Documentando Los Procesos

Lic. Anabell S. Lpez C.

31/10/15

Objetivo de la Charla

Explicar desde la perspectiva

conceptual y tecnolgica de la
gerencia por procesos, qu se
entiende por proceso, cmo los
procesos pueden interaccionar como
un sistema dentro de la organizacin,
sus tcnicas de mejoramiento y las
bases para documentarlos.

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Qu es Gerencia por
Procesos

Es un enfoque gerencial distinto y

complementario a la Gerencia
Funcional
Es una disciplina: Articula un conjunto
de conocimientos de la Teora de la
Organizacin, Filosofa de la Calidad,
Teora de los Sistemas, etc..
Es una metodologa
Es una Herramienta

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Qu es Gerencia por
Procesos

Es un requisito de la Normas ISO 9000/2000:

promueven la adopcin de un enfoque
basado en procesos. Especficamente en:
La Norma ISO 9001:2000 enfatiza la
importancia para una organizacin de
identificar, implementar, gestionar y
mejorar continuamente la eficacia de sus
procesos que son necesarios para el sistema
de gestin de calidad, y para gestionar las
interacciones de estos procesos con el fin de
alcanzar los objetivos de la organizacin

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Qu es Gerencia por
Procesos

Asimismo en la Norma ISO

9004:2000 gua a la organizacin a
centrarse en las mejoras del
desempeo de los procesos y
recomienda una evaluacin de la
eficiencia y eficacia de los mismos.

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Ventajas de su Utilizacin

Su accin se basa en una

metodologa sistemtica y toma
en cuenta los factores intra e
interpersonales.
Intrapersonales

Interpersonales

Autoestima

Trabajo en Equipo

Motivacin al Logro

Manejo de Conflictos

Liderazgo

Negociacin

Estilo/ Aprendizaje

Calidad de la Relacin

.......

.......

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Ventajas de su Utilizacin
Compartir el conocimiento existente entre los miembros de la
organizacin....Determinar cmo y por qu piensan los
usuarios de la informacin que saben ellos acerca de lo que
conocen; el conocimiento y las actitudes que poseen y las
decisiones que toman cuando interactan con los dems...
Co
n
Ex ocim
pl ie
c nt
ito o

Codificado
Sin Codificar

Codificacin

Conocimiento
Tcito

Sin Difundir
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Difusin

Difusin

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Ventajas

(Continuacin)
Eliminar las discontinuidades
existentes en los organigramas, es
decir, los espacios en blanco
ORGANIZACIONES
POR PROCESOS

ORGANIZACIONES
TRADICIONALES

PROCESOS

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Ventajas
(Continuacin)

A partir de la identificacin de los

procesos de una organizacin
podemos mejorarlos e innovarlos
utilizando dos enfoques gerenciales:
Calidad Total y la Reingeniera.
Un resultado deseado se alcanza
ms eficientemente cuando las
actividades se gestionan como un
proceso

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Requerimientos
Organizacionales

Compromiso de la alta gerencia

Voluntad de aplicarla
Capacitacin a los miembros de la
organizacin
Definir y documentar los procesos
bsicos de la organizacin

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Conceptualizacin y
Metodologa para la
Identificacin de procesos

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Qu es un proceso

Existen distintas definiciones entre las cuales tenemos:

Organizacin de personas, recursos y

actividades ordenadas en secuencia lgica,
para lograr unos resultados determinados
En un sentido ms amplio el trmino se refiere
a cmo se hacen las cosas y no a que cosas se
hacen. Si cruzo una calle, eso es lo que estoy
haciendo, pero el proceso es la manera en
que lo hago: caminando, corriendo, esquivando
autos, pidiendo a alguien que me ayude, etc

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Continuacin

Un conjunto estructurado y medible

de actividades designadas para
producir un output especfico para
un cliente particular en el mercado.
Esto implica un fuerte nfasis en cmo
el trabajo se hace dentro de una
organizacin, en contraste a un nfasis
enfocado al producto, en el que...

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31/10/15

Continuacin

Un proceso es un ordenamiento
de las actividades de trabajo a travs
del tiempo y el espacio, con un
principio, un fin e insumos y exsumos
claramente identificados....
Son estructuras mediante las cuales
una organizacin hace lo necesario
para producir valor a sus clientes

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Qu es comn en todos los

conceptos

Es una secuencia lgica de actividades , u

ordenamiento de actividades.

Se hace nfasis en cmo se hacen las cosas

El principio y fin (insumos y exsumos) estn
claramente identificados
El conjunto de actividades que se realizan en
un proceso van a producir un output, resultado
determinado, un exsumo de mayor valor
para alguien que denominamos clientes.

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Caractersticas relevantes de
los Procesos

Estn centrados en el cliente:

En contraste con el enfoque

tradicional o funcional en el que la
posicin del empleado es hacer su
trabajo y entenderlo en base a lo
mandado por el Jefe, el enfoque de
procesos es ayudar a hacer el proceso
y entender como su trabajo encaja en
el proceso total

Son una
cadena de valor que comienza con el cliente y
termina con el cliente

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Caractersticas relevantes de
los Procesos

Son medibles:

Son adaptables:

Se puede detectar con facilidad la

problemtica asociada a cada
proceso

Se pueden incorporar
medidas de valor tales como: tiempo, costo,
calidad.
fciles de cambiar, mejorar
(reducir variaciones, prevenir errores)

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Criterios para Identificarlos

MODELO ESTRATGICO
VALORES

MISIN

VISIN

OBJETIVOS

Proces
s
Proces
s
Proces
s
Proces
s
Proces
s
Proces
s

Proces
s

PROCESOS

Proces
s
Proces
s

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I
MIS

VI S

VALORES

S
O
V
TI LES
E
J
A
OB ION
C
N
FU

O
ES BJE
TR
T
AT IVO
G S
ICO
S

PROCESOS
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Tipos de Procesos

Procesos Estratgicos:

Procesos claves o fundamentales:

proporcionan
directrices, lineamientos a los procesos calves.
son la razn de ser en una organizacin, generan
un impacto al cliente creando valor para ste.

Procesos de soporte:

son aquellos que dan

apoyo a los procesos fundamentales para que
puedan ejecutarse

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Elementos a considerar en
la identificacin de un
Proceso
Controles
Cliente Inicial
Insumos
Proces
s

Cliente Final

Proces
s
Proces
s

Exsumos/ Productos

Mecanismos
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Elementos a Identificar
Este modelo esta dibujado utilizando una tcnica de
diagramacin que se conoce como Diagrama de Bloque. En
ellas las flechas de flujo tienen una interpretacin diferente
dependiendo de la manera que ingresa en una caja o salen de
ella. As las flechas que que entran o salen horizontalmente
corresponden al concepto habitual I/O: Algo entra para
transformarse en una salida; las flechas que entran
verticalmente desde arriba son flujos de control, que dirigen ,
restringen e instruyen a las actividades que se ejecutan en un
proceso,
tales
como:
polticas,
reglas,
decisiones
especficas,etc.; y las flechas que ingresan desde abajo son
mecanismos o recursos que apoyan una o ms actividades del
proceso, pero no son parte de la transformacin I/O.
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Elementos a Identificar
Clientes:
Cliente Inicial: Son aquellos que solicitan el
producto/servicio final.
Cliente Final: Son aquellos que reciben el
producto/servicio final.
Fronteras o Lmites: Definen los siguientes
aspectos: Que incluye el proceso y que no
incluye, los insumos y exsumos del proceso,
los departamentos involucrados etc.
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INTERACCIN CON OTROS PROCESOS

Los procesos raramente ocurren en forma aislada. La salida de
un proceso normalmente forma parte de las entradas de los
procesos subsecuentes, como se muestra en la figura.
Entrada al
Proceso A

PROCESO
A

Entrada al
Proceso B
Salida del
Proceso A

PROCESO
B

Entrada al
Proceso C
Salida del
Proceso B

PROCESO
C

Salida del
Proceso C

Las interacciones entre los procesos de una organizacin, dan como resultado
una red de procesos interdependientes. La entrada y salida de estos de estos
procesos frecuentemente pueden estar relacionados tanto con los clientes
externos como con con los internos. En la figura siguiente se muestra un ejemplo
de red de procesos que interactan.
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RED DE PROCESOS DE UNA ORGANIZACIN

CLIENTES
EXTERNOS

ENTRADA E

ENTRADA A

Proceso A

Proceso B

FRONTERA DE
COMIENZO

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Salida E

Salida A

ENTRADA C

ENTRADA B

Proceso E

CLIENTES
EXTERNOS

Proceso C

ENTRADA D

Proceso D

Salida D

Salida B

FRONTERA INFERIOR

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FRONTERA DE
FINALIZACIN

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Bases para
Documentar los
Procesos

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DONDE SE ENCUENTRA ENMARCADO LA

GERENCIA DE PROCESOS EN EL
CICLO DE VIDA DE LOS SISTEMAS DE
INFORMACIN (S.I) (Fuente: Prof Montilva)
El ciclo de vida de un S. I. se puede agrupar en
las siguientes etapas:
Surgimiento de Necesidades
Desarrollo
Operacin y Mantenimiento
Renovacin o Extincin
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ETAPA: DESARROLLO DE UN S.I.

Fuente: Ing. Gustavo Briceo

Anlisis y Diseo
de SI
Diseo conceptual
de mecanismos de
almacenamiento
Programacin

Prueba,
implantacin
y entrenamiento

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Anlisis y Diseo de S.I.

METODOLOGA UTILIZADA

PREPARACIN
ORGANIZACIONAL
ENTENDER EL
PROCESO ACTUAL

REDISEO DEL
PROCESO
Direccin de servicios de
Informacin AdministrativaFuente: Prof. Nagib Callaos

MEDIDAS, CONTROLES
Y MEJORAMIENTO
CONTINUO

ELABORACIN DE
MANUALES E
IMPLANTACIN

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PREPARACIN
ORGANIZACIONAL
Comprensin de Compromiso
la solicitud
Plan de Proyecto

ENTENDER EL PROCESO
ACTUAL
Anlisis y Diseo
de S.I.

Diagnstico

SIA

Especificacin
Funcional

Procesos Actuales

REDISEO DEL PROCESO

Procesos

Especificacin
Funcional

Rediseados
ELABORACIN DE

MANUALES E
IMPLANTACIN

SIA
SIA
SIO

Manuales Administrativos
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DOCUMENTACIN DE PROCESOS :
Base para la Preparacin y Estandarizacin

MACROPROCESOS
Diagrama
de Bloque

PROCESOS

JERARQUA
DE
LOS
PROCESOS

SUBPROCESOS

Diagrama
de Flujo
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ACTIVIDADES
TAREAS
31

31/10/15

DOCUMENTACIN DE PROCESOS :
Base para la Preparacin y Estandarizacin
Las descripcin y documentacin de los procesos se realiza
en varios niveles de detalle con el fin de manejar su
complejidad. Por eso, es necesario jerarquizarlos de arriba
hacia abajo, partiendo de un nivel general (Macroprocesos,
Procesos, Subprocesos) hasta llegar a un nivel de detalle
adecuado (Actividades, Tareas). De acuerdo al nivel que nos
encontremos las tcnica de diagramacin que se utiliza es el
Diagrama de Bloque y los Diagramas de Flujos (forman parte
del Manual de Procesos) ; el Diccionario de Datos /
Descripcin de Entradas y Salidas(describe cada flujo de
datos, estructura de datos y elementos del dato, es decir lo
que entra y lo que sale de cada proceso), este documento es
parte el paquete de procesos que se entrega al Programador,
cuando se trata de procesos a automatizar.
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INDICE CONTENIDO DEL MANUAL DE

PROCESOS
1. ASPECTOS

Introduccin
Objetivo

GENERALES

Conceptos Bsicos

DEL MANUAL

Uso, Utilizacin y Localizacin

del Manual

2.
MODELO
ESTRATGICO

Valores
Visin
Misin
Objetivos

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31/10/15

INDICE CONTENIDO DEL MANUAL DE

PROCESOS
3
Estratgicos

INVENTARIO
DE
PROCESOS
4.
VISION GENERAL
DEL
MACROPROCESO

Claves o Fundamentales
Soporte o Apoyo

Nombre
Objetivo

Insumos y
Exsumos

Diagrama de
Bloque

Involucrados Base Legal

Fronteras

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Clientes

34

Procesos

Formularios

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INDICE CONTENIDO DEL MANUAL DE

PROCESOS
Nombre

5.
VISION GENERAL
DEL PROCESO
6.
VISION GENERAL
DEL
SUBPROCESO

Objetivo
Diagrama de
Bloque

Insumos y
Exsumos
Involucrados
Clientes

Subprocesos
Base Legal
Formularios

Fronteras
Nombre
Objetivo

Insumos y
Exsumos
Involucrados

Diagrama de
Bloque

Clientes

Fronteras

Actividades
/Tareas

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Base Legal
Formularios
Procedimientos
Diagrama de
Flujo
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BIBLIOGRAFA

Schein Edgar H. (88).. Consultora de Procesos

Harrigton H. James (98)... Mejoramiento de los
Procesos de la Empresa
Koulopoulos C. Y Frappaolo C. (01)... Gerencia
del Conocimiento
Montilva Jonas (92) Desarrollo de Sistemas de
Informacin
Pittaluga Carlos (02) Taller de Gerencia de
Procesos. IESA
Callaos Nagib (99).. Introduccin Preliminar a
la Reingeniera de Procesos Organizacionales

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GRACIAS
POR SU
ATENCIN

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