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Giovanna Filiziu
Robin Laight
Estrategias de Prensa y Comunicacin
J. E. Uriburu 115, Piso 6, Estudio M
C1027AAC Buenos Aires, Argentina
Tel. (54-11) 4953-8717
robin@robinlaight.com.ar
www.robinlaight.com.ar
Evento:
Clasificacin
Clasificacin
Clasificacin
COMERCIALES Y EMPRESARIALES
> Desfiles de Moda
> Inauguraciones
> Lanzamientos de Productos
> Showrooms
> Congresos
> Ferias y Exposiciones
> Jornadas
> Workshops
> Degustaciones
> Desayunos de Trabajo
> Promociones
> Aniversarios
> Fiestas de Fin de Ao
> Visitas a Planta Viajes de Incentivo
Clasificacin
SOCIALES
> Aniversarios
> Bodas
> Bautismo
> Festejos
> Reuniones Amistosas y/o Familiares
> Graduaciones
> Despedidas
> Inauguracin de una casa /Country
> Cumpleaos
Clasificacin
DEPORTIVOS
> Campeonatos
> Clnicas
> Concursos
> Olimpiadas
> Marathon
POTICOS
> Campaa Proselitistas - Concentraciones Manifestaciones Callejeras - Desfiles
Mesa Redonda
Foro
Panel
Seminarios
Jornadas
Reuniones de Trabajo o Workshop
Simposio
Banquetes, Desayunos de trabajo
Debates
Conferencias
Exposiciones y Ferias
Mega eventos
Lanzamientos
Descubrimiento de placa
Vernissage
Desfile de moda:
Tema >
El tema a tratarse o desarrollarse debe ser comn a todos los
participantes, no importando el rol o la jerarqua dentro del encuentro.
Planificacin
Requiere establecer pautas, normas, reglamentos, horarios, locacin,
objetivos a cumplir, etc.
Fin determinado
En cuanto a un fin determinado es en funcin de cualquier tipo de
encuentro/reunin, por ms informal y sencilla que sea, debe tener un
objetivo a cumplirse, en relacin a las necesidades de sus
participantes.
3-CONCRECION DE LA IDEA
La materializacin. El DA D - Un acontecimiento NICO
Un momento de NOTORIEDAD - Es ese DA n otro
El organizador es principal ejecutor, Coordinador y Responsable. NO
pasar inadvertida su actuacin profesional.
La actividad nos brinda la posibilidad de tener logros, alegras y el
deber cumplido tambin, sinsabores, comentarios negativos etc.
Por supuesto, que hay muchos factores que inciden directa o
indirectamente para lograr un resultado positivo o negativo de la
actividad, pero debemos ser concientes que muchos de esos factores
son controlables y de dominio del organizador.
Su capacidad de comunicacin
Un pensamiento totalizador
Su autodominio
Autocontrol
Capacidad de reaccin, etc
EVALUACIN POSTERIOR
A > Cliente
El cliente nos ha elegido y est expectante. Es el responsable de su
eleccin y nosotros responsables en brindarle el servicio que espera
recibir. Intercambio.
Expectativas Ansiedades Pre-ocupacin Tensiones lgicas, etc
B >Organizador
Siente la mirada del cliente en toda nuestra etapa, pre-produccin, el da
D y los siguientes.
El organizador articula > Cliente Proveedores y Equipo propio (RRHH).
Podemos pasar desde el halago hasta el deseo de perfeccionar lo que
no es posible, cuando uno edita el evento realizado.
PLANTEO DE OBJETIVOS
Una buena organizacin requiere que los objetivos sean definidos con
precisin, y que sean bien concretos, es decir que puedan realizarse
adems de medirse en calidad o en cantidad. Precisamente, el evento
es un hecho, algo que sucede, que existe, que se materializa, y no una
mera idea.
Por ello la determinacin de los objetivos que no deben ser ms de tres
o cuatro para cada avance organizativo que se haga suele ser ms
compleja de lo que se piensa.
Una manera de definirlos es responder a las preguntas: para que
hago este evento? , Qu quiero lograr con l?, Cmo deseara que
fuera recordado?
PLANTEO DE OBJETIVOS
Pueden ser:
Formativos (actualizacin, capacitacin o perfeccionamiento, )
Informativos (comunicacin actualizada de tcnicas, conceptos,
procesos)
Motivacionales (estado mental positivo hacia la empresa)
Social (festejo)
Lucro / obtener rdito econmico
Recreativos, divertir
Festivo
Benfico
Poltico
Institucional
Proveedores
Proveedores
Proveedores
Soporte Tcnico
Disc-Jockey
Iluminacin
Sonido
Audio
Video
Efectos Especiales
Traduccin Simultnea
Escenarios y Teloneros
Estructura Tubulares
Equipamiento tecnolgico Software
Climatizacin adicional
Infraestructura y armado de stands
Pantallas
Acreditaciones
Proveedores
Servicios
Alquiler de Mobiliario
Alquiler de Carpas
Sealizacin y Comunicacin Visual
Alquiler de Lockers
Boleteras y Control de Accesos
Intercomunicadores
Seguridad y Vigilancia
Limpieza
Alfombramientos de pasillos y espacios
comunes
Logstica (carga, descarga, traslado interno)
Proveedores
Servicios
Equipamientos para Control de Accesos
Servicio Wifi
Emergencias Mdicas
Grupos Electrgenos
Ignifugado (evitar inflamacin)
Catering
Telefona (privada y pblica)
Asesores en Electricidad
Locaciones (predios-salones-etc)
Artistas musicales; humoristas; etc
Proveedores
Coordinadores
Locutores y Animacin
Recursos Humanos (Promotoras-Recepcionistas)
Escengrafos
Maquilladores
Ropa de etiqueta
Vestidos de Novias
Ramos y flores
Merchandising (productos promocionales)
Criterios de Seleccin
Cuando hablamos de Sede nos estamos refiriendo a un tipo de
locacin relacionada a eventos como: Congresos; Simposios.
Cuando nos referimos a eventos de tipo social comercial y/o
empresarial, definimos Lugar o Locacin.
Para escoger un espacio no nos limitemos a los lugares tradicionales
y habituales. Existen sitio que pueden servir como:
Museos Estaciones de Tren Subterrneos Sitios abandonados,
Galeras Comerciales, Iglesias, Templos, Un Puerto, Carpas,
Balnearios, Playas, Sedes mviles: Barco/Avin/Trenes/ Omnibus.
Criterios de Seleccin
En muchos casos el lugar elegido condiciona el nivel de evento: su
ubicacin; el estilo de la construccin; la decoracin y el tipo de
equipamiento.
Se han realizado Conferencias de Prensa en la Costanera Norte que
luego deriv a una invitacin en Yacht junto a los periodistas.
Lanzamientos de Productos en una sede mvil (avin) con un breve
viaje hacia un lugar dnde continuaba el acontecimiento.
Criterios de Seleccin
> Ubicacin
Este punto est ligado a las caractersticas del
tema del evento, las actividades previstas,
el tipo de pblico, entre otros.
> Acceso
Interno: presencia de escaleras y ascensores
Externo: posibles desvos de calles;
accesibilidad de rutas; calles asfaltadas;
medios de transportes pblicos, medios
de comunicacin.
Criterios de Seleccin
> Capacidad
Cantidad de pblico mximo de acuerdo a la
distribucin del saln. Las particularidades del
tipo de evento definir la necesidad de
sectores; sillas y mesas, stands, escenarios,
pistas, etc.
> Infraestructura
Sala de administracin; sala de descanso; sala
de TV y Video; sala de prensa; Business
Center, rea de recepcin; registro; servicios
administrativos; grupo electrgeno;
guardarropa; telfonos pblicos,etc
Cocktail Sencillo
> Horario de inicio 18:30/ 19:00 hs.
Caractersticas:
- Men contiene comidas fras, algunos calentitos y dulces.
- Bebidas: vinos blanco, tinto, champagne, Whisky y en algunas
ocasiones vermouth, jerez o gin.
- Pocas sillas y sillones
Duracin no mas de dos horas
Asado formal
Caractersticas:
- Tipo de lugares: casas quintas, countrys, chacras, etc.
- Vestimenta: tipo sport-formal. En ocasiones saco y corbata, segn jerarqua
de los invitados
- En general se acompaa con algn tipo de
espectculo.
Comida Formal
> Horario de inicio 21:30 / 22:00 hs.
Caractersticas:
- Todos los invitados sentados la mesa.
- Men compuesto por entrada, plato principal y postre.
- Pensar en costumbres, raza y religin.
- Vestimenta: en general ropa de noche.
Vino de Honor
Caractersticas:
- Reuniones de corta duracin. aprox. 45.
- Se utilizan al finalizar exposiciones, presentaciones de libros., reuniones
de prensa u homenajes breves.
- Se sirve solamente vino blanco o champagne. En
ocasiones se acompaa con algn bocadillo.
- Puede haber discursos, entrega de premios u obsequios.
Costumbre utilizada en las Fuerzas Armadas.
Desayunos de Trabajo.
Caractersticas:
- Pequeas reuniones de trabajo de no ms de 15 personas. Ya sea
en mbito empresarial u oficial.
- Generalmente se desarrollan dentro de la institucin.
- Los contactos para estas reuniones son telefnicos.
Catering: Caf, te, jugos, masas, sandwiches.
self service.
Almuerzos de Trabajo.
Caractersticas:
- Al igual que en los desayunos de trabajo en los
almuerzos participan grupos reducidos de
personas con un inters en comn.
- Pueden llevarse a cabo dentro de la empresa
como en un restaurante.
- Tener en cuenta: facilidad de acceso al lugar,
estacionamiento, lugar reservado dentro del
rest.
- Men fijo. Comidas livianas , porciones
pequeas, Vinos cant. moderada.
Ceremonia del T
Caracterstica:
- La costumbre de hacer del t es un acto solemne que data de
muchos siglos atrs.
- En la actualidad es muy comn entre las esposas de los
diplomticos o damas distinguidas.
- Dos formas: 1) formal, sentadas alrededor de un mesa. 2) Informal,
en sillones de una sala.
El Timing
1) Previsin
2) Planeacin
3) Organizacin
4) Integracin
5) Direccin
6) Control
PLANEACIN
ORGANIZACIN
Qu se puede hacer?
Qu se va a hacer?
Cmo se va a
hacer?
... ESTUDIO DE
RECURSOS:
... TECNICOS
... HUMANOS
... FINANCIEROS
... OBJETIVOS
... CRONOGRAMA
DEFINICION DE
ESTRATEGIAS...
DIRECCIN
CONTROL
Cmo se hizo?
... COORDINACIN
... SUPERVISIN
EVALUACIN
FINAL...