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2000
ASESTRA
Asesoras estratgicas
DOCUMENTACIN EN UN SISTEMA
DE GESTIN DE CALIDAD
Necesidad de evidenciar la planificacin
del SGC
Complejidad de los procesos y actividades
de la organizacin
Necesidad de definir y comunicar las
Interacciones de los procesos
Garantizar una adecuada comunicacin de
las disposiciones del SGC
Cambios y rotacin del personal
Falencias en la competencia del personal
HerramientaAsesoras
de entrenamiento
estratgicas
ASESTRA
DOCUMENTACIN EN UN SISTEMA
DE GESTIN DE CALIDAD
Apoya el cumplimiento y la evidencia de
requisitos obligatorios
Necesidad de definir los criterios de la
auditora interna
Preservacin del saber y hacer de la
organizacin
Unificacin en el enfoque y la ejecucin de
las actividades y procesos
No lo hago porque no saba................
Si con documentos se presentan
problemas deAsesoras
dispersin,
como ser sin
ASESTRA
estratgicas
ellos?
LA EMPRESA
e ee e ee e e e e e e e e e e e e e e e
ENTRADAS
ASESTRA
Etapa1
Etapa 2
Asesoras estratgicas
SALIDA
S
5. Responsabilidad
gerencial
L
I
E
N
T
E
S
S
a
t
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s
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a
c
c
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R
e
q
u
i
s
i
t
o
s
6. Administracin
de recursos
8. Mediciones,
anlisis,
mejoramiento
7. Elaboracin
Entradas del producto
y/o servicio
ASESTRA
Sistema de Administracin de la
Calidad
Salidas Productos
servicios
Asesoras estratgicas
Figura1- Modelo de
proceso de Administracin de la Calidad
ISO/CD2 9001:2000
C
L
I
E
N
T
E
S
Manual de calidad
4.2
Poltica de calidad y Objetivos
de calidad
ASESTRA
Asesoras estratgicas
MANUAL DE CALIDAD
calidad
Detalles y justificacin de exclusiones
Referencia o procedimientos del sistema de
gestin de la calidad
Descripcin de la interaccin entre los
procesos
ASESTRA
Asesoras estratgicas
ASESTRA
Asesoras estratgicas
Alcance
ASESTRA
Asesoras Estratgicas
Exclusiones
Diseo
Propiedad del
cliente
Control
ASESTRA
Asesoras estratgicas
ASESTRA
Asesoras estratgicas
PROCESOSENLAEMPRESA
DESARROLLO
HUMANO
MERCADEO
Y
VENTAS
CLIENTES
CALIDAD
LOGISTICA
INVESTIGACION
Y DESARROLLO
PROVEEDOR
COMPRAS
ADMINISTRACION
FINANCIERO
ASESTRA
Asesoras estratgicas
ASESTRA
A P
C D
Asesoras estratgicas
Feedback
EXTERNAL CUSTOMER
EXTERNAL CUSTOMER
DONDE EMPIEZA
DONDE
TERMINA Responsables:
Identificacin
de procesos de
soporte
responsabilidad/autoridad
Documentaci
Requisitos por cumplir
n aplicable
Cliente
Legislacin
Recursos:
Medicin/seguimient
Organizacin
Fsicos/software hardware
o
Humanos/competencia
ASESTRA
indicadores
Asesoras estratgicas
MATRIZ DE RESPONSABILIDADES
ASESTRA
Asesoras estratgicas
PIRAMIDE DE LA
DOCUMENTACION
Poltica de Calidad
Un Documento
Un Documento
para cada
funcin
Un Documento
para cada
actividad
Registros internos
(formatos,informes
listas)
ASESTRA
Manual
Procedimientos
Referencia en
Manual de Calidad
Instrucciones de
Trabajo
Formularios,
Registros,
Archivos, etc.
Asesoras estratgicas
Estndares
y
Cdigos
Referencia en
Procedimientos
Registros externos
(especificaciones y
normas de clientes,
especificaciones y
normas tcnicas de
la industria,
requerimientos legales)
CONSULTABLES
POLITICA DE CALIDAD
MANUAL Y OBJETIVOS DE
CALIDAD
PROCEDIMIENTOS Y
FICHAS TECNICAS
INSTRUCCIONES
CONFIDENCIALES
ASESTRA
Asesoras estratgicas
REGISTROS
QU ES UN PROCESO?
Es un conjunto de actividades mutuamnete
relacionadas o que interactan las cuales
transforman elementos de entrada en resultados.
Norma ISO 9000
ASESTRA
Asesoras estratgicas
ELEMENTOS A
IDENTIFICAR
Cliente Inicial: Son aquellos que solicitan el
producto o servicio final.
Cliente Final: Son aquellos que reciben un
producto o servicio al final.
Fronteras o Limites: Define los siguientes
aspectos que incluye el proceso y que no incluye,
los insumos y exsumos del proceso, los
departamentos involucrados etc.
ASESTRA
Asesoras estratgicas
CLASIFICACIN DE LOS
PROCESOS
1. Segn su jerarqua
2. Segn su funcin
3. Por la combinacin de ambos
ASESTRA
Asesoras estratgicas
SEGN SU JERARQUA
Primer Nivel:
Macroproceso
Segundo Nivel:
Procesos y Subprocesos.
Tercer Nivel:
Registros
ASESTRA
Asesoras estratgicas
Asesoras estratgicas
SEGN SU JERARQUA
N3. Procedimiento: Forma especifica de llevar a
cabo una actividad. En muchos casos los
procedimientos se expresan en documentos.
N3. Actividad: Es la suma de tareas o acciones que
se deben desarrollar para lograr los productos.
normalmente se agrupan en un procedimiento para
facilitar su gestin. La secuencia ordenada de
actividades da como resultado un subproceso o un
proceso. Normalmente se desarrolla en un
departamento o funcin.
ASESTRA
Asesoras estratgicas
SEGN SU FUNCIN
OPERACIN
CONTROL
APOYO/SOPORTE
CONTINGENCIA
ASESTRA
Asesoras estratgicas
Asesoras estratgicas
Asesoras estratgicas
CARACTERSTICAS DE LOS
PROCESOS:
Se pueden describir las entradas y las salidas.
El Proceso cruza uno o varios limites organizativos
funcionales.
Se requiere hablar de metas y fines en vez de
acciones y medios. Un proceso responde a la
pregunta "QUE", no al "COMO".
El proceso tiene que ser fcilmente comprendido por
cualquier persona de la organizacin.
ASESTRA
Asesoras estratgicas
CARACTERSTICAS DE LOS
PROCESOS:
El nombre asignado a cada proceso debe ser
sugerente de los conceptos y actividades incluidos
en el mismo.
Tienen un responsable
Tienen limites bien definidos
Tienen interacciones y responsabilidades internas
bien definidas
Tienen procedimientos documentados y requisitos
de entrenamiento.
ASESTRA
Asesoras estratgicas
2. ELABORACIN DE LA
RED DE PROCESOS
ASESTRA
Asesoras estratgicas
GERENCIA DE PROCESOS
D.E
G.P
T.C
CADENA DE VALOR
PROCESO
CICLO PHVA
ANLISIS Y
EVALUACIN
DE PROCESOS
TAREA
MTODO Y ANLISIS
DE SOLUCIN DE
PROBLEMAS
ACTIVIDAD
ESTANDARIZACIN
ASESTRA
Asesoras estratgicas
La Cadena de Valor
Herramienta para el reconocimiento
de los procesos de la empresa
ASESTRA
Asesoras estratgicas
M
ar
ge
n
Abastecimiento
ASESTRA
Asesoras estratgicas
Actividades Primarias
Servicio
M
ar
g
e
n
Procesos
Subprocesos
Actividades
ASESTRA
Asesoras estratgicas
DIRECCIN
AGREGAR VALOR
APOYO
ASESTRA
APOYO
Asesoras estratgicas
AGREGAR VALOR
APOYO
APOYO
Gestin
Cliente Comercial
Mercadeo
y ventas
Planificacin y/o
diseo
de
producto
Compras,
Recepcin
tcnica
inspeccin
y Almacn
Control de la gestin
y revisin gerencial
Realizacin
producto
o servicio
Entrega
del
producto
o servicio
ASESTRA
Mantenimiento
& metrologa
Control de
documentos
Asesoras estratgicas
Auditoras
internas
Gestin de
la mejora
Cliente
Procesos
Macroproceso
G.
Inscripcin
G.
Seleccin
Subprocesos
Actividades
ASESTRA
G.
Curricular
G. Insc.
Asignaturas
G.
Matrcula
Generacin Turnos
Entrega de Turnos
...
Asesoras estratgicas
G.
G.
Titulacin Profesionales
G.
Docencia
G.
Evaluacin
PROCESO
SUBPROCESO
ASESTRA
Asesoras estratgicas
ASESTRA
Asesoras estratgicas
DONDE EMPIEZA
DONDE
TERMINA Responsables:
Identificacin
de procesos de
soporte
responsabilidad/autoridad
DOCUMENTACIN DE
PROCESOS.
Es llevar a formas grficas y escritas el
modo de hacer el trabajo.
ASESTRA
Asesoras estratgicas
CARACTERISTICAS DE LA
DOCUMENTACIN.
Actualidad de la informacin.
Integridad de la informacin. Principio a fin del
proceso
Claridad y simplicidad. Fcilmente
comprendidos por todos en la organizacin
Flexibilidad: Adaptables a cambios.
Responsables.
Cumplir el ciclo PHVA
ASESTRA
Asesoras estratgicas
CARACTERIZACIN DE
PROCESO
Describe en forma
resumida las
actividades, entradas y
salidas, clientes y
proveedores de un
proceso.
ASESTRA
Asesoras estratgicas
Entradas
Proveedor
Controles al
Proceso
ASESTRA
R
E
C
U
R
S
O
Actividades
Entradas
Proveedor
Personas
Maquinaria
Informacin
Asesoras estratgicas
FORMATOS
Son documentos
donde se consignan
los datos obtenidos en
el desarrollo de una
actividad,
convirtindose en
registros que dan
evidencia de una
actividad ejecutada.
ASESTRA
Asesoras estratgicas
00004
00003
00002
00001
Solicitud de Facturacin
FECHA______________Solicitante
Cargo
Telfono
Empresa
Contacto
Direccin
Concepto
Valor
Observaciones
Fecha Recepcin
Fecha Realizacin
ASESTRA
Factura
Asesoras estratgicas
PROCEDIMIENTOS
Conjunto de pasos que
explican la forma de
llevar a cabo una
actividad.
Debe especificar el
QUE se hace, el
COMO se hace y
quien es el
RESPONSABLE.
ASESTRA
Asesoras estratgicas
PROCEDIMIENTO
Fecha __________________________________________________
Macroproceso _____________________________________________
Proceso __________________________________________________
Subproceso _______________________________________________
Objetivo __________________________________________________
__________________________________________________________
Alcance ___________________________________________________
Definiciones________________________________________________
No.
Qu Hace
Quien lo hace
Como lo
hace
ASESTRA
Asesoras estratgicas
Qu Registro
deja
INSTRUCTIVOS
Son documentos que
amplan y detallan la
informacin de una
actividad.
A PRO BA D O
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Asesoras estratgicas
PROCESO
OBJETIVO:
Proveedor
Gerencia
COMPRAS
Suministrar a los procesos internos la materia prima e insumos requeridos con las
especificaciones solicitadas, de4 manera oportuna, en la cantidad pedida y
manteniendo los niveles de inventario estipulados.
Entrada
Proceso
Salida
Cliente
Poltica, objetivos
rdenes de
Proveedores
y metas
compra
Almacn
Base de datos de
proveedores, Precios
y cotizaciones,
Especificacin de
producto.
Logstica
Niveles de
inventario y
puntos de re
orden
Manufactura.
Mantenimiento
y servicios
generales
Requisiciones
DUEO:
ASESTRA
Jefe de compras
COMPRAS
Referencia a
los documentos
que describen
mtodos de
operacin y
control del
proceso
SEGUIMIENTO Y
MEDICIN:
(Indicadores)
Asesoras estratgicas
Facturas
Proveedores
Almacn
Producto
comprado
Almacn
Informes de
desempeo
Gerencia
-Cumplimiento en requisiciones
-ndice de rotacin de
inventarios -Devoluciones a
proveedores
-rdenes de
compra completas
PROCESO:
DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO
RESPONSABLE:
Gerente General
OBJETIVO Y ALCANCE:
ENTRADAS
Informacin del medio.
Necesidades de recursos.
Informacin para la revisin.
PROVEEDOR
Proceso del sistema
de Gestin de calidad
y clientes
PERSONAS
Gerente General, Directores de Mercadeo y Ventas,
Produccin y los Jefes de Laboratorio, Compras y
Programacin y el representante de la direccin y
Coordinador del sistema de gestin de calidad.
DIRECCIONAMIENTO
ESTRATEGICO
SALIDAS
Planes de accin
definidos en la revisin.
Recursos asignados.
Poltica y objetivos de
calidad.
Red de procesos y
organigrama.
CLIENTE
Procesos que
hacen parte del
Sistema de Gestin
de Calidad.
RECURSOS
INFRAESTRUCTURA
Documentacin referencia
para la revisin , computador,
QU
Que se realice la revisin segn la frecuencia.
CONTROLES AL PROCESO
QUIN
Representante de la direccin.
Representante de la direccin.
INFORMACIN
Procedimiento Revisin por la direccin
ACP10.
CMO
Teniendo en cuenta la frecuencia especificada
en el procedimiento de revisin por la direccin.
Definiendo actividades a realizar, responsables
y plazos y registrando en el acta de revisin.
Analizando la estructura organizacional frente
a la realidad.
Analizando los cambios en el momento en que
se presentan para definir los planes de accin
necesarios.
ASPECTOS
GENERALES
Objetivo
DEL MANUAL
ASESTRA
Conceptos Bsicos
Asesoras estratgicas
Estratgicos
Claves o Fundamentales
Soporte o Apoyo
Nombre
VISION GENERAL
DEL
MACROPROCESO
Objetivo
Insumos y
Exsumos
Procesos
Diagrama de
Bloque
Involucrados
Base Legal
Clientes
Formularios
Fronteras
ASESTRA
Asesoras estratgicas
VISION GENERAL
DEL PROCESO
Objetivo
Insumos y
Exsumos
Diagrama de
Bloque
Involucrados
Fronteras
VISION GENERAL
DEL
SUBPROCESO
Nombre
Objetivo
Diagrama de
Bloque
Fronteras
ASESTRA
Asesoras estratgicas
Clientes
Subprocesos
Base Legal
Formularios
Insumos y
Exsumos
Base Legal
Involucrados
Procedimientos
Clientes
Actividades
/Tareas
Formularios
Diagrama de
Flujo
Documentacin del
Sistema de Calidad
Polticas y
Objetivos de la
Calidad
Manual de
Calidad
Manual de
Procedimientos
Documentos:
MP, DFP, DP,
Instrucc.Trab.,...etc
ASESTRA
Asesoras estratgicas
Registros de
Calidad por
ISO 9000
Manual de
Calidad
Manual de
Organizacin
Polticas y
Objetivos de la
Calidad
Documentos:
MP, DFP, DP,
nstrucc.Trab.,....etc
Manual de
ASESTRA
Procedimientos
Manual de
Procesos
Asesoras estratgicas
Manual de
Calidad
Polticas y
Objetivos de la
Calidad
Documentos:
MP, DFP, DP,
nstrucc.Trab.,....etc
Manual de
Procedimientos
ASESTRA
Manual de
Organizacin
Manuales
Administrativos
Manual de
Organizacin
Asesoras estratgicas
ASESTRA
Asesoras estratgicas
FIN DE LA EXPOSICIN
ASESTRA
GRACIAS POR SU
ATENCIN!
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