um grupo ou organizao.
comportamento humano.

47

Vejamos a seguir os principais aspectos do

ASPECTOS DO
COMPORTAMENTO HUMANO
Os principais aspectos do comportamento
humano so:
Atitudes.
Motivao.
Satisfao de necessidades.
Frustrao.
Esteretipos

48

Comportamento defensivo.

RELACIONAMENTO COM
CHEFES, CLIENTES E COLEGAS
Sabemos como difcil agradar a todos.
Entretanto, existem itens que so importantes para
a boa convivncia organizacional, seja com chefe,
clientes e colegas de trabalho.

49

Vejamos a seguir estes principais itens.

RELACIONAMENTO COM
CHEFES, CLIENTES E COLEGAS
Sabemos como difcil agradar a todos.
Entretanto, existem itens que so
importantes para a boa convivncia
organizacional, seja com chefe, clientes e

50

colegas de trabalho.

RELACIONAMENTO COM
CHEFES, CLIENTES E COLEGAS
Dentre estes itens, esto:
Conhea sua organizao.
No favorea ningum.
Troque ideias com colegas
Manifeste sempre vontade de cooperao.
Apoie as polticas da empresa.
chefe.

51

Evite discutir assuntos que tratou com seu

RELACIONAMENTO COM
CHEFES, CLIENTES E COLEGAS
Dentre estes itens, esto:
Aprenda a contornar as situaes difceis.
Evite entrar a todo instante na sala de seu
chefe.
Evite sentar ao lado de seu chefe se no for
convidado.
No se lastimar da sua vida e nem

52

No recusar trabalhos que voc nunca fez.

RELACIONAMENTO COM
CHEFES, CLIENTES E COLEGAS
Dentre estes itens, esto:
Tenha pacincia.
Procure desempenhar o trabalho de forma
eficiente.
Saiba aceitar as crticas.
No demonstre reprovao quanto s
adequado, quando dirigir-se a ele.

53

manias do chefe e use sempre tratamento

EFICCIA DA COMUNICAO
Comunicao significa tornar
comum, trocar opinies,
fazer saber; implica
participao, interao,
noo de mensagens. um
processo de participao de
experincias,
mental das partes

54

que modifica a disposio

EFICCIA DA COMUNICAO
Regras para uma boa comunicao:
- Falar com clareza.
- Certificar-se de que foi bem compreendido.
- Saber ouvir.
- Estar atento a comunicao no-verbal.
- Falar olhando nos olhos.
- Sorrir.

55

- Evitar gria.

EFICCIA DA COMUNICAO
A comunicao determinada pelo emissor,
por sua posio, pelo status que ocupa na
organizao, pela credibilidade e reputao
que desfruta, pelas experincias passadas
de comunicao. Quanto existe
comunicao, existe a necessidade de

56

passar uma mensagem importante.

EFICCIA DA COMUNICAO
Na comunicao, h determinadas expectativas que
devem ser consumadas quando uma pessoa entra
em contato com outra.
Entretanto, o emissor pode dizer algo diferente
daquilo

Quando isso ocorre, no se estabelece

57

que o receptor espera dele.

EFICCIA DA COMUNICAO
Apresentar dificuldades prprias, como problemas
pessoais e emocionais, quando o receptor
tambm tem os seus prprios, pode de tal
maneira prejudicar o estabelecimento e a
efetividade da comunicao, provocar reaes
negativas e
no gerar nenhuma receptividade. E isso que a
gerenciar.

58

secretria executiva deve tentar prever e

EFICCIA DA COMUNICAO
O sucesso da comunicao depende de adaptar
as tentativas de intercomunicaes ocasio,
situao, ao tema, s pessoas envolvidas, etc.
Uma mensagem deve ser coerente.
A incoerncia reduz a probabilidade de que
uma mensagem seja entendida. A
mensagem ou num fluxo de informaes

59

incoerncia deve ser banida numa

EFICCIA DA COMUNICAO
Se o tempo determinante, a
comunicao face-a-face, ou
por telefone (ao invs de emails), talvez
seja a mais recomendvel.
A secretria deve acompanhar todo o
processo da comunicao para verificar se a
compreendida como ela deseja.

60

mensagem foi

EFICCIA DA COMUNICAO
Evite obstculos srios comunicao com o uso
de linguagem simples. A complexidade de
linguagem
a principal barreira boa comunicao.
Crie uma atmosfera de comunicao simples
e mtua
compreenso de todos fundamental para

61

entre os membros de uma organizao. A

O trabalho executado pela secretria

executiva faz com que o tempo seja
otimizado, que os compromissos
sejam cumpridos, que a empresa seja
respeitada por cumpri-los e que todos
os diretamente relacionados com a
empresa sejam atendidos da melhor

62

maneira possvel.

Parabns
!
Secretria
Executiva

63

Voc concluiu o
curso de