1

LA DOCUMENTACIN MERCANTIL

Es la disciplina que nos da a conocer las caractersticas

fundamentales y requisitos primordiales que debe
reunir toda documentacin a emplearse en cada
actividad mercantil. Por consiguiente, trata del estudio
de los diversos documentos que intervienen en las
operaciones mercantiles : comerciales , distribucin de
los productos y/o servicios de la entidades
comerciales , industriales , de crdito bancario y de
control de trabajo para un mejor estudio ,
compresin , preparacin y aplicacin.

IMPORTANCIA DOCUMENTACIN
MERCANTIL

La documentacin mercantil es importante

porque permite avalar una determinada
relacin comercial, debido a que los
documentos mercantiles a utilizarse darn fe
de la actividad comercial y servirn para
asentar dichas operaciones en registros
especiales y su posterior control por parte de
la contabilidad.
3

FUNCIONES DE LA
DOCUMENTACIN MERCANTIL
FUNCIONES:
1).Para el Comerciante:
Representa un medio probatorio de las transacciones
que se realizan en un ejercicio econmico
2).Para la Empresa:
Puede probar la autenticidad de la operacin comercial
y tambin registra el resultado de lo sustentado
de la gestin.
3).Para el Estado:
Verifica las diversas transacciones realizadas por la persona jurdica
o natural y da fe ala forma de librar y registrar la aplicacin de las
disposiciones legales vigentes.
4).Para la Colectividad en General:
Porque a pesar del tiempo se puede autenticar la propiedad.

RELACIN DE LA DOCUMENTACIN
MERCANTIL CON LA CONTABILIDAD

La documentacin mercantil se relaciona con la

ciencia contable, porque le proporciona los
instrumentos sustentatorios para el registro
contable , en tanto que la contabilidad ordena ,
analiza y registra la operaciones contenidas en
los documentos para luego resumirlos y
formular los resultados del periodo a travs de
los estados financieros .

Qu son los comprobantes de

pago?
Comprobante de pago es todo
documento que acredita la
transferencia de bienes, entrega en uso
o prestacin de servicios, calificado
como tal por SUNAT.

Cul es la utilidad de los

comprobantes de pago?
Sirven para:
Acreditar la realizacin de una operacin o
transaccin comercial, los montos pagados y
los impuestos que correspondan.
Demostrar la propiedad de un bien.
Efectuar algn reclamo o cambio en el caso
de algn desperfecto o deterioro.

Por qu son importantes los

Comprobantes de Pago?

Porque ayudan a evitar la evasin tributaria.

Cuando se emite un comprobante entonces hay una

prueba de la transaccin y sta se anota en los
registros y libros contables. En consecuencia, se
declararn ingresos correctos y se pagarn los
impuestos respectivos.

No entregar Comprobante
de Pago es la forma ms
comn de evasin.
Las

personas que no entregan comprobante

de pago:

1. Pagan

menos Impuesto a la Renta del que les

corresponde.

2. Se

quedan con el IGV pagado por el

comprador.
10

En el Impuesto a la Renta

Si el vendedor no emite el comprobante de pago

respectivo, no habr rastro de la operacin o
transaccin realizada, pues se carecer de un
documento que la acredite.

Al no haber prueba de la transaccin, no ser anotada

en los registros y libros contables. Por consiguiente, los
ingresos obtenidos por el vendedor en dichas
operaciones no sern declarados peridicamente y se
declarar ingresos menores a los reales y no pagar o
pagar un tributo menor al que le corresponde.

11

En el Impuesto General a las

Ventas (IGV)
La situacin es ms grave an.
Porque
Al

se apropia del IGV que el comprador le ha pagado.

no existir comprobante de pago, no hay documento que

pruebe que el comprador pag el IGV y, por lo tanto, el
vendedor lo considera un ingreso adicional.

Principales Comprobantes de Pago

COMUNES

FACTURA

BOLETA DE
VENTA

RECIBO POR
HONORARIO

LIQUIDACION
DE COMPRA

13

TICKETS O CINTAS
EMITIDAS POR
MAQUINAS
REGISTRADORAS

Principales Comprobantes de Pago

NO COMUNES

UTILES PARA CREDITO

FISCAL O SUSTENTAR
COSTO, GASTO O CR{EDITO

BOLETO POR
TRANSPORTE AEREO DE
PASAJEROS.
DOCUMENTOS DE BANCO.
POLIZA POR
OPERACIONES EN BOLSA.
CARTAS DE PORTE AEREO
Y CONOCIMIENTO DE
EMBARQUE.

UTILES PARA SUSTENTAR

COSTO, GASTO O CREDITO
DEDUCIBLE

*RECIBO DE ARRENDAMIENTO DE
INMUEBLES.
*DOCUMENTO POR
ARRENDAMIENTO DE BIENES
INMU. DE LA IGLESIA
*BOLETOS DE TRANSP. PUB.
INTERPROVINCIAL
*BOLETOS DE TRANSPORTE
URBANO
*BOLETOS DE ATRACCIONES DE
ESPECTACULOS.

NO PERMITEN SUSTENTAR
GASTO O COSTO PARA
EFECTOS TRIBUTARIOS

BILLETES DE
LOTERIA, RIFAS Y
APUESTAS.
DOCUMENTOS
EMITIDOS POR
CENTROS
EDUCATIVOS
14

Muy Importante
El

vendedor est obligado a

entregar comprobante de pago por
ventas mayores a S/. 5.00

Si

la venta es menor a dicho

monto, tambin deben entregarlo
si el comprador lo solicita.

NOTA DE PEDIDO

Es un documento interno que utiliza el

proveedor o vendedor con la finalidad de dar
a conocer a un cliente los precios, calidad,
caractersticas y condiciones de venta
(contado o crdito) de las mercaderas
solicitadas, indicando adems si incluyen o no
el impuesto general a las ventas, el tiempo de
vigencia de los precios cotizados, etc.
16

17

PROFORMA

Es un documento auxiliar que se usa para dar a conocer

de antemano a los clientes las condiciones de venta,
calidad de los productos y precios. En el caso de compras
de importancia, se acostumbra a pedir proformas a varios
proveedores para escoger la ms conveniente.
Si la operacin de compraventa no se realizar, la
proforma no tiene ms valor que el de haber informado al
comprador de las condiciones de venta.
18

19

ORDEN DE COMPRA
Es un documento interno utilizado por la empresa
compradora (cliente), para confirmar su aceptacin de los
precios, condicin de venta, calidad , plazo de entrega, etc.
Descritos en la nota de pedido emitida por el vendedor
(Proveedor).
La orden de compra debe estar firmado por la persona o
personas responsables que garanticen el cumplimiento de la
obligacin contrada con el proveedor.
Generalmente estos documentos se emiten por triplicado
-Original para el proveedor que ser adjuntada a la gua de
remisin en la entrega del a mercadera.
-Primera copia ser remitida al almacn.
-Segunda copia apara archivo del departamento.

21

Qu son las Facturas?

La factura es el comprobante de pago

que, por lo general, es utilizado en
transacciones entre empresas o
personas que necesitan sustentar el
pago del IGV en sus adquisiciones, a fin
de utilizar el denominado crdito
fiscal, as como gasto o costo para
efecto tributario.

22

En que caso se debe emitir

una factura?
Cuando

la operacin se realice con sujetos

del IGV que tengan derecho al crdito
fiscal.

Cuando

el comprador lo solicite a fin de

sustentar gasto o costo para efecto
tributario.

Cuando

el sujeto del RUS lo solicite a fin

de sustentar crdito deducible
23

A quienes se les debe

entregar Factura?

Solo aquel usuario que posea RUC, salvo en caso

de exportaciones, que no es exigible tal requisito.

Cuando se hace una transferencia gratuita debe

entregarse
una
factura
con
la
leyenda:
TRANSFERENCIA
GRATUITA
O
SERVICIO
PRESTADO GRATUITAMENTE, y se precisara el
valor de venta o el importe del servicio prestado de
acuerdo a la operacin.

24

25

La Boleta de Venta

Se utilizan en operaciones con

consumidores o usuarios finales.

En operaciones realizadas por los sujetos

del RUS no podrn ser utilizadas a fin de
sustentar gasto o costo para efecto
tributario y para sustentar crdito
deducible.

26

La Boleta de Venta
Quines deben entregar Boleta de Venta?
Todos

aquellos que vendan bienes o presten servicios a

consumidores finales, por ejemplo en bodegas, restaurantes,
farmacias, zapateras, ferreteras, etc.
Aquellos

comprendidos en el Nuevo Rgimen nico

Simplificado.
No

existe un monto mnimo. Sin embargo, si el monto de la

venta no supera los cinco nuevos soles (S/. 5.00) no hay
obligacin de entregar Boleta de Venta, salvo que el comprador
lo solicite.
En

estos casos, el vendedor deber llevar un control diario,

emitiendo una Boleta de Venta al final del da por el importe
total de estas operaciones. Debe conservar en su poder el
original y copia de la Boleta de Venta.
Las

Boletas de Venta no permiten ejercer el derecho al crdito

fiscal, ni sustentar gasto o costo para efecto tributario, salvo en
los casos sealados expresamente por la ley.
27

La Boleta de Venta
Debe identificarse al comprador o usuario?
Cuando el importe de la venta y/o el servicio prestado
supere 1/2 UIT. (Unidad Impositiva Tributaria) por operacin
ser necesario identificar al comprador o usuario,
consignando en el comprobante sus apellidos y nombres
completos, direccin y nmero de su documento de
identidad.

A partir

del 01.03.2009 se reduce a setecientos Nuevos

Soles (S/. 700.00) por operacin el importe a partir del cual
ser necesario identificar al comprador o usuario,
consignando en el comprobante sus apellidos y nombres
completos y nmero de su documento de identidad.
28

29

30