ADMINISTRACION

Y CONTROL DE
INVENTARIOS

Agosto 2011

Jos Antonio Jurez Sosa

REGLAS
MANTENER APAGADO EL CELULAR
RESPETAR OPINIONES
PARTICIPACION EN ORDEN
PUNTUALIDAD

Lic. Jose Antonio Jurez

DINAMICA DE INTEGRACION

Lic. Jose Antonio Jurez

EXPECTATIVAS
30 MINUTOS
EXAMEN DE PREDIAGNOSTICO 15

Lic. Jose Antonio Jurez

TEMARIO
Los objetivos de la administracin de inventarios
Los niveles del inventario-objetivos
Tcnicas del control de inventario I
Tcnicas de control de inventario II
La importancia de mantener buenos datos de lo
almacenado
Aplicacin del procesamiento electrnico de
datos para el control de inventario.
Evaluacin de la administracin de inventario y
revisin de tcnicas para su mejoramiento.

Lic. Jose Antonio Jurez

OBJETIV
O

Los participantes lograran disminuir

las
prdidas
en
un
almacn,
aplicando,
de
manera
eficaz,
principios y tcnicas de control de
inventarios,
a
travs
de
una
adecuada planeacin, organizacin y
evaluacin de los mismos, as como
Mantener al mnimo las inversiones
en inventarios y cumplir con los
requerimientos de produccin y
demanda del mercado.
Lic. Jose Antonio Jurez

 Influir positivamente en los resultados de la empresa apoyando

BENEFICIOS

el servicio a clientes y en reducciones de costos operativos y

financieros
Planear las actividades en el almacn apoyado en el trabajo en
equipo

Establecer

medidores

de

desempeo

alineados

con

la

estrategia empresarial
Mejorar el proceso interno del almacn e inventario logrando
mayor rotacin de los mismos.
Elevar el nivel de servicio a clientes internos y externos
Eficientar el espacio en almacn
Mantener integridad de los registros por medio de la exactitud
fsico libros
Mejora de la identificacin y acomodo de materiales

de indicar a que tema corresponde de acuerdo al temario

La funcin de planificar en una organizacin se lleva a
cabo para decidir hoy el lugar donde se requiere ocupar a
corto, mediano y largo plazo, donde los resultados
dependern de la clara definicin de objetivos, estrategias y
recursos destinados para el logro de las mismas. La funcin
de almacenaje por su importancia competitiva para las
empresas est teniendo forma creciente un lugar
importante
planeacin estratgica.
El procesoen
delaplanificacin,
los cambios en la estructura
organizacional, los estilos de liderazgo y los sistemas de
verificacin de resultados son elementos administrativos
necesarios para llevar a cabo con xito la funcin de
almacenaje.
Los Sistemas de Trabajo, y todas las actividades de un
Departamento de Almacenes deben estar orientados a
cumplir con su Misin que es la satisfaccin de las
necesidades de sus clientes, sean estos internos o
externos.

r de indicar a que tema corresponde de acuerdo al temario

El por qu de los
medidores?
Para Saber donde estamos
Para saber a donde vamos
Para motivar comportamientos positivos
Para inducir hacia resultados
empresariales

Los medidores deben impactar y motivar el

comportamiento de los integrantes de las
organizaciones

de indicar a que tema corresponde de acuerdo al temario

Medidores de las reas alineados con medidores

empresariales
Servicio
Operaci
n
Recurso
s
Human
Liderazgo
os

Mejora
Integral
en
el
proceso
del
almacn

Mejora
en
procesos
Trabajo en
operativo
Equipo
s
en
Clima Laboralgeneral
Motivacin

Respuesta
Entrega
Disponibilid
ad

Comunicaci
n
Con otras

reas
Con
Clientes
Internos
Externos

Rentabilid
ad
Costos
Operativos
Nivel de
Inventario
Rotacin de
Inventario

vor de indicar a que tema corresponde de acuerdo al temario

Objetivos y
estrategias
organizacionales

Calidad en el
servicio a clientes
Productividad
operativa y financiera
Relaciones
saludables con
autoridades fiscales

or de indicar a que tema corresponde de acuerdo al temario

OBJETIVOS EN LA ADMINISTRACIN DE ALMACENES E INVENTARIOS

Tiempos de entrega oportunos

Amortiguar incertidumbre en la
demanda
Disponibilidad de productos
Racionalizar el nivel de inventarios
Mejorar la rotacin de los inventarios
Mejorar las decisiones de cuando y
cuanto pedir
Procesos de informacin para efectos
fiscales
Datos de inventario exactos

Servicio al
cliente

Costo
s

Informacin
Fiscal

DINAMICA
ANOTE LOS OBJETIVOS RELACIONADOS CON
LA ESTRATEGIA EMPRESARIAL, QUE A SU JUICIO SE
DEBEN TENER EN UN ALMACN

ANOTE LAS ACCIONES QUE PODRA EN

PRCTICA PARA LOGRAR REDUCIONES DE
COSTOS EN EL ALMACN

de indicar a que tema corresponde de acuerdo al temario

Importancia del Desarrollo Humano y Tecnolgico

El nuevo paradigma de desarrollo
tecnolgico
Proceso de globalizacin
Avances tecnolgicos en
sistemas de informacin y
cmputo (ERP, MRP, DRP, EDI,
CDIGO DE BARRA, etc.)
Paradigma vigente: Velocidad
Justo a tiempo
Calidad total

La informacin es el principal
impulsor del cambio
-Amplia
-Tiempo Real
- Disponible
- Bajo costo
Las redes toman importancia
- Colaboracin
- Globales
- Relaciones Ganar-Ganar

de indicar a que tema corresponde de acuerdo al temario

El nuevo paradigma de
desarrollo humano

El cambio es permanente
Presiones de inventarios
Administracin
del
conocimiento e innovacin
Personal altamente capacitado
Trabajo en equipo
Personas motivadas
Mentalidad innovadora
Personas facultadas

Mentalidad empresarial
Personas dispuestas a ofrecer
calidad en servicio a clientes
Flexibilidad
Personas con alto nivel de
autoestima
Personas asertivas
Personas positivas
Personas productivas

de indicar a que tema corresponde de acuerdo al temario

PRODUCCIN
DI
R
E
C
CI

FINANZAS
RECURSOS HUMANOS

ALMACN
Y TRFICO

COMPRAS
VENTAS

OBJETIVO
SERVICIO
RENTABILIDAD

PRESTADORE
S DE
SERVICIO

C
LI
E
N
T
E
S

DINAMICA OJO

giero que sea como refuerzo

ANOTE SUS Primer
tema
PRINCIPALES CLIENTES
(INTERNOS Y EXTERNOS) Y
LAS NECESIDADES QUE DEBE SATISFACER EL DEPARTAMENTO DE
ALMACN
( CLIENTE / NECESIDADES )

ANOTE LAS ACCIONES QUE PONDRA EN PRCTICA PARA

DAR UN SERVICIO DE EXCELENCIA A SUS CLIENTES

Favor de indicar que tema corresponde segn el temario

Una nueva Visin en el

Almacenaje

El mundo de los negocios esta sufriendo cambios cada vez mas

acelerados, donde las exigencias de los mercados obligan a las empresas
a ser ms y ms competitivas para satisfacer las necesidades cambiantes
de los clientes.
La manera de administrar los negocios en el siglo XXI presenta retos que
solo aquellos que tengan una visin del cambio podrn sortear.
El futuro plantea una gran oportunidad para aquellas empresas que
administren adecuadamente la informacin interna y de su entorno,
adems de orientar todas sus actividades a ofrecer un alto nivel de
servicio a sus clientes.
En pocas
servicio.

palabras el siglo XXI ser la poca de la informacin y del

Una adecuada administracin de los almacenes, inventarios y la

Favor de indicar que tema corresponde segn el temario

Red electrnica que permite transmitir informacin de
negocios de un sistema de computo a otro
EMPRES
A
PROVEEDORE
S

TRANSPORTIST
AS

CLIENTE
S

AGENTE
ADUANAL

Favor de indicar que tema corresponde segn el temario

El cdigo de Barras en el
almacn
RECEPCION

ALMACENA POR

LOCALIZACION EN
TIEMPO REAL
RASTREA
INVENTARIO POR
PEPS
ADMINISTRA
FECHAS DE
CADUCIDAD

OPERACION

SURTIDO Y
EMBARQUE

EXACTITUD Y
RAPIDEZ PARA
MANTENER ,
LOCALIZAR Y
RASTREAR
PRODUCTOS

VELOCIDAD

RAPIDEZ Y
EXACTITUD EN
CONTEOS

PARA LOCALIZAR,
SURTIR Y
EMBARCAR
AUMENTA LA
PRODUCTIVIDAD Y
EL SERVICIO

Favor de indicar que tema corresponde segn el temario

Aspectos Clave en la Administracin y Operacin

del Almacn
Recepcin y
envos
Almacenaje

rea de
gestin
en
almacen
es

Mantener
Registros
Manejo
Eficiente y
Control Fsico
Exactitud por
Medio de
Auditorias
Fsicas

Favor de indicar que tema corresponde segn el temario

Aspectos Clave en la Administracin y Operacin

del Almacn
Liderazgo

Nuevo
Pensamie
nto y
Requisitos
para el
Cambio

Planeacin
Fuerza de Trabajo
Capacitada y
Flexible
Trabajo en Equipo
Orientacin al
Servicio
Mayor Rotacin
de Inventarios

Favor de indicar que tema corresponde segn el temario

Manejo de Espacio en el
Almacn
Uno de los principios bsicos con que debe contar un almacn es
el lay-out, que optimiza los procesos de manejo de materiales y
sistemas de almacenaje para obtener un flujo continuo de
materiales e informacin entre los procesos y, al mismo tiempo,
maximizar el espacio disponible y el rea cubica del edificio.

El Espacio cuesta...la rotacin de inventarios disminuye

costos

Favor de indicar que tema corresponde segn el temario

PRINCIPIOS FUNDAMENTALES EN EL DISEO DEL LAY-OUT

DEL ALMACEN
A mayor movimiento, entonces mayor cercana, menor altura
Permitir flujo en lnea recta
No permitir pasillos con extremos muertos
Proveer reas de recepcin/surtido correctamente dimensionadas
Proveer pasillos con dimensiones
( montacargas, personas )

suficientes

Proveer espacio para futuras expansiones

Utilizacin de reas y aprovechamiento de cubos
Permitir pasillos principales con circulacin doble

para

circulacin

Favor de indicar que tema corresponde segn el temario

CLASIFICACION DEL MATERIAL EN ALMACEN

La clasificacin o acomodo de material dentro del almacn es muy
importante y este debe ser de acuerdo a los movimientos y/o
necesidades de cada empresa.
Existe un tipo de clasificacin que es el mas comn y efectivo dentro
del medio, la clasificacin ABC.
Esta se divide en tres clases, de acuerdo a su valor y uso.
ABC = utilizacin anual por el costo unitario
Clasificacin
A

Representa el 80% del costo y el 20% de los

artculos

Clasificacin
B

Representa el 15% del costo y el 30% de los

artculos

Clasificacin
C

Representa el 5% del costo y el 50% de los

artculos

Favor de indicar que tema corresponde segn el temario

Pasos para efectuar un

Determinar el uso
anual en
piezas
anlisis
ABC
Multiplicar por el costo unitario
Ordenar el resultado de mayor a menor uso en unidades monetarias
Obtener el porcentaje individual
Obtener el porcentaje acumulado
Asignar categoras aplicando la ley de pareto ( 80-20)
Ley de Pareto: En 1906, el economista italiano Vilfredo Pareto ,cre
una frmula matemtica para describir la distribucin desigual de la
riqueza en su pas, observando que el 20% de la poblacin
concentraba el 80% de la riqueza. 20% esencial que son el conjunto
de tareas que, generalmente, consumir el 80% del tiempo y de los
recursos. El anlisis ABC es otra forma de categorizar gran cantidad
de datos, agrupndolos por importancia o prioridad. As, en la

Favor de indicar que tema corresponde segn el temario

Ley de Pareto: En 1906, el economista italiano Vilfredo Pareto ,cre

una frmula matemtica para describir la distribucin desigual de la
riqueza en su pas, observando que el 20% de la poblacin
concentraba el 80% de la riqueza. 20% esencial que son el conjunto
de tareas que, generalmente, consumir el 80% del tiempo y de los
recursos. El anlisis ABC es otra forma de categorizar gran cantidad
de datos, agrupndolos por importancia o prioridad. As, en la
categora A entrarn los de ms alta prioridad, en la B los de prioridad
intermedia y en la C los de menor importancia.

DINAMICA
Dados los siguientes datos efectuar una
clasificacin ABC:
ARTICULO

USO ANUAL
PIEZAS

COSTO
UNITARIO

4,000

70

19,500

110

400

100

10,000

50

200

140

24,000

70

1,600

80

8,000

60

1,000

70

500

90

USO ANUAL
EN $

DINAMICA
Dados los siguientes datos efectuar una
clasificacin ABC:
ARTICULO

USO ANUAL $

2,145,000

1,680,000

500,000

480,000

280,000

128,000

70,000

45,000

40,000

28,000

TOTAL

5,396,000

%
ACUMULADO

CLASIFICACIO
N

Favor de indicar que tema corresponde segn el temario

Aplicaciones practicas del ABC

Conteos cclicos
Polticas de reordenamiento
Niveles de existencia de seguridad
Manejo fsico de materiales
Negociaciones y evaluaciones de proveedores
Seguimiento de ordenes

Favor de indicar que tema corresponde segn el temario

Funciones del analista de inventarios, supervisor, jefe

de almacn

Define los artculos que sern contados

Verifica las variaciones de los conteos

Determina cuando se deben de hacer recuentos

Reconcilia los errores con los registros
Determina causas
Recomienda poltica o procedimientos
Reporta el desempeo
Interacta con contabilidad

Favor de indicar que tema corresponde segn el temario

Fuentes tpicas de
error
Descuido
Obtencin de partes errneas
Sustitucin de materiales
Identificacin incorrecta
Almacenamiento descontrolado
Robo, disminucin
Errores al escribir
Error en la unidad de medicin
Simplemente conteos incorrectos
Mal control de documentos
Falta de procedimientos
Falta de capacitacin

Favor de indicar que tema corresponde segn el temario

Personal y seguridad en el
almacn

Ser lder es una oportunidad de servir

no de lucirse.

REGLAS BASICAS PARA EL MANEJO DE

PERSONAL

1. Establezca objetivos claros y accesibles

2. Cuente con un plan bien desarrollado para desempear los
objetivos del departamento
3. Reporte los progresos
4. Desarrolle la tcnica de tratar a cada persona como un ser
individual
5. Mantenga la disciplina, aceptando nicamente el mejor
esfuerzo
6. Reconozca los logros, particularmente el desempeo
relevante
7. Verifique los proyectos con un programa regular de
seguimiento
8. Propicie un ambiente de motivacin y convirtase en lder

Favor de indicar que tema corresponde segn el temario

Seguridad en el
Almacn
Como se puede mejorar la prevencin de
accidentes de trabajo?

El orden y limpieza

Uniforme de trabajo

Condiciones de las instalaciones y el equipo

La capacitacin
--Lo que si se debe hacer y lo que no se debe hacer

La administracin
--Lleve estadsticas y haga un reporte de todos los
accidentes, incidentes y posibles perdidas

Favor de indicar que tema corresponde segn el temario

Seguridad del
personal
1. Polticas de seguridad en el almacn
2. Reduccin de costos
3. Mini cursos por el personal
4. Tranquilidad y salud empresarial
5. Estadsticas de accidentes / incidentes
6. Equipo de seguridad y emergencias
7. Incentivos
8. Condiciones del equipo de trabajo y de seguridad
9. Grupo de observadores

GRACIAS POR SU
PARTICIPACION !!!