Funciones de La Administración

Funciones de la administracin
Por Miguel Herrera

www.auladeeconomia.com
Administracin
Es el proceso de trabajar con gente y
recursos para alcanzar las metas
organizacionales.
Los buenos gerentes hacen las
actividades con eficacia y eficiencia.
Eficacia: lograr las metas organizacionales
Eficiencia: lograr las metas con el mnimo de
recursos, utilizar el dinero, los materiales, el
tiempo y las personas de manera eficiente y
eficaz.
Funciones de
la administracin
En la actualidad la administracin de
empresas se divide para su estudio en
cuatro funciones (actividades ejecutadas
por los administradores en el ejercicio de
sus cargos):
la planeacin,
la organizacin,
la direccin y
el control.
Funciones de
la administracin
Henry Fayol, estableci en su teora cinco
funciones administrativas:
la planeacin,
la organizacin,
la coordinacin,
la direccin y
el control.
Funciones de
la administracin
Por su parte, Harold Koontz, seal como
funciones de la administracin:
la planeacin,
la organizacin,
la integracin del recurso humano,
la direccin y
el control.
Las funciones de la administracin estn

interrelacionadas y son interdependientes.
Funciones de
la administracin
Planeacin
Organizacin
Integracin de personal
Direccin
Control
Planeacin
Es el proceso de definir metas y objetivos
con sus respectivas estrategias de accin
para desarrollas las actividades que
permitan alcanzarlos.
Si no se planea no hay rumbo fijo de la
organizacin.
Planeacin
Son algunas actividades de planeacin:
El anlisis de las situaciones actuales.
La anticipacin al futuro.
La determinacin de objetivos.
La decisin del tipo de actividades.
La eleccin de estrategias corporativas y de
negocio.
La determinacin de los recursos necesarios
para lograr las metas de la organizacin.
Planeacin
Qu se va a planear?
Aqu se realizan los planes para dar a la
empresa objetivos y conocimientos con el
fin de alcanzarlos.
Da respuesta a:
Qu hacer?
Cundo hacerlo?
Dnde hacerlo?
Cmo hacerlo?
Organizacin
Implica el diseo de la estructura ms
adecuada para llevar a cabo los planes.
Esta funcin determina:
las actividades por realizar,
cmo se agruparn,
quin las desempear y
seala claramente los puestos y las
jerarquas dentro de la organizacin.
Organizacin
Una empresa no lograr sus objetivos si
sus recursos no se manejan con base en
una organizacin eficiente.
Son algunas actividades de organizacin:
Atraer gente a la organizacin.
Especificar las responsabilidades del puesto.
Agrupar tareas en unidades de trabajo.
Dirigir y distribuir recursos y crear condiciones.
Integracin del
recurso humano
Consiste en dotar de personal competente
a la estructura de la organizacin de
acuerdo a sus necesidades, esto por medio
de cinco acciones:
reclutamiento,
seleccin,
induccin,
capacitacin y
desarrollo.
Direccin
La direccin incluye
la motivacin,
el liderazgo,
la seleccin de los canales de comunicacin
ms efectivos y
la negociacin y manejo de conflictos.
Direccin
Los administradores tiene que dirigir y
coordinar eficazmente a los colaboradores
de la empresa, para lograr el xito de la
organizacin.
La direccin comprende el contacto
cotidiano y cercano con la gente para
orientarla e inspirarla hacia el logro de las
metas del equipo y la organizacin.
Control
El control es el seguimiento de las
actividades para asegurarse de que se
estn realizando de acuerdo con lo
planeado y en su caso, corregir las
desviaciones encontradas.
Si el control es inadecuado, las fallas no se
detectan.
Supervisa el progreso y ejecuta los

cambios necesarios.
Control
El control asegura el cumplimiento de las
metas.
Entre las actividades de control se
cuentan:
Supervisar el desarrollo de las personas y las
reas recopilando datos de su desempeo.
Proporcionar retroalimentacin.
Identificar problemas de desempeo y
corregirlos. www.auladeeconomia.com
Administracin:
Ciencia, Tcnica o un Arte?
Como ciencia, debe seguir un mtodo
especfico y generar conocimientos
razonados y fundamentados en principios.
Como tcnica, los conocimientos generados
deben tener aplicacin prctica y ser
llevados a cabo por especialistas
debidamente capacitados.
Como arte, requiere ser una obra humana
que implique virtud, poder, eficacia y
habilidad para desarrollarla.
Niveles
administrativos
Las actividades a las que se da importancia
y los estilos administrativos que se siguen
depende de cada administrador Gerente.
Cada estilo depende de la capacitacin, los
antecedentes y la personalidad.
Generalmente en empresas de gran tamao
existen tres niveles de administracin.
Mandos inferiores
Control
i n
D ir ec c
izacin
Organ
Nivel
intermedio
c i n
Alto
nivel
P la n e a
Jera
rq
ua
org
aniz
acio
n
al
Niveles
administrativos
Administradores del
nivel superior o alta gerencia
Gerentes de nivel alto:
Son los ejecutivos senior y los responsables de la
administracin general.
Se les conoce como gerentes estratgicos.
Se concentran en aspectos de largo plazo:
supervivencia, crecimiento y eficacia.
Interactan con personas y organizaciones
externas.
Los lderes de alto nivel eficaces tratan a las
personas como miembros valiosos de la
organizacin.
Administradores de mandos
medios o gerencia intermedia
Gerente de nivel medio
A veces se les llama de gerentes tcticos.
Son responsables de traducir los objetivos,
metas y planes generales en objetivos, metas y
actividades ms especficas.
Controlar y asesoran el desarrollo de los
subordinados.
Garantizar que sus subordinados mantengan el
equilibrio entre los objetivos operativos a corto
plazo y los estratgicos a largo plazo.
Administradores de primera
lnea o supervisin
Gerente de nivel bsico
Son llamados gerentes operativos.
Supervisan las operaciones de la
organizacin.
Se involucran directamente con los
empleados.
Implementan los planes especficos
desarrollados por los gerentes medios.
Son el enlace con el personal administrativo.
HABILIDADES
GERENCIALES
Las habilidades
administrativas o gerenciales
Las habilidades son capacidades
especficas que resultan del conocimiento,
la informacin, la prctica y la aptitud.
Habilidades conceptuales, de diseo y de
toma de decisiones.
Habilidades humanas o interpersonales y de
comunicacin.
Habilidades tcnicas.
Habilidades conceptuales y de
toma de decisiones
Es la capacidad del gerente para
reconocer aspectos complejos y
dinmicos, de analizar los numerosos y
conflictivos factores que stos conllevan y
resolver los problemas en beneficio de la
organizacin y de sus miembros.
Tales decisiones tienen un efecto profundo
en el xito de la organizacin.
Habilidades interpersonales y de
comunicacin
Estas habilidades se relacionan con el trato
con las personas; la capacidad de ser lder,
de motivar y de comunicarse eficazmente
con los dems.
Es la capacidad que debe tener un gerente
para interactuar con muchos tipos distintos
de personas y de intercambiar informacin
con ellas.
Habilidad tcnica
Es la capacidad de realizar una tarea
especializada que comprende un mtodo o
proceso determinado.
Los gerentes dependen menos de sus
habilidades tcnicas bsicas mientras ms
suben en una organizacin, pero stas le
dan los antecedentes necesarios para sus
nuevas responsabilidades.
Las habilidades
administrativas o gerenciales
Alto
nivel
Nivel
intermedio
Mandos inferiores
Habilidades tcnicas
Jera
rq
ua
org
aniz
acio
n
al
Habilidades de
conceptualizacin
y diseo
Habilidades
humanas
El ambiente externo
El ambiente externo
Finalidad
Finalidad de
de
la
la empresa
empresa
Supervivencia
Supervivencia aa
largo
largoplazo
plazo
Utilidades
Utilidades
La empresa y su entorno
Sistema Abierto.
Cambios constantes y acelerados
Labor Gerencial:
Evitar resistencia.
Las empresas intercambian recursos con

el entorno y dependen de l.
El proceso global.
Ambiente externo
Son todas las fuerzas relevantes fuera de
los lmites de la compaa.
Por relevante se entienden todos los
factores a los que los gerentes deben
prestar atencin para ayudar a sus
organizaciones a competir con eficacia
para sobrevivir.
Ambiente externo
Sistema
poltico -legal
Competencia
potencial
Sistema
econmico
Clientes
Competencia
indirecta
Organizaci
n
Competenci
a Directa
Estructura
de
distribucin
y ventas
Ambiente
Competiti
vo
Variables
tecnolgicas
Macroambien
te
Sistema
socio
cultural
Medio ambiente
o Ecosistema
Macroambiente
Son aquellos factores del medio que
influyen en todas o en casi todas las
organizaciones de un determinado pas o
regin.
Para su anlisis, se dividir en:
medio ambiente natural o ecosistema,
sistema econmico,
sistema poltico-legal y
sistema sociocultural.
Macroambiente
En importante resaltar que todos estos
elementos condicionan y son
condicionados por las variables
tecnolgicas presentes.
Sistema poltico - legal

Es aquel que rige los asuntos pblicos, el
gobierno del estado y el manejo del poder.
Tiene una fuerte conexin con el conjunto
de leyes del pas, ya que, en buena
medida, la manera como se ejerce y se
distribuye el poder poltico que est
condicionado por dichas leyes.
Sistema poltico - legal

Las polticas del gobierno:
imponen limitaciones estratgicas,
y proporcionan oportunidades a travs de las
leyes fiscales, polticas econmicas y
reglamentos para el comercio internacional.
Sistema econmico
Es el sistema de una nacin para asignar
sus recursos entre sus ciudadanos.
Es un sistema muy complejo y se
encuentra relacionado con aspectos
sociales, culturales, polticos y legales, los
que estimulan o no, el desarrollo y
comportamiento de toda organizacin
Sistema econmico
Ejemplo:
Cuando las tasas de inters y la inflacin
influyen en la disponibilidad y en el costo del
capital, en la capacidad para expandirse, en
los precios, en los costos y en la demanda de
los consumidores de los productos.
Medio ambiente natural o

ecosistema
Est en funcin de todo el conjunto de
recursos naturales que los hombres han
usado y explotado durante toda la historia
para satisfacer sus necesidades y generar
las diversas culturas y el progreso
tecnolgico.
Medio ambiente natural o

ecosistema
Algunos de estos recursos son renovables,
como la madera y otros no, como es el caso
del petrleo.
Las organizaciones transforman esos
recursos y los devuelven al medio ambiente
en la forma de productos y servicios ya
elaborados para uso o consumo de la
sociedad.
Demografa
Es el estudio estadstico de las
caractersticas de un grupo humano que
son susceptibles de ser medidas o
contadas, ya sea en determinado momento
o por medio de su historia.
Ejemplo: el nmero de hogares, el nmero
de personas por edad, sexo, raza,
educacin o profesin.
Demografa
Es la medida de diversas caractersticas de
los pueblos, que comprende grupos u otras
unidades sociales.
Los gerentes debern formularse planes
estratgicos para integrar, retener, capacitar
y motivar a personas de diversos
antecedentes demogrficos con las
habilidades necesarias para alcanzar la
misin de la empresa.
El sistema sociocultural
Se compone del conjunto de factores que
condicionan que un grupo de individuos
se comporte de la manera como lo hace,
por lo que se puede afirmar que se
desarrolla por medio de la interaccin
humana y es resultado de la experiencia.
El sistema sociocultural
Las tendencias sociales con respecto a la
manera en que las personas piensan y se
conducen tienen implicaciones
importantes para la administracin de la
fuerza de trabajo, las acciones sociales
corporativas y las decisiones estratgicas
acerca de los productos y los mercados.
El ambiente competitivo
Estructura
de
distribuci
n y ventas
Competencia
directa
Competenci
a indirecta
Competencia
potencial
Clientes
Comprende a las organizaciones
especficas con las cuales interacta la
organizacin.
Incluye:
El poder de los clientes
El poder de la competencia potencial.
Competencia indirecta.
El poder de la competencia directa.
La estructura de distribucin y venta
Los gerentes de xito hacen ms que
simplemente reaccionar al ambiente:
actan de tal forma que de hecho moldean o
modifican el ambiente de la organizacin.
Clientes
Son aquellas personas u organizaciones
que adquieren y utilizan los productos o
servicios de la empresa.
El objetivo de toda empresa o institucin
es satisfacer las necesidades y deseos de
sus clientes u usuarios.
Clientes
Los clientes, sus necesidades y
preferencias, son una parte esencial para
el nacimiento, desarrollo y consolidacin
de una empresa.
Los clientes son importantes para las
organizaciones ya que exigen precios
menores, mayor calidad, especificaciones
nicas para los productos o un mejor
servicio.
Servicio al cliente
Significa proporcionar a los clientes lo que
quieren o necesitan, en la forma que lo
desean y a la primera oportunidad.
Esto depende de la velocidad y lo
confiable que una organizacin sea para
entregar sus productos o servicios.
Competencia directa
Son aquellos individuos u organizaciones
que ofrecen productos o servicios
similares y que, por ende, se dirigen al
mismo mercado.
As, por ejemplo, los competidores de la
lnea rea Taca, son otros aerolneas
como Mexicana, Aero Per, Delta Air
Lines, Air Madrid, entre otras.
Competencia indirecta
que ofrecen productos o servicios que,
aun cuando no son similares, si cubren la
misma necesidad.
Los competidores indirectos de una lnea
rea, por ejemplo, son las empresas de
autobuses y ferrocarriles, por lo menos en
distancias cortas y medias.
Competencia indirecta
La competencia indirecta de un canal de
televisin, puede ser la empresa que
renta videos, e incluso editoriales, pueden
ofrecer al consumidor un entretenimiento
para sus tiempos libres.
Competencia potencial
que pueden convertirse en competencia
directa o indirecta de una organizacin.
Por ejemplo, con los tratados libre de
comercio, en un futuro prximo, los
transportistas de los pases que lo firman
podrn ser competidores potenciales de
los transportistas de esos lugares.
Estructura de
distribucin y ventas
De alguna manera, todos los productos o
servicios tienen que llegar fsicamente al
consumidor final.
Aunque esto puede sonar simple, esta
estructura puede alterarse e involucrar al
administrador en una decisin estratgica:
de qu manera, por medio de qu va o
canal de distribucin se quiere entregar y
vender el producto?
Anlisis ambiental:
Respuesta al ambiente y seleccin
Todo gerente o administrador de cualquier
organizacin deben estar alerta a los
cambios del entorno, para poder
reaccionar favorablemente ante ellos.
Esta adaptacin se debe dar mediante la
bsqueda del mejor enfoque para una
situacin dada.
Anlisis ambiental:
Si los gerentes no comprenden la manera
en la que el ambiente influye en sus
organizaciones o no pueden identificar
oportunidades o amenazas
Su capacidad para tomar decisiones y
ejecutar planes estar limitada.
Anlisis ambiental:
La informacin ambiental oportuna y
precisa es decisiva para operar un
negocio.
La informacin sobre el ambiente no
siempre est disponible fcilmente.
Anlisis ambiental
Por incertidumbre ambiental se entiende
que los gerentes no tienen informacin
suficiente sobre el entorno.
A medida que aumenta la incertidumbre
ambiental, los gerentes deben desarrollar
tcnicas y mtodos para recopilar,
seleccionar e interpretar informacin
acerca del ambiente.
Anlisis ambiental
La incertidumbre se desprende de dos
factores:
Complejidad: se refiere a la cantidad de
temas que un gerente debe atender, as como
la interconexin entre ellos.
Dinamismo: se refiere al grado de cambio
discontinuo que se da dentro de la industria.
Cules son y qu consisten las

dimensiones del medio ambiente?
1. La dinmica del medio: puede ir de
extremadamente estable a muy
cambiante.
2. La complejidad del medio: califica si el
entorno tiene muchos y diferentes
elementos entre s; o pocos elementos.
Probamente varios pero que se pueden
agrupar en unos cuantos en virtud de que
funcionan de manera homognea.
Cules son y qu consisten las

dimensiones del medio ambiente?
Aunque en ambas dimensiones se trabaja
en un continuo, esta situacin ubicar
nicamente en los extremos para
simplificar el anlisis.
Se obtienen cuatro situaciones posibles:
Tipo I. Simple y estable
Tipo II. Simple y dinmico
Tipo III. Complejo y estable
Tipo IV. Complejo y dinmico
Tipo I. Simple y estable

Caractersticas:
Utilizacin de estructuras burocrticas y
mecanicistas.
Llevan a cabo tareas altamente repetitivas.
Gran perfeccin tcnica y disminucin de
costos.
Dificultad para la percepcin de posibilidades
de cambio.
Tipo de empresa: Ensambladora de
automviles.
Tipo II. Simple y dinmico

Caractersticas:
No utilizan sistemas y procedimientos formales y
rgidos.
Se adapta hacia el medio ambiente al poder de
compartir la visin, valores y objetivos con los
individuos que conforman la organizacin.
Tiende a un enfoque humanista.
Debido al medio ambiente simple, se favorece la
centralizacin.
Tipo de empresa: Instituto de investigacin.
Tipo III. Complejo y estable

Caractersticas:
Utilizacin de estructuras burocrticas y
mecanicistas de forma mediana.
Alta inflexibilidad hacia al cambio.
Gran dependencia de la experiencia de los
miembros que conforman la organizacin.
Fomenta una alta descentralizacin.
Tipo de empresa: Compaa aseguradora.
Tipo IV. Complejo y dinmico

Caractersticas:
Interaccin constante en sus miembros.
Fuerte conviccin de integrantes con valores
organizacionales: marca en gran medida las lneas
de accin a seguir.
Tiende a un enfoque de tipo humanstico.
Fomenta la alta descentralizacin.
Orienta su estructura en pequeas unidades,
altamente adaptables a la contingencia.
Ejemplo: Despacho de consultora en
administracin o contabilidad.

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Las funciones de la administracin estn

Supervisa el progreso y ejecuta los

Las empresas intercambian recursos con

Sistema poltico - legal

Sistema poltico - legal

Medio ambiente natural o

Medio ambiente natural o

Cules son y qu consisten las

Cules son y qu consisten las

Tipo I. Simple y estable

Tipo II. Simple y dinmico

Tipo III. Complejo y estable

Tipo IV. Complejo y dinmico

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