GESTIN

EMPRESARIAL
El Proceso Administrativo

Ing. M. Sc. Nelson Quiones Vsquez

INTRODUCCIN
El proceso de la Administracin se refiere a planear
y organizar la estructura de rganos y cargos que
componen la empresa y dirigir y controlar sus
actividades. Se ha comprobado que la eficiencia de la
empresa es mucho mayor que la suma de las
eficiencias de los trabajadores, y que ella debe
alcanzarse mediante la racionalidad, es decir la
adecuacin de los medios (rganos y cargos) a los
fines que se desean alcanzar.

CONCEPTOS BASICOS
Definicin:

El proceso administrativo se refiere a planear

y organizar la estructura de rganos y cargos
que componen la empresa y dirigir y controlar
sus actividades.

Elementos del proceso administrativos:

Desde finales del siglo XIX se ha definido la

administracin
en
trminos
de
cuatro
funciones especficas de los gerentes:
- la planificacin,
- la organizacin,
- la direccin y
- el control.

PLANIFICACIN
La Planificacin es el proceso de establecer
metas y elegir los medio para alcanzar dichas
metas.
La planeacin reduce el impacto del cambio,
minimiza el desperdicio y la redundancia y fija
los estndares para facilitar el control.
La

planeacin
establece
un
esfuerzo
coordinado,
da
direccin
tanto
a
los
administradores como a los administrados.

La

planeacin reduce la incertidumbre y

reduce la superposicin y desperdicios de
actividades.

Clases de Planes
Los planes, en cuanto al periodo establecido
para su realizacin se pueden clasificar en:
Corto Plazo: menor o igual a un ao.
Estos a su vez pueden ser:
- Inmediatos: hasta seis meses
- Mediatos: mayor de 06 o menor de 12
meses
Mediano Plazo: de uno a tres aos.
Largo Plazo: mayor a tres aos.

Principios de la Planificacin
Precisin:

Los planes no deben hacerse con

afirmaciones vagas y genricas, sino con la mayor
posible.
precisin
Flexibilidad:
Debe dejar margen a los cambios que
surjan y circunstancias que varen despus de la
revisin.
Unidad de direccin: Los planes deben coordinados e
integrados, que en realidad pueda decirse que existe
un solo plan general.
Consistencia: Todo plan deber estar perfectamente
integrado, fin de poder alcanzar con eficiencia los
Rentabilidad:
objetivos.
Todo plan deber expresar que los
resultados deben ser superiores a los gastos.
Participacin: Se deber conseguir la participacin de
las personas que habrn de estructurarlo, o que se
vean relacionadas con su funcionamiento.

Etapas de la Planificacin
1. Deteccin de oportunidades
2.

Establecimiento
de
objetivos
3.
Desarrollo
de
premisas
4. Determinacin de curso alternativo de
accin
5. Evaluacin de cursos alternativos de
accin
6. Seleccin de un curso de
accin
7.
Formulacin
de
planes
derivados
8. Expresin numrica de los planes a
travs del presupuesto.

ORGANIZACIN
Es

el establecimiento de la estructura
necesaria para la sistematizacin racional de
los recursos, mediante la determinacin de
jerarquas,
disposicin,
correlacin
y
agrupacin de actividades, con el fin de
poder realizar y simplificar las funciones del
grupo social.

Se trata de terminar que recurso y que

actividades se requieren para alcanzar los
objetivos de la organizacin. Luego se debe
de disear la forma de combinarla en grupo
operativo, es decir, crear la estructura

Conceptos generales
Organizar no implica una especializacin
ocupacional extrema, que en muchos
casos hace que el trabajo sea poco
interesante, tedioso e indebidamente
restrictivo.
En cualquier organizacin, los trabajos se
pueden definir para que permitan poca o
ninguna
libertad
personal,
o
la
discrecionalidad ms amplia posible.
no existe una forma mejor nica de
organizar y que la aplicacin de la teora
de la estructura organizacional debe
tomar en cuenta cada situacin en

Propsitos de la Organizacin
Permitir la consecucin de los objetivos
primordiales de la empresa lo ms
eficientemente y con un mnimo esfuerzo.
Eliminar duplicidad de trabajo.
Establecer canales de comunicacin.
Representar la estructura oficial de la
empresa.

Tipos de Organizaciones

Organizacin
formal:
Es
la
estructura
intencional de papeles en una empresa
organizada formalmente. Cuando se dice que
una organizacin es formal, no hay en ello
nada inherentemente inflexible o demasiado
Organizacin
Informal:
La
organizacin
limitante.
informal es cualquier actividad personal
conjunta
sin
un
propsito
consciente
conjunto, an cuando contribuya a resultados
conjuntos. de la Organizacin
Principios

Unidad de mando.
Especializacin.

Equilibrio de DireccinControl.

Definicin de puestos.

Proceso Organizacional
Organizar

es
un
proceso
gerencial
permanente. Las estrategias se pueden
modificar
cuando
el
entorno
organizacional cambia.

Los Gerentes utilizan estos 4 pasos bsicos

cuando empiezan a tomar decisiones para
organizar:
A. Dividir la carga de trabajo.
B. Combinar las tareas en forma lgica y
eficiente.
C. Especificar quien depende de quien en la
organizacin.

A. Divisin del Trabajo

Al descomponer el trabajo total en operaciones
pequeas, simples y separadas, en las que los
diferentes trabajadores se pueden especializar,
la productividad total se multiplica en forma
geomtrica.
La divisin del trabajo crea tareas simplificadas
que se pueden aprender y realizar con relativa
velocidad.
Por
consiguiente,
fomenta
la
especializacin, pues cada persona se convierte
en experta en cierto trabajo.
El
aburrimiento puede ser un producto
secundario de las tareas especializadas que se
tornan repetitivas y poco gratificantes en lo
personal.

B.
Departamentalizacin
Los Gerentes, con el objeto de seguir la pista de
esta maraa de relaciones formales de una
organizacin, suelen preparar un organigrama
que describe la forma en que se divide el
trabajo.
En un organigrama los cuadros representan la

agrupacin lgica de las actividades laborales

que llamamos departamentos.

La departamentalizacin es el resultado de las

decisiones que toman los gerentes en cuanto a
que actividades laborales, una vez que han sido
divididas en tareas, se pueden relacionar en
grupos parecidos.

C. Jerarquizacin
Cuando se ha dividido el trabajo, creando departamentos
y elegido el tramo a controlar, los gerentes pueden
seleccionar una cadena de mando; es decir, un plan que
especifica quin depende de quien.
Es decir estas decisiones es un patrn de diversos
estratos que se conoce como jerarqua.
En la cima de la jerarqua de la organizacin
se
encuentra el Director, de mayor rango, responsable de las
operaciones de toda la organizacin. Por regla general,
los directores se conocen como Director General,
Presidente o Director Ejecutivo. Otros gerentes de menor
rango se ubican en los diversos niveles de la
organizacin.

Niveles Jerrquicos de la
Organizacin

D. Coordinacin
La coordinacin es un proceso que consiste en
integrar las actividades de departamentos
independientes a efectos de perseguir las
metas de la organizacin con eficacia.
El

grado de coordinacin depender de la

naturaleza de las tareas realizadas y del grado
de interdependencia que existe entre las
personas de las diversas unidades que las
realizan.
Un grado importante de coordinacin con toda
probabilidad beneficiar un trabajo que no es
rutinario ni pronosticable, un trabajo en el cual
los factores del ambiente estn cambiando y
existe mucha interdependencia.

Diseo Organizacional
1. Evolucin
Enfoque

clsico;
los
miembros
de
la
organizacin, en sus acciones, eran guiados por
un sentimiento de obligacin en la organizacin
y por una serie de reglas y reglamentos
racionales.
Enfoque tecnolgico; cuanto ms compleja la
tecnologa, tanto mayor la cantidad de
gerentes y de niveles administrativos.

Enfoque ambiental; el sistema mecanicista era

ms conveniente para un ambiente estable,
mientras que el sistema orgnico era ms
conveniente para uno turbulento.
Reduccin de tamao; se refiere a esta serie de
cambios n el diseo organizacional.

2. Diseo de la estructura
organizacional
2.1. Agrupamiento de unidades
El agrupamiento de posiciones y unidades
implementa una conveniencia con el objeto
de crear un organigrama, una manera fcil
de
controlar
quin
trabaja
en
la
organizacin.
Bases para el agrupamiento:
1.
2.
3.
4.
5.
6.

Por conocimiento y destreza ,

Agrupamiento
por
proceso
trabajo y funcin,
Por tiempo,
Por produccin,
Por cliente y
Por lugar.

de

2.2 Dimensin de la unidad

Cul es la extensin de control de cada
Gerente?. Y de qu forma debe ser la
estructura: Alta, con unidades de pequeas y
alcances de control estrechos, o ancha, con
unidades grandes y amplios alcances de
control?
Proposiciones bsicas:
Comparada
con la supervisin directa,
cuanto
mayor
sea
el
uso
de
la
estandarizacin para coordinacin, mayor
ser la dimensin de la unidad de trabajo.
Comparado
con
la
estandarizacin
y
frecuentemente con la supervisin directa,
cuanto mayor sea la confianza en el ajuste
mutuo, menor ser la dimensin de la unidad
de trabajo.

Organizaciones Inteligentes
Las organizaciones inteligentes se construyen
a travs de procesos pedaggicos que
desarrollen nuevas habilidades y promuevan
nuevos hbitos en la organizacin, entre los
cuales
debemos
resaltar
los
siguientes
aspectos:
1. Lderes que ejerzan influencia con el
ejemplo,
2. Trabajo en equipo con objetivos comunes,
3.Personas
honestas,
responsables,
comprometidas,
creativas
y
con
empowerment,
4. Organizaciones que fomenten la innovacin,

Tipos de organigramas

Definicin:
Los organigramas: son la
representacin grfica de la
estructura orgnica de una
empresa u organizacin que
refleja, en forma esquemtica, la
posicin de las reas que la
integran, sus niveles jerrquicos,
lneas de autoridad y de asesora.

POR SU NATURALEZA: Este grupo se divide en tres

tipos de organigramas:
Micro administrativos: Corresponden a una sola
organizacin, y pueden referirse a ella en forma
global o mencionar alguna de las reas que la
conforman.

Macro administrativos: Involucran a ms de una

organizacin.

Meso administrativos: Consideran una o ms

organizaciones de un mismo sector de actividad o
ramo especfico. Cabe sealar que el trmino meso
administrativo corresponde a una convencin
utilizada normalmente en el sector pblico, aunque

POR SU FINALIDAD: Este grupo se divide en cuatro tipos de

organigramas:
Informativo: Se denominan de este modo a los organigramas que se
disean con el objetivo de ser puestos a disposicin de todo pblico, es
decir, como informacin accesible a personas no especializadas. Por
ello, solo deben expresar las partes o unidades del modelo y sus
relaciones de lneas y unidades asesoras, y ser graficados a nivel
general cuando se trate de organizaciones de ciertas dimensiones.
Analtico: Este tipo de organigrama tiene por finalidad el anlisis de
determinados aspectos del comportamiento organizacional, como
tambin de cierto tipo de informacin que presentada en un
organigrama permite la ventaja de la visin macro o global de la
misma, tales son los casos de anlisis de un presupuesto, de la
distribucin de la planta de personal, de determinadas partidas de
gastos, de remuneraciones, de relaciones informales, etc. Sus
destinatarios son personas especializadas en el conocimiento de estos
instrumentos y sus aplicaciones.
Formal: Se define como tal cuando representa el modelo de
funcionamiento planificado o formal de una organizacin, y cuenta con
el instrumento escrito de su aprobacin. As por ejemplo, el
organigrama de una Sociedad Annima se considerar formal cuando el
mismo haya sido aprobado por el Directorio de la S.A.

POR SU MBITO: Este grupo se divide en dos tipos de organigramas:

Generales: Contienen informacin representativa de una organizacin
hasta determinado nivel jerrquico, segn su magnitud y caractersticas.
En el sector pblico pueden abarcar hasta el nivel de direccin general o
su equivalente, en tanto que en el sector privado suelen hacerlo hasta el
nivel de departamento u oficina.
Ejemplo:

Especficos: Muestran en forma particular la estructura de un rea de la

organizacin.
Ejemplo:

POR SU CONTENIDO: Este grupo se divide en tres tipos de

organigramas:
Integrales: Son representaciones grficas de todas las unidades
administrativas de una organizacin y sus relaciones de jerarqua o
dependencia. Conviene anotar que los organigramas generales e
integrales son equivalentes [2].
Ejemplo:

Funcionales: Incluyen las principales funciones que tienen asignadas,

adems de las unidades y sus interrelaciones. Este tipo de organigrama
es de gran utilidad para capacitar al personal y presentar a la
organizacin en forma general [2].
Ejemplo:

De puestos, plazas y unidades: Indican las necesidades en cuanto a

puestos y el nmero de plazas existentes o necesarias para cada unidad
consignada. Tambin se incluyen los nombres de las personas que
ocupan las plazas.

POR SU PRESENTACIN O DISPOSICIN GRFICA: Este grupo se

divide en cuatro tipos de organigramas:
Verticales: Presentan las unidades ramificadas de arriba abajo a partir
del titular, en la parte superior, y desagregan los diferentes niveles
jerrquicos en forma escalonada. Son los de uso ms generalizado en la
administracin, por lo cual, los manuales de organizacin recomiendan
su empleo.

Horizontales: Despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan

al titular en el extremo izquierdo. Los niveles jerrquicos se ordenan en
forma de columnas, en tanto que las relaciones entre las unidades se
ordenan por lneas dispuestas horizontalmente.

Mixtos: Este tipo de organigrama utiliza combinaciones verticales y

horizontales para ampliar las posibilidades de graficacin. Se recomienda
utilizarlos en el caso de organizaciones con un gran nmero de unidades
en la base.

De Bloque: Son una variante de los verticales y tienen la particularidad

de integrar un mayor nmero de unidades en espacios ms reducidos.
Por su cobertura, permiten que aparezcan unidades ubicadas en los
ltimos niveles jerrquicos.

Circulares: En este tipo de diseo grfico, la unidad organizativa de

mayor jerarqua se ubica en el centro de una serie de crculos
concntricos, cada uno de los cuales representa un nivel distinto de
autoridad, que decrece desde el centro hacia los extremos, y el ltimo
crculo, el ms extenso, indica el menor nivel de jerarqua de autoridad.
Las unidades de igual jerarqua se ubican sobre un mismo crculo, y las
relaciones jerrquicas estn indicadas por las lneas que unen las figuras.

Modelo de Organigrama

Modelo de Organigrama

Modelo de Organigrama

Modelo de Organigrama

Modelo de Organigrama

DIRECCIN
Es la capacidad de influir en las personas para
que
contribuyan
a
las
metas
de
la
organizacin y del grupo.
Implica

mandar, influir y motivar

empleados
para
que
realicen
esenciales.

a los
tareas

La direccin llega al fondo de las relaciones

de los gerentes con cada una de las personas
que trabajan con ellos.
La direccin incluye motivacin, enfoque de
liderazgo, equipos y trabajo en equipo y
comunicacin.

Elementos de la Direccin
Motivacin: Es una caracterstica de la Psicologa
humana que contribuye al grado de compromiso de
la persona. Incluye factores que ocasionan canalizan
y sustentan la conducta humana de un sentido
particular o comprometido.
Liderazgo: En forma gerencial es el proceso de
dirigir las actividades de los miembro de un grupo y
de influir en ellas, el liderazgo involucra a otras
personas, empleados o seguidores.
Comunicacin: fluido vital de una organizacin;
errores de comunicacin ocasionan daos muy
severos, por tanto la comunicacin efectiva es muy
importante porque representa la hebra comn para
las funciones administrativas.
Equipos y trabajo en equipo: Un equipo se define
como dos o mas personas que interactan y se
influyen entre si, con el propsito de alcanzar un

Principios de Direccin
Coordinacin de intereses.
Impersonalidad del mando.
Resolucin de conflictos.
Aprovechamiento de conflictos
Va jerrquica.

CONTROL
Consiste en medir y corregir el desempeo
individual y organizacional para asegurar que
los hechos se ajusten a los planes y objetivos
de las empresas.
Implica medir el desempeo contra las metas
y los planes,
muestra donde existen
desviaciones con los estndares y ayuda a
corregirlas.
El control facilita el logro de los planes,
aunque la planeacin debe preceder del
control.
El propsito y la naturaleza del control es
garantizar que los planes tengan xito al

Tipos de Control

Control preliminar (a travs de la alimentacin

adelantada); se ejerce previamente a la accin
para asegurar que se preparen los recursos y el
personal necesarios y se tengan listos para
iniciar las actividades.

Control coincidente (a travs de informes

peridicos
de
desempeo);
vigilar
las
actividades corrientes para asegurar que se
cumplan las polticas y los procedimientos, sobre
marcha.
la
Control
por retroalimentacin; accin a posteriori

(replanificacin), concentrando la atencin sobre

los resultados pasados para controlar las
actividades futuras.

Etapas del Control

Sealar

niveles
medios
de
cumplimiento.
Chequear el desempeo a intervalos
regulares.
Determinar si existe alguna variacin
de los niveles medios.
Si existiera alguna variacin, tomar
medidas, tales como una nueva
capacitacin o una mayor instruccin.

Retroalimentacin en el
Control
Desempeo
deseado

Applicacin
de
correcciones

Desempeo
real

Programa
de accin
correctiva

Medicin
del
desempeo
real

Comparacin
desempeo
real contra
estndares

Anlisis de
las causas
de las
desviaciones

Identificacin
de las
desviaciones

Circuito de retroalimentacin del control administrativo