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ADMINISTRACIN DEL TIEMPO

Agosto -Diciembre 2013

Administracin del tiempo

Tiempo
Medicin de la duracin o separacin de acontecimientos, flujo sucesivo
de microsucesos. El tiempo se concibe como una magnitud absoluta,
una escala, cuya medida es idntica para todos los observadores.

Administracin del tiempo

Administracin
Proceso cuyo objeto es la coordinacin eficaz y eficiente de los recursos
de un grupo social para lograr sus objetivos con la mxima
productividad.

Administracin del tiempo

DEFINICIONES
Eficacia: es la capacidad de lograr el efecto que se desea o se espera
(metas, objetivos, resultados). Es la capacidad de hacer las cosas
correctas, es decir, lograr resultados de acuerdo a la inversin o al
esfuerzo que se realice.
Eficiencia: es el aprovechamiento de los recursos (tiempo, financiero,
humano y materiales). Es alcanzar los objetivos por medio de la
eleccin de alternativas que pueden suministrar el mayor beneficio.
Administracin del tiempo: es el arte de hacer que sirva para beneficio
de las personas y de las sociedades. Es el manejo adecuado de los
recursos en todo momento.

Administracin del tiempo


Control: es la evaluacin y medicin de la ejecucin de los planes, con
el fin de detectar y prever desviaciones, para establecer las medidas
correctivas necesarias.
Urgente: es aquello que necesita de nuestra atencin inmediatamente,
algo que no puede esperar.
Importante: son aquellos asuntos cuya repercusin afecta ms a
nuestras metas a mediano y largo plazo.
Planificacin: es el proceso mediante el cual establecemos que
queremos y como lo vamos a alcanzar.
Plan: es programa o procedimiento para conseguir un determinado
objetivo. Modelo sistemtico que detalla qu tareas se deben llevar a
cabo para alcanzar un objetivo, para lo cual se establecen metas y
tiempos de ejecucin.

Administracin del tiempo


URGENTE E IMPORTANTE
El desafo no consiste en administrar el tiempo, sino que las personas
se administren. El control asume una relevancia, dado que los
resultados concretos son buscados por las personas con expectativas
trazadas en sus objetivos.
Lo urgente es lo que necesita atencin inmediata, algo que no puede
esperar hasta maana. Necesita de una accin inminente.
Lo importante, que son aquellos asuntos cuya repercusin afecta ms a
las metas a largo plazo, a lo que de verdad es significativo y valioso.
Al no atender las cosas o asuntos importantes en su debido momento,
posteriormente se convertir en urgente. A un costo y desperdicio de
recursos mayor.

Administracin del tiempo

Administracin del tiempo

LADRONES DE TIEMPO
Impuestos
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.

Interrupciones
Esperar por respuestas
Indefinicin del trabajo a realizar
Trabajo excesivo
Comunicaciones deficientes
Cambio continuo de prioridades
Procesos burocrticos
Reuniones innecesarias
Baja moral en la empresa
Fallas frecuentes en los equipos
Jefe desorganizado
Prioridades en conflicto

Administracin del tiempo

LADRONES DE TIEMPO
Autoimpuestos
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.

Incapacidad para delegar


Desorden personal
Falta de concentracin
No saber escuchar
Falta de autodisciplina
No tomar decisiones
No completar las tareas ya iniciadas
Postergar frecuentemente las tareas
Fatiga
Excesiva socializacin en el trabajo
Actitud negativa hacia el trabajo
No deshacerse rpidamente de los documentos que le llegan
El uso del correo e internet

Administracin del tiempo


MITOS DE LA ADMINISTRACIN DEL TIEMPO
1.El Tiempo puede Administrarse

Falso, se administran las


actividades

2.La buena administracin del


tiempo implica hacer ms en
menos tiempo

Falso, es hacer lo verdaderamente


importante de manera eficaz

3.Las listas de cosas para hacer,


son el elemento fundamental para
una buena administracin del
tiempo

Falso, lo primero es tener un


objetivo, pensar en el resultado
para poder jerarquizar las
actividades.

4.Es necesario un planificador o


alguna herramienta de
administracin del tiempo para
estar organizado

Falso, la administracin del tiempo


efectiva es fruto de forjar hbitos
de excelencia en nuestra actitud
con respecto al tiempo

5.Ceirse a un programa estricto


de planificacin es la mejor
manera para producir resultados

Falso, el programa estricto no da


resultados, el desarrollarlo de esa
manera si da resultados efectivos

Administracin del tiempo


MITOS DE LA ADMINISTRACIN DEL TIEMPO
6.La clave para lograr resultados
en la administracin del tiempo,
es planificar

Falso, el planificador solo es una


parte; comprometerse con el plan
llevarlo a cabo al pie de la letra,
brinda los resultados

7.Los mayores ladrones del


tiempo incluyen el interrupciones
telefnicas, visitas, reuniones y
proyectos urgentes

Falso, los mayores ladrones son


los autoimpuestos

8.Es ms efectivo trabajar en una


misma tarea hasta tenerla
totalmente completada

Falso, es mucho ms efectivo


dividir todo el proyecto para tener
mayor control sobre ste

9.Debe tenerse un planificador


para el trabajo y otro para los
temas personales

Lo correcto es tener un planeador


integral, aunque estn plantillas o
archivos distintos

10.El Tiempo es dinero

Si, pero es ms que dinero, es


vida

Administracin del tiempo


ELEMENTOS QUE INTEGRAN UN PLANIFICADOR
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.

Objetivo general
Metas por rea
Lista de actividades por rea con responsables
Lista de las actividades con recursos requeridos
Semforo de actividades (priorizacin)
Cronograma (incluyendo holguras o mrgenes)
Formatos de control de tiempo
Resultados de eficiencia y eficacia con ajustes y correcciones
Planes de contingencias en ruta crtica

Los planes para administrar el tiempo pueden varias sus elementos de


acuerdo a las exigencias de la estrategia, organizacin o personal. Pero
todos los planes deben contener: objetivos, metas, listado de
actividades priorizadas y cronograma.

Administracin del tiempo

ENFOQUE RESPUESTA Y DISCRECIONAL


Tiempo de respuesta
Es el que obliga a estar en funcin de dar respuesta a lo que se
presenta y que no sabemos por anticipado, es simultneo,
impredecible y disperso. (No planeado / urgente-importante)
Tiempo Discrecional
Es el tiempo controlado, focalizado, el que se puede decidir y se
concreta la atencin solamente en una cosa. (Planeado / no
urgente-importante)
Nota: es importante no planificar todo el tiempo, ya que parte de el es
utilizado para el tiempo de respuesta.

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