Organizacin Documental en el Entorno

Laboral

Aplicar tablas de retencin documental teniendo en

cuenta principios archivsticos, la normatividad vigente y
las polticas institucionales.

Cmo debe comenzar a organizar el archivo Arnulfo?

Arnulfo debe de comenzar de una forma muy organizada ya que si estamos

hablado de una empresa grande es poco tiempo el que le dan para comenzar
1. ORGANIZAR DOCUMENTO
2.CLASIFICARLOS
3.FOLIARLOS
4.ENCARPETARLOS
5.COLOCARLOS EN CAJAS
6.DIGITALIZARLOS
7.INVENTARIAR

Cules son las causas que originaron esta situacin?

La empresa ser auditada en dos meses por

tal motivo los empleados esperan encontrar
buenos resultados.
Falta de capacitacin o personal especializado
en archivo.
Mal manejo de la informacin o considerar que
la misma no es importante para el buen
funcionamiento de la empresa

Debe aplicar el ciclo vital del documento y como

gestionarlo?

Por supuesto que Arnulfo debe aplicar el ciclo vital de

documentos, ya que con l se puede establecer el
mtodo adecuado para la clasificacin de los
documentos desde su etapa inicial hasta aquella en el
que el documento sea archivado permanentemente o
eliminado.
La forma de gestionar el ciclo vital documental, es
teniendo en cuanta la clasificacin de documentos segn
algunas caractersticas o VALORES y que conforme a lo
anterior los documentos irn al: los archivos
permanentes, el archivo central o el archivo histrico

Arnulfo encuentra en los fondos acumulados documentos

electrnicos de archivo. Cmo debe ser archivados esos
documentos?

Arnulfo debe clasificar y guardar la

informacin de archivos electrnicos siguiendo
los principios archivistas, y crear un software
donde quede almacenada toda la informacin

Cmo debe aplicar las TRD para un fcil acceso a la

informacin?

Ya que las tablas de rendicin documental

permiten a organizacin de los documentos de
tal manera que se suministre eficazmente su
manejo y preservacin. Para un fcil acceso a
la informacin se han creado unos formatos
definidos por la ley que permiten tener el
acceso a la informacin y de igual medida
gestionar el ciclo vital del documento.

Desde el punto de vista archivstico Cul es la

importancia del uso de las TRD?

La importancia de las Tablas de Retencin

Documental, son:
Fcil manejo de la informacin.
Dar organizacin y distribucin a los
documentos
La fcil y correcta utilizacin de los
documentos

. Segn su criterio cul es el gran reto de Arnulfo?

El gran reto de Arnulfo es establecer un orden

el todo el archivo de la empresa PILOS S.A y
as lograr que haya un manejo y control
adecuado de la informacin y de esta manera
hacer que la empresa realice sus actividades
eficientemente.

Cree usted que la gestin documental es la base para el

desempeo de la empresa?

Si, segn lo descrito en el caso la empresa

PILOS S.A no ha podido desarrollar sus
funciones adecuadamente y en mayor parte
esto se debe a que no hay una organizacin
en el archivo.