Clarity 7

Metodologa para Diseo de Puestos

Y Funciones Basado en Procesos
(Claridad, Colaboracin y Gobierno)

Guatemala, Enero de 2015

La msica

Alta carga emocional y sentimental

Cada quien ejecuta en su estilo personal
Influencia de aspectos geogrficos culturales
Cada quien interpreta sentimientos de
maneras diferentes

Como pueden casi 100 personas replicar una

obra compleja en sonidos, sentimientos,
matices,
etc, de manera magistral y consistente?

Existe un modelo,
un cdigo (lenguaje),
una metodologa
para transferir el
conocimiento e
inclusive representar
los sentimientos
como matices:
La Solfa
Quin, Qu, cmo, cuando y con qu?

Arquitectura de un
Concierto
MOVIMIENTO 1

MOVIMIEN
TO 2

MOVIMIENTO
3

Premisas metodolgicas
lo que no se logra por modelos,
se logra por circunstancias
es decir, no es sostenible
ni replicable, de manera predecible.

Dinmica de Modelos:
Frameworks y Arquitecturas

ARQUITECTURA DE UNA ORGANIZACIN:

FRAMEWORK TOGAF
Modelo de Negocio

Modelos de Negocios

(Fractales)

La arquitectura del negocios se documenta

con un modelo bsico: desde el la
corporacin hasta el puesto de trabajo.
Misin, Visin,
Objetivos y SLAs
C

Polticas/Normativas

C
C

C
C

Recursos
Humanos

Procesos

Cultura y Mecanismos

Generar y
Administrar
Conocimiento

Herramient
as y
Sistemas

Modelo = Estructuras & Contenido

MANUAL
DE
FUNCIONES
Publica
me

PUESTOS-

manera
organizado los procesos,
polticas,
procedimientos,
conocimientos y sistemas de
los que dispone un puesto
de trabajo para para lograr
su misin y sus objetivos.
Solo hay un
modelo.
y cada Puesto ve solo
sus
* funciones
Recolecta el conocimiento

y la inteligencia individual y lo
estructura-organiza en procesos, polticas, normas y procedimientos.

Provee una visin de la organizacin desde una perspectiva de procesos,

identificando la relacin existente entre stos y los objetivos estratgicos.

Documenta la estructura organizacional y el rol que desempean los

actores involucrados.

Estructuras Fundamentales
POLITICAS
&
NORMAS

Misin, Visin
Estrategias, KPIs

T
Procesos y PNPs
Herramientas
Recursos Humanos
Cultura y Valores
Organizacionales

1La espina dorsal es el mapa (rbol)

de procesos

Notacin IDEF0
1.

Establecer el Modelo o Mapa de Procesos: general de la

organizacin: (sentido de propsito integral)

Nivel
Detalle

Secuencia/Clase

1La espina dorsal es el mapa (rbol)

de procesos

Notacin IDEF0
1.

Establecer el Modelo o Mapa de Procesos: general de la

organizacin: (sentido de propsito integral)

Traer
proces
o real
para
proyec
to

Nivel
Detalle

Secuencia/Clase

La visin tradicional de Departamentos

VS
la visin de Procesos

Visin convencional de O&M departamental

Depto. 1

Proceso

Captar

Colocar

Compensar

Procedimientos para ejecutar las funciones del Depto./Puesto

Visin convencional de O&M departamental

Depto. 1

Proceso

Depto. 2

Depto.

Captar

Colocar

Compensar

Procedimientos para ejecutar las funciones del Depto./Puesto

Depto. 4

Visin convencional de O&M departamental

Proceso Depto. 1

Depto. 2

Depto. 3 Depto.

Captar

Colocar

Compensar

Procedimientos para ejecutar las funciones del Depto./Puesto

Visin convencional de O&M departamental

Depto. 1

Proceso

Depto. 2

Depto. 3

Captar
Depsitos

Prestar

Contabilizar

Procedimientos para ejecutar las funciones del Depto./Puesto

Depto. 4

Ejemplo: Contabilizar Operaciones

USED AT:

AUTHOR: Fernando Valdez

DAT E: 03/03/2011

WORKIN G

PROJEC T: Operar Desarr ollador Inmobil iario Gener ico

REV:

DR AFT

03/03/2011

READER

DATE CONTEXT:

REC OM M END ED

NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

PUBLIC AT ION

DI7

Contabilizar
Oper aciones
DI7.11

~ Reg istrar
Oper aciones
Contables y
Gener ar
Balance de
Saldos

~ Revisar
Estados
Financier os
Prelimi nares

DI7.11.1

~ Reg istrar
Oper aciones
de Ing resos
de Efectivo

~ Reg istrar
Oper aciones
de Bodeg as

DI7.11.1.1

DI7.11.1.2

~ Reg istrar
Oper aciones
de
Facturaci n
DI7.11.1.3

~ Reg istrar
Oper aciones
de Pl anill as
DI7.11.1.4

~ Activos
Fijos
DI7.11.1.5

~ Integrar
Cuentas
Contables

DI7.11.2

~ Reg istrar
Oper aciones
Egr esos de
Efectivo
DI7.11.1.6

~ Depurar
Cuentas
Contables

DI7.11.3

~ Reg istrar
Oper aciones
de Servicios
DI7.11.1.7

DI7.11.4

~ Reg istrar
Otras
Oper aciones
DI7.11.1.8

~ Generar
Estados
F inancier os
Definitivos
DI7.11.5

~ Cumplir
Oblig aciones
Fiscales
DI7.11.6.1
~ ISR
~ IVA
~ IETAAP
~ Circulacin
de Vehculos
~ Cumplir
Deber es
Formales

NODE:

TITLE:

DI7.11

Contabilizar Operaciones

NU M BER :

~ Cumplir
Oblig aciones
Leg ales
DI7.11.6

~ Cumplir
Oblig aciones
Laborales
DI7.11.6.2
~ Cumplir
Oblig aciones
con el IGSS
~ Cumplir
Boletos de
Or nato
~ Cumplir con
otr as
Oblig aciones
Laborales

~ Cumplir
Obl ig aciones
M uni cipales
DI7.11.6.3

El rbol provee contexto y estructura

para colgar posteriormente
contenidos
2. Definir la documentacin de flujos y
elementos crticos de cada proceso:

EJEMPLO
Mapa de Procesos

Contenidos?
Misin, Visin, Valores
Plan Estratgico

Polticas

KPIs
Normas y
Procedimientos

Herramientas

Escala de Madurez de un Modelo

I.Q.
Auditado

Publicado

Definido

Documenta
do

Sistematiz
ado
Automatiza
do
Monitorea
do
Mejores Practicas?

Identifica
do

ITIL, COBIT, COSO

ISO
Gobierno Corporativo
Risk Management.
Six Sigma
Business Process Mngm.

1. ESTRUCTURAR EL MODELO
ORGANIZACIONAL Y SENTAR LAS BASES DE
UNA NUEVA CULTURA
Misin, Visin,
Objetivos y SLAs

Polticas y Normativas

Procesos

Recursos Humanos

Cultura y Mecanismos (premio/sancin)

Generar y Administrar
Conocimiento

Herramientas y
Sistemas

Cul es el divorcio ms costoso

de la historia?

2. CLARITY-7 = COHERENCIA Y VINCULO ENTRE

LOS COMPONENTES
El divorcio
entre Procesos
y Recursos
Humanos y
luego entre
sistemas.

Procesos

Misin, Visin,
Objetivos y SLAs

Polticas y Normativas

Recursos Humanos

Cultura y Mecanismos

Generar y Administrar
Conocimiento

Herramientas,
Sistemas y IT

A VECES TENER NADA ES MEJOR QUE TENRLO

TODO SIN COHERENCIA
Misin, Visin,
Objetivos y SLAs

Polticas y Normativas

Procesos

Recursos Humanos

Cultura y Mecanismos (premio/sancin)

Generar y Administrar
Conocimiento

Herramientas y
Sistemas

Construir El Modelo
1

Misin, Visin y Valores

Objetivos Crticos de Negocios
Mapa de Procesos IDEF0

Matriz de Responsables (P&F)

Qu hacemos?

USED AT:

AUTHOR: Fernando Valdez

DATE: 25/ 08/2010

WORKING

PROJECT: Planeacion Estrategica para la

Adecuacion del CIAC

REV:

DRAFT

12/ 09/2010

READER

DATE CONTEXT:

TOP

RECOMMENDED

NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

PUBLICATION

CIAC-0

OPERAR
CIAC

ACP CICH CIAC

Qu hace cada quin?

MATRIZ DE PUESTOS Y
FUNCIONES

CIAC0

Planificar
y
Presupuestar
(PE & POA)
CIAC1
Elaborar Plan
de Objetivos
y Proyectos
Estratgicos
Elaborar plan
Operativo
Anual
Dar
Seguimiento
a losPlanes
Establecidos

Atender
necesidades
especficas
de
Informacion
(Proyect os)
CIAC2
Atender y
Documentar el
Requerimiento
o Proyecto
planteado por
el cliente

Gestionar y
Administrar
Alianzas con
Proveedores de
Datos e
Informacion

Analizar y
pre-calificar
Competencia y
Factibilidad
(Logistica,
Tecnica,
Legal,
Tecnolgica)

Gestionar y
Administrar
Alianzas con
Clientes de
Informacion

Documentar
Ante-Proyect o
y presentar
para
Evaluacion
Documentar
Proyecto
Aprobado y
Nombrar
Director y
Equipo de
Trabajo

NODE:

Gestionar &
Administ rar
Relaciones
y Acuerdos
(Externas e
Internas)
CIAC3

Gestionar y
Administrar
Alianzas con
Canales de
Distribucion y
Divulgacion
(Universidades,
Canales-TV,
Radios,
Revistas,
Websites,
entidades, etc)
Controlar
Correspondencia
y Gestionar
Reuniones
Oficiales

TITLE:

Brindar
Servicios

CIAC4
Brindar
Asesoria
Tecnica de
Campo y de
Gestion de
Datos e
Informacion
Brindar
Servicios de
Informacion

Administ rar
(Ejecutar)
Proyectos

Administrar
Recursos
del CIAC

CIAC5

Capacitar
RRHH del
CIAC (Ver
notas)

Disear
Terminos que
Aseguren
Calidad y
Cumplimiento
del Proyecto

Administrar
Relacion de
Servicios con
la Division
de
Informatica y
Tecnologia

Elaborar Plan
de Proyecto
Monitorear
Cumplimiento
del Plan del
Proyecto
Analizar
Resultados,
Desempeo de
Actores e
Indetificar
Lecciones
Aprenididas

COMISIO
NADOS
(Directiv
o,
Asisten
Expert
Ejecutivo
te de
o
Unida
y
Coordi Compu Secret Especi des
Tecnolgi
nador
to
aria alista ACP CTP CTPA
co)

CIAC6

Analizar y
Comprender el
Proyecto
(Internalizar)

Revisar y
Asegurar
Disponibilidad
de Recursos
Necesarios

CIAC0 OPERAR CIAC

Sepri
embr
e de
2010

Proyecto de Planeacin
Estratgica y Readecuacin
del CIAC

Administrar
Acuerdos,
Contratos y
Convenios
Administrar IO
& Normativa
Interna CIAC
y Auditar
Cumplimiento
Administrar
Bibliotecas
(Fsica &
Virtual)

OPERAR CIAC

PROGRAMAS ACTUALES:
a) La Ruta Verde
b) Plan DS-GIRH
c) Desempeo Ambiental Corporativo

NUMBER:

CIAC1

Planificar y Presupuestar (PE & POA)

CIAC1.1

Elaborar Plan de Objetivos y Proyectos

Estratgicos

CIAC1.2

Elaborar plan Operativo Anual

CIAC1.3

Dar Seguimiento a losPlanes

Establecidos

CIAC0

1. ESTRUCTURAR EL MODELO
ORGANIZACIONAL Y SENTAR LAS BASES DE
UNA NUEVA CULTURA
Todos tienen los
componentes,
pero
NO
los
tienen
relacionados y
consistentes.

Misin, Visin,
Objetivos y SLAs

Polticas y Normativas

Procesos

Recursos Humanos

Cultura y Mecanismos

Generar y Administrar
Conocimiento

Herramientas y
Sistemas

2. COMO IDENTIFICAR EL CONOCIMIENTO DE VALOR

PARA CADA PUESTO? #1 = SUS FUNCIONES

CONOCIMIENTO
DEL MODELO
OFICIAL
Punto de
Partida

HALLAZGOS DE
LA OPERACIN:
- Lecciones y
- Propuestas de
Mejora

HALLAZGOS DE
LA VIGILANCIA
ESTRATEGICA.
(MERCADO, INDUSTRIA
& LEGISLACION, ETC.)

BLOGS & RED SOCIAL

2. INDETIFICAR CONOCIMIENTO A GESTIONAR PARA

LOGRAR COMPETITIVIDAD (CADA ROL/PERSPECTIVA)

CONOCIMIENTO
DEL MODELO
OFICIAL
Punto de
Partida

HALLAZGOS &
LECCIONES DE
LA OPERACION

HALLAZGOS &
LECCIONES DEL
MERCADO,
INDUSTRIA &
TERRITORIOS

BLOGS & RED SOCIAL

Cada rol ve solo lo que le

atae y lo que le es de
VALOR.

3. IMPLEMENTAR & EJECUTAR PROCESOS DE

GESTION
DEL CONOCIMIENTO PARA ELEVAR LA
COMPETITIVIDAD
MODELO
OFICIAL

FOROS:
Estratgico
Negocios
Operaciones
Tecnolgico

VIGILANCIA
INVESTIGACION
EXTERNA

ANALISIS DE
LA OPERACION

FIN
AGRADECIMIENTOS

Los KPIs y la justicia?

- Parmetros de Flujo y Control

Formas

Proceso
Actividad
e Indicadores
Tarea

Formas, Status

Acceso a sistemas
existentes y aplicaciones

Examinar ejemplo real

y analizar
Cuntos niveles son
necesarios?
Cundo se debe dejar de
disgregar verbos en
tareas-hijas?

Tareas ejecutable por un solo actor

sin rupturas de control = STOP
Hacer efectivos
cheques de alto
volumen

Escriba un
procedimiento

1. Saludar al cliente y solicitar carta de reserva de efectivo de

alto volumen.
2. Revisar carta debidamente firmada y comprobante de envo
va fax a la agencia o constancia de envo de correo
electrnico.
3. Solicitar y esperar VoBo y Firma al Jefe de Agencia. Puede
abortar el caso, pero no puede entregar los documentos hasta
la finalizacin de la transaccin o su aborto-cancelacin.
4. Solicitar fondos a Encargado de Bveda mostrando
documentos firmados por el Jefe de Agencia.
5. Recibir fondos de Jefe de Bveda y firmar de recibido.
6. Entregar fondos al cliente y solicitar firma de recibido en el
formato A.
Ejecutor
7. Sellar y cerrar la transaccin.
responsable= 1
Rupturas de Control

Aj!
Cuando una tarea sea ejecutada por un solo actor, sin rupturas de control
detngase y no la disgregue en al mapa.
Verifique que la tarea tenga un procedimiento, check-list y herramientas
(si aplicaran).

Cuntos elementos puede tener una

secuencia de pasos o una lnea de
clasificaciones?
USED AT :

AUTHOR: Fernando Val dez

DATE: 12/12/2010

WORKIN G

PROJEC T: Operar F undaci on C DS

REV:

DR AFT

13/12/2010

READER

DAT E CONTEXT:

TOP

REC OMM END ED

NOTES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

PUBLIC ATION

CD S-0

OPERAR
FUN DACION
CD S
CD S0

Di r.
Ejecutiva
CD S1
Plani fi car (y
Presupuestar
???)
Disear y
Dictar
(Publi car)
Politi cas
Implementar,
Ejecutar
Politi cas
Establ ecer
Conveni os y
Alianzas
Admi nistr ar
RR PP ante
comunidad
Exter na e
Interna

NODE:

Di r.
Academica

Tecnopar que
Internacional

CD S2
Plani ficar
Contenidos,
Prog ramas y
Proyectos
Academicos
Establecer
Acuerdos y
Alianzas de
orden
academi co

Administr ar
Poli ticas y
Prestaciones
a Afiliados
Procesar
Soli citudes
de Afil iados
al TPI
Atender al
Cl iente y
Procesar
Gestiones

Procesar
Afili ados
Brindar
Prog ramas
Permanentes
y Contenidos
Eventual es
Admi nistr ar
Proyectos

CD S3

Administr ar
Cuenta
Cor riente de
Afi li ados
Administr ar
Archivo de
Afi li ados

TIT LE:

CDS0

Or gani smos
Internacional es
Coop. y ON Gs
CD S4
Plani fi car
Proyectos
Reg i strar
ON Gs y
Enti dades
Afili adas

Di r.
Infraestr uctura
y Ser vicios
CD S5
Planifi car
Servicios
Internos
Prog ramar y
Brindar
Servicios

Promover
Simergi as y
Alianzas

Atender
Llamadas de
Servicios

Gestionar
Fondos para
Proyectos

Administr ar
Material es de
Servci os
Internos

Di vul gar Logr os

Controlar
Contratos
Exter nos de
Servicios
Administr ar
Archivo de
Servci os

Acelarador
de
Empresas

Adm.
Recur sos

CD S6
Plani fi car
Proyectos y
Acti vidades
Educativas
Admi nistr ar
Red de
Sinerg ias
Prog ramar
y Ej ecutar
Acti vidades
Educativas
Procesar
Proyectos
de
Incubaci on
Admi nistr ar
Proyectos
de Funding

CD S7
Adm.
Asuntos
Leg ales
Adm.
Finanzas
Adm. A/Fs
Adm.
Sistemas
Adm.
Intelig enci a
Or ganizac.
Contabil izar
Oper aciones
Auditar
Oper aciones

OPERAR FUNDACION CDS

NU MBER :

Ejercicio
Barbara Minto
The Pyramid Principle

Aj!
No es obligatorio, pero es muy
recomendable que las listas de pasos o
clases, no sean mayores de 10 elementos.
Para ello podemos crear agrupaciones
lgicas que eviten que el lector enfrente
DETALLES. sin haber sido provedo
de un
MARCO LOGICO Y UN CONTEXTO

Qu va en los nodos del mapa

(rbol)?
1.Picar
2.Fritar
3.Mezclar
4.Salsa
5.Horno

Aj!
No es obligatorio, pero es muy
recomendable que
los procesos, actividades y tareas
contengan

VERBOS EN INFITINIVO
pues estos dan al lector una
ms clara y precisa de la accin
que debe ejecutarse

Si se va a mapear una organizacin

completa,
el uso de una nomenclatura de
altamente recomendado
USED AT :

AUT HOR: Fernando Val dez

DAT E: 12/12/2010

WORKIN G

PROJEC T: Operar F undaci on C DS

REV:

DR AFT

13/12/2010

READER

DAT E CONT EXT :

TOP

REC OM M END ED
NOT ES: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

PUBLIC AT ION

CD S-0

OPERAR
F UN DACION
CD S
CD S0

Di r.
Ejecutiva
CD S1
Plani fi car (y
Presupuestar
???)
Di sear y
Di ctar
(Publi car)
Poli ti cas
Implementar,
Ejecutar
Poli ti cas
Establ ecer
Conveni os y
Ali anzas
Admi nistr ar
RR PP ante
comunidad
Exter na e
Interna

NODE:

Di r.
Academica

Tecnopar que
Internacional

CD S2
Plani fi car
Contenidos,
Prog ramas y
Proyectos
Academicos
Establ ecer
Acuerdos y
Ali anzas de
orden
academi co

Procesar
Soli citudes
de Afil iados
al T PI
Atender al
Cl iente y
Procesar
Gestiones

Procesar
Afi li ados
Brindar
Prog ramas
Permanentes
y Conteni dos
Eventual es
Admi nistr ar
Proyectos

CD S3
Admi nistr ar
Poli ti cas y
Prestaci ones
a Afil iados

Admi nistr ar
Cuenta
Cor riente de
Afi li ados
Admi nistr ar
Archivo de
Afi li ados

T ITLE:

CDS0

Or gani smos
Internacional es
Coop. y ON Gs
CD S4
Plani fi car
Proyectos
Reg i strar
ON Gs y
Enti dades
Afili adas

Di r.
Infraestr uctura
y Ser vici os
CD S5
Plani fi car
Servi cios
Internos
Prog ramar y
Brindar
Servi cios

Promover
Simergi as y
Alianzas

Atender
Llamadas de
Servi cios

Gestionar
F ondos para
Proyectos

Admi nistr ar
M aterial es de
Servci os
Internos

Di vul gar Logr os

Controlar
Contratos
Exter nos de
Servi cios
Admi nistr ar
Archivo de
Servci os

Acelarador
de
Empresas

Adm.
Recur sos

CD S6
Plani fi car
Proyectos y
Acti vidades
Educativas
Admi nistr ar
Red de
Sinerg ias
Prog ramar
y Ej ecutar
Acti vidades
Educativas
Procesar
Proyectos
de
Incubaci on
Admi nistr ar
Proyectos
de F unding

CD S7
Adm.
Asuntos
Leg ales
Adm.
F inanzas
Adm. A/Fs
Adm.
Sistemas
Adm.
Intelig enci a
Or gani zac.

CDS0
CDS1
CDS1.1
CDS1.1.1
CDS 1.1.2
CDS2

Contabil izar
Oper aci ones
Auditar
Oper aci ones

OPERAR FUNDACION CDS

NU M BER :

Declogo del mapeo de procesos:

1. El cliente debe ser experto en sus procesos y el modelador debe
ser experto en su metodologa.
2. La gua, formato y conduccin de la sesin son responsabilidad
del modelador. Es el dibujante de la polica y el resto del grupo
son los que vieron al ladrn.
3. Los nodos del mapa representan exclusivamente acciones.
4. A todo nivel (Proceso, Actividad y Tarea) utilice verbos en
infinitivo para las acciones.
5. Cuando se esta construyendo el mapa la prioridad y enfoque
estan en construirlo, no mejorarlo o cuestionarlo. Solo
construirlo.
6. Las ideas de mejor y cuestionamiento se anotan debidamente
en el Parqueo de Ideas.
7. Las actividad no se listan por Unidad o Departamento. Son la
secuencia implcita por el proceso, pase por la unidad y puesto
que pase. CRITICO.
8. Recuerdo evitar hasta donde sea posible listas de mas de 10
elementos (agrupo y asocie cuando lo considere necesario).
9. Actividades de un solo ejecutor y sin rupturas de control no
deben ser disgregadas. Solo requerirn de un procedimiento.

Un modelo de procesos para hacer

modelos de procesos

Criterio para seleccionar unidad

modelo:

1. Involucra a la mayora de los presentes (como

clientes o como proveedores).
2. Los representantes conocen bien su operacin.
3. No es muy extensa (Complejidad = Variedad de
Procesos).
4. Ya tiene algunas polticas, normas y
procedimientos escritos.

Criterio para seleccionar unidad

modelo:

1. Involucra a la mayora de los presentes (como

clientes o como proveedores).
2. Los representantes conocen bien su operacin.
3. No es muy extensa (Complejidad = Variedad de
Procesos).
4. Ya tiene algunas polticas, normas y
procedimientos escritos.
Y la unidad modelo es.,
:____________________________________