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EXCEL PARA

AUDITORES

Ing. Daniel Luque Soto

Haciendo clic en esta ficha ya ver que tiene el modulo de las macros y el Visual Basic:
Puede ver los conos de Visual Basic y Macros y todo lo dems en la ficha programador:

Accediendo al Visual Basic, llega al siguiente mdulo

Dado que estamos viendo todo de manera prctica, mas adelante, cuando editemos las macros
entraremos a esta opcin y explicaremos todo lo que sea relevante. No me interesa atiborrarlo de
informacin de cada una de asuncionalidades que hay aqu, pues esto, en este momento, en lugar de
proporcionarle lo que necesita, puede hacerlo pensar que el tema es complejo, y la verdad, nada
mas lejos de la realidad, es algo que como el truco del mago, una vez que lo conoces, se deja de
sentir asombro, por lo tanto, si vamos despacio, asimilar mejor el tema.

Macro
Grabar nueva macro. Ver que aparece la siguiente ventana, la cual le pedir alguna
informacin que deber proporcionar para poder continuar

En este momento NO le recomiendo que coloque una


combinacin de
letras, dado que como le deca, por defecto Excel ya tiene
muchas combinaciones de letras, por ejemplo, copiar es
Control+C, que se usa mucho. Si Usted a su macro le da
tambin Control+C, pues Excel le dara prioridad a su macro, -si
la guard en el libro personal- y le correr las instrucciones en el
libro que se encuentre abierto, y le har un desorden tan
complejo como las instrucciones de su macro. Debe tener
tambin MUY presente que cuando una macro se ejecuta el
botoncito de Deshacer no le revierte lo que hizo su macro. De
igual forma lo que va a grabar se puede guardar en el libro
actual o, en el libro de macros personal. La ventaja del libro de
macros personal es que la macro le queda disponible siempre

Al dar clic en Aceptar, vern un botn que simula ser el viejo botn Stop de las viejas grabadoras o

reproductoras de audio que usaban Casetes.

Vamos a grabar algo muy simple, que nos servir para ver que es lo que hace Excel. Para efectos
ilustrativos a la macro le he dado el nombre de .. No quiere decir que su macro se
llamar .; dele un nombre cualquiera a su macro, -si es que va a hacer el mismo
ejemplo, que no creo necesario- y tngalo presente

Vamos a hacer la siguiente accin: (Recuerde que debe de estar la opcin Grabando activada).
En una hoja de calculo Excel, en la celda A1 que est all sealada en la imagen, voy escribir
Nombre en la celda B1, Direccin. En la celda A2, colocar el nombre .., en B2,
colocar Calle bsquela con Carrera encuntrela.
Cuando termine de hacer estas cuatro cosas, oprimir le botn Stop:

Despus de haber realizado lo anterior, vamos por el men DesarrolladorMacros, y en la ventana


que aparecer, seleccionamos con el puntero del ratn el nombre de nuestra macro que esta dentro
del cuadro de macros, (el . que aqu en la grfica est en color azul, ese es el que debe
seleccionar) NO el que est debajo de ..
Seleccione la macro de prueba (que en mi caso se llama
.) y haga clic en el botn Modificar. Al hacerlo,
llegar DIRECTO al editor de Visual Basic, (al cual tambin
puede llegar con la combinacin de letras Alt+F11) y se
desplegar el cdigo o instrucciones que le indican a Excel
como hacer esas cuatro cositas

Puede ver que Excel, dado que es una aplicacin hecha por una casa de software de los Estados
Unidos, pues escribe el cdigo en ingls, lo cual hace que para ellos (Los que hablan ingls) sea ms
fcil. Si comprende un poco de ingls igualmente comprender mejor todo lo que escribe
automticamente el grabador de macros de Excel, sino, no se preocupe que no es nada del otro
mucho, el asunto sigue siendo fcil. Esto es lo que puso el grabador de macros por las acciones
ejecutadas

La importancia de organizar la
informacin en base de datos

Un listado o informe que genera un programa de computo, en el cual por supuesto hay informacin
que nos interesa y que es una muy buena fuente de informacin, sobre todo porque constituye una
evidencia Valida y suficiente, prueba reina y veraz de que la informacin se est tomando
Fielmente de la contabilidad o cualquier otro sistema de control o gestin, puede que sea una muy
buena BASE de informacin, pero todava dista -mucho o poco- de ser una BASE DE DATOS, por la
razn de que para una base de informacin ser una base de datos debe cumplir con ciertas
caractersticas de las cuales adolecen los listados o informes que genera un sistema
Relacion
de
informac
in

Filas

Base
de
datos

Base de datos de terceros

Base de datos de terceros

Como puede ver, la diferencia salta a la vista. El problema del listado exportado a Excel es que los
encabezados del listado salen en cada pgina del listado, los cuales tambin quedan en Excel y
como puede ver, para efectos de trabajar la informacin en Excel son basura, pues no agregan
valor al momento de hacer operaciones con rangos de fila o de columna. Otro problema es el
campo ciudad, que est en un rengln intermedio y no est alineado en la misma fila de cada
tercero. Cuando Usted tiene la informacin en forma de base de datos, puede maximizar el
potencial de Excel.
Puede relacionar la informacin fcilmente y crear en segundos informes que le dan un muy buen
valor
agregado.
Sin embargo, para dar cumplimiento con la ley de aquello de Cifras fielmente tomadas.etc. es
bueno
tener ambas fuentes, la base de informacin y la misma convertida a base de datos. De esta

nicas y funciones mas usadas en


Depuracin de archivos planos
En este apartado se mostrarn algunas de las
tcnicas, o trucos o maneras que se suelen utilizar
y que vienen en nuestra ayuda, no solo para
depurar los archivos planos sino en el manejo en
general de Excel. Interesa ilustrarlas ya que estas
tcnicas se pueden grabar en una macro, con lo
cual se pueden realizar todava mucho mas rpido.

uscar y Remplazar

Comprobmoslo: Aqu tenemos una formula que hemos hecho a propsito y que est direccionada
hacia otra hoja que coincidencialmente ser la palabra que modificaremos con la tcnica de
buscar y reemplazar: Fjese que la Celda B4 contiene una formula que contiene la palabra enero la
cual coincide con la palabra enero que est en la celda B3

Si hacemos el buscar y reemplazar, (tecla control+b) de enero por febrero, ocurrir que Excel
intentar actualizar valores, est buscando la hoja que contiene febrero, como no la
encuentra, despliega el explorador y le pide a usted que lo haga. Si da cancelar, se le
reemplazar el valor de B3 que dice enero por febrero, pero se le daar la formula:

Corrigiendo los nmeros que parecen nmeros pero que son texto, en nmeros
aceptados como nmeros para Excel con la herramienta Buscar y Reemplazar
Este error es uno de los que mas te pueden ofuscar, si no conoces bien que es lo que sucede.
Cuando abres un archivo plano (un archivo plano es un archivo que no tiene formato) con Excel, y
ya has usado el asistente para importar texto y ya lo tienes en Excel, probablemente tienes la
situacin que se observa en esta grfica:

Excel justifica por defecto los datos segn el tipo que se trate; tenga en cuenta que Excel justifica
a la izquierda (justifica, esto es ALINEA) todos los datos de tipo TEXTO. En este caso est
justificando como texto los valores que deberan ser numricos. Y esta verdad, encima la puedo
comprobar, porque Excel no puede sumar ambos nmeros. Esta es la razn del porqu la
seleccion en la grfica, para que Usted tambin constate que Excel no la puede sumar, solo la
puede CONTAR, por eso nos indica en la parte inferior Recuento:2

Como solucionar este problema?