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Ktia de Lima Passos Ferreira

residecoadm@ufjf.edu.br
Residncia de Economia e Administrao do
Hospital Universitrio da UFJF HU/UFJF

OSM: Conceitos gerais


Tcnica de fuso das funes administrativas

de:
Organizao

Visa

Anlise

Planejamento

a
determinao,
implantao,
acompanhamento e manuteno de um novo
padro de conduta.

Introduo ao Estudo de
O
Mconceito de OSM o desenvolvimento
O S
novo
organizacional, que envolve a atuao do
profissional como consultor em planos
estratgicos,
projetos
de
mudana
organizacional, gesto de negcios, qualidade
total e educao empresarial.
O novo O&M assume forma virtual, ligando-se
diretamente ao ambiente da TI (Tecnologia da
Informao).
Neste
ambiente,
diversos
recursos tecnolgicos do suporte tomada
de deciso.

Denominaes usuais de
OSM
Organizao, Mtodos e Qualidade
Organizao e Mtodos
Anlise, Sistemas e Informaes
Desenvolvimento Organizacional
Organizao, Sistemas, Mtodos e Informaes
Planejamento e Mtodos
Sistemas Administrativos
Anlise Administrativa

OSM ...
Racionalizao Administrativa e Operacional
Criatividade
Processo de Melhoria Contnua
Luta contra os Desperdcios
Simplificao do fluxo de trabalho
Aumento da produtividade

Ferramenta de competitividade
Mudana de paradigmas
Identificao dos problemas e busca

de solues
Treinamento de usurios / novas
tecnologias
Planejamento Estratgico
Modernidade
Organizacional
e
Sistmica

Objetivos Bsicos de
OSM
Racionalizar os processos administrativos

e operacionais
Identificar os pontos crticos e falhos da
empresa (solues)
Sensibilizar os ativos intelectuais para a
importncia dos clientes

Buscar a padronizao de mtodos e

procedimentos (ISO 9000/14000)


Minimizar os custos com a documentao
Criar meios para agilizar e eliminar os
rudos das comunicaes
Possibilitar a troca de experincias
(Benchmarking)
Diagrama: O&M Viso Multi-direcional

Diagrama: O&M Viso Multi-direcional


Assistncia
Contratos

Financeiro

O&M

RH

Compras

UIA

MKT

Faturamento
Contabilidade

Perfil Profissional
Conhecimentos especializados
Pesquisador
Facilidade de relacionamento humano
Versatilidade e viso empresarial
Poder de criatividade
Capacidade de anlise e sntese
Pacincia e perseverana
Boa percepo
Reputao profissional

Posio Estrutural do
rgo
A unidade de OSM dever ficar posicionada o
mais prximo possvel da maior autoridade
decisria da empresa.
PRESIDNCIA
OSM

ADMINISTRAO

PRODUO

MARKETING

O Processo de Mudana
1 Fase

A Mudana Pessoal
(Eu quero e irei conseguir)
2 Fase

A Iniciativa da Empresa
(Ela quer e ir conseguir)

3 Fase

A Mudana Propriamente Dita


(Ns queremos e iremos conseguir)

A Qualidade na Estrutura
Organizacional
Estrutura organizacional: Resultado do planejamento da empresa, sendo seus limites
delineados de acordo com os objetivos, metas e projetos propostos nos nveis estratgico,
ttico e operacional.
Acredita-se que uma empresa ter uma estrutura organizacional de qualidade se os seus
processos estiverem mapeados com objetividade, visando atender aos requisitos de
seus clientes, independente do modelo organizacional que estiver adotando.

Nos ltimos 15 anos, a partir da Globalizao

e da necessidade de evoluo das empresas


em produtividade e qualidade, os conceitos e
instrumentos de origem em OSM foram
absorvidos pela QUALIDADE TOTAL, que
atualizou
conceitos,
agregou
novos
instrumentos e atribuiu novas nomenclaturas
aos instrumentos originais.

Sociedade
Fornecedores

Bancos

Clientes

Empresa
Governo

Acionistas
Concorrentes

Sindicatos

Privilegiar

(em relao aos recursos e


investimentos) as reas que mantm
contato direto com os clientes;
Eliminar as atividades que no agregam
valor para a empresa, terceirizando-as;
Utilizar o benchmarking para a concepo
de um modelo de estrutura mais voltado
para resultados do que para as funes;

Modelos de Estruturas
Organizacionais
Normalmente toda organizao apresenta

ou deveria apresentar alguma forma de


estruturao interna, a qual estabelece as
regras bsicas para a realizao de seus
objetivos.
As empresas no adotam um nico tipo de
estrutura organizacional; na realidade,
fazem uma mesclagem dos diversos
modelos
pelos
diversos
setores
organizacionais.

Estruturas Clssicas
Conhecidas como piramidais, so aquelas
aplicadas h muito tempo, normalmente
utilizadas
por
empresas
comerciais
e
produtoras de bens e servios.
Estruturas Ps-clssicas
um avano da estrutura clssica.

Estruturas Modernas
So aquelas mais recentes, normalmente utilizadas
em empresas de planejamento, pesquisa, construo
civil e organizaes que possuem departamentos
especficos de desenvolvimento de projetos.
Estruturas Ps-modernas
So estruturas dinmicas e altamente mutveis, que
se adaptam com rapidez e facilidade conjuntura do
mercado consumidor, oferecendo resultados e
solues corretas, com a agilidade que os clientes
requerem.

Estruturas Clssicas
Linear

(escalar,

hierrquica,

Linear

vertical

ou

militar)
um tipo de estrutura no qual prevalece a
centralizao,
exigindo
chefias
autocrticas
e
com
grande
conhecimento da organizao como um
todo, cuja autoridade deve ser implacvel,
restando aos subordinados obedincia e
execuo das atividades decorrentes de seu
trabalho.

Estruturas Clssicas Linear


A

B1

B2

B3

C1

C2

C3

Estruturas Clssicas
Funcional

Funcional

Surgiu em oposio estrutura linear. Na


concepo atual, ela guarda o princpio da
especializao proposto por Taylor, onde
cada chefia possui amplo domnio sobre
determinada rea de sua especializao.

Estruturas Clssicas Funcional


Gerncia
Geral

Planejam

Executam

Superviso

Superviso

Superviso

Superviso

Planejamento

Processo

Inspeo

Base documental

Equipe

Equipe

Equipe

Equipe

controle

processo

manuteno

Qualidade

Estruturas Ps-Clssicas
Com base na Funo e Divisional

Com base na Funo

Graficamente semelhante estrutura


linear, um modelo em que as atividades
anlogas, interdependentes se unem ao
propsito dominante da empresa, ou seja,
so agrupadas em um rgo especifico,
constituindo-se em uma grande unidade
setorial da organizao, a qual se dedica
ao desenvolvimento de uma nica funo.

Estruturas Modernas
Matricial
Matricial
Estrutura que surgiu com o advento da tecnologia
espacial. Apresenta duas caractersticas bsicas:
Com relao autoridade:

Existe uma autoridade hierrquica semelhante da


estrutura funcional e outra bem especfica e direta, que
a da coordenao de cada projeto.
Com relao mobilidade dos funcionrios:
Os funcionrios so permanentemente vinculados
organizao e alocados aos diversos projetos em
execuo. Concludo o projeto, eles retornam a seus
rgos de origem.

Estruturas Ps-Modernas
Estruturas Ps-Modernas

So organizadas horizontalmente e/ou em rede


(network structure). Seus integrantes se ligam
aos demais diretamente ou atravs dos que os
cercam. O conjunto resultante semelhante a
uma teia de aranha de mltiplos fios ligados
entre si, que se espalham para todos os lados,
sem que nenhum deles possa ser considerado
mais importante, ou representante dos demais.

Anlise Funcional /
Estrutural
o estudo das funes e atividades

de
uma empresa, tendo em vista a obteno
de arranjos dessas funes e atividades, de
modo a garantir a consecuo dos
objetivos empresariais.
Levantamento
Identificar os objetivos da empresa
Funes e atividades desenvolvidas
Identificao
dos
critrios
de
departamentalizao

Anlise
Avaliar a necessidade das funes e

atividades existentes
Reconhecer e julgar os critrios de
departamentalizao
Verificar
se os rgos conhecem
perfeitamente suas atribuies

O processo de anlise funcional / estrutural,


na prtica, se desenvolve simultaneamente,
sendo quase impossvel separ-los

Ferramentas

para processar
Funcional / Estrutural:

Anlise

Organograma

possibilitar verificar
quais so as unidades componentes da
estrutura
organizacional
e
seu
posicionamento hierrquico;

Funcionograma

tem o objetivo de
verificar se as atribuies de cada
unidade so harmnicas com o negcio e
a misso da empresa;

Tipos de Autoridade avaliar o nvel de

relacionamento
entre
as
unidades organizacionais;

Questionrio

diversas

para Levantamento de
Dados
permitir analisar outras
informaes colhidas durante a fase de
levantamento,
bem
como,
outros
documentos descritivos anexados a ele.

Grficos de organizao e
controle: Organogramas

Importante

salientar
que
o
novo
organograma deixa de ser um elemento
totalmente esttico, rgido e segmentado
para se transformar em um ponto de
referncia da estrutura hierrquica da
empresa num dado momento organizacional.
Nesta nova postura, o organograma deve
possuir um carter dinmico, ser altamente
flexvel e funcional, possibilitando uma
integrao sistmica e sinrgica entre
todos os setores da empresa.

Existem

diversos tipos de organograma,


sendo o mais utilizado, o clssico (vertical ou
retangular)
o tipo de organograma mais completo

e usual, o qual permite melhor


entendimento da representao orgnica
de uma empresa. Demonstra os rgos
de deciso, de assessoria, operacionais e
o posicionamento hierrquico.

Deciso Superior
Assessoria

Deciso Intermediria

Operacionais

Operacionais

Deciso Intermediria

Diretoria

Diretoria
1

Linhas Tracejadas
Para os rgos que no existem formalmente
ou deseja destac-los, objetivando um estudo
isolado.
Manuteno

nibus

Tratores

Caminhes

Automveis

Os nveis superiores
devem
ser,
discretamente,
maiores que seus
subordinados
Diretoria
Departamento
Diviso
Servio
Seo
Setor

Para melhorar a
esttica usar a forma
intercalada
na
elaborao
do
organograma clssico

Representao das Linhas


rgos de deciso representada por linhas

verticais
rgos de assessoria representada por
linhas horizontais

Nvel dos rgos


1
2
3
4

nvel
nvel
nvel
nvel

rgos
rgos
rgos
rgos

deliberativos
executivos
tcnicos
operacionais

Deliberativos
Executivos

Operacionais

Tcnicos

Tcnicos

Operacionais

Operacionais

Grfico de planejamento e
controle: Cronograma

Cronograma dirio:

Cronograma mensal:

Cronograma anual:

Grficos de
processamento:
fluxogramas
Fluxograma ou Diagrama de Fluxo:

So
representaes
grficas
de
um
determinado processo elaborados passo a
passo
e
normalmente
apresentam
a
esquematizao grfica de uma rotina;

Vantagens na utilizao de fluxogramas:


1)Possibilitam

facilitar o trabalho atravs da


combinao, permutao e/ou eliminao de
fases;

2)Possibilitam

visualizar, localizar
movimentos desnecessrios;

3)Possibilitam

sequncia
projeto.

ou

eliminar

estudar a obteno da melhor


de fases para um determinado

importante ressaltar que os fluxogramas

procuram mostrar o modo pelo qual as coisas


so feitas, e no o modo pelo qual o chefe diz
aos funcionrios que a faam; no a maneira
segundo o qual o chefe pensa que so feitas,
mas a forma pela qual o Manual de normas e
procedimentos manda que sejam feitas. Eles
so, portanto, uma fotografia real de uma
situao estudada. OLIVEIRA (2001)

Tipos de fluxogramas:
Fluxograma

Vertical (ASME): Usado


representar rotinas mais simples;

Fluxograma

para

Horizontal
ou
Administrativo
(ANSE): Destina-se representao de rotinas
de maior complexidade e que pressupem o
envolvimento de diversas unidades de
trabalho.

FLUXOGRAMA VERTICAL

FLUXOGRAMA HORIZONTAL

Processo

Deciso

Arquivo

Inicial

Sentido do fluxo
Documento

Entidade Externa

Conector de fluxo

Conector de pgina

Utilizao da simbologia adotada:


Processo: Representa as aes;

Deciso: Representa situaes para as quais so

indicadas
atuao;

possibilidades

diferenciados

de

Arquivamento: Representa todas as aes que

indiquem necessidade de armazenamento de


informaes;

Inicial/terminal: Representa o incio e trmino de

rotinas administrativas e operacionais;

Documento: Representa os documentos utilizados

durante a execuo de uma determinada rotina;

Entidade

externa: Usada para representar


graficamente a todas as reas (internas ou
externas) para as quais, mesmo fazendo parte da
rotina em estudo, no haja necessidade de
explicitar, a sua participao no processo em fase
de anlise;

Conector de fluxo: Quando houver necessidade

de interligar um fluxograma numa mesma pgina;

Conector de fluxo

Conector de pgina: Quando houver necessidade

de interligar um fluxograma numa outra pgina;

Conector de pgina

Sentido de fluxo: Utilizado para representar o

sentido do direcionamento do fluxograma.

Muito obrigada!

Contato:
residecoadm.hu@ufjf.edu.br

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