UNIVERSIDAD

ADMINISTRACION PUBLICA
Sesin No 14

EXPOSITOR:

MG. ROSANA CURASI BOHORQUEZ

SISTEMA DE ABASTECIMIENTO

DESARROLLO TEMATICO
Normas Generales del Sistema de Abastecimiento
Normas sobre Administracin de Almacenes
Normas Tcnicas de Control Interno para el rea
de Abastecimiento
Normas Tcnicas de Control Interno
rea de Obras Publicas
MARCO LEGAL

Ley No 22056- Sistema de Abastecimiento.

Ley No 22867- Desconcentracin de atribuciones del Sistema
Abastecimiento.
Resolucin Jefatural N 118-80- INAP/DNA
Resolucin de Contralora N 072-98-CG
R3esolucin Jefatural N 335-90- INAP/DNA

HISTORIA
El sistema de abastecimiento fue establecido
mediante el Decreto Ley N 22056, con la
finalidad de asegurar la unidad racional.
Eficiencia y eficacia de los procesos de
abastecimiento y de bienes y servicios no
personales en los organismos que conforman
la administracin pblica, a travs de los
procesos tcnicos de catalogacin, registro de
proveedores, programacin, adquisicin
almacenamiento, distribucin, registro y
control, mantenimiento, seguridad,
recuperacin de bienes y disposicin final de
los mismo.

DEFINICION

El abastecimiento es una funcin orientada a

proporcionar en forma oportuna los bienes
materiales y los servicios que requiere la
accin gubernamental para el cumplimiento
de sus fines.
En tal sentido el abastecimiento cumple un rol
muy importante en el funcionamiento interno
de una entidad dado que, de su eficiencia
depender el desarrollo de las actividades
institucionales en las mejores condiciones de
celeridad, calidad y productividad.

Relaciones
Presupuesto
Personal

SIAF

Racionalizacin
Planificacin

Contabilidad

Abastecimiento

Tesorera
Control

Informacin

E
N
D
O
G
E
N
S

Juridico
Usuarios y/o Consumidores
Mercado Nacional

Mercado Internacional

E
X
O
G
E
N
A
S

NORMAS GENERALES DEL

SISTEMA DE
ABASTECIMIENTOS
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Aplicacin de criterio de eficiencia y eficacia

Integridad de administracin del
abastecimiento
Actualizacin y utilizacin de informacin
para el abastecimiento
Unidad de adquisiciones de bienes y
servicios
Unidad en el ingreso fsico y custodia
temporal de bienes
Austeridad del abastecimiento
Verificacin del estado y utilizacin de
bienes y servicios.

1.

NORMAS ESTABLECIDAS EN LEY

ADQUISICIONES Y
CONTRATACIONES DEL ESTADO
N 28267-26850 Y REGLAMENTO
DE LA LEY D. S N 084-2004-PCM

2.

3.

4.

Aplicacin de criterio
de eficiencia y
eficacia
Integridad de
administracin del
abastecimiento
Actualizacin y
utilizacin de
informacin para el
abastecimiento
Unidad de
adquisiciones de
bienes y servicios

SA.05 Unidad en el Ingreso Fsico y Custodia

Temporal de Bienes
Acciones a desarrollar
Todos los bienes adquiridos ingresan
1. El rgano de abastecimiento contar
fsicamente a la entidad por el almacn del
Con reas fsicas acondicionadas
rgano de abastecimiento; y para su
Especialmente los bienes de la entidad
Custodia temporal.
que suministra.

Concepto.- El almacenamiento es un proceso

tcnico de Abastecimiento orientado a
establecer y aplicar pautas para la ubicacin y
custodia temporal de bienes en cualquier rea
fsica acondicionada. La custodia temporal se
inicia con la adquisicin y La recuperacin de
bienes, las cuales se realizan en formas y
modalidades diversas. El ingreso fsico es
un acto de incorporacin a la Entidad, pasando
desde afuera de ella hacia adentro a travs
de un lugar previamente establecido.

2. La ubicacin, capacidad,
acondicionamiento, medios de acceso,
equipamiento y personal del almacn
sern planificados atendiendo las
necesidades y posibilidades de la
entidad.
3. Slo por el almacn del rgano de
Abastecimiento, se realizar el ingreso
fsico de bienes adquiridos y/o recupera
dos.
4. Los bienes con caractersticas
Especiales( caso semovientes, alimentos
Frescos, productos crnicos, equipos
Voluminosos, etc. Ingresarn por el rea
Adecuada.

SA. 06 AUSTERIDAD
DEL ABASTECIMIENTO

Acciones a desarrollar
El rgano de abastecimiento
implantar el tratamiento estadstico
De la informacin que genera o utiliza
a efecto de tener elementos de juicio
Para orientar la austeridad.
2. El rgano de Abastecimiento
adecuar a su realidad institucional
los criterios de austeridad. Como:
a. Utilidad mltiple
b. Uniformidad
c. Equilibrio en relacin al personal
d. Racionalidad en la produccin
e. Durabilidad
f. Prioridad en caso de restricciones
g. Prioridad en la obtencin
h. Continuidad
i. Fcil conservacin o permanencia
j. Ahorro y costos adicionales.

En toda previsin, solicitud, obtencin,

suministro, utilizacin y/o administracin
1.
de bienes y servicios. Se aplicarn los criterios
e instrumentos pertinentes de austeridad que
establezca la entidad a propuesta del rgano
de abastecimiento.

Concepto.- Se entiende por Austeridad

del Abastecimiento: la equilibrada
estimacin de necesidades de bienes y
de servicios; al empleo mesurado de los
limitados recursos asignados a una
entidad Pblica y a su adecuada
Combinacin para obtener ms y
mejores resultados (productos materiales
y servicios pblicos), en beneficio de
la colectividad en general.

SA.07 VERIFICACIN DEL ESTADO Y

UTILIZACIN DE BIENES Y
SERVICIOS
Las entidades pblicas formularn
y aplicarn normas para verificar la
existencia estado y condiciones de
utilizacin de los bienes y/o servicios
de que dispone la entidad.

Concepto.- La verificacin
Constituye requisito para
realizar, de manera racional y
sobre bases reales, las
acciones de abastecimiento
Que resulten necesarios.

Acciones a desarrollar
1. El inventario fsico es una forma
De verificacin, hay dos tipos:
el general y de almacn.
a. El administrador general o quien
haga sus veces es el encargado
de aprobar los inventarios fsicos
Generales de bienes en uso por
lo menos una vez al ao.
b. El titular del rgano de
Abastecimiento hace lo propio con
Inventarios de los bienes que se
Hallan en custodia temporal en el
Almacn de su responsabilidad. Y a
La vez informado al administrador
General, adems establece pautas
para Inventariar bienes en todas las
reas.

Aspectos de la Verificacin
del Estado y Utilizacin
1.

2.

3.

Existencia o presencia real del

bien o del servicio (visto como
accin o resultado)
Estado para apreciar el grado
de conservacin o deterioro
del bien as como el resultado
del servicio; y
Condiciones de utilizacin,
para constatar en qu se
emplea, lugar, habilidades del
responsable, condiciones de
seguridad, rendimiento y sobre
todo el empleo de beneficio de
la organizacin en su
conjunto(con fines oficiales).

MANUAL DE ADMINISTRACION DE ALMACENES

PARA EL SECTOR PUBLICO NACIONAL
Res. N 335-90-INAP/DNA

PROCESOS DE ADMINISTRACION
DEL AMACEN
Proceso

de almacenamiento
Proceso de distribucin
Inventario fsico
Baja de bienes
Reposicin de estock
Registro y control de existencias

A. PROCESOS DE ALMACENAMIENTO

El almacenamiento es un proceso tcnico del abastecimiento, las

Actividades concerniente a este proceso, estn referidas
a la ubicacin temporal de bienes en un espacio fsico determina
Con fines de custodia como va para trasladarlo fsicamente
(temporal o definitivo) a quienes lo necesitan.

FASES

1.
2.
3.
4.
5.

Recepcin
Verificacin y control
Internamiento
Registro y Control
Custodia

B. PROCESO DE DISTRIBUCION

Proceso tcnico de Abastecimiento, que consiste en un conjunto

de actividades de naturaleza tcnico Administrativo, referida a la
Directa satisfaccin de necesidades. Incluye las operaciones internas.

FASES

1.
2.
3.
4.
5.

Formulacin de pedidos
Autorizacin de despacho
Acondicionamiento de materiales
Control de materiales
Entrega de Materiales

C. INVENTARIO FISICO

Es una forma de verificacin fsica que consiste en constatar la existencia o

presencia real de los bienes almacenados, apreciar su estado de conservaci
deterioro y condiciones de seguridad.
1. TIPOS DE INVENTARIO

B. INVENTARIO SELECTIVO
Comprende un tipo de bienes
Se efecta cerrando las operaciones porPreviamente seleccionados. Se realiza
Varios das, como mnimo una ves al ao Peridicamente o cada vez que sea
Necesario comprobar que los registro de
Requiere de un apropiado programa y sirve
Stock se mantienen al da. completos y
De sustento a los estados financiero de la
Exactos.
Entidad.
A. INVENTARIO MASICO

C. INVENTARIO FISICO

3. FORMAS DE EFECTUAR
EL INVENTARIO
2.PREPARACION DE INVENTARIO
a.
b.
c.
d.

Ordenamiento de almacn
Documentacin
Equipo de verificadores
Medios o instrumentos

a. Al barrer.- efectuar el inventario

De todos los bienes almacenado
Sin excepcin alguna.
b. Por Seleccin.- Consiste en
constatar la veracidad de las
existencia del grupo de bienes d
cual se tiene inters.

C. INVENTARIO FISICO

4. SOBRANTES DE INVENTARIO
Se proceder en la forma siguiente:
5.
a. Determinar su origen
- Documentos fuentes no registradas
- En las tarjetas de existencia valorada A.
- Bienes entregado en la menor cantidad B.
- Autorizada.
C.
- Entrega de un bien similar en el lugar
- Del que figura.
b. Estos deben ser incorporados
en los registro de existencia.

FALTANTE DE ALMACEN
Faltante por robo o sustraccin
Faltante por merma
Faltante por negligencia

D. BAJA DE BIENES
1.

2.
a.
b.
c.
d.

Se dar de baja a los bienes que como resultado del

inventario Fsico Genial estn considerados para tal
proceso.
Son objeto de baja:
Los bienes fungibles siniestrados que se encuentren
en completo estado de inutilidad.
La merma producida en las existencias por efecto de
votalizacin o por accin de animales depredadores.
Los bienes perdidos por robo o sustraccin; y
Bienes que por vencimiento o su estado de
descomposicin no son recomendables para
consumo.

E. REPOSICIN DE STOCK
Comprende un conjunto de acciones de
naturaleza tcnico-administrativo inherente a
la funcin de almacn, que tiene por finalidad
el mantener la continuidad del
abastecimiento, remplazando las existencias
distribuidas, a fin de que se encuentren
disponibles en cualquier momento y asegurar
as que lleguen a los usuarios en la
oportunidad conveniente.

F. REGISTRO Y CONTROL DE EXISTENCIAS

Consiste en un sistema de registro y reportes en los

que se consigna datos sobre ingresos y salidas de bienes del
Local de almacn y cantidades disponibles a distribuir.
Segn las posibilidades de cada entidad los registros y reportes
se elaboran en forma manual o mediante proceso automtico de da

DOMENTOS

1.
2.
3.
4.
5.

Tarjeta de Control Visible de Almacn

Tarjeta de Existencias Valoradas de Almacn
Resumen del Movimiento del Almacn
Nota Entrada al Almacn
Pedido de Comprobante de Salida.

NORMAS TECNICAS DEL CONTROL

INTERNO DEL AREA DE ABASTECIMIENTO
08 NORMAS
300-01
CRITERIO DE
ECONOMIA
EN LA COMPRA DE
BIENES Y
CONTRATACION DE
SERVICIOS.

300-08
PROTECCIN DE
BIENES DE ACTIVO
FIJO

300-02
UNIDAD DE
ALMACEN

300-03
TOMA DE
INVENTARIO
FISICO

300-07
CONTROL SOBRE
VEHICULOS OFICIALES
DEL ESTADO

300-04
BAJA DE BIENES
DE ACTIVO
FIJO

300-05
MANTENIMIENTO
DE BIENES DE
ACTIVO FIJO

300-06
ACCESO, USO Y
CUSTODIA DE BIENES

NCI 300-01: Criterio de Economa

en la Compra de Bienes y
Contratacin de Servicios

En toda
transaccin de
bienes o servicios,
as como en las
dems actividades
de gestin, deber
tenerse presente,
el criterio de
economa.

NCI 300-02: Unidad de Almacn

Todos los bienes

que adquiera la
entidad deben
ingresar
fsicamente a
travs de la
Unidad de
Almacn, antes
de ser utilizados.

NCI 300-03: Toma de Inventario

Fsico

Cada entidad debe

practicar
anualmente
inventarios fsicos de
los activos fijos, con
el objeto de verificar
su existencia fsica y
estado de
conservacin.

NCI 300-04: Baja de Bienes de

Activo Fijo

Los bienes de
activo fijo que por
diversas causas,
han perdido
utilidad para la
entidad, deben ser
dados de baja
oportunamente.

NCI 300-05: Mantenimiento

de Bienes de Activo Fijo

NCI 300-06: Acceso, Uso y

Custodia de los Bienes

La administracin de
la Entidad debe
preocuparse en
forma constante por
el mantenimiento
preventivo de los
bienes de activo fijo,
a fin de conservar su
estado optimo de
funcionamiento y
prolongar su vida til.

Slo el Personal
autorizado debe
tener acceso a los
bienes de la
entidad, el que
deben asumir
responsabilidad por
su buen uso,
conservacin y
custodia de ser el
caso.

NCI 300-07: Control sobre

Vehculos Oficiales del Estado

Debe cautelarse
que los vehculos
de propiedad de
la entidad, sean
utilizados
exclusivamente
en actividades
oficiales, salvo
autorizacin
expresa del titular.

NCI 300-08: Proteccin de

Bienes de Activo Fijo

Deben
establecerse
procedimientos
para detectar,
prevenir, evitar y
extinguir las
causas que
pueden
ocasionar daos
o prdidas de
bienes pblicos.

NORMAS TECNICAS DEL CONTROL INTERNO

PARA EL AREA DE OBRAS PUBLICAS
17NORMAS
600-11

Las resoluciones
Aprobatorias de
Presupuesto
Adicionales
Deben precisar
La causal.

600-01
Del Expediente
Tcnico

600-10
Sustentacin de
Presupuesto
Adicionales en
Contrato a suma
alzada.

600-02
Contenido de las
Especificaciones
Tcnicas

600-09
Sustentacin de
Presupuestos
Adicionales,
en contratos a
P. Unitario

600-03
Sustentacin de los
Metrados
600-04
Absolucin de
Consultas u
Observaciones
Sobre documentos
Que conforman
El expediente.

600-05
Detalles de los
Anexos del
Contrato

600-06

600-08
600-07
Modificaciones y
Aplicaciones de Oportunidad en el
Subsanacin de control de calidad Procedimiento de
Presupuesto
Errores u omisiones
En obras y
Adicionales
En el Exp. Tec.
reporte

NORMAS TECNICAS DEL CONTROL INTERNO

PARA EL AREA DE OBRAS PUBLICAS
17 NORMAS
600-12

600-17

Aprobacin de
Reduccin de
Obras

Mantenimiento
de las Obras.

600-13
Cumplimiento de
Plazo Contractual

600-14
Elaboracin de
Metrados de
Post- construccin

600-16

600-15
Participacin de
Los Miembros
Designados para
La recepcin de
Obra.

Registro de garantas
En la etapa de la
Operacin de
Obra.

NCI 600-01: del Expediente

Tcnico

NCI 600-02: Contenido de las

Especificaciones Tcnicas

El expediente
tcnico antes de ser
aprobado por la
entidad licitante,
debe estar visado en
todas sus pginas
por los profesionales
responsables de su
elaboracin y por el
rea especializada
responsable de su
revisin.

Las Especificaciones
Tcnicas deben
elaborarse por cada
partida, que
conforman el
presupuesto de
obra, definiendo la
naturaleza de los
trabajos,
procedimiento
constructivo y
formas de pago.

NCI 600-03: Sustentacin

de Metrados

Los metrados del

expediente tcnico
deben estar
sustentados por
cada partida, con la
planilla respectiva y
con los grficos y/o
croquis explicativos
que el caso requiera.

NCI 600-04: Absolucin de

Consultas u observaciones sobre
Documentos que conforman el
Expediente Tcnico de la Licitacin

La Entidad Licitante deber

absolver las consultas o
cualquier observacin que
se hiciera sobre los
documentos que conforman
el Expediente Tcnico de la
Licitacin, debidamente
fundamentados, de manera
que permita a los postores
clarificar concretamente las
interrogantes que motivaron
su intervencin.

NCI 600-05:Detalle de los Anexos

del Contrato

Los anexos que

forman parte
integrante de los
contratos de
obras deben ser
identificados
individualmente y
numerados en
forma correlativa.

NCI 600-06:Modificaciones
y Subsanacin de errores u
Omisiones en el expediente
Tcnico

Las modificaciones
sustanciales y la
subsanacin de
errores y omisiones
en el Expediente
Tcnico, durante la
ejecucin de la obra,
deben contar con la
opinin del
Proyectista.

NCI 600-07: Aplicacin de

Controles de Calidad en Obras
y Reportes

Las entidades contratantes

deben cautelar, que en las
obras en ejecucin , se
apliquen controles de
calidad acordes con la
naturaleza del contrato,
cuyos resultados sean
registrados y archivados
en formatos prediseados
y consignados en un
informe especial que debe
emitir la supervisin, en
cada valoracin de obra
tramitada.

NCI 600-08: Oportunidad en el

Procesamiento de Presupuesto
Adicionales

Los presupuestos
adicionales que se
generen en la
ejecucin de la obra
sern procesados y
aprobados con la
prontitud del caso,
bajo responsabilidad
de los funcionarios a
cargo de la ejecucin
de la obra.

NCI 600-09: Sustentacin de

Presupuesto Adicionales,
en Contratos a precios unitarios
generados por mayores metrados

En los presupuestos
adicionales que
involucren partidas
contractuales en los
contratos a precios
unitarios, debe
sustentarse el metrado
total de cada partida
con la planilla
respectiva adjuntando
el sustento tcnico del
caso.

NCI 600-10: Sustentacin de

Presupuesto Adicionales
en Contratos a Suma Alzada

Cuando se presenten
presupuestos adicionales
por modificaciones en los
planos y/o
especificaciones tcnicas
de la obra en un contrato
a suma alzada, debe
demostrarse
fehacientemente haberse
producido esta situacin,
as como acreditar que
tales modificaciones
generan mayores costos a
los pactados para la obra.

NCI 600-11: La Resoluciones

Aprobatorias de presupuestos
Adicionales Deben precisar su
causal

Las resoluciones que

emita la entidad
contratante aprobado
determinado
presupuesto adicional,
deben precisar en sus
considerndos la
causal que genera
dicho adicional.

NCI 600-12:Aprobacin de
Reducciones de Obra

Toda reduccin de
obra debe ser
aprobada mediante
resolucin de la
entidad contratante,
previa sustentacin
con los informes
tcnicos y legales
que el caso
requiera.

NCI 600-13: Cumplimiento del

Plazo Contractual

Todo contrato de
obra ser objeto de
un control estricto
del cumplimiento del
plazo contractual,
incluyendo los
plazos parciales, en
base a los diagramas
de CPM, PERT, o
similares.

NCI 600-14: Elaboracin de

Metrados de Pos- construccin

El inspector de la
obra, elaborar los
metrados de posconstruccin, de
acuerdo a los trabajos
realmente ejecutados,
los que se tendrn en
cuenta al momento de
la recepcin de la
obra, previa
conformidad por parte
del contratista.

NCI 600-15: participacin de los NCI 600-16: Registro de Garantas

Miembros Designados para la
En la Etapa de Operacin
Recepcin de Obra
y Mantenimiento

Los miembros de la
comisin designada
para la recepcin de
obra, deben participar
directamente en el
acto de recepcin,
bajo responsabilidad,
a fin de formular las
observaciones que
hubiere durante el
desarrollo de dicho
evento.

La Unidad orgnica de
la entidad que tiene a
su cargo la operacin
y mantenimiento de la
obra, debe aperturar
un registro de las
garantas que se
encuentren vigentes
en esta etapa, a fin de
asegurar su aplicacin
en los casos que sean
necesarios

NCI 600-17: Mantenimiento

de las Obras

Las Entidades
estn obligadas
a mantener
eficientemente
las obras
pblicas que
estn a su cargo.