GRUPO 6

SISTEMA
ADMINISTRATIVO

SISTEMA ADMINISTRATIVO
Definicin: Son un conjunto de elementos que se
interrelacionan entre s con el objetivo de llevar a cabo
las actividades del proceso administrativo aplicado en las
reas funcionales de la empresa como son produccin,
finanzas, marketing, recursos humanos, etc. Para que de
manera integral la empresa viva, evolucione y se
desarrolle.

Tipos de Sistemas Administrativos

La empresa en su organizacin est integrada por los
siguientes sistemas administrativos :

Sistema de Planeacin
El sistema de planeacin fija objetivos, metas, polticas
(Filosofa de la organizacin) que debern cumplirse.
La planeacin posibilita ampliar el foco de atencin hacia
los cambios del entorno.
Est presente en todos los niveles organizacionales con sus
propias caractersticas.

Etapas de la Planeacin

Tipos de Planeacin
Estratgica: Establece los lineamientos
generales de la empresa. - Es diseada
por los miembros de mayor jerarqua. Es a largo plazo.
Tctica:
Planes ms especficos
referidos a cada departamento de la
empresa. - Es establecida y coordinada
por los directivos de nivel medio. - Se
dan a mediano y corto plazo.
Operativa: Las actividades detalladas
que ejecutan los ltimos niveles
jerrquicos de la empresa. - Son a corto
plazo. - Se refieren a cada una de las
unidades en que se divide un rea de
actividad.

Proceso de Planificacin.

MANUAL DE CALIDAD
Manual de calidad: un documento que enuncia la poltica de calidad
(y que describe el sistema de calidad de una organizacin.
* El Manual de calidad se puede referir a la totalidad de las
actividades de una organizacin o nicamente a una parte de
ellas.
* El Manual de calidad normalmente contendr los siguientes
aspectos:
a) Poltica de Calidad
b) Las responsabilidades, la autoridad y las interrelaciones del personal que
dirige,
efecta, verifica o revisa el trabajo que afecta a la calidad.
c) El sistema de calidad, los procedimientos y las instrucciones de trabajo.
d) Disposiciones para revisar, actualizar y controlar el manual

POLITICAS DE CALIDAD
Poltica de calidad: las directrices y los objetivos generales de
una organizacin con respecto a la calidad, expresados de
manera formal por la alta gerencia. La poltica de calidad
es un elemento de la poltica corporativa y es aprobada por
la alta gerencia.
* Sistema de calidad: la estructura organizacional, los
procedimientos, los procesos y los recursos necesarios para
implementar la administracin de la calidad.

POLITICAS
Somos un equipo de trabajo cuyas acciones diarias las ejecutamos
con una elevada vocacin de servicio a los Clientes en nuestra
visin de empresa basadas en los siguientes principios:
1. INTEGRIDAD PERSONAL como expresin de disciplina,
orden, respeto, honestidad y entusiasmo.
2. CREATIVIDAD E INNOVACIN como parte de nuestro reto
diario para el mejoramiento contino.
3. PRODUCTIVIDAD en nuestro trabajo y en el empleo de los
recursos materiales.
4. CONSCIENCIA en la prctica de un trabajo libre de errores y en
el COMPROMISO leal con la institucin y con las realizaciones
de calidad.

SISTEMA DE DIRECCION
Concepto: Conjunto de funciones, actividades,
responsabilidades, reglas y procesos que determinan la
toma de decisiones de la empresa.
Objetivo: La eficiencia directiva, es decir,
consecucin de objetivos y optimizacin de recursos.

SISTEMA DE DIRECCION
Fijar objetivos
Desarrollar planes
Disear una estructura de atribuciones y
responsabilidades estableciendo reglas y procesos.
Establecer un control dentro de todos sus
organismos de la empresa.

OBJETIVOS

ser el lder del mercado.

incrementar las ventas.
generar mayores utilidades.
obtener una mayor rentabilidad.
lograr una mayor participacin en el mercado.
aumentar los activos.
sobrevivir.
crecer.

METAS
aumentar las ventas mensuales en un 20%.
obtener una rentabilidad anual del 25%.
lograr una participacin de mercado del 20% para el
segundo semestre.
producir un rendimiento anual del 14% sobre la
inversin.
elevar la eficiencia de la produccin en un 20% para
el prximo mes.
triplicar la produccin para fin de ao.
abrir 3 tiendas para el primer trimestre del prximo
ao.

SISTEMA DE ORGANIZACION
Sistema que tiene como funcin coordinar
los esfuerzos de los individuos que
componen la empresa de manera que se
entienda y comprenda para cumplir eficaz y
eficientemente con los objetivos.

Estructuras Organizacionales
Se ubica el marco de actuacin
Se combina funciones, niveles de autoridad y
responsabilidad, canales de comunicacin y coordinacin.
Divisin ordenada de las unidades de trabajo de la empresa.

ORGANIGRAMAS
Un organigrama es la representacin grfica de la estructura de
una empresa o cualquier otra organizacin. Representan las
estructuras departamentales y, en algunos casos, las personas
que las dirigen, hacen un esquema sobre las
relaciones jerrquicas.

Tipos de Organigramas

Tipos de Organigramas
Organigrama Clsico: Es bsicamente un organigrama
compuesto por rectngulos, que representan los cargos u
rganos unidos entre s por lneas, que trazan las relaciones
de comunicacin entre ellos. Cuando las lneas son
horizontales, representan relaciones de laterales de
comunicacin. Cuando son verticales, representan
relaciones de autoridad.

SISTEMA DE FINANZAS

SISTEMA DE CONTROL

SISTEMA DE PRODUCCION
FUNCIONES:
Funciones esencial
Funciones
complementaria

Gerente General

Departamentos

Asesor de Gerencia
Departamento
Administrativo

Departamento Jurdico

Jefa de Administracin

Administrador de Finanzas

Jefe de Recursos Humanos

Presupuestos

Tesorero

Secretaria

R.H.R.H
Brigada de mantenimiento

Contabilidad Comercial

Pagadura

Compras

Subgerente
Departamento de
marketing

Director
de
Marketing

Jefa de
Comunica
cin

Encargada
de
Distribucin

Investigaci
n de
Mercados

Administra
dora de
Precios

Secretaria

Relaciones
Pblicas

Publicidad

Estrategia
s
Competiti
vas

Ventas
Internas

Ventas
Externas

Jefe de
Promocion
es
Generales

Jefe de
Ventas

Servicio de mensajera
Gerencia Tecnolgica
Grupo de transporte

Gestin
del
Producto

Servicio al Cliente

Departamento de
Produccin
Jefe de Produccin
Obtencin de Produccin

Seleccin de Produccin

Movilizacin de Produccin
Secretaria
Jefe de control de calidad
Ayudante en Control de
Calidad
Jefe de Bodegas
Jefe de Materia Prima
Jefatura de producto
Terminado

Gerente General: Johnny Pastas

Asesor de Gerencia:
Juan Mendoza

Departamentos

Departamento
Administrativo

Subgerente: Anderson
Gualotua
Departamento de
Produccin

Jefa de
Administracin: Paola
Correa

Jefe de Recursos
Humanos: William
Erazo

Obtencin de
Produccin: Thalya
Lpez

Jefe de Produccin:
Rodrigo Grafe

Tesorero: Daro:
Inacaza

Secretaria: Diana
Samaniego

Seleccin de
Produccin: Mara Jos
Illescas

Movilizacin de
Produccin: Juan Pablo
Maldonado

R.H.R.H: Fernando
Tipn

Brigada de
mantenimiento:
Elizabeth Flores

Secretaria: Cinthia
Toapanta

Jefe de control de
calidad: Esteban
Alemn

Servicio de
mensajera: Diana
Snchez

Gerencia Tecnolgica:
David Utreras

Ayudante en Control
de Calidad: Ana
Bastidas

Jefe de Bodegas:
Cristian Flores

Jefe de Materia Prima:

Tania Nasimba

Jefatura de producto
Terminado: Andrea
Toapanta

Grupo de transporte:
Valeria Romero

Departamento Jurdico

Departamento de marketing

Administrador de
Finanzas: Alexis Lpez

Director de Marketing:
Cristian Muoz

Presupuestos: Cinthia
Brito

Encargada de
Distribucin: Leidy Pozo

Contabilidad Comercial:
Viviana Franco

Administradora de Precios:
Mayurie Agila

Jefa de Comunicacin:
NathaliBucheli

Investigacin de

Mercados: Enrique Bustos

Gestin del Producto:
IntyCabascango

Pagadura: Fernanda
Guzmn

Secretaria: Josselyn Prez

Relaciones Pblicas: Allan

Ortiz

Compras: Mara Jos

Valarezo

Publicidad: Karen Vaca

Estrategias Competitivas:
Karina Vela

Ventas Internas: Santiago

Crdenas

Ventas Externas: Joselyn

Daz

Jefe de Promociones

Jefe de Ventas: Javier

Guamn

Generales: Fernando Daz

Servicio al Cliente:
NabilaVernaza

Gerente General
Designar todas las posiciones
gerenciales.
Realizar evaluaciones peridicas
acerca del cumplimiento de las
funciones de los diferentes
departamentos.
Planear y desarrollar metas a corto y
largo plazo junto con objetivos
anuales y entregar las proyecciones
de dichas metas para la aprobacin
de los gerentes corporativos.
Coordinar con las oficinas
administrativas para asegurar que
los registros y sus anlisis se estn
ejecutando correctamente.

Asesor de
Gerencia
Ayudar con los
distintos deberes del
trabajo y
responsabilidades de
lostrabajadoresque
supervisan.
Delegar, con
autoridad, los distintos
deberes de trabajo y
responsabilidades
necesarias para
asegurar que el lugar
de trabajo funcione
efectiva y
eficientemente.
Entrevistar y asignar a
los posibles empleados
de la empresa.

Jefe de
Departamentos

Subgerente

Realizar evaluaciones
peridicas acerca del
cumplimiento de las
funciones de los
diferentes
departamentos.
Estimar la cantidad de
personal necesario.
Intermediar por el
personal de todos los
departamentos.

Asistir a la Gerencia
General.
Dar cumplimiento a las
leyes, reglamentos,
acuerdos y
resoluciones de la
empresa.
Encargarse de todas
las funciones del
gerente cuando est
ausente.

Departamento
Administrativo

Programar,
Programar, organizar
organizar y
y
controlar
controlar los
los recursos
recursos
humanos,
humanos, financieros
financieros y
y
materiales, as como los
servicios
servicios generales
generales que
que la
la
Direccin
Direccin necesita
necesita para
para el
el
desarrollo
desarrollo de
de sus
sus funciones.
funciones.
Tramitar
Tramitar y
y controlar
controlar ante
ante la
la
Direccin de Recursos
Humanos,
Humanos, los
los movimientos
movimientos
y
y las
las incidencias
incidencias del
del
personal
personal de
de la
la Direccin,
Direccin, as
as
como
como entregar
entregar los
los
comprobantes de pago a los
funcionarios
funcionarios y
y personal
personal de
de
la
la Direccin,
Direccin, recabar
recabar las
las
firmas
firmas en
en las
las nminas
nminas
correspondientes.
correspondientes.
Proponer y coordinar el
programa
programa de
de capacitacin
capacitacin
para
para el
el personal
personal directivo,
directivo,
docente
docente y
y de
de apoyo
apoyo y
y
asistencia
asistencia a
a la
la educacin
educacin de
de
la Direccin.
Formular
Formular e
e integrar
integrar el
el
anteproyecto
anteproyecto de
de Programa
Programa
Presupuesto
Presupuesto de
de los
los
programas
programas Operativo
Operativo Anual
Anual
y Estratgico de Desarrollo
de
de Mediano
Mediano Plazo;
Plazo; efectuar
efectuar
su
su trmite
trmite ante
ante las
las
instancias
instancias competentes
competentes y
y
supervisar
supervisar su
su desarrollo.
desarrollo.
Realizar y tramitar ante las
direcciones
direcciones de
de
Programacin
Programacin y
y Presupuesto
Presupuesto
y
y de
de Recursos
Recursos Financieros,
Financieros,
Materiales
Materiales y
y Servicios
Servicios del
del
Instituto, las conciliaciones,
transferencias
transferencias yy dems
dems
operaciones
operaciones necesarias,
necesarias, para
para
garantizar
garantizar la
la administracin
administracin
transparente
transparente de
de los
los recursos
recursos
disponibles.

DEPARTAMENT
OS
Departamento
Jurdico

Proponer, aplicar y
evaluar
evaluar las
las polticas
polticas del
del
organismo
organismo en
en materia
materia
jurdica.
jurdica.
Asesorar
Asesorar jurdicamente,
jurdicamente, a
a
las Subdirecciones y los
departamentos,
departamentos, sobre
sobre
criterios
criterios de
de
interpretacin
interpretacin y
y
aplicacin
aplicacin de
de las
las normas
normas
jurdicas y
reglamentarias
reglamentarias que
que
regulan
regulan sus
sus actividades
actividades y
y
funcionamiento.
funcionamiento.
Representar
Representar legalmente
legalmente
a la empresa, en los
asuntos
asuntos contenciosos
contenciosos en
en
los
los que
que sea
sea parte,
parte, en
en los
los
juicios
juicios laborales
laborales que
que se
se
tramiten
tramiten ante
ante la
la
autoridad competente,
en
en los
los juicios
juicios de
de amparo.
amparo.
Intervenir
Intervenir en
en las
las
reclamaciones
reclamaciones que
que
puedan
puedan afectar
afectar su
su inters
inters
jurdico, as como
formular
formular ante
ante el
el
Ministerio
Ministerio Pblico
Pblico
querellas
querellas y
y denuncias
denuncias y
y
de
de igual
igual manera.
manera.
Llevar el control de los
juicios
juicios que
que se
se atienden
atienden
en
en la
la empresa.
empresa.
Formular
Formular y
y revisar
revisar los
los
convenios
convenios o
o contratos
contratos
celebrados por la
eorganismo.
eorganismo.

Departamento de
marketing
Lograr de la venta
el mximo
beneficio.
Realizar estudios de
mercado y diversas
tcnicas que
permitan tomar
buenas decisiones.
Establecer las
cuatro P:
- Producto: se debe
tener bien en claro
que es lo que se
quiere vender, sus
defectos y virtudes.
- Precio: el precio al
que se va a vender,
el precio de
mercado y el precio
de los
competidores.
- Plaza: cul es el
mercado donde se
piensa insertar el
producto, y qu
caractersticas
tiene.
- Promocin: cmo
lograr que el
producto se conozca
en la poblacin y
entre los
potenciales clientes.

Departamento de
Produccin

La seccin de
produccin en la
industria puede
considerarse como
el corazn de la
misma, y si la
actividad de esta
seccin se
interrumpiese toda
la empresa dejara
de ser productiva. En
el departamento de
produccin se tienen
las actividades de:
Medicin del
trabajo
Mtodos del trabajo
Ingeniera de
produccin
Anlisis y control
de fabricacin o
manufactura
Planeacin y
distribucin de
instalaciones
Administracin de
salarios
Higiene y seguridad
industrial
Control de la
produccin y de los
inventarios
Control de calidad

Departamento
Jefa de
Administracin
Administrativo
Administrar y gestionar la
financiacin, el presupuesto y la
tesorera.
Administrar y gestionar los recursos
humanos.
Realizar y analizar las operaciones
contables y fiscales.
Realizar y supervisar operaciones de
asesoramiento, negociacin,
reclamacin y venta de productos y
servicios.

Jefe de Recursos
Humanos
Conducir el proceso de seleccin de
personal, inducirlo, capacitarlo y
velar por su bienestar econmico o
social, sea este funcionario,
ejecutivo, empleado u obrero.

Secretaria

Tesorero

R.H.R.H

Preparar,
tramitar, y
controlar la
documentacin
generada.
Confeccin de
cartas, escritos,
informes,
contratos,
acuerdos, actas,
informes,
facturas, y
documentos en
general.

Se encarga de la
planeacin
financiera y
percepcin de
fondos,
administracin
del efectivo,
desembolsos de
capital, manejo
de crditos y
administracin
de la cartera de
inversiones.

Planificar con
anticipacin
las
necesidades
de recursos
humanos.
Ver a varios
candidatos y
ponerlos a
prueba a
travs de un
proceso de
seleccin
ordenado.

Brigada de
mantenimiento

Gerencia
Tecnolgica

Velar por que

las
instalaciones
de la empresa
se encuentren
en perfecto
estado de
orden y
limpieza.

Mejora la
variable
tecnolgica
en la
estrategia
global de la
empresa.

IMPORTANCIA Y PRINCIPIOS DEL SISTEMA

ADMINISTRATIVO

Importancia De Los Sistemas Administrativos:

Esto aplica en empresas con una funcin

sinrgica la cual une acciones simultneas
producindose un efecto mayor que las
partes independientes

Principios de los sistemas administrativos:

Los sistemas siguen una serie de principios que se
clasifican en trece principios que son los siguientes:
Principio Del Auto Control: debemos considerar
posibles errores por lo cual tener un mecanismo que d
solucin a estos errores
Principio Del Determinismo: todo hecho o fenmeno
puede determinarse el origen y naturaleza de los actos
que modifica los sistemas la empresa
Principio De la Igualdad de Finalidad: es la flexibilidad
y la estabilidad la que da direccin al cumplimiento de
los objetivos

 Principio De Interaccin o Coordinacin: Todos los

sistemas que integran la empresa estn mutuamente
relacionados entre s.526
Principio Del Objetivo: Toda implantacin de sistema debe
estar dirigido a un propsito definido a alcanzar que deba
favorecer al cumplimiento del objetivo de un plan general.
Principio De Subsidiaridad o Jerarqua: Todo sistema se
subordina a otro sistema del cual forma parte, ningn
sistema es completo en s mismo.
Principio De Economa: Un buen sistema debe suministrar
con prontitud el servicio requerido y al mismo costo, todo
sistema debe por lo menos ahorrar el monto de dinero que
cuesta.

 Principio De La Determinacin De Responsabilidades: Debe

acordarse la responsabilidad que el personal tendr con respecto
al diseo y participacin de la ejecucin de los sistemas.
Principio De La Especializacin: los sistemas deben precisar los
funcionamientos para especificar claramente al jefe que ejerza el
mando
Principio De Difusin: Todos los planes y objetivos deben ser
difundidos en toda la empresa.
Principio De Tramo de control: Una persona no puede tener a su
cargo a todos los subordinados es necesario dividir el tramo de
control.
Principio De Continuidad: Todo sistema requiere revisiones
peridicas para su buen funcionamiento.
Principio De Flexibilidad: Los sistemas administrativos requieren
de cierta flexibilidad para que puedan cumplir con sus objetivos.