Como Escribir Procedimientos

01/99
CMO ESCRIBIR PROCEDIMIENTOS

E INTRUCCIONES DE TRABAJO ?
CERTIFICACIN ISO-9002
COORDINACIN DE ASEGURAMIENTO
DE CALIDAD
CUL ES MI PARTICIPACIN EN ESTE PROCESO ?
DIGA LO QUE HACE
HAGA LO QUE DICE
MEDIANTE PROC. E
INSTRUCCIONES
SEGN PROC. E
INSTRUCCIONES
REGSTRELO
XITO
MEJREL0
EN FORMATOS,
BITACORAS
REGISTROS.
ANLISIS.
1
PROCEDIMIENTO:
Documento que describe en forma general las
actividades de un trabajo/proceso.Un procedimiento es
inter-departamental.
INTRUCCIN DE TRABAJO:
Documento que describe en forma detallada las
actividades de un trabajo/proceso.Una instruccin es
intra-departamental.
intra-departamental
INCIO
FIN
INCIO
FIN
La
caracterstica
que
hace
diferente un procedimiento de una
instruccin,
es
que
en
un
procedimiento intervienen varias
personas, y la instruccin de trabajo
la realiza una sola persona.
persona
INCIO
INCIO
FIN
INSTRUCCIN DE TRABAJO
FIN
PROCEDIMIENTO
CMO ESCRIBIR
ESCRIBIR PROCEDIMIENTOS/INSTRUCCIONES
PROCEDIMIENTOS/INSTRUCCIONES ??
CMO
OBJETIVO GENERAL
ESTABLECER LOS LINEAMIENTOS
PARA
LA
ESCRITURA
Y
ESTRUCTURA
LGICA
Y
CRONOLGICA
DE
LOS
PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA
DE CALIDAD.
CMO ESCRIBIR
CMO
OBJETIVOS ESPECIFICOS
EL PARTICIPANTE SER CAPAZ DE :
1.Entender la de
ESTRUCTURA de la
documentacin
unlos
Sistema de Calidad y las diferencias
entre
elementos que lo conforman.
2.Y Distinguir la diferencia entre el OBJETIVO
PROPSITO de un procedimiento.
3.Establecer los lmites de aplicacin de un
procedimiento
( ALCANCE ).
4.Redactar un procedimiento siguiendo una
secuencia
lgica
errores
de y cronolgica de actividades y sin
redaccin.
5.- Reconocer la diferencia entre
REFERENCIAS, ANEXOS
Y REGISTROS DE CALIDAD.
CMO ESCRIBIR
CMO
PROPSITO
1.
- Asegurar la uniformidad en
estructura y la lgica de
procedimientos del Sistema
Calidad.
la
los
de
2.Evitar
que
la
redaccin
de
procedimientos sea confusa y que
haya deficiencias en la redaccin.
CMO ESCRIBIR
CMO
ESTRUCTURA DOCUMENTAL DEL

SISTEMA DE CALIDAD.
Define la POLTICA DE CALIDAD,
CALIDAD
OBJETIVOS,
OBJETIVOS RESPONSABILIDADES.
RESPONSABILIDADES
PROCEDIMIENTOS
DEL
SISTEMA DE CALIDAD
Definen QUIN?
QUIN hace QU?
QU
INSTRUCCINES DE TRABAJO
REGISTROS, REPORTES, GRFICAS
NIVEL
1
y CUNDO?.
CUNDO
NIVEL
2
Definen el CMO?
CMO se hace
una operacin o proceso.
NIVEL
3
Es la EVIDENCIA
de que el Sistema
est funcionando.
NIVEL
4
CMO ESCRIBIR
CMO
OTRA DIFERENCIA ENTRE

PROCEDIMIENTOS E
INSTRUCCIONES
PROCEDIMIENTOS
INSTRUCCIONES
INSTRUCCIONE
SON
INTERDEPARTAMENTALES
SON
INTRADEPARTAMENTALES
CMO ESCRIBIR
CMO
ESTRUCTURA DE UN
PROCEDIMIENTO
1.- OBJETIVO
2.- PROPSITO
3.- ALCANCE
4.- RESPONSABILIDADES
5.- PROCEDIMIENTO
6.- DEFINICIONES
7.- REFERENCIAS
8.- ANEXOS
9.- REGISTROS DE CALIDAD
10.- HISTORIA DE CAMBIOS
9
CMO ESCRIBIR
CMO
ESTRUCTURA DE UNA
INSTRUCCIN DE TRABAJO
1.2.3.4.5.6.-
OBJETIVO
PROPSITO
ALCANCE
RESPONSABLE *
EQUIPO Y HERRAMIENTAS *
DESCRIPCCIN DETALLADA DE
ACTIVIDADES *
7.- DEFINICIONES
8.- ANEXOS
9.- REGISTROS DE CALIDAD
10
CMO ESCRIBIR
CMO
1.- OBJETIVO
Expresa
el QU?
del procedimiento.
Escriba
en forma
breve y clara la
finalidad
del procedimiento
El objetivo se relaciona con uno o
varios requerimientos de la norma ISO9000.
Ejemplo: Establecer los lineamientos
para la
correcta redaccin de los
procedimientos que
integran el
Sistema de Calidad.
11
CMO ESCRIBIR
CMO
2.- PROPSITO
Expresa el PARA QU? del procedimiento.
Es decir, si nos hacemos la pregunta:
Para
que
se
desea
establecer
lineamientos para la escritura de
procedimientos?
La respuesta a esta pregunta es el
PROPSITO.
Ejemplo: Asegurar la uniformidad en
la estructura y la lgica de los
procedimientos
del
Sistema
de
Calidad
12
CMO ESCRIBIR
CMO
3.- ALCANCE
Es el DNDE?
Expresa el campo de aplicacin del
procedimiento considerando reas
fsicas, procesos, departamentos, o
funciones, hasta donde lleguen los
lmites
de
aplicacin
del
procedimiento.
Ejemplo:
Este procedimiento aplica a la
escritura de los procedimientos del
Sistema de Calidad, llamados tambin
procedimientos de Nivel 2
13
CMO ESCRIBIR
CMO
Continuacin.
EJEMPLOS DE ALCANCES INCORRECTOS

1.- Este procedimiento aplica para EYCCSA
2.- Este procedimiento aplica cuando surja
la necesidad .
14
CMO ESCRIBIR
CMO
Es el QUIN?
En esta seccin se incluyen los NOMBRES DE
LOS PUESTOS o funciones que realizan una
actividad en el procedimiento, y se escriben en el
orden en el que aparecen en el procedimiento con
sus responsabilidades descritas en forma breve.
En otras palabras, Quienes son los que estn
INVOLUCRADOS
en
las
actividades
del
procedimiento. ( Gte. de produccin, tcnico de
laboratorio.)
15
CMO ESCRIBIR
CMO
Continuacin.
Siga la estructura de sub-puntos e incisos

Ejemplo:
4.1.- Es responsabilidad del Gerente de Producci
a) .b).c).4.2.- Es responsabilidad del Coordinador ISO-900
a).b).c).16
CMO ESCRIBIR
CMO
Continuacin.
IMPORTANTE
Use los organigramas oficiales para los nombres de
los puestos o funciones incluidas en el procedimiento
De lo contrario un puesto puede ser llamado de
formas distintas, lo que puede provocar confusiones y
posibles errores.
17
CMO ESCRIBIR
ESCRIBIR
PROCEDIMIENTOS/INSTRUCCIONES
4.-PROCEDIMIENTOS/INSTRUCCIONES
RESPONSABLE
CMO
??
En esta seccin se escribe el

nombre del puesto de la persona
que desempea la actividad en
cuestin.
Use los organigramas oficiales
para los nombres de los puestos
o funciones.
Ejemplo:
- Operador mquina
mezcladora
- Auxiliar de laboratorio
18
CMO ESCRIBIR
CMO
5.- PROCEDIMIENTO
Es el QUIN? hace QU ?
A).- HAGA EL DIAGRAMA DE FLUJO
DEL PROCEDIMIENTO
B).- REDACTE EL PROCEDIMIENTO
19
CMO ESCRIBIR
CMO
A).-ELABORACIN DE UN DIAGRAMA DE
FLUJO
1.- Seleccionar el proceso del cual se
elaborar el
diagrama de flujo.
2.- Enlistar las actividades principales
y quienes
las realizan.
3.- Dibujar el diagrama de flujo en
orden secuencial.
4.- Verificar que el diagrama refleje la
secuencia de
pasos del proceso.
20
CMO ESCRIBIR
CMO
Continuacin.
A).- SIMBOLOGA PARA UN DIAGRAMA DE FLUJO
Representa el inicio del proceso

INICIO
( procedimiento ) y siempre es el
primer smbolo de todo diagrama de
flujo.
Representa una actividad del proceso
o procedimiento . La actividad se
describe con un verbo infinitivo
# PASO RESP.
( Autorizar, Enviar, Tomar ).
ACTIVIDAD
En la esquina superior derecha se
escribe el nombre del puesto/funcin
responsable de hacer la actividad
( Gerente de Produccin, Gerente de
Industrializacin, Coordinador ISO9000 ).
En la esquina superior izquierda se
escribe el nmero de paso designado
para esa actividad
( 5.1, 5.2, 5.3 . )
21
CMO ESCRIBIR
CMO
Continuacin.
A).- SIMBOLOGA PARA UN DIAGRAMA DE FLUJO

Representa un documento al que se
hace
DOCUMENTO
DECISIN
FIN
referencia
o se genera como resultado
de una
actividad.
Se usa como conector cuando se
tienen 2 caminos
a
seguir
despus de que una actividad
que
implica
la
toma Revisar
de una decisin. Ejemplo:
Verificar,
Confirmar, Comparar, Checar, etc.
Lnea de conexin entre smbolos, y
adems
indica
la direccin del flujo de
operaciones.
Todos
entre
si los smbolos deben de unirse
por medio de esta flecha.
Representa el final de un proceso
(procedimiento )
22
CMO ESCRIBIR
CMO
EJEMPLO:
INICIO
DIAGRAMA DE
FLUJO DE CMO
HACER UN
DIAGRAMA DE
FLUJO?.
5.1
RESP. DEL
PROCED.
SELECCIONAR
PROCESO
5.2
RESP. DEL
PROCED.
LISTADO DE
ACTIVIDADES
PRINCIPALES
ENLISTAR
ACTIVIDADES
PRINCIPALES
5.3
LISTADO DE
ACTIVIDADES
PRINCIPALES
RESP. DEL
PROCED.
DIBUJAR
DIAGRAMA
DE FLUJO
5.4
DIAGRAMA
DE FLUJO
RESP. DEL
PROCED.
VERIFICAR DIAG.
VS. PROCESO
NO
COINCIDE
CON PROCESO?
SI
FIN
23
CMO ESCRIBIR
CMO
B).-REDACTE EL PROCEDIMIENTO
1).- Inicie la redaccin del punto 5 ( PROCEDIMIENTO ) siemp

con la leyenda :
En la redaccin de este procedimiento se sigue la secuen
actividades del diagrama de flujo del anexo 1.
2).- Escriba los pasos del procedimiento de manera objetiva, cl

lgica y que reflejen la forma en que la actividad se lleva a
prctica, respetando la secuencia del diagrama de flujo .
SIMPRE TIENE QUE HABER CONGRUENCIA Y CORRELACIN

ENTRE LOS PASOS DEL PROCEDIMIENTO ESCRITO Y EL
DIAGRAMA DE FLUJO.
VEA EL SIGUIENTE ESQUEMA PARA REAFIRMAR LO
ANTERIOR MENCIONADO ( DIAPOSITIVA # 20 )
24
CMO ESCRIBIR
CMO
INICIO
5.1
5.0 PROCEDIMIENTO
RESP. DEL
PROCED.
SELECCIONAR
PROCESO
5.2
RESP. DEL
PROCED.
ENLISTAR
ACTIVIDADES
PRINCIPALES
LISTADO DE
ACTIVIDADES
PRINCIPALES
5.3
RESP. DEL
PROCED.
DIBUJAR EL
DIAGRAMA DE
FLUJO.
5.4
RESP. DEL
PROCED.
VERIFICAR DIAG.
VS. PROCESO
NO
LISTADO DE
ACTIVIDADES
PRINCIPALES
COINCIDE
CON PROCESO ?
SI
FIN
DIAGRAMA
DE FLUJO
5.1 El responsable de escribir

el procedimiento selecciona
el
proceso
del
cual
se
elaborar el diagrama de
flujo.
el procedimiento enlista las
actividades
o
pasos
principales y quienes las
realizan.
el procedimiento dibuja el
diag. de flujo basado en la
lista
deresponsable
actividades.de
Princ.
5.4 El
escribir
el procedimiento verifica que
las actividades del diag. de
flujo reflejen la condicin
actual del proceso:
a).- Si hay congruencia entre

el proceso y el diagrama de
flujo se da por terminado el
diagrama.
b).- Si no, se repiten las
actividades desde el paso 5.2.
25
CMO ESCRIBIR
CMO
B).-REDACTE
EL PROCEDIMIENTO
3).- En su redaccin use la estructura QUIN hace
Continuacin.
QUcomo
estructura bsica.
Sin embargo habr necesidad algunas veces de

indicar tambin :
.
- Los apoyos o medios para realizar la actividad

- Cundo y dnde se hace la actividad ?
- El o los productos de la actividad (Ej.:

Documentos generados)
EJEMPLO:
QUIN ?
HACE QU ?
5.10 El responsable del procedimiento

escribe el diagrama de flujo de acuerdo al
procedimiento PAC-02.
26
CMO ESCRIBIR
CMO
4).- Evite entrarEL
en detalles
acerca del CMO se
B).-REDACTE
PROCEDIMIENTO
hacen las cosas
Continuacin.
recuerde que usted est redactando un

PROCEDIMIENTO
DEL SISTEMA DE CALIDAD y no una
INSTRUCCIN DE
TRABAJO.
Si es necesario, haga referencia a otros
documentos, como
mtodos, manuales, estndares tcnicos, etc.
EJEMPLO:
5.3 El tcnico de mantenimiento
desensambla los
engranes de la mquina siguiendo
los pasos y la
frecuencia con la que se indica en la
Instruccin de
Trabajo
IMT-02 para el
mantenimiento
correctivo
de la mquina CS-23,
27
5.- EQUIPO Y HERRAMIENTA
CMO ESCRIBIR
CMO
En esta seccin se escriben las

herramientas
y
equipos
( produccin/inspeccin) que son
utilizados para la instruccin en
cuestin.
Ordene stas en orden alfabtico.

Ejemplo:
- Colormetro: Aparato
que mide.
- Malla: Filtro utilizado
...
- Probeta graduada:
28
CMO ESCRIBIR
CMO
6.- DESCRIPCIN DETALLADA

DE ACTIVIDADES
En su redaccin use la forma

qu hace, utilizando qu,? como
estructura bsica.
Redacte
las
instrucciones
siguiendo la misma secuencia del
diagrama de flujo.
Ejemplo:
6.1.- Verificar que la mquina est en
buen estado.
6.2.- Tomar 100 gr. de la muestra con
cuchara
y
colocarla
en
vaso
de
precipitado.
29
CMO ESCRIBIR
CMO
1.- Escriba
la
definicin o interpretacin
6.DEFINICIONES
de todos los
trminos tcnicos, palabras en otro
idioma que
no sean del dominio general y aquellos
trminos
que solamente en ciertas reas se
conocen, es decir
Trminos Coloquiales de la empresa.
EJEMPLO :
Bizcocho: Pieza de barro prensada y

quemada que
se utiliza para pruebas de
laboratorio.
2.- Ordene esta seccin alfabticamente.
3.Si no
escriba
la hay definiciones por incluir,
leyenda NO APLICA .
30
CMO ESCRIBIR
CMO
7.- REFERENCIAS
1.Escriba
el
ttulo
de
los
documentos
internos/externos,
que son
requeridos
para
la ejecucin
del procedimiento
pero que
no
fueron generados por l mismo.
2.Si se hizo
Procedimiento
del mencin de un
Sistemadede Calidad o bien una
Instruccin
Trabajo, escriba su nombre y
nmero.
3
.Si
no
se
requieren
de
referencias,
escriba la
leyenda NO APLICA .
31
CMO ESCRIBIR
CMO
1.Escriba8.los
formatos, etiquetas,
ANEXOS
tablas,
diagramas
etc. Que se
generan/usen
por el
procedimiento y que se requieren
para
evidenciar su implementacin.
2.Estos
documentos
deben
integrarse
al formato
oficial para
procedimientos
y no la escritura de
solo su
como copias anexas, y as
garantizar
mismo. control por el procedimiento
3.En el de
anexo 1 ponga siempre el
diagrama
flujo del procedimiento.
32
CMO ESCRIBIR
CMO
9.-Escriba
REGISTROS
DE CALIDAD
1.en
una
tabla
los nmeros y
los
de los reportes o registros
quenombres
se
usan
para
demostrar
la
implementacin del
procedimiento
as como el
responsable
de su
y control y el tiempo
mnimoarchivo
de
retencin en ese archivo.
2.Si no se generan registros, escriba
la leyenda
NO APLICA .
33
CMO ESCRIBIR
CMO
1.Indique en una tabla, las

modificaciones
que sufri el procedimiento
con respecto
a su
razones
delrevisin anterior, las
cambio
y la fecha en la que
entra
en
vigor la nueva revisin.
34

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DIGA LO QUE HACE

HAGA LO QUE DICE

ESTRUCTURA DOCUMENTAL DEL

REGISTROS, REPORTES, GRFICAS

OTRA DIFERENCIA ENTRE

EJEMPLOS DE ALCANCES INCORRECTOS

Siga la estructura de sub-puntos e incisos

Use los organigramas oficiales para los nombres de

los puestos o funciones incluidas en el procedimiento

De lo contrario un puesto puede ser llamado de

formas distintas, lo que puede provocar confusiones y

En esta seccin se escribe el

A).- SIMBOLOGA PARA UN DIAGRAMA DE FLUJO

Representa el inicio del proceso

A).- SIMBOLOGA PARA UN DIAGRAMA DE FLUJO

1).- Inicie la redaccin del punto 5 ( PROCEDIMIENTO ) siemp

2).- Escriba los pasos del procedimiento de manera objetiva, cl

SIMPRE TIENE QUE HABER CONGRUENCIA Y CORRELACIN

5.1 El responsable de escribir

a).- Si hay congruencia entre

Sin embargo habr necesidad algunas veces de

- Los apoyos o medios para realizar la actividad

- El o los productos de la actividad (Ej.:

5.10 El responsable del procedimiento

recuerde que usted est redactando un

5.- EQUIPO Y HERRAMIENTA

En esta seccin se escriben las

Ordene stas en orden alfabtico.

6.- DESCRIPCIN DETALLADA

En su redaccin use la forma

Bizcocho: Pieza de barro prensada y

10.- HISTORIA DE CAMBIOS

1.Indique en una tabla, las

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