UNIVERSIDAD TCNICA DE MANAB

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y ECONMICAS

CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORA
TESIS DE GRADO
Previo a la obtencin del Ttulo de:
Ingeniera en Auditora Contador Pblico

MODALIDAD:
INVESTIGACIN DIAGNSTICA O PROPOSITIVA
TEMA:
AUDITORA DE GESTIN A LOS PROCESOS DE PRODUCCIN Y VENTAS DE PUBLICIDAD
DE LA EMPRESA MEDIOS EDIASA DURANTE EL PERIODO 2013 - 2014
AUTORAS:
ALCHUNDIA MACAS DENISSE LISBETH
CHINGA ROMERO KAREN TATIANA
DIRECTORA DE TESIS:
LIC. MARA FERNANDA MENDOZA SALTOS MG. SC

PORTOVIEJO MANAB ECUADOR

2015

TEMA
Auditora de gestin a los procesos
de
produccin
y
ventas
de
publicidad de la empresa Medios
Ediasa durante el periodo 2013-2014

ANTECEDENTES

La empresa Medios Ediasa inicia sus actividades

el 13 de Marzo de 1934 siendo su director Pedro
Zambrano Barcia con la razn social El Diario
Manabita. Desde su surgimiento hasta la
actualidad ha variado la direccin de la empresa
siendo esta de tipo familiar.
En 1992 el nombre del peridico pas de Diario
Manabita a El Diario. La sociedad annima El
Diario Ediasa S.A., existe legalmente desde 1974
siendo su director en la actualidad el seor Pedro
Zambrano Lapenta.

DESCRIPCIN DEL PROBLEMA

La presente investigacin se realiz en la empresa Medios Ediasa

ubicada en la ciudad de Portoviejo, siendo su razn social El
Diario, tiene como actividad principal la impresin de peridicos.
Esta investigacin apunt al conocimiento y mejor de la calidad
as como el desarrollo del proceso de produccin y ventas de
publicidad a travs de una auditoria de gestin.

ANLISIS DEL PROBLEMA

La empresa Medios Ediasa, por el rpido crecimiento de la poblacin

de la Provincia de Manab, requiri mejorar de manera integral su
sistema de gestin, con el propsito de optimizar los recursos que
utiliz en la ejecucin de la produccin y ventas de publicidad
cumpliendo las normas y disposiciones legales para optimizar de
manera adecuada sus recursos

El manual de procesos de la empresa medios Ediasa no fue

auditado peridicamente y tampoco se utiliz como una herramienta
de estricto control interno, solo ha contado con auditoria externas que
se han enfocado en forma general, y de manera especial en los
departamentos de produccin y ventas

La empresa desde sus inicios ha sufrido grandes cambios en la

produccin y venta del peridico, que debieron ser evaluados para
un estricto control de manera adecuada para que no se presentaran
mayores desfases cumpliendo la Normas de Auditoria de Gestin.

OBJETIVO GENERAL
Realizar una auditora de gestin a los
procesos de produccin y ventas de
publicidad de la empresa Medios Ediasa
durante el periodo 2013-2014
OBJETIVOS ESPECIFICOS
Analizar los resultados de la realizacin de
una Auditoria de Gestin para obtener un
desarrollo eficaz y eficiente en los
procesos de produccin y ventas de
publicidad en la empresa Medios Ediasa.
Investigar el nivel de cumplimiento en los
procesos de produccin y ventas de
publicidad.
Diagnosticar
la
eficiencia,
eficacia,
efectividad de los procesos de produccin
y ventas de publicidad.
Determinar el cumplimiento de las normas
y polticas vigentes.
Elaborar una propuesta para optimizar la
gestin en las reas de produccin y ventas

GESTIN:

Marco terico

Gestin es conocido como el proceso

mediante el cual empresa o entidad
asegura el buen uso de los recursos y su
empleo eficaz y eficiente para el
cumplimiento de sus objetivos y metas.
ELEMENTOS DE GESTIN:
Entre los elementos de gestin tenemos los
siguientes:

Economa
Eficiencia
Eficacia
Ecologa
tica

ALCANCE DE AUDITORIA DE
GESTIN:
La Auditoria de Gestin examina
en forma detallada cada aspecto
operativo de la organizacin

Fases de la Auditoria de
Gestin

Planificacin preliminar
Planificacin especifica
Ejecucin
Comunicacin de resultados

FASE I DE LA
AUDITORA DE GESTIN

PLANIFICACIN
PRELIMINAR

DESARROLLO DEL PLAN DE

TRABAJO

REAS A EXAMINAR

Publicidad
Pre- Prensa
Prensa

OBJETIVOS DEL EXAMEN

Analizar
los resultados de la
realizacin de una Auditoria de
Gestin para obtener un desarrollo
eficaz y eficiente en los procesos
de produccin y ventas de
publicidad en la empresa Medios
Ediasa.
Investigar el nivel de cumplimiento
en los procesos de produccin y
ventas de publicidad.
Diagnosticar la eficiencia, eficacia,
efectividad de los procesos de
produccin y ventas de publicidad.
Determinar el cumplimiento de las
normas y polticas vigentes
Elaborar una propuesta para
optimizar la gestin en las reas de
produccin y ventas.

FASE I DE LA AUDITORA DE GESTIN

PLANIFICACIN PRELIMINAR
DESARROLLO DE LA GUA DE VISITA PREVIA

PRINCIPALES DISPOSICIONES LEGALES Y

REGLAMENTARIAS
Constitucin de la Repblica del Ecuador
Manual de Auditoria de Gestin
Reglamento Interno
Cdigo de Trabajo
Ley de Seguridad Social
NAGAS
Cdigo de Trabajo
Ley de Seguridad Social
NIIF
La tica del periodista (Cdigo deontolgico)
Poltica de calidad
Poltica editorial
Normas Wan IFRA
Reglamento de Salud y Seguridad

BASE LEGAL DE CREACIN

Y FUNCIONAMIENTO DE LA
EMPRESA MEDIOS EDIASA
La compaa El Diario Ediasa
S.A. fue constituida en la
ciudad de Portoviejo el 2 de
agosto de mil novecientos
setenta y siete, su objeto
social tiene como actividad
principal la impresin de
peridicos.
Su capital social inicial fue
de S/. 1.000.000.00 (Un
milln, 00/100 de sucres)

DETALLE LAS DEFICIENCIAS DEL CONTROL

DETALLE LAS DEFICIENCIAS DEL CONTROL
INTERNO GENERAL QUE DETECTAN EN EL
INTERNO GENERAL QUE DETECTAN EN EL
RECORRIDO DE LA EMPRESA
RECORRIDO DE LA EMPRESA

Le empresa no optimiza al mximo sus

Le empresa no optimiza al mximo sus
recursos
recursos
Incumplimiento de los procesos
Incumplimiento de los procesos
Falta de conocimiento del manual de
Falta de conocimiento del manual de
procesos
procesos
No se ha auditado peridicamente
No se ha auditado peridicamente
No cuenta con un programa de
No cuenta con un programa de
capacitacin y entrenamiento por parte
capacitacin y entrenamiento por parte
de los directivos de la Empresa para todo
de los directivos de la Empresa para todo
el personal
el personal

AUDITORA DE GESTIN A LOS PROCESOS DE PRODUCCIN Y VENTAS

DE PUBLICIDAD DE LA EMPRESA MEDIOS EDIASA ENTRE EL 1 DE
ENERO DE 2013 Y EL 31 DE DICIEMBRE DE 2014
INDICADORES DE GESTIN

COMPONENTE
COMPONENTE

SUBCOMPONENTE
SUBCOMPONENTE

Publicidad
Publicidad

Ventas
Ventas

Publicidad

Diseo

INDICADORES
INDICADORES


Pre-Prensa
Pre-Prensa

Fotomecnica
Fotomecnica

Prensa

Produccin

Prensa

Produccin

Prensa
Prensa

Tcnicos
Tcnicos

FASE II DE LA AUDITORA DE
GESTIN
PLANIFICACIN
ESPECFICA

MEMORANDO DE PLANIFICACIN
ESPECFICA
Objetivos Especficos por cada uno de los componentes

Publicidad
Analizar los mecanismos de control en relacin a las ventas
realizadas.
Determinar el proceso de ventas y cobranzas de publicidad
Mantener actualizadas la elaboracin y entrega de informes que se
generan en el proceso de publicidad
Pre-Prensa
Determinar los procesos de pre- prensa que se realizan
Comprobar el manejo de recursos utilizados

Prensa
Analizar los procesos realizados para la impresin
Comprobar la calidad, eficacia y eficiencia de los procesos de
impresin

Resumen de los Resultados de la Evaluacin del Control

Interno.

En el Anlisis Preliminar de Control Interno a la Empresa

Medios Ediasa se logr determinar que:
La actividad principal a la que se dedica es la edicin de
peridicos
Se encuentra constituida segn la Ley de Compaas y
resolucin de SRI
Cont con un plan estratgico el mismo que fue
actualizado constantemente, el cual define claramente
las metas, los objetivos, la misin y la visin de la
empresa
La empresa no logr cumplir con exactitud los
indicadores de gestin establecidos
No compar la calidad del servicio prestado con otras
empresa dedicadas a la misma actividad
La Empresa no cont con un departamento de reclamos
para mejorar la situacin empresarial

CUESTIONARIOS DE CONTROL INTERNO

POR COMPONENTE

PUBLICIDAD

Se efectu la Evaluacin de Control Interno

de 10 preguntas en el rea de ventas, se
establece que 3 no se cumplieron en su
totalidad, por lo que se determin un riesgo
de control bajo y un nivel de confianza alto.

PRE- PRENSA

Se efectu la Evaluacin de Control Interno

de 6 preguntas en el rea de pre - prensa,
se establece que 2 no se cumplieron en su
totalidad, por lo que se determin un riesgo
de control bajo y un nivel de confianza alto.

PRENSA

Se efectu la Evaluacin de Control Interno

de 7 preguntas en el rea de produccin, se
establece que 4 no se cumplieron en su
totalidad, por lo que se determin un riesgo
de control medio y un nivel de confianza
medio.

FASE III DE LA
AUDITORA DE GESTIN
EJECUCIN

PAPELES DE TRABAJO

P/T: Ejecucin

Referencia:

A3

Componente: Publicidad
Fuente de informacin: Recursos Humanos
Tcnica Utilizada: Indagacin
Seleccin de la muestra verificada: Ninguna
Base Legal: Reglamento Interno
PROCEDIMIENTO: Solicite el procedimiento de ventas de publicidad
OBSERVACIN:
De acuerdo al manual de procesos y a travs de lo observado se lo realiza en base al flujograma de
ventas de publicidad VPT01:
Orden de publicidad
Recursos humanos y materiales de oficinas
Requisitos de la orden
Diagramacin electrnica o planos
Facturacin
Aprobacin por parte del cliente
Publicacin del aviso de publicidad

P/T: Ejecucin

Referencia:

C1

Componente: Prensa
Fuente de informacin: Bitcora de Informes
Tcnica Utilizada: Verificacin
Seleccin de la muestra verificada:3 informes
Base Legal: ISO 9001
PROCEDIMIENTO: Solicite el control de materia prima y materiales
OBSERVACIN:
De acuerdo al manual de procesos est en responsabilidad del empleado lo siguiente:

Verificar el consumo de agua fuente

Controlar la alimentacin de la tinta a los carros y tinteros para evitar el derramamiento

de la misma.

Correcto manejos de las bobinas con el fin de evitar daos o golpes que luego se vern
reflejados en lonjas de papel, malogrados y arranque de papel.

Conteo y enzunchados de malogrados y puesto en su respectivo lugar.

Lonjas de papel pesado y amarrados correctamente y puesto en su respectivo lugar.

Uso correcto del carro porta placas

Buen uso y trato de las unidades de la prensa, responsables J1 J2 diariamente.

HOJAS DE HALLAZGOS

Procedimiento de Ventas de
Publicidad

HALLAZGOS

Condicin:
De acuerdo al manual de procesos y a travs de lo observado se lo realiza en
base al Flujograma de ventas de publicidad VPT01:
Orden de publicidad
Recursos humanos y materiales de oficinas
Requisitos de la orden
Diagramacin electrnica o planos
Facturacin
Criterio:
Al respecto se inobserv al manual de procesos de publicidad sobre su objetivo que
establece:
Determinar el proceso de ventas y cobranzas de publicidad
Mantener actualizado la elaboracin y entrega de informes que se genera en el
proceso de publicidad
Causa:
Los flujogramas del departamento de pre-prensa no se encontraban actualizados
segn el Manual de Procesos
Efecto:
Por lo comento que el personal encargado de ingresos de rdenes no cumplieran en
su totalidad de manera eficaz sus actividades e inconformidad por parte de
clientes insatisfechos

Solicite el control de materia

prima y materiales

HALLAZGOS

Condicin:
De acuerdo al manual de procesos est en responsabilidad del empleado lo
siguiente:
Verificar el consumo de agua fuente
Controlar la alimentacin de la tinta a los carros y tinteros para evitar el
derramamiento de la misma.
Correcto manejos de las bobinas con el fin de evitar daos o golpes que luego se
vern reflejados en lonjas de papel, malogrados y arranque de papel.
Conteo y enzunchados de malogrados y puesto en su respectivo lugar.
Lonjas de papel pesado y amarrados correctamente y puesto en su respectivo lugar.
Uso correcto del carro porta placas
Buen uso y trato de las unidades de la prensa, responsables J1 J2 diariamente.
Lo cual fue realizado en un 85%
Criterio: Al respecto se inobserv el Reglamento de Salud Art 2 donde indica
Cumplir con todos los procedimientos e instrucciones, disposiciones, normas,
implementado por el Diario Ediasa S.A
Causa:
Lo expuesto se present debido a la falta de accin de control por parte del Jefe de
Produccin y del personal encargado que no realizaron los correctivos pertinentes
Efecto:
Esta situacin no permiti evitar a tiempo daos ocasionados y desperdicios de
material de la empresa

FASE IV DE LA AUDITORA DE
GESTIN
COMUNICACIN DE RESULTADOS

COMPONENTE PUBLICIDAD: Procedimiento de ventas de publicidad

De acuerdo al manual de procesos y a travs de lo observado se lo realiza
en base al flujograma de ventas de publicidad VPT01:

Orden de publicidad

Recursos humanos y materiales de oficinas

Requisitos de la orden

Diagramacin electrnica o planos

Facturacin

Los flujogramas del departamento de publicidad no se encontraban

actualizados segn el Manual de Procesos
Por lo que existen reclamos sobre la publicidad contratada por parte de
clientes insatisfechos
Al respecto el personal encargado del ingreso de rdenes inobservo al
manual de procesos de publicidad sobre su objetivo que establece:
a) Determinar el proceso de ventas y cobranzas de publicidad
b) Mantener actualizado la elaboracin y entrega de informes que se
genera en el proceso de publicidad

CONCLUSIN
Los flujogramas no se encuentran actualizados de acuerdo el
Manual de Procesos del Departamento de Publicidad lo que
origin que el personal encargado de ingresos de rdenes no
cumplieran en su totalidad de manera eficaz sus actividades y por
e inconformidades por parte de clientes insatisfechos.

RECOMENDACIN
1) Al Director
Actualizar los Flujogramas de acuerdo al Manual de Procesos de
la Empresa Medios Ediasa y que estos incluyan a todos los
departamentos existentes

COMPONENTE: PRENSA
Control de materia prima y materiales
De acuerdo al manual de procesos est en responsabilidad del empleado
lo siguiente:
Verificar el consumo de agua fuente
Controlar la alimentacin de la tinta a los carros y tinteros para evitar el
derramamiento de la misma.
Correcto manejos de las bobinas con el fin de evitar daos o golpes
que luego se vern reflejados en lonjas de papel, malogrados y
arranque de papel.
Conteo y enzunchados de malogrados y puesto en su respectivo lugar.
Lonjas de papel pesado y amarrados correctamente y puesto en su
respectivo lugar.
Uso correcto del carro porta placas
Buen uso y trato de las unidades de la prensa, responsables J1 J2
diariamente.
Lo cual fue realizado en un 85%

Esta situacin no permiti evitar a tiempo daos ocasionados y desperdicios de

material de la empresa
El Jefe de Produccin y empleados inobservaron el Reglamento de Salud Art 2
donde indica
Cumplir con todos los procedimientos e instrucciones, disposiciones, normas,
implementado por el Diario Ediasa S.A
CONCLUSIN
Debido a que se inobservo el Art 2 del Reglamento de Salud y Seguridad el
control de materias primas y material se cumpli en un 85% y realizar sus
actividades de acuerdo al Manual de Procesos y disposiciones legales de la
empresa Medios Ediasa
RECOMENDACIN
9) Al Director
Disponer al Jefe de Produccin realizar una ficha de control de ingreso de
materiales, existente, recibos que se utilicen en la produccin

CONSLUSIONES

Al llegar a la parte final de esta investigacin se lleg a concluir que:

Medios Ediasa es una empresa consolidada en la provincia de Manab
siendo lderes en el mercado debido a su credibilidad empresarial.
Medios Ediasa cuenta con la Certificacin de las Normas ISO 90012000.
En la empresa Medios Ediasa existen normas, polticas y procedimientos
establecidos de carcter interno y externo, sin embargo estas bases
legales no son conocidas por todos los miembros de la institucin, y
tampoco son cumplidas en su totalidad.
No cuentan con un control ni cuenta con un sistema de registro por parte
del personal al momento del ingreso a su hora de trabajo ni tampoco a la
hora de salida.
No han aplicado en su totalidad el manual de seguridad para beneficio
de sus empleados

 La empresa cuenta con indicadores estratgicos pero no

posee indicadores de gestin.
En el rea de publicidad existe cierto incumplimientos en el
manual de procesos al momento del ingreso de las ventas no
se realizan inmediatamente.
No cuenta con un departamento de reclamos o sugerencias.
En el informe de auditora se exponen los comentarios de los
hallazgos significativos encontrados, con su conclusin y
recomendaciones las cuales deben ser aplicadas de manera
que permita contribuir al mejoramiento empresarial.

RECOMENDACIONES

En base a las conclusiones establecidas se recomienda:

La Empresa Medios Ediasa deber observar, conocer y aplicar las
leyes y reglamentos vigentes as como las normas en los procesos de
manera especfica en al rea de ventas de publicidad y produccin.
Elaborar un mecanismo de control o establecer un sistema que permita
registrar de manera oportuna el ingreso y salida del personal.
Ejecutar el manual de seguridad, y controlar su cumplimiento para
beneficio tanto del empleado y de la empresa salvaguardando siempre
el bienestar de ambos.
Establecer los indicadores de gestin para as medir perennemente el
desarrollo de la calidad.

 Ingresar diariamente las ventas cumpliendo as con el manual de

procesos y su registro inmediato.

Incrementar un buzn o departamento de reclamos y sugerencias

para as conocer las opiniones del cliente externo y que ayudaran
para mejorar el servicio y producto brindado.

Medios Ediasa deber aplicar las recomendaciones propuestas

por el equipo de egresados con la finalidad de asegurar el
cumplimiento de los procesos y fortalecer el control interno.

GRACIAS