Gestin de Proyectos

Semana 4: Estructura Organizacional

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Ing. Dr. Jos A. Segura Cuyubamba

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Ing. Dr. Jos A. Segura Cuyubamba

Estructura Organizacional
Flujo de trabajo y definiciones.
Modelos organizacionales y desarrollo de
proyectos. Anlisis de ventajas y
desventajas.
Criterios para seleccin de la estructura
adecuada.
Cambio de estructura. Manejo de la
Transicin
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Desafos para la Organizacin

Naturaleza dinmica
Capaz de cambiar rpidamente segn lo
requiera el mercado
Apta para enfrentar
alta competencia
cambios en la tecnologa
control de los recursos y la complejidad
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La Organizacin
Grupo de personas que deben coordinar sus actividades
para lograr los objetivos organizacionales
La coordinacin requiere
fuerte comunicacin
clara comprensin de las interrelaciones e inter dependencias
entre las persona

En su diseo influyen
intensidad de cambio
complejidad
disponibilidad de recursos
caractersticas del mercado
decisiones a tomar
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Diseo
No hay estructuras
organizacionales
buenas o malas;
sino
organizaciones
apropiadas o
inapropiadas
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Subsistema socio-tcnico

SISTEMA SOCIAL
-Personas
-Comportamiento
Grupal

SISTEMA TECNICO
-Tecnologa
-Materiales
-Equipo

Optimizacin de resultados balanceando ambos sistemas

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Balance
ESPECIALIZACION

RUTINA

ACTITUDES
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Requerimientos del cambio organizacional

libre acceso entre las personas y los grupos
comunicacin abierta y confiable
interdependencia como base de la cohesin entre
departamentos
preponderancia de : confianza, asumir riesgos y
proveer ayuda
resolucin de conflictos minimizando los efectos
negativos
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Limitaciones al cambio

Conformidad
Desconfianza
Falta de coraje para asumir riesgos
Supervivencia
Evitar ser identificado con fallas o errores

A largo plazo estos comportamientos adaptativos

limitan la capacidad competitiva e innovadora de
la organizacin
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Consideraciones de Diseo
Enfasis
Control

Razones
Sensibilidad a variaciones
en el contexto

Integracin

Productos mltiples de alta

tecnologa

Relaciones Externas

Regulaciones
Sindicatos

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Definiciones
Autoridad
Poder conferido

Autoridad +
Responsabilidad=
Responsabilidad Accountability
Obligaciones

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Modelo de comportamiento organizacional

Diagnstico congruencia
Organizacin
Informal

Insumos
Entorno

Productividad
Organizacin
Tareas

Estrategia

Formal

Recursos

Sistema
Unidad

Historia

Personas

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Individuos

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Organizacin Funcional

ORGANIZACION FUNCIONAL
Director
Ejecutivo

Gerente
Funcional

Gerente
Funcional

Gerente
Funcional

Coordinacin
de Proyectos

Personal afectado a Proyectos

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Ventajas Organizacin Funcional

Facilita el Planeamiento y Control Presupuestario
Posibilita mejor control tcnico
Provee continuidad
polticas
procedimientos

Facilita el control al existir una sola lnea de

reporte
Canales de comunicacin bien definidos
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Desventajas Organizacin Funcional

Ninguna persona es responsable por el Proyecto
Total
Compleja Coordinacin
Las decisiones se inclinan hacia los grupos
funcionales ms fuertes
Las iniciativas estn orientadas ms hacia lo
funcional que a los proyectos en curso

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Organizacin Matricial Dbil

ORGANIZACION MATRICIAL DEBIL

Director
Ejecutivo

Gerente
Funcional

Gerente
Funcional

Gerente
Funcional

Coordinacin
de Proyectos
Personal afectado a Proyectos

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Organizacin Matriz Balanceada

ORGANIZACION MATRIZ BALANCEADA

Director
Ejecutivo

Gerente
Funcional

Gerente
Funcional

Project Manager

Gerente
Funcional

Coordinacin
de Proyectos

Personal afectado a Proyectos

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Organizacin
Matricial Fuerte
ORGANIZACION MATRIZ FUERTE
Director
Ejecutivo

Gerente
Funcional

Gerente
Funcional

Gerente
Funcional

Gerente de
Project
Managers

Project Manager

Project Manager

Project Manager

Personal afectado a Proyectos

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Coordinacin
de Proyectos

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Ventajas Organizacin Matricial

El project manager mantiene control ( a travs de los gerentes de lnea)

sobre todos los recursos, incluyendo los costos y el personal
Pueden establecerse polticas y procedimientos especficos para cada
proyecto
Respuesta rpida ante cambios, conflictos y necesidades de cada
proyecto
El costo de las personas es menor al ser compartida en diferentes
proyectos
Cada persona tiene un puesto cuando el proyecto termina
Mejor balance entre tiempos, costos y resultados
Autoridad y responsabilidad estn compartidas
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Desventajas Organizacin Matricial

Flujo multidimensional de trabajo e informacin

Doble dependencia
Cambio continuo de prioridades
Dificultad inicial para establecer polticas y
procedimientos
Gerentes de lnea pueden tener sesgos hacia sus propios
objetivos
Las personas desarrollan roles con mayor grado de
ambigedad respecto a la organizacin funcional
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Organizacin
por Proyectos
ORGANIZACION POR PROYECTOS
Director
Ejecutivo

Project
Manager

Project
Manager

Project
Manager

Coordinacin
de Proyectos

Personal afectado a Proyectos

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Gerenciamiento de Proyectos
Influencia de la Estructura Organizacional en Proyectos

Tipo de Organizacin

Matriz
Funcional

Caractersticas
Autoridad del
Lder o gerente del proyecto

Por Proyectos
Dbil

Balanceada

Fuerte

Poca o ninguna

Limitada

Baja a
Moderada

Moderada
a Alta

Alta a casi Total

% de personal afectado fulltime al proyecto

Practicamente
ninguno

0-25%

15-60%

50-95%

85-100%

Rol del lder

Tiempo parcial

Tiempo parcial

Tiempo completo

Tiempo completo

Tiempo completo

Ttulo asignado al responsable

del Proyecto

Coordinador del
Proyecto/
Lder de
Proyecto

Coordinador del
Proyecto/
Lder de
Proyecto

Gerente de
Proyecto /
Project
Officer

Gerente de
Proyecto /
Program
Manager

Project Manager

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Program
Manager

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Aplicacin a PYMES
Los Gerentes de Proyecto reportan al nivel
alto de la Organizacin especialmente
cuando el proyecto tiene clientes externos
No son vistos como amenazas
Los clientes externos se sienten satisfechos
cuando se designa una persona como
responsable del proyecto
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Planeamiento Organizacional
Estructura Organizacional
Plan de Gestin de Personal afectado a
Proyectos
Asignacin de Roles y Responsabilidades
Informacin de Soporte

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Plan de Gestin de Personal

Describe cundo y cmo las personas se incorporan y se desvinculan
del Grupo de Proyecto
Puede incluir histogramas de carga de trabajo por especialistas

Los procedimientos de reasignacin de Personal deben tener en cuenta

La reduccin de incertidumbres que daen la moral de los
integrantes del equipo
Eliminar la tendencia a estirar las actividades ya que incrementa
los costos del proyecto
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Matriz de Asignacin de responsabilidades

Persona
Fase
Requerimientos
Funciones
Diseo
Desarrollo
Testeo

...

A
A
A
-

C
C
-

R
R
C
A
A

P
P
R
R
P

P
I
I

P
P
R

P
P
P

P= Participante

R=Responsable

I=requiere su input

A=requiere su autorizacin

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C=Control / Revisin

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Estructura Organizacional
Impacto en la organizacin
Descripciones de Tareas
Misin
Responsabilidad
Autoridad
Tareas
Ambito de Trabajo

Necesidades de Capacitacin
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Incorporacin de Personal
Plan del Proyecto
Descripcin del Personal Disponible
Prcticas y procedimientos de
reclutamiento

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Incorporacin de Personal
Entrevistas de reclutamiento
Negociaciones de asignacin de
personal
Identificacin y obtencin de
servicios especializados
Asignacin
Directorio de Proyectos

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Personal Disponible
Experiencia previa
Intereses personales
Caractersticas
Personales
Grado de
disponibilidad
Competencias *

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Competencia
Pericia, aptitud, idoneidad para hacer o
intervenir
Prctica profesional
Secuencia de acciones que combinan
conocimientos
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Gestin de Recursos Humanos

Gestin por Competencias
Modelo - Niveles

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Modelo de Competencias
Nivel I:
General
II: Tcnico
III: Gerencial
COMPETENCIA

PROACTIVIDAD

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DEFINICION
Capacidad
para
iniciar
acciones
conducentes al cumplimiento de los
objetivos establecidos o percibidos

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NIVEL I: EDUCACION GENERAL-APTITUDES

ENTRENAMIENTO GENERALACTITUD
COMPETENCIA

DEFINICION

PROACTIVIDAD

Capacidad para iniciar acciones conducentes al cumplimientos de los

objetivos establecidos i implcitos

ANALITICA

Capacidad de determinar con precisin las relaciones causa-efecto

COMUNICACION

Capacidad de recibir, interpretar, validar y transmitir

informacin con precisin, usando un vocabulario adecuado y un
medio efectivo

CREATIVIDAD

Capacidad de pensar y actuar usando aplicaciones originales e

innovadoras de tcnicas, principios y conceptos

PROCESAMIENTO DE
INFORMACION

Capacidad de obtener, clasificar y evaluar con precisin la informacin

MATEMATICA

Capacidad de comprender y aplicar relaciones numricas

ORIENTACION A LA
CALIDAD

Capacidad de considerar las implicancias relativas a la Calidad en cada

actividad propuesta

ORIENTACION A LO
MINUCIOSO

Capacidad del conocimiento de los detalles para llevar adelante las

tareas hasta su finalizacin

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NIVEL II: ENTRENAMIENTO TECNICO

EXPERIENCIA ESPECIFICA
INTERESES
COMPETENCIA

DEFINICION

COACHING

Capacidad de mejorar los resultados de los dems, brindndoles

informacin de retroalimentacin; de modo de impulsarlos
hacia comportamientos deseados

ANALISIS COSTO /
BENEFICIO

Capacidad de identificar, separar y analizar, los elementos de una

situacin y sus costos; evaluando el impacto sobre los beneficios
directos e indirectos

RELACIONES HUMANAS

Capacidad de entender el complejo sistema de las necesidades

individuales, alinendolas con los objetivos organizacionales,
para lograr una armoniosa interaccin de grupos

VISION DEL NEGOCIO

Capacidad de comprensin del entorno, la estrategia, la cultura,

organizacin y los procesos, considerando grados de
interdependencia entre ellos

MODELIZACION

Capacidad de construir rplicas simblicas de sistemas o conceptos

SENSIBILIDAD A LAS
TENDENCIAS

Capacidad de reconocer e interpretar rdenes o patrones de un grupo de

datos en un perodo y predecir comportamientos futuros

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la

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NIVEL III:

COMPETENCIA

ENTRENAMIENTO GERENCIAL
AMPLIA EXPERIENCIA / EXPOSICION
OPORTUNIDADES

DEFINICION

VISION GLOBAL

Capacidad de tener en cuenta una gran cantidad de variables

situacionales y probables resultados a travs de la comprensin de
las relaciones funcionales en una macro perspectiva
considerando el impacto del tiempo

GESTION DEL CAMBIO

Capacidad de entender los elementos de cambio y actuar con

flexibilidad para lograr la transicin hacia un nuevos conjunto de
condiciones con las menores perturbaciones a los procesos
existentes

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PERFIL DE COMPETENCIA DE PUESTOS

Puesto:
N
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20

Fecha

Competencia

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1=mnimo
5=mximo

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