BENCHMARKING

BENCHMARKING
Sesin 9
CONTENIDO
I.
Antecedentes.
II.
Pasos de Benchmarking.
III.
Qu es Benchmarking?
Orgenes del Benchmarking
Por qu Benchmarking?
Ventajas
Planeacin
Anlisis
Integracin
Accin
Madurez
Conclusiones.
ANTECEDENTES
Qu es Benchmarking?
Es el proceso de identificar, comprender y adaptar las prcticas y procesos
sobresalientes de organizaciones de todo el mundo, para ayudar a nuestra
organizacin a mejorar su desempeo.
Robert C. Camp
Pionero en Benchmarking
ANTECEDENTES
Si usted conoce a su enemigo y

se conoce a s mismo no tiene por
qu temer el resultado de mil
batallas
Sun Tzu, General Chino 500 A.C.
A.C
ANTECEDENTES
En 1979 XEROX inici un proceso denominado
Benchmarking
competitivo
para
combatir
la
competencia.
Primera etapa: se realizaron comparaciones de la
calidad y caractersticas de los productos de XEROX
con los de otras empresas similares.
ANTECEDENTES
Segunda etapa: se realizaron comparaciones de
costos de produccin.
Los competidores
vendan mquinas por lo
mismo que le costaba a
XEROX hacerlas
ANTECEDENTES
Gracias al Benchmarking XEROX pudo identificar
nuevos procesos, los nuevos componentes
fabricacin y los costos de produccin de
competidores.
los
de
los
XEROX cambi su forma de

produccin
adoptando
estndares de la industria.
ANTECEDENTES
La alta direccin orden que en todas las unidades de negocios y centros de
costos se usara Benchmarking.
El Benchmarking y los empleados se

definieron
como
elementos
fundamentales para lograr la
calidad en todos los productos y
procesos.
ANTECEDENTES
Permite incorporar las mejores

prcticas de cualquier organizacin
a los procesos internos.
ANTECEDENTES
Proporciona estmulo y motivacin a
los funcionarios pblicos cuya
creatividad se requiere para realizar
y poner en prctica los hallazgos de
Benchmarking.
10
ANTECEDENTES
Supera la renuencia al cambio

arraigada en las organizaciones.
11
ANTECEDENTES
El Benchmarking permite a los

funcionarios pensar fuera de
la caja.
Practicas ptimas funcionales: clase

mundial
Practicas ptimas funcionales: cualquier
organismo
Practicas ptimas del sector
Practicas ptimas
internas por funcin
12
ANTECEDENTES
El Benchmarking es parte de la
mejora
continua
en
una
organizacin
que
de
manera
permanente busca mejorar el
desempeo.
13
ANTECEDENTES
Nivel de desempeo
El
Benchmarking
acelera la
innovacin y el
cambio
Mejora
continua
Mejora
trascendental
Mejora
continua
Tiempo
14
ANTECEDENTES
Ventajas
1.
Contribuye a satisfacer en forma ms adecuada

las necesidades de los clientes internos y
ciudadanos.
2.
Ayuda a determinar mediciones pertinentes de

productividad.
3.
Coadyuva a lograr una posicin competitiva.
4.
Permite tener conciencia y buscar

prcticas de las organizaciones,
gobiernos en todo el mundo.
las mejores
sectores y
15
PASOS DE
1. Identificar qu se va a someterBENCHMARKING
a
Planeacin
benchmarking
2. Identificar organismos comparables
3. Determinar el mtodo para recopilacin de datos y
recopilar los datos
Anlisis
Integracin
4. Determinar la brecha del desempeo actual

5. Proyectar los niveles de desempeo futuros
6. Comunicar los hallazgos de benchmark y obtener
aceptacin
7. Establecer metas funcionales
8. Desarrollar planes de accin
Accin
9. Implementar acciones especificas y supervisar el

progreso
10. Recalibrar los benchmarks
Madurez
Lograda una posicin de liderazgo
Practicas completamente integradas a los

procesos
16
PLANEACIN
1. Identificar qu se va a someter a Benchmarking
La clave para determinar a qu se le

debe aplicar Benchmarking es
identificar el producto o servicio
sustantivo de la organizacin.
17
PLANEACIN
Tambin
se
puede
someter a Benchmarking
las
reas
problemas
con
de
la
organizacin
18
PLANEACIN
La formulacin de preguntas es una herramienta
para definir a qu aplicar Benchmarking
Qu es ms
organizacin?
critico
para
el
xito
de
la
El ahorro de del presupuesto

Mayor cobertura en los servicios brindados a los ciudadanos
Qu reas
problemas?
estn
ocasionando
los
mayores
19
PLANEACIN
Qu productos se proporcionan a los clientes

internos/ciudadanos?
Qu problemas se han
identificado en la
operacin?
Qu mediciones de desempeo estn siendo

atendidas?
20
PLANEACIN
Otra herramienta para definir
a qu aplicar Benchmarking
son
las
mediciones
actuales de desempeo. Es
necesario ver si son los
suficientemente amplias y si
no estn orientadas hacia el
rea especifica, ejemplo:
recursos
humanos,
administrativa
21
PLANEACIN
Se deben tomar en cuenta para la seleccin de lo que
se va someter a Benchmarking:
Las razones de existencia

de los procesos
Su importancia para la
organizacin
22
PLANEACIN
Qu tan importante es el
objeto de Benchmarking
para la cadena interna
proveedor-cliente o para la
satisfaccin
usuarios
de
los
finales
ciudadanos?
23
PASOS DE
1. Identificar qu se va a someter a BENCHMARKING
benchmarking
Planeacin

recopilar los datos
Anlisis
Integracin

aceptacin
Accin

progreso
Madurez

procesos
24
PLANEACIN
Las
investigaciones
de
Benchmarking
deben
comparar cosas comparables.
Tambin deben descubrir las

mejores
prcticas
donde
quiera que existan, aunque
sea en otros sectores u otros
pases.
25
PLANEACIN
a) Considerar competidor en los trminos ms amplios
Identificar
operaciones
comparables en el sector,
donde se usan las
mejores
prcticas,
mtodos o procesos.
26
PLANEACIN
b) Asegurar la comparabilidad
Las organizaciones con alta

satisfaccin del cliente se deben
medir contra organizaciones con
alta satisfaccin del cliente.
Las caractersticas de los

productos
deben
ser
genricas.
27
PLANEACIN
Tipos de Benchmarking
1. Benchmarking interno
Comparacin de las
operaciones internas, de
funciones similares en
diferentes unidades de
operacin.
Coordinacin
administrativa de la
Subsecretara de Ingresos
vs. Coordinacin
administrativa de la
Subsecretara de Egresos
Ventaja:facilidad
facilidadpara
paraobtener
obtenerdatos
datoseeinformacin,
informacin,no
no
Ventaja:
existenproblemas
problemasde
deconfidencialidad.
confidencialidad.
existen
28
PLANEACIN
2. Benchmarking competitivo
Comparacin contra las organizaciones que ofrecen
los mismos servicios.
VS.
Muestra ventajas
ventajas yy desventajas
desventajas comparativas
comparativas entre
entre
Muestra
organizacionessimilares.
similares.
organizaciones
29
PLANEACIN
3. Benchmarking funcional
Comparacin contra organizaciones lderes aun
cuando se encuentren en sectores dismiles al de la
propia organizacin.
Ventaja:Aceptacin
Aceptacinms
msfcil
fcilde
delas
lasprcticas
prcticas
Ventaja:
encontradasen
ensectores
sectoresdismiles
dismilesque
quede
deaquellas
aquellasdel
del
encontradas
mismosector.
sector.Se
Seenfoca
enfocasobre
sobreuna
unabase
basems
ms
mismo
objetiva.
objetiva.
30
PLANEACIN
4. Benchmarking genrico
Comparacin de
importando que
distinto.
funciones o
el producto,
procesos similares no
servicio o sector sea
Proceso de licitacin
VS.
Ventaja:Descubrimiento
Descubrimientode
deuna
unatecnologa
tecnologafcilmente
fcilmente
Ventaja:
transferible, de
deresultados
resultadosya
yaprobados,
probados,replicable
replicablecon
conslo
slo
transferible,
pequeosajustes.
ajustes.
pequeos
31
PLANEACIN
Una vez que se ha logrado comprender a qu se va a
aplicar Benchmarking y el tipo deseado de
Benchmarking (o la combinacin) se tiene que
identificar las mejores organizaciones, las cuales las
podemos encontrar en:
Publicaciones de las cmaras industriales
Bases pblicas de datos
Asociaciones profesionales
Embajadas
32
PASOS DE
benchmarking
Planeacin

3. Determinar el mtodo para recopilacin de
datos y recopilar los datos
Anlisis
Integracin

aceptacin
Accin

progreso
Madurez

procesos
33
PLANEACIN
3. Determinar el mtodo para recopilacin de datos
y recopilar datos
Fuentes internas
Base de
bibliotecas
datos
Revisiones internas
Publicaciones internas
de
34
PLANEACIN
Fuentes Externas
Asociaciones profesionales
Publicaciones sobre el sector
Informes especiales del sector
Publicaciones funcionales del

giro
Peridicos funcionales
Seminarios
35
PLANEACIN
Expertos
Fuentes universitarias
Observadores de
organizaciones
Anuncios
Boletines
36
PLANEACIN
Investigacin Original
Retroalimentacin de los
ciudadanos
Encuestas telefnicas
Servicio de preguntas
Redes
Firmas de consultores
37
PASOS DE
benchmarking
Planeacin

recopilar los datos
Anlisis
Integracin

aceptacin
Accin

progreso
Madurez

procesos
38
ANLISIS
4. Determinar la brecha de desempeo actual
Una vez que tengamos los datos de las mejores
prcticas, el siguiente paso es compararlos con las
operaciones
internas
encontrar
la
brecha
comparativa:
medida de diferencia entre el desempeo interno
de la organizacin y el de la organizacin con quien
nos estamos comparando.
39
ANLISIS
Tipos de brecha
Negativa
Las prcticas
externas son
superiores
Paridad
No hay diferencias
importantes entre las
prcticas
Positiva
Las prcticas
internas son
superiores
40
ANLISIS
Existen dos pasos para analizar las diferencias entre
las prcticas y evaluarlas:
1. Cualitativa: mediante el
MISIN
MISIN
anlisis descriptivo de la
VISIN
VISIN
INDICADORES
INDICADORES
OBJETIVOS
OBJETIVOSESTRTGICOS
ESTRTGICOS
oportunidad
IMPACTO
IMPACTO
COBERTURA
COBERTURA
EFICIENCIA
EFICIENCIA
CALIDAD
CALIDAD
SATISFACCIN
SERVICIO
PROYECTOS
PROYECTOS
operacional.
La
INSUMOS
INSUMOS
PROCESOS
PROCESOS
el
hasta
componente
el
ms pequeo.
proceso
descripcin tiene que

desglosar
RESULTADOS
RESULTADOS
PRODUCTOS
PRODUCTOS
SERVICIOS
SERVICIOS
NECESIDADES
NECESIDADES
RETROALIMENTACIN
DE
DELA
LAPOBLACIN
POBLACIN
41
ANLISIS
2. Cuantitativa: mediante la
cuantificacin analtica del
tamao de la oportunidad.
Determina
mide
la
dimensin de la brecha.
42
PASOS DE
benchmarking
Planeacin

recopilar los datos
Anlisis
Integracin

aceptacin
Accin

progreso
Madurez

procesos
43
ANLISIS
5. Determinar los niveles de desempeo futuros
Una vez definidas las brechas de desempeo actual
ser necesaria la proyeccin de los niveles del
desempeo futuro.
44
Medicin Cuantitativa
(p.e. % del gasto)
ANLISIS
Mejores
Mejores
prcticas
prcticas
Desempe
Desempe
excelente
ooexcelente
Brechade
de
Brecha
benchmark
benchmark
Nuestraorganizacin
organizacin
Nuestra
Situacin actual
Tiempo
Situacin futura
45
ANLISIS
Benchmarking busca constantemente el cambio, la
actualizacin
mantenimiento
de
las
mejores
practicas, con el objetivo de cerrar completamente la

brecha y lograr un desempeo excelente.
46
ANLISIS
Benchmarking, adems
de ser una herramienta
mediante
la
cual
la
organizacin adopta las

mejores prcticas, es un
proceso de fijacin de
metas
en
trminos
operacionales.
47
PASOS DE
benchmarking
Planeacin

recopilar los datos
Anlisis
Integracin

6. Comunicar los hallazgos de benchmark y
obtener aceptacin
Accin

progreso
Madurez

procesos
48
INTEGRACIN
6. Comunicar los hallazgos de Benchmarking y obtener
aceptacin
Hay tres pasos para comunicar los hallazgos de Benchmarking a las personas y
organizaciones involucradas:
Determinarlos
los
Determinar
dueosde
delos
los
dueos
procesosyysus
sus
procesos
necesidades
necesidades
Seleccionar
Seleccionar
mtodode
de
elelmtodo
comunicacin
comunicacin
(informes,
(informes,
boletnde
de
boletn
noticias,etc.)
etc.)
noticias,
Organizarlos
loshallazgos
hallazgos
Organizar
deBenchmarking
Benchmarking
de
parasu
sumejor
mejor
para
presentacinyy
presentacin
comprensin
comprensin
49
PASOS DE
benchmarking
Planeacin

recopilar los datos
Anlisis
Integracin

aceptacin
Accin

progreso
Madurez

procesos
50
INTEGRACIN
Como un resultado de los esfuerzos de Benchmarking
es necesario examinar las metas actuales de nuestra
organizacin para alinearlas con los resultados
encontrados en la bsqueda de mejores prcticas:
Impulsar un cambio en las
metas.
Ejemplo:
priorizacin, incluir, excluir
51
INTEGRACIN
Proceso de
fijacin de metas
Benchmarking debe
respaldar la misin
Misin
Proyectos de
Benchmarking
implementados
n
c i
iz a
an
org
la
de
es
ad
cid
pa
Ca
Hallazgos de
prcticas de
Benchmarking
incluidos
Planeacin
Metas de
desempeo
Estrategias
Tcticas
La planeacin es el momento
para incorporar las prcticas
de Benchmarking
Las metas de desempeo
son declaraciones
cuantitativas de las brechas
Las estrategias y
las tcticas
incluyen las
mejores prcticas
52
PASOS DE
benchmarking
Planeacin

recopilar los datos
Anlisis
Integracin

aceptacin
Accin

progreso
Madurez

procesos
53
ACCIN
Se debe tomar en cuenta dos pasos que forman parte
del proceso de la planeacin de la accin:
1. Definicin de la actividad
o tarea que se quiere
realizar: definir quin, qu
cuando,
cmo
impedimentos
que
tengan que superar.
e
se
Grfica de gantt o PERT, programa de
administracin de proyectos project
54
ACCIN
2. Considerar
el
respaldo
de
la
organizacin para la
puesta en prctica de
las mejores prcticas.
55
ACCIN
Toda organizacin realiza dos niveles de planeacin: la
presupuestal anual y la planeacin a largo plazo.
Benchmarking determina las prcticas que se

tiene que cambiar con el transcurso del tiempo
para hacerse ms competitivos.
Benchmarking es la base para los cambios o

solicitudes de recursos.
56
PASOS DE
benchmarking
Planeacin

recopilar los datos
Anlisis
Integracin

aceptacin
Accin
9. Implementar acciones especificas y supervisar

el progreso
Madurez

procesos
57
ACCIN
9. Implementar acciones especficas y supervisar el
progreso
El valor del Benchmarking se manifiesta cuando la
organizacin acta para implantar las mejores
prcticas encontradas.
Las
mejores
prcticas
deben ser implantadas
dentro de la estructura
funcional ya existente.
58
ACCIN
Mtodos
1. Implantacin por la administracin en lnea:
Los dueos de los procesos
son los responsables de
la implantacin, mayor
probabilidad de xito,
compromiso y oportuna
implantacin.
59
ACCIN
2. Implantacin de la administracin del proyecto:
Se conforma un equipo de trabajo aparte de los
dueos de los procesos, quien ser el encargado de la
implantacin. Se utiliza para grandes proyectos.
3. Uso de un zar del proceso:
La direccin nombra a una persona quien adquirir y
administrar los recursos funcionales para asegurarse
de que se implanten las mejores prcticas.
60
ACCIN
4. Equipo de desempeo:
Se conforma un equipo de trabajo, que tambin se
conoce como crculo de calidad, quien participar
directamente en el proceso de implantacin.
61
ACCIN
Supervisin del progreso
Se debe supervisar peridicamente los procesos en los
cuales fueron implantadas las mejores prcticas, con el
objetivo de medir los resultados obtenidos y detectar
las desviaciones.
62
PASOS DE
benchmarking
Planeacin

recopilar los datos
Anlisis
Integracin

aceptacin
Accin

progreso
Madurez

procesos
63
ACCIN
Recalibrar es buscar permanente mejores prcticas
que permitan a la organizacin permanecer
actualizada, ya que las prcticas de la industria estn
cambiando constantemente.
64
ACCIN
Se debe estimular la iniciativa de todas las personas
de la organizacin para que lleven a cabo
Benchmarkig en forma proactiva
y permanente,
buscando mejores prcticas que sustenten sus planes
y objetivos.
65
ACCIN
Es necesario hacer una evaluacin de recalibracin:
Aplicar un
informacin:
cuestionario
interno
para
obtener
De quienes participan en
Benchmarking y resultan
afectados por el mismo.
Las reas de comprensin
del Benchmarking.
Actitud hacia el proceso de
Benchmarking hasta ese
66
momento.
ACCIN
Los resultados de sta evaluacin deben:
Guiar
el
proceso
de
recalibracin.
Determinar donde se debe

insistir en pasos especficos.
Aclarar
los
pasos
si
es
necesario.
67
ACCIN
Los resultados de sta evaluacin deben:
Aplicarles Benchmarking de
nuevo como parte del proceso
de recalibracin para superar
los
conceptos
errneos
obtener aceptacin.
68
PASOS DE
benchmarking
Planeacin

recopilar los datos
Anlisis
Integracin

aceptacin
Accin

progreso
Madurez

procesos
69
MADUREZ
El paso de madurez ocurre cuando el Benchmarking
abarca a toda la organizacin, las mejores prcticas
estn completamente integradas a los procesos.
Se logra la simplificacin de la
organizacin: identificacin de las
actividades que satisface las
necesidades de los ciudadanos y
las que no son necesarias se
eliminan.
70
CONCLUSIONES
Benchmarking es la bsqueda de las mejores
prcticas que llevan a una organizacin a lograr un
desempeo superior.
Benchmarking debe aplicarse
sustantivos de la organizacin.
los
procesos
Benchmarking debe ser parte integral del proceso de

planeacin y fijacin de metas de la organizacin.
71

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Si usted conoce a su enemigo y

XEROX cambi su forma de

El Benchmarking y los empleados se

Permite incorporar las mejores

Supera la renuencia al cambio

El Benchmarking permite a los

Practicas ptimas funcionales: clase

Contribuye a satisfacer en forma ms adecuada

Ayuda a determinar mediciones pertinentes de

Coadyuva a lograr una posicin competitiva.

Permite tener conciencia y buscar

4. Determinar la brecha del desempeo actual

9. Implementar acciones especificas y supervisar el

Lograda una posicin de liderazgo

Practicas completamente integradas a los

La clave para determinar a qu se le

El ahorro de del presupuesto

Qu productos se proporcionan a los clientes

Qu mediciones de desempeo estn siendo

Las razones de existencia

2. Identificar organismos comparables

4. Determinar la brecha del desempeo actual

9. Implementar acciones especificas y supervisar el

Lograda una posicin de liderazgo

Practicas completamente integradas a los

Tambin deben descubrir las

Las organizaciones con alta

Las caractersticas de los

Publicaciones de las cmaras industriales

Bases pblicas de datos

2. Identificar organismos comparables

4. Determinar la brecha del desempeo actual

9. Implementar acciones especificas y supervisar el

Lograda una posicin de liderazgo

Practicas completamente integradas a los

Publicaciones sobre el sector

Informes especiales del sector

Publicaciones funcionales del

2. Identificar organismos comparables

4. Determinar la brecha del desempeo actual

9. Implementar acciones especificas y supervisar el

Lograda una posicin de liderazgo

Practicas completamente integradas a los

descripcin tiene que

2. Identificar organismos comparables

4. Determinar la brecha del desempeo actual

9. Implementar acciones especificas y supervisar el

Lograda una posicin de liderazgo

Practicas completamente integradas a los

practicas, con el objetivo de cerrar completamente la

organizacin adopta las

2. Identificar organismos comparables

4. Determinar la brecha del desempeo actual

9. Implementar acciones especificas y supervisar el

Lograda una posicin de liderazgo

Practicas completamente integradas a los

2. Identificar organismos comparables

4. Determinar la brecha del desempeo actual

9. Implementar acciones especificas y supervisar el

Lograda una posicin de liderazgo

Practicas completamente integradas a los

2. Identificar organismos comparables

4. Determinar la brecha del desempeo actual