ADMINISTRAO

DO TEMPO

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PROMOVIDO PELA INSTITUIO

Bem Vindo ao Curso!

-Administrao

do Tempo nas
Empresas

Empresa

_Os Princpios da Administrao do

_Como Administrar o Tempo Dentro da

INTRODUO
A Administrao do Tempo uma ferramenta gerencial,
que tanto pode ser utilizada nas empresas quanto em
nossas vidas, permitindo a organizao de metas
pessoais e profissionais com menor dispndio de
energia fsica e mental.
A boa administrao de tempo , provavelmente,
mesmo e do trabalho executado.

o fator mais importante na administrao de si

INTRODUO
Fica claro nos dias de hoje que o tempo um
dos ativos mais importantes e valiosos que
uma pessoa possui, pois vivemos numa era de
excessos: de informao, de demandas,
de complexidade e de apetite: queremos
atender a

E a tendncia no melhorar!

tudo e aproveitar todas as oportunidades.

INTRODUO
No d para dar conta de tudo.
Um jeito aceitar o que a vida d, porm,
administrando-se melhor o tempo que nos
proporcionado.
Por isso, se a pessoa no conseguir gerir o tempo da
melhor forma possvel ter grandes problemas em
Administrao do tempo tudo! Afinal, ele

sua vida, tanto pessoal quanto profissional.

COMO ADMINISTRAO O
TEMPO DENTRO DA EMPRESA
Para gerenciar o tempo dentro de uma
empresa necessrio saber exatamente
o que tem que ser feito (reunies,
conferncias, manutenes, encontros de
negcios, entrega de novos projetos, etc.), e
a realizao de cada tarefa (um dia, uma

tambm os prazos pr-estabelecidos para

COMO ADMINISTRAO O
TEMPO DENTRO DA EMPRESA
Para isto, as empresas precisam ter profissionais
capacitados para fazer a gesto do tempo de seus
setores e funcionrios, controlando as atividades a
serem desenvolvidas, os mtodos utilizados e as
pessoas que iro desempenh-las.
Perceba que, de certo modo, ganhamos tempo
o desperdiamos com coisas improdutivas.

quando no

COMO ADMINISTRAO O
TEMPO DENTRO DA EMPRESA
Desta forma, preciso que o responsvel pelo
gerenciamento das atividades desenvolva um
mtodo de trabalho que maximize o desempenho
das atividades diminuindo o tempo gasto.
Quando voc faz algo de forma demorada, as
cobranas aparecem, sua equipe se perde, o
estresse gerado e muito

tempo perdido desnecessariamente.

COMO ADMINISTRAO O
TEMPO DENTRO DA EMPRESA
O sucesso de suas atividades ser muito maior se
houver uma administrao do tempo eficaz. Mas
sempre tendo em mente que nada disto mgica,
tudo se faz com muito planejamento.
Desta forma, priorize o importante, planeje e
obter sucesso.
princpios da administrao do tempo.

10

Para melhorar seu planejamento, entenda os

OS PRINCPIOS DA ADMINISTRAO DO TEMPO

1. IDENTIDADE
Entender a trade das tarefas, ou seja,
descobrir, refletir e analisar seus
relacionamentos, misso e
formas de equilibrar sua vida.
Este princpio pode ser implementado na

11

Sua empresa, ou onde voc trabalha.

OS PRINCPIOS DA ADMINISTRAO DO TEMPO

1. IDENTIDADE
necessrio, para isso, compreender a forma como
sua equipe trabalha, descobrir a melhor maneira de
realizar tal tarefa e saber em quanto tempo ela
pode ou deve ser realizada.

12

A compreenso do cenrio fundamental.

OS PRINCPIOS DA ADMINISTRAO DO TEMPO /

IDENTIDADE

EFICINCIA E EFICCIA
Para entender sobre a identidade do que se
passa dentro da empresa, se d a importncia
de conhecer dois principais conceitos referentes
qualidade do servio:

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Eficincia e Eficcia das Tarefas

OS PRINCPIOS DA ADMINISTRAO DO TEMPO /

IDENTIDADE

EFICINCIA E EFICCIA
Uma pessoa eficaz aquela que faz aquilo que
deve ser feito, que cumpre com suas metas,
que realiza o que foi proposto.
A eficincia diz respeito a como fazer e est
relacionada s aes a serem realizadas.
o mnimo de perdas e/ou desperdcio. Uma relao

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uma questo de custo-benefcio, onde buscamos ter

OS PRINCPIOS DA ADMINISTRAO DO TEMPO /

IDENTIDADE

EFICINCIA E EFICCIA
EXEMPLO 1:
Cludio vendeu sua quota de
produtos. Eliza tambm.
Porm Eliza gastou 30% de
gasolina a menos. Neste caso,
se a meta era vender a quota,
ambos foram eficazes, mas
eficiente do que Cludio.

15

Eliza foi mais

OS PRINCPIOS DA ADMINISTRAO DO TEMPO /

IDENTIDADE

EFICINCIA E EFICCIA
EXEMPLO 2:
Se toda a sua equipe entregou o
relatrio na data prevista, logo,
foram eficazes. Mas Csar, que
era um dos membros da equipe,
conseguiu faz-lo e ainda sobrou
tempo para realizar a prxima
aproveitar o resto do dia e ir ao

16

tarefa do dia, ou mesmo para

OS PRINCPIOS DA ADMINISTRAO DO TEMPO /

IDENTIDADE

EFICINCIA E EFICCIA
Executar tarefas de forma eficiente e eficaz
fator
de sucesso, tanto para a pessoa, tanto para
a empresa.
Em mbito pessoal, significa dar abertura para
novas oportunidades de promoes, para tarefas
mbito profissional, significa melhor uso do tempo

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mais desafiadoras e mais estimulantes, e para

OS PRINCPIOS DA ADMINISTRAO DO TEMPO /

IDENTIDADE

EFICINCIA E EFICCIA
Para se ter eficincia, assegure-se que voc
entendeu
claramente a tarefa que lhe foi designada.
Certifique-se ter compreendido at onde vai a
sua responsabilidade e sua autoridade. Negocie
com seu chefe quais as tarefas que voc pode
economiza tempo. Pergunte ao seu chefe quem pode

18

executar sem precisar consult-lo, pois isso

OS PRINCPIOS DA ADMINISTRAO DO TEMPO

2. METAS
No mbito profissional, lembre-se que voc e sua
equipe tambm precisam de metas claras.
preciso estabelecer um tempo limite para a
realizao destas atividades, de preferncia um
dia ou dois antes do prazo final de entrega.
Desta forma, voc ganha
uma margem de manobra
imprevistos que sempre

19

para lidar com os

OS PRINCPIOS DA ADMINISTRAO DO TEMPO

2. METAS
Seja comprometido!
Quando assumir uma tarefa, faa sua parte e ajude
seus colegas a realizar as deles. Se voc no
estiver satisfeito com as atitudes de seu chefe ou
de seus colegas, fale com eles, no sobre eles.
Resolues de conflitos mais uma das diversas
comprometer totalmente o ambiente de trabalho no
que se refere ao clima organizacional.

20

variveis que demandam tempo, alm de

OS PRINCPIOS DA ADMINISTRAO DO TEMPO

2. METAS
Entenda quais os resultados que devem ser
atingidos e no se esquea que h impactos se a
tarefa no for concluda no prazo.
Verifique as datas de entrega e os recursos
que voc tem a sua disposio. No aceite
prazos irreais. Cumpra os prazos que
metas propostas, com certeza voc estar um

21

voc negociou. Cumprindo com todas as

OS PRINCPIOS DA ADMINISTRAO DO TEMPO

3. PLANEJAMENTO
Para alcanar nossas metas necessrio planejar.
Como sempre,
a importncia do planejamento no pode ser
Planejar o tempo significa
descartada.
saber o que se quer fazer e
ordenar as aes para a
realizao da maior
menor prazo para se atingir

22

quantidade de atividades no

OS PRINCPIOS DA ADMINISTRAO DO TEMPO

3. PLANEJAMENTO
A etapa do planejamento decisiva
para o sucesso de sua tarefa.
Uma vez que se sabe o que fazer e pra quando fazer,
possvel planejar como isto ser feito. O
responsvel pela equipe pode determinar, por
exemplo, as pessoas que iro desempenhar
ferramentas mais adequadas para finalizar o projeto.

23

determinada funo, o mtodo que ser utilizado e as

OS PRINCPIOS DA ADMINISTRAO DO TEMPO /

PLANEJAMENTO

AGENDA DIRIA
Para planejar bem o seu tempo, desenvolva o
hbito de manter uma agenda diria.
Sugestivamente, faa da seguinte maneira:
No comeo do dia, escreva uma
lista de tudo o que quer
realizar. Faa desta sua
primeira atividade do dia. No
conseguiu fazer e transfira para
o dia seguinte o que no foi

24

final do dia, veja tudo o que

OS PRINCPIOS DA ADMINISTRAO DO TEMPO /

PLANEJAMENTO

IDENTIFICANDO PRIORIDADES
importante saber dar prioridade s aes que
sero inseridas na agenda diria. H alguns fatores
que influenciam as prioridades:

PRAZO:
A primeira coisa a se levar em conta a data de
entrega de uma tarefa. Como j abordamos, uma
para pelo menos dois dias antes da data final,

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boa sugesto programar a concluso da tarefa

OS PRINCPIOS DA ADMINISTRAO DO TEMPO /

PLANEJAMENTO

IDENTIFICANDO PRIORIDADES
RESULTADOS.
interessante para o profissional dar prioridade
quelas atividades que traro o maior resultado. A
Regra de Pareto diz que 20% do que fazemos
traz 80% dos resultados, enquanto os outros 80%
de atividades produzem 20% de resultados.
Analise os 20% que lhe traro mais

26

resultados.

OS PRINCPIOS DA ADMINISTRAO DO TEMPO /

PLANEJAMENTO

IDENTIFICANDO PRIORIDADES
RESULTADOS.
Pense nisto: s vezes mais interessante contratar
algum para resolver o que no traz tanto
benefcio, mas que igualmente precisa ser feito.
Exemplo: Ir ao banco, ao correio, etc.
Quanto, em dinheiro, vale cada hora de seu

27

dia?

OS PRINCPIOS DA ADMINISTRAO DO TEMPO /

PLANEJAMENTO

IDENTIFICANDO PRIORIDADES
FACILIDADE:
O terceiro fator de priorizao de atividades a
facilidade que determinada o tipo de dificuldade
apresentada.
comum irmos cumprindo determinadas tarefas
pouco a pouco, dia-a-dia. Cada pequena parte
querer grandes obstculos so ultrapassados.

28

resolvida uma parte do todo, assim, quase sem

OS PRINCPIOS DA ADMINISTRAO DO TEMPO /

PLANEJAMENTO

IDENTIFICANDO PRIORIDADES
FACILIDADE:
Entretanto, o perigo ir deixando coisas mais
complexas para depois e acontecer imprevistos,
como o esquecimento, o aparecimento de novas
tarefas importantes e etc.
Categorize as tarefas como: fcil, mdio, difcil,
Fazendo isso, voc atribui mais caractersticas s

29

muito difcil.

OS PRINCPIOS DA ADMINISTRAO DO TEMPO

4. ORGANIZAO
Para ganhar tempo preciso organizar
seus papis, informaes, arquivos e emails. um processo simples, mas que
traz grandes benefcios.
Para que o
planejamento seja posto em prtica
necessrio que voc se organize.

30

com sucesso

OS PRINCPIOS DA ADMINISTRAO DO TEMPO

4. ORGANIZAO
Todos sabem a correria que trabalhar em uma
empresa, com isto, acabamos por deixar algumas
atividades de lado como organizar pastas,
arquivos, agendas e at a prpria mesa.
Este deixar de lado pode comprometer o
isto organize-se.

31

andamento de suas atividades no futuro, por

OS PRINCPIOS DA ADMINISTRAO DO TEMPO /

ORGANIZAO

LISTA-MESTRA
Uma lista-mestra a sua lista de afazeres. a partir
dela que voc organiza sua agenda diria com os
dados de seu planejamento, no qual aprendemos
anteriormente.
a base da sua administrao do seu tempo.
Para criar uma lista-mestra, voc pode utilizar uma
como o seguinte modelo:

32

folha de papel ou criar uma planilha virtual e fazer

OS PRINCPIOS DA ADMINISTRAO DO TEMPO /

ORGANIZAO

Atividade

Prazo

Facilidade

Prioridade

Finalizao

Atividade
1

05/08/20x
x

Mdio

Urgente

Finalizado

Atividade
2

09/09/20x
x

Fcil

Mdio

Atividade
3

01/10/20x
x

Difcil

Baixa

Finalizado

Atividade
4

21/11/20x
x

Muito
Difcil

Alta

Atividade
5

15/12/20x
x

Fcil

Baixa

Finalizado

33

LISTA-MESTRA

OS PRINCPIOS DA ADMINISTRAO DO TEMPO /

ORGANIZAO

LISTA-MESTRA
O significado de cada coluna:
ATIVIDADE - O que deve ser feito;
PRAZO - A data de entrega. Se no h data fixa,
defina uma;
FACILIDADE - D um nvel de facilidade para sua
1,2,3,4,5. Enfim, voc adapta sua lista-mestra de

34

tarefa. Pode ser fcil, mdio, difcil, muito difcil ou

OS PRINCPIOS DA ADMINISTRAO DO TEMPO /

ORGANIZAO

LISTA-MESTRA
PRIORIDADE - Com base nas outras colunas voc
pode definir a prioridade de cada ao. Pode ser
baixa, mdia, alta, urgente, etc;
FINALIZAO - Nesta coluna
voc pode informar que a tarefa
est finalizada/no finalizada,
colocar um OK/X ou at
mesmo tickar em cada atividade
papel.

35

concluda caso a lista esteja no

OS PRINCPIOS DA ADMINISTRAO DO TEMPO /

ORGANIZAO

LISTA-MESTRA
Lembre-se: no comeo do dia voc examina
sua agenda e atualiza sua listra mestra. No
final do dia, repete a ao, organizando sua
lista e planejando o dia seguinte.
importante que voc construa sua lista-mestra
manejando tambm sua agenda diria. A listaagenda como uma viso

36

mestre serve como viso geral das tarefas e a

OS PRINCPIOS DA ADMINISTRAO DO TEMPO /

ORGANIZAO

LISTA-MESTRA
Em poucos dias, voc ir acabar sendo conquistado
por esta forma de trabalhar. Em pouco tempo, ver
como fica fcil trabalhar assim e como voc vai ficar
orgulhoso c
om os resultados que vai alcanar.
Voc vai estar se colocando a desafios e
controlando seu tempo e sua vida.

37

ultrapassando cada um deles, organizando e

_Benefcios Obtidos com o Tempo Ganho

_Principais Reflexes
_Os Principais Desperdiadores de
Tempo

O que Fazer
com o

38

_Texto Reflexivo

INTRODUO
Seja trabalhando em casa ou no escritrio, todos
ns devemos prezar por breves momentos de
pausa, aproveitando o tempo ganho para
recarregar nossa concentrao e foco.
Tais momentos podem ser desde o download de um
arquivo grande, na qual voc deve aguardar alguns
etc.

39

minutos, o intervalo entre duas reunies intensas,

INTRODUO
A verdade que esses curtos intervalos de poucos
minutos podem ser preenchidos com atividades
agradveis e produtivas ao mesmo tempo, como,
por exemplo, olhar os feeds de notcias de sites e
blogs no que diz respeito a sua rea de atuao, at
mesmo ver se encontra alguma informao
interessante nas redes sociais, algo engraado que
Mesmo com a correria do dia-a-dia, manter-se

40

melhore seu nimo mesmo que por poucos minutos.

INTRODUO
Outro bom exemplo pensar no
que
fazer no fim de semana.
Checar a previso do tempo diariamente pode
at parecer estranho pra alguns, ou simples
demais, mas se voc mora ou trabalha em
grandes centros urbanos ou lugares onde o clima
pode mudar em questo de horas, ento uma
lhe ajudar a planejar uma atividade adequada e

41

visita a sites de previses meteorolgicas pode

O QUE FAZER COM O

TEMPO GANHO
Exemplos como o anteriormente citado so
recomendaes simples, mas teis. Acima de tudo,
so sugestes para transformar a espera em
produtividade e eliminar
os desperdcios de tempo.

Ningum melhor que voc mesmo para determinar o

que fazer com seu prprio tempo, uma vez que isso
adiante algumas sugestes para o bom uso do

42

algo subjetivo e pessoal. Entretanto, veremos

O QUE FAZER COM O

TEMPO GANHO
Leia aqueles artigos importantes que
esto se acumulando em sua mesa;
Pare e repense o seu departamento de
entrada de dados, a utilizao de

1
2

pacotes, as novas admisses;

como pessoa;

43

Redescubra-se como profissional e

O QUE FAZER COM O

TEMPO GANHO
Procure concentrar-se em tarefas
multiplicadoras;
Pense na qualidade dos servios
prestados e como melhor-las;
Reveja os planos de desenvolvimento

4
5
6

frente s novas tecnologias;

44

dos tcnicos e administrativos da rea

O QUE FAZER COM O

TEMPO GANHO
O melhor presente o tempo, e, por isso,
preciso aproveit-lo bem. H uma cincia para
utilizar o tempo. No se trata de fazer as
coisas correndo, mas de no desperdi-lo
com coisas sem sentido. Para viver bem
preciso saber usar o tempo. nele que
nos oferecer diversos benefcios, nos quais

45

construmos a nossa vida. O tempo pode ainda

BENEFCIOS OBTIDOS
COM O TEMPO GANHO
Permite aproveitar mais a vida;
Desenvolve uma perspectiva real do
que a vida oferece e como pode ser

1
2

vivida;
Possibilita maior domnio e controle

3
46

do trabalho;

BENEFCIOS OBTIDOS
COM O TEMPO GANHO
Evita presso interna e presses
externas;
Segurana, objetividade e aumento

4
5

na produo no trabalho;
Mantm o equilbrio entre a vida

6
47

pessoal, familiar e profissional.

BENEFCIOS OBTIDOS
COM O TEMPO GANHO
Mas e se a pessoa no administra bem o seu
tempo?
Dentre os motivos mais comuns, esto:
Passa a maior parte do dia pensando no
que fazer em 1 lugar, sem um planejamento

Recomea o trabalho interrompido por

diversos motivos;

48

anterior;

PRINCIPAIS REFLEXES
Existem fatores a serem observados que
contribuem para modificarmos algumas
atitudes atravs de nossa prpria
conscientizao, fazendo com que
administremos melhor o nosso tempo
disponvel - ou que ganhemos tempo
melhorando ou desenvolvendo algum
tarefa no dia-a-dia que nos permita isso.

49

processo ou

PRINCIPAIS REFLEXES
Estou dando o tempo certo s coisas
realmente importantes?

Estou mantendo o equilbrio

rotina e as de inovao longo prazo?
Minhas atividades de combate ao
fogo (atividades de emergncia) esto
reduzidas?

2
3
50

adequado entre minhas atividades de

PRINCIPAIS REFLEXES
As interrupes desnecessrias esto
sendo permitidas?

Estou realizando tarefas

desnecessrias?

Estou pulando de tarefa em tarefa

4
5
6

conclu-las?

51

sem

PRINCIPAIS REFLEXES
Refletindo sobre isso, temos um perfil de
nosso comportamento diante do tempo. O
que e como devemos mudar, est em cada

52

um de ns.

OS PRINCIPAIS
DESPERDIADORES DO TEMPO
No definio / Classificao
das metas;
No fazer plano dirio;
Prioridades no claras/ falta
priorizao;

e de prioridades;

53

Alterao constantes de ordens

OS PRINCIPAIS
DESPERDIADORES DO TEMPO
No antecipar provveis
acontecimentos futuros e no se
preparar para eles;
No se prevenir contra
problemas rotineiros;

Atrasos;

54

Sobrecarga de trabalho;

OS PRINCIPAIS
DESPERDIADORES DO TEMPO
Barulho;
Desorganizao pessoal;
Arquivos desorganizados;
Responsabilidade e autoridades

55

confusas;

OS PRINCIPAIS
DESPERDIADORES DO TEMPO
No se ajustar a mudanas;
Treinamento deficiente;
Excesso de controle e Reunies
improdutivas;

56

Fazer eu prprio / no delegar;

OS PRINCIPAIS
DESPERDIADORES DO TEMPO
Excesso de material para ler;
Excesso de comunicao;
Falta de comunicao e;
Inexistncia de padres /

57

critrios/ diretrizes.

TEXTO REFLEXIVO:
O VALOR DO TEMPO
(AUTOR DESCONHECIDO)

Imagine que h um banco no planeta terra e

toda manh uma pessoa especial e bondosa
autoriza um depsito na conta corrente de todos
os seus habitantes, no valor de 86.400. As
condies so as seguintes: os correntistas no
podem transferir este valor para outra pessoa e
meia-noite o saldo da conta zerado.

58

TEXTO REFLEXIVO:
O VALOR DO TEMPO
(AUTOR DESCONHECIDO)

Quem gastou, gastou e o saldo por ventura

existente no pode ser acumulado para o dia
seguinte. E assim acontecem todos os dias. Voc
sabe como se chama este banco? Isso mesmo,
tempo! Aps a meia-noite, voc recebe 86.400
segundos. Com este investimento voc precisa
conhecidos so felicidade, sade, sucesso,

59

viver no presente, cujos rendimentos mais

TEXTO REFLEXIVO:
O VALOR DO TEMPO
(AUTOR DESCONHECIDO)

- Para entender o valor de um ano,

pergunte ao estudante que foi reprovado;
- Para entender o valor de um ms,
pergunte me que teve um beb
prematuro;

pergunte ao editor de um jornal semanal;

60

- Para entender o valor de uma semana,

TEXTO REFLEXIVO:
O VALOR DO TEMPO
(AUTOR DESCONHECIDO)

- Para entender o valor de uma hora,

pergunte aos amantes que esto esperando
para se encontrar;
- Para entender o valor de um minuto,
pergunte a algum que perdeu o trem;

pergunte ao sobrevivente de um acidente;

61

- Para entender o valor de um segundo,

TEXTO REFLEXIVO:
O VALOR DO TEMPO
(AUTOR DESCONHECIDO)

- Para entender o valor de um milsimo de

segundo, pergunte a algum que ganhou a
medalha de prata nos Jogos Olmpicos;
O ontem histria. O amanh mistrio. O hoje
uma ddiva. Por isso chamado presente. Valorize
porque voc o compartilhou com algum especial,
especial o suficiente para dividir o seu tempo.

62

cada momento que voc tem! Valorize mais ainda

O Tempo um recurso precioso, que no pode ser

recuperado, ou expandido, portanto saiba us-lo,
pois ele proporciona oportunidades iguais para
todos.
Aprenda a fazer de seu tempo seu maior

63

parceiro.

Parabns!
Voc concluiu o curso de

64

Administrao do
Tempo