Gestin de Costes de la

Fbrica para el
Desarrollo de Servicios
Presentacin del Modelo

GSDC

Area
01.04.2013
Company
name

Indice
Contexto de la Gestin de Costes
01

02

03

Service Development
GSDC

Modelo de Gestin de Costes

(PdS y Proyectos de Desarrollo)

Glosario

01

Contexto de la Gestin de Costes

Las
Las BU,
BU, aa travs
travs del
del PDM,
PDM, requieren
requieren anualmente
anualmente
una
una conjunto
conjunto de
de servicios
servicios (PdS)
(PdS) para
para completar
completar
su
su portfolio,
portfolio, cuyo
cuyo desarrollo
desarrollo yy gestin
gestin delegan
delegan en
en
otros
otros equipos:
equipos:
reas
reas de
de la
la Fbrica
Fbrica (IT,
(IT, DSS
DSS yy Network),
Network), que
que
implementan
implementan los
los servicios
servicios
Resto
Resto de
de reas
reas no
no Factory,
Factory, como
como legal
legal oo
compras
compras
Los
Los equipos
equipos involucrados
involucrados en
en el
el desarrollo
desarrollo deben
deben
proponer
los
costes,
que
son
revisados
proponer los costes, que son revisados yy
aprobados
aprobados por
por las
las BU
BU (proveen
(proveen fondos)
fondos) yy por
por el
el
Controller
de
Empresa
Controller de Empresa

Complicaciones
Complicaciones
iniciales
iniciales

Situacin inicial
inicial
Situacin

La Direccin de Desarrollo de Servicios consider clave contar con un conocimiento detallado e

integral del coste de desarrollo y operacin de servicios, desde el PdS, as como de su seguimiento
durante el proyecto
La
La carencia
carencia de
de partidas
partidas de
de costes
costes definidas
definidas yy
acordadas,
acordadas, yy por
por tanto
tanto de
de datos
datos fidedignos
fidedignos sobre
sobre
costes
costes desde
desde la
la elaboracin
elaboracin del
del PdS,
PdS, conllevan:
conllevan:
Dificultad
Dificultad para
para asegurar
asegurar que
que se
se seleccionan
seleccionan
los
los servicios
servicios de
de mayor
mayor retorno
retorno
No
No se
se reparte
reparte el
el coste
coste de
de servicios
servicios
compartidos
compartidos por
por BUs
BUs
Dificultad
Dificultad para
para conocer
conocer si
si la
la inversin,
inversin, yy ms
ms
adelante
la
operacin,
se
ajusta
adelante la operacin, se ajusta aa lo
lo
presupuestado
presupuestado y,
y, as,
as, poder
poder actuar
actuar en
en
consecuencia
consecuencia

Es necesario normalizar la Gestin de Costes del Desarrollo de Servicios?Para qu?

Obtener
Obtener una
una visin
visin global,
global, centralizada
centralizada yy actualizada
actualizada de
de los
los costes
costes del
del PdS,
PdS, que
que tenga
tenga en
en cuenta
cuenta posibles
posibles sinergias
sinergias entre
entre servicios,
servicios,
fases,
fases, reas
reas yy BUs
BUs
Mejorar
Mejorar la
la justificacin
justificacin yy priorizacin
priorizacin de
de los
los desarrollos
desarrollos de
de servicios
servicios
Garantizar
Garantizar la
la coherencia
coherencia de
de los
los presupuestos
presupuestos desde
desde la
la elaboracin
elaboracin del
del PdS,
PdS, centralizando
centralizando el
el control
control de
de las
las modificaciones
modificaciones en
en el
el
presupuesto
presupuesto de
de las
las reas
reas para
para cada
cada servicio
servicio
Elaborar
Elaborar (BC)
(BC) yy ejecutar
ejecutar presupuestos
presupuestos de
de los
los servicios
servicios (planificar,
(planificar, organizar
organizar yy validar
validar esfuerzos
esfuerzos yy compras),
compras), segn
segn descripcin
descripcin de
de
servicio
y
requisitos
de
BU
servicio y requisitos de BU
Recoger,
Recoger, seguir
seguir yy reportar
reportar los
los costes
costes de
de proyecto
proyecto (previstos
(previstos yy reales),
reales), sus
sus desviaciones
desviaciones ee issues,
issues, lo
lo que
que puede
puede ser
ser utilizado
utilizado como
como
entrada
para
la
toma
de
decisiones
de
inversin
o
de
acciones
correctivas
entrada para la toma de decisiones de inversin o de acciones correctivas
Service Development
GSDC

02

Modelo de Gestin de Costes

Se ha desarrollado (e implantado parcialmente) un modelo de Gestin (recopilacin, seguimiento y

reporting) de Costes del PdS y los Proyectos

1
Modelo de
Gestin de
Costes del
PdS

2
Modelo de
Gestin de
Costes de los
Proyectos

Service Development
GSDC

Objetivo
Objetivo

Procesos
Procesos yy Recursos
Recursos

Mantener una visin actualizada

desglosada del presupuesto y su
ejecucin

Se basa en el Proceso de
Elaboracin, Aseguramiento y
Seguimiento del PdS
Utiliza la herramienta Escenario
de Costes del PdS, para registras
costes estimados e incurridos,
detectar y cuantificar impactos de
riesgos, desviaciones o
cancelaciones/replanificaciones

Recogida y reporting
centralizado de costes de
proyectos planificados e
incurridos
Control de costes de DSS

Se basa en el Proceso de
Elaboracin del BC Alto nivel,
Elaboracin del BC detallado y
Seguimiento Econmico del
proyecto
Se apoya en un proceso de
seguimiento de costes y en
herramientas de Business Case y
de Control de Costes de Proyectos

Organizacin
Organizacin yy
Responsabilidades
Responsabilidades
El Controller de Factory elabora el
Escenario de Costes del PdS, lo
sigue y actualiza con informacin
de costes planificados y reales de
proyectos, eventos del PdS y
ejecucin presupuestaria de las
reas

El JP recoge los costes previstos

por proyecto, los reales, los
riesgos, issues y correctivos para
BUs y Controller de Factory
Las reas son los responsables
ltimos de la ejecucin de costes
conforme al presupuesto
disponible para el proyecto
33escenarios
escenarios analizados
analizadoscon
condiferentes
diferentes
combinaciones
combinacionesde
deresponsabilidad
responsabilidadde
deJP
JPyy
reas
reas

02

Modelo de Gestin de Costes

Objetivo

La Gestin de Costes del PdS se inicia en la Elaboracin del PdS, y se contina ejecutando en
Aseguramiento y Seguimiento, para prevenir e identificar cualquier inconsistencia, potencial
desviacin o ya incurrida
1
Gestin
Gestin de
de Costes
Costes del
del PdS
PdS
Centralizar la captura, seguimiento y reporting de los costes de desarrollo de servicios del PdS, dando soporte al control de cambios del PdS
/
realizada por DSS (resolucin de problemas presupuestarios, repriorizaciones, cancelaciones y control de riesgos, falta de coordinacin
uaall/
enssu n ddee
M
presupuestaria entre las reas). Coordinar presupuestos de desarrollo de la Factory
Muennncciind
Elaboracin
Elaboracindel
del PdS
PdS

PdS v0 (costes
aprobados)

Modificar el
presupuesto del PdS
como consecuencia de
ajustes presupuestarios

Actualizar costes previstos y

reales del PdS segn ejecucin
presupuestaria

Ajuste
Ajuste Presupuestario
Presupuestario
del
del PdS
PdS

FFu gitituudecttoo
ng y c
lo
loenl pprrooye
ddel

Modificar presupuesto del PdS

por ajustes presupuestarios y
cancelaciones o
replanificaciones de los
servicios

Herramienta de recogida y reporting de costes de las reas de la Factory para el Desarrollo de todos los servicios incluidos en el PdS:
Costes estimados durante la Elaboracin del PdS, as como sus modificaciones, replanificaciones y cancelaciones durante el Aseguramiento y
Seguimiento del PdS. Incluye varios niveles de desglose (Fases, reas, BUs, MUs, Entidades Legales) y considerando
sinergias/canibalizaciones
Costes estimados en los BC (alto nivel y detallado) para cada fase del servicio, as como los reales incurridos, proporcionados por JP a travs
de la herramienta de Control de Costes de Proyecto. Esta informacin puede ser contrastada con la ejecucin presupuestaria de las reas
Controller de Factory:

Funciones clave

Proceso

Generar y consolidar PdS

preliminar, tras integrar la
informacin de las reas
Elaborar y validar Escenario de
Costes preliminar

Seguimiento
Seguimientodel
del PdS
PdS
Seguimiento
Seguimiento
PdS v0 (costes
econmico
econmicodel
del PdS
PdS
revisados)

Tools

Aseguramiento
Aseguramientodel
delPdS
PdS

1.
2.
3.

Capturar los costes previstos por las reas de la Factory para los servicios del PdS, consolidarlos en un Escenario de Costes del PdS y revisar su
coherencia y homogeneidad. Seguirlo y actualizarlo ante cualquier modificacin en desarrollos y costes
Recoger la informacin de costes de proyecto (estimaciones de BC y costes reales incurridos), proporcionada por los JP
Recoger mensualmente la ejecucin presupuestaria acumulada de esas reas

Controller del rea: Consolidar y mantener el presupuesto del rea y la ejecucin presupuestaria (entregar ambos al Controller de Factory)
Gestor de Clientes del rea (Manager): Analizar y validar reasignaciones presupuestarias propuestas
PMO: Notificar a DSS y PDM las eficiencias /ahorros ocurridos y las propuestas para su reaprovechamiento

Service Development
GSDC

02

Modelo de Gestin de Costes

Tools

Inputs durante
durante la
la Elaboracin
Elaboracin
Inputs
y
Aseguramiento
del
PdS
y Aseguramiento del PdS

La herramienta de Gestin de Costes del PdS se alimenta de costes estimados por las reas de la
Fbrica para desarrollar los servicios, desde la Elaboracin del PdS inicial hasta los BC, y de costes
reales incurridos
1
Descripcin
Descripcin de
de la
la Herramienta
Herramienta de
de Gestin
Gestin de
de Costes
Costes del
del PdS
PdS

Inputs durante
durante el
el
Inputs
Seguimiento
del
PdS
Seguimiento del PdS

Cdigo
Cdigo de
de identificacin
identificacin del
del servicio
servicio de
de forma
forma unvoca
unvoca en
en el
el PdS
PdS
Herramienta de recogida de costes de desarrollo de la
Nombre
Nombre yy breve
breve descripcin
descripcin
Factory para los servicios/fases del PdS
Fechas
Fechas estimadas
estimadas para
para su
su desarrollo
desarrollo
Visin de los costes totales detallados por:
Familia
Familia aa la
la que
que pertenece
pertenece
rea operativa (y subarea)
Prioridad
Prioridad preliminar
preliminar
Unidad de Negocio
Imputacin
Imputacin (%)
(%) de
de costes
costes de
de cada
cada servicio
servicio por:
por:
Unidad de Marketing
Unidades
Unidades de
de Negocio
Negocio
Entidad Legal
Unidad
Unidad de
de Marketing
Marketing

En
cualquiera de las visiones y sus cruces, se pueden
Entidad
Entidad Legal
Legal
obtener costes especficos clasificados por:
Costes
Costes de
de las
las reas
reas de
de la
la Factory
Factory para
para el
el desarrollo
desarrollo de
de los
los servicios:
servicios:
Servicio/familia/prioridad
Estimados
en
la
Elaboracin
del
PdS,
(y
ajustados
en
el
Estimados en la Elaboracin del PdS, (y ajustados en el Aseguramiento)
Aseguramiento)
Tipologa de coste
Estos
Estos costes
costes son
son indirectos
indirectos yy se
se clasifican
clasifican en:
en:
CapEx:
CapEx: (HW,
(HW, SW,
SW, Servicios)
Servicios)
OpEx:
OpEx: Servicios
Servicios
En cualquiera de las visiones y sus cruces, se pueden
Desglose
Desglose de
de cada
cada servicio
servicio en
en sus
sus fases
fases de
de desarrollo
desarrollo
obtener costes especficos clasificados por:
Estatus
Estatus de
de cada
cada uno
uno de
de los
los servicios:
servicios:
Fase/estatus/avance
Activado/Cancelado/Descartado/Cambio
Activado/Cancelado/Descartado/Cambio de
de alcance/Servicio
alcance/Servicio nuevo
nuevo
Desviaciones entre presupuesto inicial vs.
Avance
modificaciones posteriores
Avance de
de cada
cada servicio
servicio yy sus
sus fases:
fases:
Pendiente/Iniciado/Terminado/STOP
Servicios nuevos o cambiados de alcance
Pendiente/Iniciado/Terminado/STOP
Costes
Ampliacin/reduccin del presupuesto de los servicios
Costes de
de las
las reas
reas de
de la
la Factory
Factory para
para el
el desarrollo
desarrollo de
de cada
cada fase
fase
Modificaciones
Desviaciones de presupuesto asignado en BC vs. costes
Modificaciones oo ajustes
ajustes presupuestarios
presupuestarios (durante
(durante el
el Seguimiento)
Seguimiento)
Estimados
reales incurridos
Estimados en
en los
los BC
BC (de
(de alto
alto nivel
nivel yy detallado)
detallado)
M
Med ian
Presupuesto disponible:
Reales
Reales incurridos
incurridos
ddeeeCdia
ntteela
lah
CCoosCtoonnttrroolldeheerrrraam
Del servicio, para asignar al resto de las fases
Estos
mie
Estos costes
costes son
son indirectos
indirectos yy se
se clasifican
clasifican en:
en:
iennttaa
steessde de
dellPPro
Bolsa total, formada por presupuesto de servicios
CapEx:
royyeeccto
CapEx: HW,
HW, SW,
SW, Servicios
Servicios
to
finalizados/ cancelados/ descartados
OpEx:
OpEx: Servicios
Servicios

Service Development
GSDC

02

Modelo de Gestin de Costes

Objetivo

El Modelo de Gestin de Costes de los Proyectos permite conocer los costes detallados (estimados y
reales) de los desarrollos a medida que avanzan, para escalar issues y riesgos, as como las acciones
correctivas
2
Gestin
Gestin de
de Costes
Costes de
de los
los Proyectos
Proyectos de
de Desarrollo
Desarrollo
Recopilar, registrar y reportar los costes de desarrollo en cada proyecto (costes estimados en BC y reales incurridos) y centralizar la informacin
econmica para su seguimiento por las BU
Seguimiento y control de costes de desarrollo de DSS
Elaboracin
ElaboracinBC
BCalto
altonivel
nivel

Tools

Proceso

Elaborar un BC (alineado con PdS) como primer

acercamiento a los costes y demanda del proyecto

Elaboracin
ElaboracinBC
BCdetallado
detallado
BC
alto nivel

Obtener un BC con una estimacin de costes y demanda realista y ajustada

que sea la base para el seguimiento de los costes incurridos futuros

Seguimiento
Seguimientoeconmico
econmicodel
del proyecto
proyecto

BC
detallado
e
n dde
ciin
FFuunngcitituuddecttoo
ng y c
lo
loenl pprrooye
ddel

Actualizar la informacin econmica de costes de cada tarea terminada de las reas, identificando desviaciones frente a presupuesto (BC), as como riesgos e
issues, y escalarlos junto con las acciones correctivas

Business Case, tanto de alto nivel como detallado, para cada una de las fases que formen parte del servicio: con estimacin de costes de
Desarrollo y Operacin, estimacin de demanda, descripcin general del proyecto y resumen financiero
Herramienta de Control de Costes del Proyecto: costes de las reas de la Factory estimados para el Desarrollo y Operacin de cada fase
del servicio en los BC de alto nivel y detallado, as como costes reales incurridos en el Desarrollo de la fase, hasta el lanzamiento y entrega

Funciones clave

Jefe de Proyecto
1.

Recopilar costes, previstos y ejecutados (al finalizar las tareas) de la Factory para el proyecto, y los riesgos y remitirlos al Controller de Factory

2.

Es notificado de cualquier riesgo, issue y correctivo sobre costes y lo escala de forma centralizada a la BU

3.

Proporcionar al Controller de Factory los informes de Control de Costes del Proyecto, para actualizacin y seguimiento del PdS

Gestor de Clientes del rea: Interlocutor responsable de comunicar y asegurar el presupuesto del rea para el proyecto, as como notificar
riesgos, desviacin o issues al JP, y tomar y comunicarle las acciones correctivas
Controller de rea: Asegurar reserva de CapEx y OpEx en las fechas y cuantas estimadas para el proyecto
Responsable Tcnico del rea: Estimar costes para el Gestor de Clientes y ejecutar el trabajo tcnico conforme al presupuesto asignado

Service Development
GSDC

02

Modelo de Gestin de Costes

Inputs durante
durante la
la
Inputs
Elaboracin
de
los BC
BC
Elaboracin de los
Inputs tras
tras la
la
Inputs
Entrega/Delivery
Entrega/Delivery

Tools

Para la Gestin de Costes de Proyectos se elaboran BC para conocer costes y rentabilidad estimada
de los servicios/fases a desarrollar, y se controlan estas estimaciones junto con los costes reales
incurridos
2
Descripcin
Descripcin de
de la
la Herramienta
Herramienta de
de Gestin
Gestin de
de Costes
Costes del
del Proyecto
Proyecto
Costes
Costes de
de las
las reas
reas de
de la
la Factory
Factory (y
(y subareas)
subareas) yy el
el resto
resto de
de reas
reas para
para
cada
cada servicio
servicio (5aos)
(5aos)
Estimados
Estimados para
para desarrollo
desarrollo de
de cada
cada fase
fase del
del servicio
servicio (costes
(costes
indirectos)
indirectos)
CapEx:
CapEx: HW,
HW,SW,
SW, Servicios
Servicios
OpEx:
Servicios
OpEx: Servicios
Estimados
Estimados para
para la
la operacin
operacin de
de cada
cada fase
fase del
del servicio:
servicio: costes
costes
inducidos
inducidos yy protegidos,
protegidos, ee incurridos
incurridos (directos/indirectos),que
(directos/indirectos),que se
se
agrupan
agrupan en:
en:
CapEx:
CapEx: HW,
HW,SW
SW
OpEx:
OpEx: HW,
HW,SW,
SW, Servicios
Servicios
Estimacin
Estimacin de
de demanda
demanda ee ingresos
ingresos (directos,
(directos, inducidos
inducidos oo protegidos)
protegidos) por
por
fase
fase (5
(5 aos)
aos)
Informacin
Informacin general
general del
del proyecto,
proyecto, segn
segn documento
documento de
de concepto
concepto yy
alcance
alcance
Descripcin
Descripcin del
del servicio/fase
servicio/fase yy descripcin
descripcin del
del mercado
mercado objetivo
objetivo
Riesgos
y
presunciones
iniciales
Riesgos y presunciones iniciales
Costes
Costes reales
reales incurridos
incurridos de
de las
las reas
reas de
de la
la Factory
Factory (y
(y subareas)
subareas) para
para
el
el desarrollo
desarrollo de
de cada
cada fase
fase del
del servicio
servicio (ao
(ao 0)
0)
CapEx:
CapEx: HW,
HW, SW,
SW, Servicios
Servicios
OpEx:
OpEx: Servicios
Servicios
Riesgos
Riesgos reales
reales identificados
identificados por
por las
las reas
reas de
de la
la Factory
Factory aa medida
medida que
que
avanza
avanza el
el desarrollo
desarrollo del
del proyecto
proyecto
AAcctu
ta

Service Development
GSDC

SSeeguuallizizaaccin
uiim ien inyy
EEsscg
nto
e mie
PPddScennaarriioodteoddeell
deCCos
S
ostteessd
deell

Business Case de alto nivel (+/- 20% precisin) y

detallado (estimacin ajustada)

Resumen financiero del proyecto (5aos): escenario de

inversiones/amortizaciones y gastos operativos, para
valoracin de la rentabilidad estimada del proyecto y
justificacin, teniendo en cuenta el mercado objetivo y
riesgos estimados asociados a su desarrollo y operacin
Cuenta de PyG y clculo de flujos de caja estimados
VAN, TIR, Pay-Back

Herramienta de Control de Costes del Proyecto

(Seguimiento econmico del proyecto)

Herramienta gestionada por los JP (y proporcionado al

Controller de Factory, para seguimiento y actualizacin
de los costes del PdS), incluyendo:
Costes de las reas de la Fbrica (y subareas)
para cada servicio/fase
Estimados para su desarrollo y operacin en
los BC de alto nivel y detallado (5aos)
Reales incurridos para su desarrollo, hasta
lanzamiento y entrega (ao 0)
Riesgos identificados por las reas, relativos a
los costes de desarrollo y operacin

03

Glosario

Glosario
Glosario
JP: Jefe de Proyecto, jefe del proyecto del desarrollo del servicio
PDM: Product Development Manager (Gestor de Producto)
MOP: Margen Operativo
BU: Business Unit, Unidad de Negocio
Factory o Fbrica: Conjunto de las reas IT, Network y DSS
DSS: Desarrollo de Servicios
GIDSS: Gestin de la Integracin del Desarrollo de Servicios
Informe de ejecucin presupuestaria: Informe con las partidas de CapEx (coste presupuestado, costes
aprobados por comits, costes incluidos en pedidos, entradas de mercancas de proveedores) y OpEx
aprobado y consumido. Desglosado por servicios.

Service Development
GSDC

Service Development
GSDC

10