ARQUIVO

Documentos Empresariais e Pessoais

Como Organizar
Professora Rosngela

Sociedade do Conhecimento

INFORMAES
a noo, idia ou mensagem contida
num documento.
Segundo OLIVEIRA, "as informaes
so
dados
referentes
a
um
determinado assunto. Em outras
palavras, pode-se afirmar que a
informao a matria-prima dos
arquivos, a razo de sua existncia".
Oliveira

ARQUIVOS
Ao longo do tempo a palavra arquivo vem passando
por uma interessante evoluo. A necessidade de
se comunicar teve incio com a formao da
sociedade humana, quando o homem, talvez na
nsia de se perpetuar, teve a preocupao de
registar suas observaes, seu pensamento para
os legar s geraes futuras, comeando assim, a
escrita. Na sua essncia, nada mais

registrar,
informaes.

guardar

do que

disponibilizar

ARQUIVOS
Estgios ou idades dos arquivos
Na Segunda metade do sculo XX, o caos documental
decorrente dos transtornos causados pela 2 guerra
mundial revolucionou as tcnicas arquivsticas,
resultando na adoo da "teoria das trs idades".
Corrente ou 1 idade
fase em que a consulta aos documentos mais
freqente, quando os documentos fazem parte
da engrenagem empresarial;

ARQUIVOS
Estgios ou idades dos arquivos
Intermedirio ou 2 idade
fase em que os documentos j cumpriram sua
funo inicial, so consultados com menor
freqncia, esto no aguardo

de possvel

transferncia;
Permanente ou 3 idade
fase em que os documentos so armazenados
para efeitos histricos ou comprobatrios.

GESTO DOS DOCUMENTOS

A
gesto
de
documentos

operacionalizada
atravs
do
planejamento da organizao, do
controle, da coordenao dos recursos
humanos, do espao fsico e dos
equipamentos.

GESTO DOS DOCUMENTOS

OBJETIVOS PRINCIPAIS
aperfeioar

simplificar

ciclo

documental,

assegurando eficincia e economia;

disponibilizar a informao onde e quando seja
necessria tanto ao governo, a empresa, quanto aos
cidados;
assegurar a eliminao dos documentos cujos
valores administrativos

fiscal, legal ou pesquisa

cientfica, j tenham sido cumprido;

assegurar o uso adequado de tecnologias de
informao, como por exemplo o processamento
automatizado de dados e outras tcnicas avanadas
de gesto de documentao/informao etc.

GESTO DOS DOCUMENTOS

FASES
A gesto de documentos composta por trs
fases bsicas:
Produo
ato de elaborar documentos demandados
atividades especficas de um rgo ou setor.

pelas

Utilizao
est relacionada ao fluxo ou tramitao dos documentos,
relevante ao cumprimento de sua funo administrativa,
bem como sua guarda posterior;

Destinao
envolve as atividades de anlise, seleo e determinao
de prazos prescricionais dos documentos, isto , a
deciso em relao a eliminao e a preservao
permanente dos documentos.

GERENCIAMENTO DE INFORMAES
VANTAGENS:
Evitar a guarda excessiva de exemplares de um
mesmo documento, ou seja, duplicidade de
informaes;
reduzir a massa documental;
diferenciar os documentos que so ferramentas
de trabalho (empresariais, tcnicos e relatrios,
Projetos, Movimento de Caixa, etc.)
manter a eficincia e rapidez na recuperao da
informao; e
permitir
o
aproveitamento
informaes disponveis.

correto

das

GERENCIAMENTO DE INFORMAES
PRINCPIOS BSICOS
No h um
processo nico, perfeito,
esperando para ser descoberto, para que a
documentao seja organizada, deve-se
porm ter em mente que, para tanto, dois
princpios so fundamentais:
1. Tornar-se organizado
a etapa em que envolve: a deciso, o
planejamento, a implantao de tcnicas
e mtodos racionais para que se
alcance os objetivos propostos, a
execuo das atividades de organizao
da documentao, propriamente dita.

GERENCIAMENTO DE INFORMAES
PRINCPIOS BSICOS
2. Manter-se organizado
a adoo, a implementao de
aes

capazes

continuidade

de
da

assegurar

organizao

implantada, o comprometimento
capaz de evitar "recomeos", "novas
imploses documentais".

GERENCIAMENTO DE INFORMAES

GERENCIAMENTO DE INFORMAES
FATORES RELEVANTES
o primeiro aspecto o porqu, a razo pela
qual os documentos foram feitos, se
existem,
porque houve a necessidade
para isso, e essa necessidade deve ser
considerada para que seja tratada sua
conservao;
segundo aspecto a temporalidade vlida
da sua informao, dentro do ciclo de vida
do documento;
terceiro aspecto a forma de conservao
do documento, portanto, a tcnica aplicada
recuperao da informao nele contida.

GERENCIAMENTO DE INFORMAES
ARQUIVOS ADMINISTRATIVOS DE TRABALHO
Podem ser denominados de arquivos operacionais de
atividades administrativas, as quais
estejam em
andamento. Podem ser organizados de formas distintas,
por exemplo:
Alfabeticamente (usando nomes)
ALVES, Carlos Alberto
FERREIRA, Jnathas de Ortega
SANTOS, Tlio Csar
Numericamente (usando nmeros simples ou por itens)
01Relatrios
01.1Tcnicos
01.1.1Verso Preliminar
01.2Atividades Pedaggicas
01.2.1Proposta
01.2.2Calendrio

GERENCIAMENTO DE INFORMAES
POR ONDE COMEAR A ORGANIZAO DOS ARQUIVOS
Defina seus objetivos
Para tanto, exercite alguns questionamentos, os quais
permitiro uma anlise da atual situao e levaro a
medidas de melhorias requeridas.
Divida a atividade em reas:
Seus arquivos pessoais - onde sua documentao
pessoal ser arquivada, local onde devero ser
guardados seus pertences e que tipos de documentos
pessoais devero ser guardados em seu ambiente de
trabalho
Sua mesa de trabalho ou suas reas de trabalho
acessrias - um armrio; uma estao de trabalho para
seu computador; uma estante; uma segunda mesa,
enfim, quais so suas prioridades em relao
documentao sob sua responsabilidade.

GERENCIAMENTO DE INFORMAES
PONTOS A SEREM CONSIDERADOS PARA
SALVAR OU GUARDAR DOCUMENTOS
a nica cpia
Reproduzi-la ser difcil
Rapidamente precisar
informao de novo

recorrer

A lei estipula que voc tem de guard-la

parte integrante do arquivo do cliente
o projeto.

GERENCIAMENTO DE INFORMAES

Acumular papis
em excesso
pode ser um hbito,
como comer demais.
Faa regime

GERENCIAMENTO DE INFORMAES
TABELA
DE
TEMPORALIDADE
DOCUMENTAL - TTD
o instrumento utilizado para nortear o
destino da documentao na empresa,
onde os estgios (corrente, intermedirio e
permanente) sero definidos. importante
ressaltar que

uma TTD

como

"impresso digital", cada empresa deve

ter a sua.

GERENCIAMENTO DE INFORMAES
UMA PALAVRA FINAL
Caso fique ansioso durante o processo de
reorganizao, entenda que a mudana
emocionalmente difcil. O medo que aparece
normal. Mas no deixe que ele o imobilize. Ser
desorganizado simplesmente um hbito que
precisa ser rompido e trocado por um mais efetivo.
Direcione-se e experimentar os benefcios de ser
organizado. Os benefcios so vrios, entre outros:
Mais controle
Liberdade do caos
Mais energia
Liberdade para ser mais criativo
Admirao dos outros.

MENSAGEM FINAL
SIM. TODOS PODEM SE ORGANIZAR
E ISTO FUNCIONAR.
TODOS MERECEM UM AMBIENTE DE
TRABALHO AGRADVEL!

Obrigada!
contato:
Rosangela.cepss@gmail.com