PROCESO

ADMINISTRATIVO

Las dos funciones primordiales de los gerentes

de una entidad son las operaciones de
planificacin y control.

El proceso administrativo es una serie de

actividades independientes utilizadas por la
administracin de una organizacin para el
desarrollo de las funciones de planificar,
organizar, suministrar el personal y controlar.

Funciones administrativas
generales
El buen gerente desempea
con habilidad estas cuatro
funciones administrativas
fundamentales

Planeacin

Organizacin

Direccin

Control

Cmo se va a
hacer?

Verificar que
se haga

Cmo se ha
hecho?

Qu es lo que
se
quiere
hacer?
Qu se va a
hacer?

Planificacin
- Metas
- Objetivos
- Estrategias
- Planes

Organizacin
- Estructura
- Administracin
de recursos
humanos

Direccin
- Motivacin
- Liderazgo
- Comunicacin
- Comportamiento
Individual y de
grupo

Control
- Normas
- Medidas
- Comparaciones
- Accin

Planificacin
- Metas
- Objetivos
- Estrategias
- Planes

En general, la planeacin supone definir

objetivos organizacionales y proponer medios
para lograrlos.

Los gerentes planean por tres razones:

1.- Fijar un rumbo general con la mira puesta

en el futuro de la organizacin (mayores
utilidades, participacin de mercado ms
amplia y responsabilidad social)

2.- Identificar y asignar los recursos que

necesita la organizacin para alcanzar sus
metas

3.- Decidir qu actividades son necesarias a

fin de lograrlas

El primer paso para planificar es seleccionar las metas

de la organizacin

Definidas estas, se establecen programas para

alcanzar las metas de manera sistemtica.

Las relaciones y el tiempo son fundamentales para las

actividades de la planificacin.

Circunstancias futuras deseables, dados los recursos

actualmente disponibles, las experiencias pasadas, etc.

Los planes preparados por la alta direccin, que

cargan con la responsabilidad de la organizacin
entera, pueden abarcar plazos de entre cinco y diez
aos.

Planes estratgicos y operativos

Planes estratgicos tienen aplicacin en toda la

organizacin, que establecen los planes generales de la
empresa y buscan posicionar a la organizacin en
trminos de su entorno.

Planes operativos que especifican los detalles de cmo

sern logrados los planes generales

Se han identificado tres diferencias entre los

planes estratgicos y los operativos.

Marco Temporal: Corto Plazo (menos de 1 ao) y Largo

Plazo (Ms all de 5 aos)
Especificidad: Especficos (claramente definidos),
Direccional (flexibles, establecen guas generales).
Frecuencia de uso: Uso nico (son generados para una
situacin nica), Permanente (planes continuos para
actividades repetidas)

Organizacin
- Estructura
- Administracin
de recursos
humanos

Organizar es el proceso para ordenar y

distribuir el trabajo, la autoridad y los recursos
entre los miembros de una organizacin, de tal
manera que estos puedan alcanzar las metas
de la organizacin. Diferentes metas requieren
diferentes estructuras para poder realizarlos

Luego que los gerentes han elaborado sus

planes, deben traducir en realidades estas
ideas abstractas.

En este esfuerzo, resulta esencial una

organizacin slida.

La organizacin es el proceso de creacin de

una estructura de relaciones que permita que
los empleados realicen y cumplan los planes
de la gerencia y cumplan las metas de sta.

Mediante una organizacin eficaz, los gerentes

coordinan mejor los recursos humanos,
materiales y de informacin.

El xito de una organizacin depende en gran

medida de la habilidad gerencial para utilizar
con eficiencia y eficacia esos recursos.

Direccin
- Motivacin
- Liderazgo
- Comunicacin
- Comportamiento
Individual y de
grupo

Una vez que la gerencia ha elaborado los

planes, creado una estructura y contratado al
personal idneo, alguien debe dirigir la
organizacin.

La direccin supone hacer que los dems

realicen las tareas necesarias para lograr los
objetivos de la organizacin.

No puede haber direccin si no concluido la

planeacin y la organizacin; tambin es un
elemento crucial de estas funciones.

Dirigir implica mandar, influir y motivar a los

empleados para que realicen tareas
esenciales. La direccin llega al fondo de las
relaciones de los gerentes con cada una de las
personas que trabajan con ellos.

GERENTE

JEFE DE
SERVICIO

PERSONAL

Control
- Normas
- Medidas
- Comparaciones
- Accin

El proceso mediante el cual una persona, un grupo o

una organizacin vigila el desempeo y emprende
acciones correctivas es el control.

Esta es la funcin de control y consta de tres

elementos primordiales:

1. Establecer las normas de desempeo.

2. Medir los resultados presentes del desempeo y

compararlos con las normas de desempeo.

3. Tomar medidas correctivas cuando no se cumpla con las

normas

Todos los gerentes deben participar en la

funcin de control, aun cuando sus unidades
estn desempendose como se proyect.

Los gerentes no pueden saber en realidad si

sus unidades funcionan como es debido hasta
haber evaluado qu actividades se han
realizado y haber comparado el desempeo
real con la norma deseada

Un sistema de control transmite mensajes a los

gerentes de que las cosas no marchan de
acuerdo con lo planeado y la necesidad de que
se adopten medidas correctivas.

El control es importante, por que es el enclace

final en la cadena funcional de las actividades de
administracin. Es la nica forma como los
gerentes saben si las metas organizacionales se
estn cumpliendo o no y por qu s o por qu no.

Evaluacin es la comparacin de los objetivos

con los resultados y la descripcin de cmo
dichos objetivos fueron alcanzados

Una evaluacin nos indica qu est

funcionando y qu no lo est, qu debemos
mantener y qu debemos cambiar.

Las evaluaciones constituyen una herramienta

para tomar decisiones, pero ellas por s solas
no toman decisiones ni hacen los cambios.

La evaluacin no es una actividad aislada que se lleva a

cabo despus de iniciar un programa. El proceso de
evaluacin comienza en la planeacin.

La clave del xito de la evaluacin radica en la

seleccin apropiada de objetivos y resultados. La
correcta aplicacin de esos objetivos asegura que los
resultados se logren adecuada y eficientemente.

Un objetivo debe poder

Ser medido, para que se pueda monitorear y evaluar

Ser Especfico para evitar interpretaciones diferentes
Indicar el tiempo preciso
Ser Adecuado para los problemas, metas y estrategias
Ser sobre todo realista y viable de acuerdo a las caractersticas
y contexto del establecimiento de salud.

La teora de causa y efecto es una premisa bsica en la

evaluacin.

Con fines de elaborar el Plan de Evaluacin se sigue la

lgica de Programacin del Plan Operativo, sin embargo,
en el momento de ejecutar la evaluacin se comienza a
evaluar cuando el proyecto est en marcha, por lo
general, se inicia con la evaluacin de las actividades
(monitoreo) tanto administrativas como de los procesos
en los que se desarrollan, y al final del POI se evalan
los efectos y el impacto del Plan.

En este libro se comienza a elaborar el Plan de

evaluacin desde los objetivos hasta las actividades con
la finalidad de ir construyendo las matrices del Plan de
Evaluacin.

El tipo de evaluacin depende de la fase del

Plan Operativo

Para proveer informacin. Esto significa que la

evaluacin no se realiza al azar sino en forma sistemtica.
Debe ser un proceso permanente constituido por pasos
que se toman en forma lgica y secuencial.

Para permitir emitir juicios. Es decir es una actividad

analtica. Su propsito es juzgar si los esfuerzos
desplegados han tenido o estn teniendo xito.

Para tomar decisiones. Una vez que se tiene idea de

cmo va el programa, se debe decidir qu hacer para
maximizar su xito o superar sus limitaciones. La
evaluacin, para que tenga valor, debe ser un instrumento
para la toma de decisiones, y no simplemente un
instrumento acadmico.

El Monitoreo es un proceso de control

gerencial
destinado
a
observar
sistemticamente un conjunto de procesos de
la gestin, con el fin de hacer los ajustes
necesarios en las actividades y estrategias con
el prposito de cumplir de manera ptima los
objetivos de la gestin, expresados en el Plan
Operativo, con un manejo adecuado de los
recursos humanos, tecnolgicos y financieros.

Ser un instrumento de informacin para poder implementar una

direccin estratgica del establecimiento de salud y ser el
generador de las informaciones ms prximas al gerente del
establecimiento de salud.

Proveer informacin para los procesos de evaluacin de la

gestin.

Contribuir a crear una unidad en la gestin.

Ser un instrumento de coordinacin, no solamente a nivel del

establecimiento sino que afecta tambin a la integracin de lo
econmico, lo tcnico y lo social.

Incorporar tres escenarios de observacin: El contexto, los

clientes y los procesos de gestin.

Identificar
las
actividades
a
monitorear
sistemticamente en funcin de los objetivos del Plan
Operativo y las necesidades de la gestin del
establecimiento.

Establecer la meta o indicador estndar de

rendimiento para realizar un seguimiento de las
actividades es necesario determinar indicadores
estndar a fin de evaluar el grado de cumplimiento.

Diseo y manejo de sistemas de informacin definir

la forma en que estos hechos pueden ser registrados
en forma oportuna, continua y confiable.

Identificar las tcnicas de observacin a utilizar en

el Monitoreo. Se establecen los instrumentos que
permitan obtener informacin para la toma de
decisiones que contribuyan al logro de los objetivos del
establecimiento, por el cumplimiento adecuado de las
actividades.

Elaboracin de la matriz del plan de Monitoreo En

la matriz se incluyen las actividades, los indicadores
estndar, el sistema de informacin gerencial, las
tcnicas de informacin, los responsables del
Monitoreo y la periodicidad.

La supervisin ayuda a obtener los resultados

previstos en el Plan Operativo, al descubrir a
tiempo los problemas en la ejecucin del plan
relacionados con el desempeo del trabajador,
analizarlos y elegir las soluciones adecuadas.

La supervisin es una herramienta muy til en

todas las fases de un Programa,
especialmente la de ejecucin

Es muy importante para lograr la eficiencia,

eficacia y calidad de los servicios de salud.

Es una piedra angular para garantizar una

adecuada ejecucin de los planes y
programas.

Supervisin democrtica (participativa)

Orientada hacia el trabajador, considera que el

personal es bueno por naturaleza.

Toma en cuenta la adaptacin de los planes a la

realidad local y aprovecha la planificacin y el trabajo
en equipo.

La supervisin democrtica o participativa motiva al

trabajador en la ejecucin correcta de las actividades y
permite mejorar su autoconfianza y productividad.

Rescata su experiencia y sugerencias para

mejorar los procesos. Por lo que es ms
eficaz.

La supervisin democrtica consulta, no

impone.

La supervisin participativa construye, no

conquista, est dirigida fundamentalmente a
lograr una mejora del desempeo en forma
concertada y con la participacin activa del
trabajador.

Supervisin autoritaria o vertical

Busca el cumplimiento de las actividades sin importar

la participacin del trabajador.

El supervisor establece y supervisa los mtodos de

trabajo orientados a la consecucin de objetivos y
establece procedimientos y directivas para el
cumplimiento de una tarea determinada.

No toma en cuenta la opinin del trabajador, su

percepcin de la tarea, o si esta es posible
desarrollarse en el contexto o en el escenario cotidiano
del trabajo en el establecimiento de salud.

Este estilo de supervisin puede ser de utilidad

y estar justificado en varias circunstancias:

Una tcnica de vacunacin

Un esquema de tratamiento
El procedimiento de esterilizacin del material
quirrgico.

El autoritarismo de la supervisin est dado

por la preocupacin en el cumplimiento de la
norma, a como d lugar.

Las actividades o tareas ms importantes

para el xito del programa, proyecto o servicio
de salud

Ejemplo: Ejecucin defectuosa de la inmunizacin

para el Sarampin en una poblacin de nios de un
albergue

Las actividades o tareas ms difciles de

realizar por el trabajador operativo.

Es probable que el trabajador requiera apoyo

para la realizacin adecuada de estas
actividades, el cual lo puede y debe recibir
durante la supervisin.

Las actividades o tareas nuevas o recin

aprendidas por el personal.

Despus de una capacitacin es muy

conveniente supervisar el desempeo del
trabajador capacitado, para reforzar los logros
o corregir los defectos.

Lo que consideran ms importante los

trabajadores o los usuarios del servicio.

Es bueno que ellos sepan que concedemos

importancia a sus preocupaciones o quejas.

La observacin directa de la ejecucin de las

actividades. Permite evaluar el desempeo del
trabajador.

La entrevista con el trabajador. El dilogo permite

captar las opiniones y los conocimientos que el
personal tiene sobre las actividades o tareas que
forman parte de su trabajo.

La entrevista con el usuario. Permite conocer la

calidad sentida por los usuarios de los servicios. Puede
dar informacin sobre la accesibilidad y la
aceptabilidad de los servicios o intervenciones de
salud.

La verificacin del abastecimiento y uso

adecuado de insumos necesarios para el
desarrollo de las actividades.

El anlisis de la informacin estadstica.

 GRACIAS