UNIVERSIDAD NACIONAL AGRARIA LA MOLINA

FACULTAD DE ECONOMA Y PLANIFICACIN

DEPARTAMENTO DE GESTIN EMPRESARIAL

ADMINISTRACIN
GENERAL

EL CONTROL

Por: Ernesto Altamirano Flores

EL CONTROL

CONTROL:Recoleccin
sistemtica de los datos para conocer
el grado de realizacin de los
planes.
Medicin de los resultados actuales
y pasados, en relacin con los
esperados;
ya
sea
total
o
parcialmente, con el fin de corregir,
mejorar y formular nuevos planes.
Importancia:
Es importante pues cierra el ciclo
de la administracin. De hecho, los
controles son a la vez medios de
previsin
Se da en todas las dems funciones
administrativas; hay control de la
planeacin, de la organizacin, de la
direccin,etc. Es por ello un medio
para administrarlas

EL CONTROL
Proceso de monitorear las actividades para asegurarse de
que se lleven a cabo de acuerdo con lo planificado y para
corregir cualquier desviacin significativa
Planificacin:
Objetivos
Metas
Estrategias
Planes
Control:
Estndares
Mediciones
Comparaciones
Acciones

Direccin:
Motivacin
Liderazgo
Comunicacin
Comportamiento
individual y
de grupo

Organizacin:
Estructura
Administracin
de Recursos
Humanos

EL PROCESO DE CONTROL

Proceso que consiste en medir el rendimiento real,

compararlo con un estndar y aplicar la accin
administrativa apropiada para corregir las desviaciones o los
estndares inadecuados.
Medicin de
rendimiento real

Objetivos
y metas
Organizacionales
Divisionales
Departamentales
Individuales

Aplicacin de la
accin correctiva

Comparacin del
rendimiento real
con el estndar

PRINCIPIOS DEL CONTROL

1. DEL CARCTER ADMINISTRATIVO DEL
CONTROL

La

funcin es de carcter
administrativo y es la respuesta
al principio de delegacin; sta
no se podra dar sin el control.
Cuanta mayor delegacin se
necesite, se requiere mayor
control.
El control como funcin solo
corresponde al administrador
El control debe actuar como
staff, de ah la necesidad de
convencer y no de imponer los
medios de control

PRINCIPIOS DEL CONTROL

2. DE LOS ESTNDARES
El

control es imposible si no
existen estndares de alguna
manera prefijados, y ser
mejor, cuando stos sean ms
precisos y cuantitativos.
El control supone una base de
comparacin
previamente
fijada
Por consiguiente hay que
afinar y perfeccionar los
estndares como un medio de
preparar en control

PRINCIPIOS DE CONTROL
3. DEL CARTER MEDIAL DEL CONTROL
El

control se justifica por

los beneficios o ventajas
que proporciona, es decir,
un control debe usarse si el
trabajo, gasto, que genera
se justifican ante los
beneficios que de el se
esperan
No hay que sobrevalorar
ni subvaluar el control

Este

PRINCIPIOS DEL CONTROL

4. DE EXCEPCIN

principio tiende a
convertir el cumplimiento
en lo normal, y la
desviacin de los planes en
lo
excepcional;
los
controles versarn sobre
esto ltimo de manera
exclusiva, o al menos,
principalmente.
EL control es ms eficaz
en la deteccin de los
errores y las desviaciones
que en la constatacin de
los logros

REGLAS DE CONTROL
1.Elegir los medios estratgicos de control, contestando a
preguntas tales como: qu mostrar mejor lo que se ha
perdido o no se ha obtenido?, qu controles son los ms
baratos y amplios a la vez?, cules son los ms fciles y
automticos?
2. Los sistemas de control deben reflejar en lo posible
la
estructura de la organizacin, pues la organizacin es la
expresin de los planes y ala vez un medio de control.
3. Al establecer los controles hay que tener en cuenta su
naturaleza y la funcin controlada, para aplicar el que sea ms
til.
4. Los controles deben ser flexibles, cuando un control no es
flexible, un problema que exige rebasar lo calculado en los
planes hace que, no pueda realizarse adecuadamente la funcin
o se tienda a abandonar el control como inservible.

REGLAS DE CONTROL
5. Los controles deben reportar rpidamente las desviaciones.
Para ello los controles deben tener preestablecida su norma o
estndar
6. Los controles deben ser claros para los que los utilicen,
limitando los tecnicismos y evitando las confusiones.
7. Los controles deben llegar llegar concentrados a los altos niveles
administrativos que los van a utilizar.
8. Los controles deben conducir por s mismos a la medida
correctiva. No slo deben decir que algo est mal, quin es el
responsable, como podra buscarse soluciones, etc.
9. En la utilizacin de los datos de control debe seguirse un
sistema. Sus pasos principales sern: anlisis de hechos,
interpretacin de los mismos, adopcin de medidas aconsejables, su
iniciacin y revisin estrecha y registro de los resultados obtenidos
10 El control debe servir para: correccin de defectos,
mejoramiento de lo obtenido, nueva planeacin general y
motivacin del personal.

TIPOS DE CONTROL SEGN EL NIVEL

DONDE SE APLICA
De

polticas: Cuando se
aplica al ms alto nivel de la
organizacin
De decisin: cuando se aplica
a los niveles donde se toman
decisiones
De operacin: cuando se
aplica en los niveles operativos,
donde
se
ejecutan
las
actividades.

TIPOS DE CONTROL SEGN EL MOMENTO

EN QUE SE APLICA

Control previo: antes de la realizacin de

una actividad para cautelar su procedencia
o aplicabilidad.
Control concurrente: realizada durante el
proceso de cumplimiento de la actividad
Control posterior: o control de resultados
tendiente a verificar y evaluar la eficiencia
as como la veracidad y legalidad de las
actividades.
Control
previo

Control concurrente
Actividad

Control
posterior

TIPOS DE CONTROL SEGN LA

PERIODICIDAD
Control

rutinario:
o
cotidiano que se efecta
permanentemente sobre todas
las actividades o sobre las reas
estratgicas,
crticas
o
excepcionales
Control peridico: aplicado
de manera espordica cada
cierto
tiempo
segn
conveniencia,
indicios
o
requerimientos de informacin.

TIPOS DE CONTROL SEGN EL

ELEMENTO QUE LO REALIZA
Control

interno:
cuando es efectuado por
los
propios
gerentes(previo
y
concurrente) o por un
rgano especializado de
la
propia
empresa
(Auditora Interna)
Control
externo:
cuando es ejercido por
elementos externos a la
empresa .

TIPOS DE CONTROL POR SU FORMA DE OPERAR

Control

sobre
resultados
(Open
control): es aquel que aplica al final de cada
perodo prefijado sea cuando se haya vista
ya si los resultados obtenidos no alcanzaron,
igualaron, superaron o se apartaron de lo
esperado.
Control automtico(feedback control):
se realiza en forma constante con el apoyo
de la retroalimentacin de las informaciones
que resultan del mismo y utilizarlas para
que la accin correctiva se inicie en forma
automtica: NO hay resultados para poner
en marcha la accin correctiva, un
procedimiento previamente establecido va
corrigiendo la accin constantemente, con
base a la informacin sin detener la
actividad.

PROCEDIMIENTO DE CONTROL POR

SU FORMA DE OPERAR
Accin correctiva con
base a los datos de
control

Correccin
automtica

Objetivos
y estndares

Medicin de resultados
al final de un
perodo

Sistema de
retroalimentacin

Resultados distintos
a lo previsto

Resultados segn
lo previsto

NIVELES DE CONTROL ORGANIZACIONAL

Gerentes de nivel
corporativo

Gerentes a nivel de
divisin

Gerentes a nivel de
funcional

Gerentes de
primer nivel

DISEO DE UN SISTEMA DE CONTROL

Establecer estndares y
objetivos

Crear sistemas de medicin y monitoreo

Comparar el desempeo
real frente a los objetivos
establecidos
Evaluar el resultado
y emprender medidas
correctivas

ENFOQUES DE DISEO DE CONTROL

Control de mercado: Enfoque de diseo
de sistemas de control que pone nfasis en
el uso de mecanismos externos para
establecer los estndares utilizados en el
sistema de control.
Control burocrtico: Enfoque que pone
nfasis en la autoridad organizacional y
depende
de
reglas
administrativas,
reglamentos, procedimientos, polticas, la
estandarizacin de las actividades y otros
mecanismos administrativos para garantizar
que los empleados muestren los
comportamientos apropiados y satisfagan
los estndares de rendimiento.
Control de clan: Enfoque de diseo de
sistemas de control en el cual los
comportamientos de los empleados estn
regulados por valores compartidos, normas,
tradiciones, rituales, creencias y otros
aspectos de la cultura organizacional.

REQUISITOS DEL CONTROL

EFICIENTE
Debe reportar desviaciones: de una manera oportuna y
fidedigna a efectos de adoptar las medidas correctivas pertinentes.
Debe ser econmico: que los efectos de las medidas correctivas
deben reportar ventajas significativas en relacin al costo que
implica la identificacin de las mismos. El control debe justificar
su costo.
Debe ser comprensible: de tal manera que los responsables de la
ejecucin de las tareas comprendan la naturaleza y el sentido de sus
alcances.
Debe asegurar la accin correctiva: frente a una una situacin
dada que no se ajuste a los planes, debe conducir a la accin
correctiva
Debe ser objetivo: procurando que ste y sus normas sean
objetivos, exactos y evidenciables.

REQUISITOS DEL CONTROL EFICIENTE

Debe

ser flexible: los planes no se siempre se cumplen tal

como se les concibi, hay factores que hacen variar su
ejecucin, a cuyas circunstancias debe atener se o adecuarse
el control.
Debe ser proyectivo: orientarse constructivamente hacia
el futuro tanto para corregir, mejorar o evitar que se sigan
cometiendo errores como para prevenir posibles problemas
que puedan afectar la ejecucin de tareas u operaciones.
Debe concentrarse en los puntos crticos: actividad o
rea bsica en los cuales el administrador debe concentrar
su atencin
Debe reflejar la naturaleza de las actividades objeto de
control: efectundose en funcin de la estructura
organizativa de la empresa.

SISTEMA DE CONTROL EFICAZ

Criterios
mltiples

nfasis en las
excepciones

Localizacin
estratgica

Accin
correctiva
Precisin

Oportunidad

Sistema de
Control
eficaz

rios
e
t
i
r
C
bles
a
n
o
raz

Economa

Flex
ibili
d

Inteligibilidad

ad

INFORMES
El

informe: constituye la descripcin objetiva

acerca del anlisis de un hecho, de un problema
o de una investigacin, facilitando la toma de
decisiones y orientando la labor administrativa.
Los informes se utilizan para emprender una
accin, establecer prioridad y estimular el
inters hacia una actividad..
Para que un informe sea til lo primero a tener
en cuenta es: quin lo va a leer? Y qu uso va
a tener?
Al elaborar un informe es necesario distinguir
sus partes:
-Ttulo, destinatario, autor, descripcin del
problema, objeto, descripcin y anlisis de los
hechos, conclusiones y recomendaciones,
decisiones y apoyo solicitado, firma del
responsable, fecha y lugar del informe

INFORMES

El

informe:

Es la descripcin objetiva acerca

del anlisis de un hecho, de un
problema o de una investigacin,
facilitando la toma de decisiones y
orientando la labor administrativa.

INFORMES
Los

informes se utilizan para

emprender una accin, establecer
prioridad y estimular el inters hacia
una actividad..
Para

que un informe sea til lo

primero a tener en cuenta es: quin
lo va a leer? Y qu uso va a tener?

INFORMES
Al

elaborar un informe
necesario distinguir sus partes:
Ttulo,

es

destinatario,
autor,
descripcin del problema, objeto,
descripcin y anlisis de los hechos,
conclusiones y recomendaciones,
decisiones y apoyo solicitado, firma
del responsable, fecha y lugar del
informe

CONTROL DE LA INFORMACIN
EL SISTEMA DE INFORMACIN GERENCIAL
Sistema que proporciona a la gerencia la informacin
que necesita, a intervalos peridicos
Se organizan
Los datos
como
desorganizados

Informacin Despus son

seleccionados
segn su
pertinencia
y
significacin
en

Informacin que
los gerentes
pueden utilizar

IMPLEMENTACIN DEL SISTEMA DE

INFORMACIN GERENCIAL
1. Ensayo del sistema antes
de instalarlo
2. Prepare a los usuarios con
la capacitacin apropiada
3. Est preparado para
encontrar resistencia
4. Haga que los usuarios
se involucren
5. Verifique la seguridad
6. Incluya revisiones
peridicas

EL DIAGNSTICO DE PRODUCTIVIDAD

1.

2.

El diagnstico de las limitaciones de las actividades

de la empresa puede realizarse mediante el anlisis
factorial. Este anlisis se desarrolla mediante:
Se divide la actividad entre sus factores
componentes. El grado de divisin depende de la
profundidad del anlisis que quiera hacerse.
Se elabora una escala que representa el grado de
satisfaccin de cada factor: a=Aceptable,1.00;
b=Limitado,0.50; c=Deficiente,0.25 y
d=Inexistente,0.00

EL DIAGNSTICO DE PRODUCTIVIDAD
Se evala el factor componente, examinando
la tendencia, direccin, exactitud y precisin
del indicador, para darle un grado de
satisfaccin, marcando la columna a , b c.
5. Se suma el nmero de anotaciones en cada
columna
6. Se calcula la eficiencia:
E= a(1)+b(0.5)+c(0.25)/n;
Se calcula la deficiencia :1-E
4.

EL DIAGNSTICO DE PRODUCTIVIDAD
A. AMBIENTE
1.
2.
3.
4.

Desarrollo tecnolgico
Desarrollo econmico
Tendencia econmica
Fuerza competitiva

x
x
x
x

Total

B. PRODUCTO

1.
2.
3.
4.

Fuerza competitiva
Rentabilidad del producto
Calidad del producto
Aceptacin del producto

Total

x
x
x
x
1

EL DIAGNSTICO DE PRODUCTIVIDAD
C. ESTRUCTURA FINANCIERA

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.

Capital de trabajo
Cartera
Cobranza
Punto de equilibrio
Poltica financiera
Independencia financiera
Liquidez
Autofinanciamiento
Dependencia bancaria
Movilidad del activo circulante
Rentabilidad de las inversiones

Total

x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
6

EL DIAGNSTICO DE PRODUCTIVIDAD
D. SUMINISTROS
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

a b c d

Nivel de inventarios
Inmovilizacin de inventarios
Movilidad de los inventarios
Importancia de los suministros
Rotacin de los materiales
Rotacin de los crditos pasivos
Plazo medio de los crditos pasivos

Total

x
x
x
x
x
x
x

EL DIAGNSTICO DE PRODUCTIVIDAD
E. FUERZA DE TRABAJO
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.

Horas-hombre trabajadas
Salario medio
Productividad del personal
Puntualidad y asiduidad
Seguridad del trabajo
Proporcin de los obreros
Proporcin de los salarios
Importancia de los salarios
Importancia de las prestaciones
Rotacin de la mano de obra
Horas de trabajo

Total

a b c d
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
4

EL DIAGNSTICO DE PRODUCTIVIDAD
F. MEDIOS DE PRODUCCIN
1.
2.
3.
4.
5.
6.

Productividad de los medios

Costo de mantenimiento
Eficiencia del mantenimiento
Intensidad de la inversin
Rentabilidad de la inversin
Grado de automatizacin

Total

a b c d
x
x
x
x
x
x

EL DIAGNSTICO DE PRODUCTIVIDAD
G. ACTIVIDAD PRODUCTORA

a b c d

1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.

Estabilidad de costos
Mano de obra
Tiempo productivo
Costo de preparacin
Costo de la ociosidad o paro
Nivel de los almacenes
Entrega de suministros
Gastos de fabricacin
Grado de transformacin
Grado de automatizacin
Capacidad productiva
Utilizacin de materiales
Eficiencia de la inspeccin

Total

x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
6

EL DIAGNSTICO DE PRODUCTIVIDAD
I. CONTABILIDAD Y ESTADISTICA
1.
2.
3.

a b c d

Oportunidad de la informacin
Costo del servicio
Carga de trabajo

x
x
x

Total

J. DIRECCIN

a b c d

1.
2.
3.
4.
5.
6.

x
x

Direccin
Velocidad
Rentabilidad de las ventas
Rentabilidad de la empresa
Rentabilidad de las aportaciones
Rentabilidad de la fuerza de trabajo

Total

x
x
x
x
3

CLCULO DE LA EFICIENCIA
A.
B.
C.
A.
B.
C.
D.
E.
F.
G.

Ambiente: E= 2+1(0.5)+1(0.25)/4= 0.69 Deficiencia= 0.31

Producto: E= 1+2(0.5)+1(0.25)/4=0.56 Deficiencia= 0.44
Estructura financiera: E=6+3(0.5)+2(0.25)/11= 0.73
Deficiencia = 0.27
Suministros:E= 0+3(0.5)+4(0.25)/7= 0.30 Deficiencia= 0.70
Fuerza de Trabajo: E=4+6(0.5)+1(0.25)/11 =0.66 Deficiencia=
0.34
Medios de produccin: E=2+4(0.5)/6= 0.67 Deficiencia=0.33
Actividad productora: E=6+5(0.5)+2(0.25)/13=0.69
Deficiencia=0.31
Mercadeo: E=7+4(0.5)/11= 0.82 Deficiencia= 0.18
Contabilidad: E=3(0.5)/3= 0.5 Deficiencia=0.5
Direccin: E=3+3(0.5)/6= 0.75 Deficiencia= 0.25
Eficiencia = 0.64 = 64%
Deficiencia= 0.36 = 36%