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EL OFICIO

DEFINICIN
Es el documento de gestin administrativa ms utilizado.
Generalmente se establece relacin de institucin a institucin.
Si la institucin es grande, las dependencias que la conforman
pueden enviarse oficios entre ellos.
Excepcionalmente, una institucin se puede dirigir a una
persona.
Una persona natural puede enviar un oficio a una institucin,
siempre y cuando sea una respuesta a un oficio institucional.
Deber consignarse Oficio sin nmero.

Clases de oficios
El oficio simple. De numeracin nica. Este documento es el

oficio comn que se emite institucionalmente. Slo se elabora un


ejemplar y su copia como cargo.
El Oficio circular. Es un documento de numeracin nica, pero
que se reproduce de manera mltiple a todas las instancias e
integrantes de una institucin; vale decir, es un documento de
redaccin interna.
El Oficio mltiple. Es un oficio de numeracin nica as se
reproduzcan muchos ejemplares, pero su emisin externa para
las instituciones con la que se quiere relacionar.

Estructura del Oficio


Encabezamiento
Texto o cuerpo
Despedida

Membrete
Es la identificacin institucional. All van los datos ms importantes de la
institucin como nombre, direccin, telfono, correo
Se escribe en la parte superior y central del papel (si es grande).
Si el membrete es pequeo, puede escribirse en la parte superior izquierda
del papel. En este caso, el centro del membrete dar el margen para el lado
izquierdo.
Generalmente se manda imprimir en una imprenta.
Con la modernidad, se puede configurar en la computadora para que,
automticamente, aparezca al momento de imprimir un documento.

Ejemplos de Membrete

Nombre del Ao

Cada ao, el estado peruano, a travs de un Decreto Supremo, nomina un ao con un


nombre especfico que marque la identidad de su labor gubernativa o con el nombre de
alguna efemride importante.

Este ao se denomina Ao de la inversin para el desarrollo rural y la


seguridad alimentaria.

Debe escribirse debajo del membrete y centrado en la parte superior del papel.

Lugar y Fecha
Debe escribirse alineada a la derecha. Si no se cuenta con

computadora, debe tomarse como referencia el centro del papel


hacia la derecha.
La forma de fechar debe empezar con el lugar donde se emite el
documento. En este caso sera: Trujillo,...
En el caso de la fecha se recomienda fechar de acuerdo con las
normas internacionales (mes, da y ao): Trujillo, agosto 01 de
2013. La forma anterior presentaba una cacofona o sonido
discordante: Trujillo, 01 de agosto de 2013.

Numeracin
La numeracin empieza el 1 de enero de cada ao y finaliza el

31 de diciembre del mismo ao.


Cada entidad que emite un oficio es responsable de la

numeracin consecutiva.
Debe empezarse con la palabra Oficio (resaltada con mayscula,

negrilla o subrayada), seguido del nmero, los dos ltimos dgitos


del ao y el cargo institucional en forma creciente (de menor a
mayor). Ejemplo:
OFICIO N 00113/ DEEI-FE-UPAO

Destinatario
Debe escribirse el cargo de la persona de ms alta jerarqua de la

empresa a la que nos dirigimos. No debemos escribir el nombre


de la misma persona.
Solo se escribe el nombre y el cargo de la persona si es que

queremos dirigirnos a l en su condicin de persona natural.


Ejemplos:
Seor:

Presidente Regional de La Libertad.

Seor:

Ing. Jos Murgia Zanier

Presidente Regional de La Libertad

Destino

Es el nombre del lugar al que remitimos el documento. Por ejemplo: Lima.

Si el destino coincide con la misma ciudad de emisin, se debe escribir la palabra Ciudad.

El destino debe escribirse debajo de la palabra seor del destinatario.

Vocativo

Es la frmula de tratamiento que marcar el derrotero de todo el documento. Debe


considerarse su importancia en la medida en que de l depende el tratamiento que se
mantenga a lo largo del documento. Ejemplos:
Estimado Seor.
Excelentsimo Seor:
Queridsimo Su Santidad:
Dignsima Dama:

Universidad Privada Antenor Orrego


Trujillo

Ao

de la inversin para el desarrollo rural y la seguridad alimentaria

Trujillo, junio 05 de 2013

Oficio N 001 13/ DEIC FI UPAO

Seor:

Ing. Jos Murgia Zanier

Presidente Regional de La Libertad


Ciudad.

Estimado Presidente:

Texto o cuerpo

Saludo
Se debe empezar saludando a la persona y a la gestin que realiza.
En algunos casos se puede empezar mostrando adhesin.

Ejemplos:

Me es sumamente grato dirigirme a usted para expresarle mi ms cordial


saludo y, al mismo tiempo, felicitarlo por el notable xito de su gestin.
Es muy grato dirigirme a usted para saludarle y expresarle mi mayor muestra
de solidaridad ante la reciente prdida ocurrida en su representada.
Resulta grato para m, expresarle cordial saludo y felicitacin por la labor que
desempea al frente de su representada

Contenido

Es la parte donde debe escribirse el sustento o la razn de ser del


documento.
Se debe tener mucho cuidado con el aspecto de redaccin y la pulcritud del
mismo en sus aspectos de cohesin y coherencia.
El xito de un documento tiene mucho que ver con la buena redaccin del
mismo. Ejemplo:
El motivo de este documento es hacerle conocer que, el da 10 del presente mes,
estaremos inaugurando el nuevo pabelln de Ingeniera. Adems, hemos dispuesto que
en esta ceremonia de inauguracin se rinda un homenaje especial a su padre, don Atilio
Murgia, uno de los ingenieros ms connotados de la ciudad; por tanto, nos permitimos
invitarle a usted a este evento en condicin de padrino del referido pabelln.

Despedida

Es la parte donde ratificamos la naturaleza del pedido o comunicacin y nos despedimos


del destinatario. Ejemplo:
Sin otro particular y seguro de contar con su aceptacin y presencia, me despido de usted, no sin
antes expresarle la seguridad de mi especial consideracin y alta estima.

Atentamente.

Firma y post firma


La firma es el nombre y la rbrica de cada persona.
La post firma es el nombre y el cargo de la persona que emite el

documento.

Pie de pgina

Se debe escribir las iniciales en maysculas de la persona que firma el oficio.

Luego de una diagonal, se debe escribir, en minsculas, el las iniciales de la persona que
redact el documento.

Si la misma persona que firma fue la que redact el documento, debe evitarse el pie de
pgina. Ejemplo:
EEHP/ mpav.

Distribucin

En el caso de remitir copias a otras dependencias, deben consignarse los nombres de las
dependencias que recibirn copia del documento.

Si no hay ms copias que aquella que se debe guardar en el archivo de la misma


dependencia, debe evitarse escribir la consabida frase: cc. Archivo. Ejemplo:
cc. Jefe Personal
cc. Planillas
cc Imagen Institucional

Universidad Privada Antenor Orrego


Trujillo

Ao de la inversin para el desarrollo rural y la seguridad alimentaria


Trujillo, junio 05 de 2013
Oficio N 001 13/ DEIC FI UPAO
Seor: Ing. Jos Murgia Zanier
Presidente Regional de La Libertad
Ciudad.
Estimado Presidente:
Me es sumamente grato dirigirme a usted para expresarle mi ms cordial saludo y, al mismo tiempo, felicitarlo por el notable xito de su
gestin.
El motivo de este documento es hacerle conocer que, el da 10 del presente mes, estaremos inaugurando el nuevo pabelln de Ingeniera.
Adems, hemos dispuesto que en esta ceremonia de inauguracin se rinda un homenaje especial a su padre, don Atilio Murgia, uno de los
ingenieros ms connotados de la ciudad; por tanto, nos permitimos invitarle a usted a este evento en condicin de padrino del referido
pabelln.
Sin otro particular y seguro de contar con su aceptacin y presencia, me despido de usted, no sin antes expresarle la seguridad de mi
especial consideracin y alta estima.
Atentamente.
______________________________
Ing. Manuel Zrate Rodrguez
Director de la Escuela de Ingeniera Civil
UPAO
MZR/ear
cc. Rectorado