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DOCUMENTO
Informacin registrada, cualquiera
sea su forma o el medio utilizado
DOCUMENTO
DE
ARCHIVO:
Registro de informacin producida
o recibida en razn de sus
actividades o funciones
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Los documentos son

importantes porque:
Permiten la comunicacin humana.
Son un medio valioso de informacin.
Constituyen un medio probatorio ya que

aseguran la comprobacin de cualquier

actividad ya sea tcnica, econmica u
investigativa.
Dejan constancia por algn medio material
de las gestiones administrativas.
para
la
toma
decisiones
Sirven
administrativas
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Documento de Apoyo
Es aquel de carcter general (leyes, decretos,
resoluciones, manuales, instructivos, etc) que
por la informacin que contiene, incide en el
cumplimiento de funciones especficas de la
gestin administrativa. Pueden ser generados
en la misma institucin o proceder de otra, y
no
forman
parte
de
las
series
documentales de las oficinas.
No se transfieren al Archivo Central
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ELEMENTOS DE UN
DOCUMENTO DE ARCHIVO
Soporte:

hace relacin a la parte material o fsica

(papel, cinta, disco)

Tcnica:

medio que fija y transmite el contenido:

escritura, cdigos, signos.

Estructura:

hace referencia al formulario y a las

clusulas.
Por ejemplo en una carta, la estructura
corresponde a: fecha, destinatario, vocativo, asunto,
despedida, firma y cargo.

Contenido o asunto:
transmite el documento

mensaje o informacin que

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CARACTERES DE LOS
DOCUMENTOS
Externos:

clase, tipo, forma,

formato, cantidad

Internos:

Entidad
fecha y lugar de
contenido sustantivo
funcionales

productora,
produccin,
y orgenes

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CLASIFICACIN DE LOS
DOCUMENTOS DE ARCHIVO

Segn tipo documental

Por la tradicin documental o
forma de transmisin
Por el tipo de funcin a la que
sirven los documentos o por su
contenido
Por el mbito jurdico al que
pertenecen o por su autor,
fuente.
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Sustantivos

Facilitativos

Se derivan de las funciones

especficas de la entidad.
Ejemplo: Historias Clnicas,
Hojas
de
Vida
de
estudiantes,
Cartas
de
Navegacin, Expedientes
Judiciales, Proyectos vuelos
espaciales, Etc.

Son documentos comunes a

todas las instituciones.
Ejemplo:
Historias
laborales, Informes de
Gestin, Actas de reuniones
de trabajo, rdenes de pago,
nminas,
contratos,
convenios, Etc.

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CICLO VITAL DE LOS

DOCUMENTOS DE ARCHIVO
Primera edad:
Planificacin y tramitacin

Segunda edad:
vigencia y Plazo precaucional

Tercera edad:
Fase permanente o histrica
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VALORACIN

Permite determinar valores primarios

y secundarios de los documentos y su
permanencia en cada fase de archivo

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VALORACION
DOCUMENTAL
Consiste en determinar el valor
administrativo, legal,fiscal, contable
(valores primarios) y el valor histrico,
cientfico
o
cultural
(valores
secundarios) de los documentos con el
propsito de establecer su tiempo de
conservacin en el archivo de gestin ,
en el archivo central o su eliminacin o
conservacin permanente en el archivo
histrico
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Compilado por: Luce

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VALOR ADMINISTRATIVO
El que contiene un documento, una serie de
documentos o un grupo documental, para la entidad
productora, relacionado con el trmite o asunto que
motiv su creacin.
Este valor se encuentra en todos los documentos
producidos o recibidos en cualquier institucin u
organismo para responder a una necesidad
administrativa mientras dure su trmite y son
importantes por su utilidad referencial para la toma de
decisiones y la planeacin.
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VALOR JURIDICO
Aquel del que se derivan derechos u
obligaciones legales regulados por el
derecho comn.

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VALOR LEGAL
Aquel que tienen los documentos que sirven
de testimonio ante la ley.

VALOR FISCAL
Es la utilidad o aptitud que tienen los
documentos para el Tesoro o Hacienda
Pblica.
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VALOR CONTABLE
Es la utilidad o aptitud de los
documentos que soportan el conjunto de
cuentas, registros de los ingresos y
egresos
y
de
los
movimientos
econmicos de una entidad pblica o
privada

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VALORES SECUNDARIOS
Son aquellos que sirven de referencia para la
elaboracin o reconstruccin de cualquier actividad de
la administracin; como fuente primaria para la historia
y como testimonio de la memoria colectiva. Son el
Patrimonio Documental de la comunidad que los cre
y los utiliza.
Algunos documentos nacen con valores permanentes,
por las razones arriba citadas. Otros alcanzan estos
valores como resultado de la valoracin.
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Ley 594 de 2000. Ley General de Archivos

Uno o ms conjuntos de documentos, sea cual

sea su fecha, su forma y soporte material,
acumulados en un proceso natural por una
persona o institucin pblica o privada, en el
transcurso de su gestin, conservados
respetando su origen y orden, para servir como
testimonio e informacin para la persona o
institucin que los produjo, para los ciudadanos
o para servir de fuentes para la historia.

ORGANIZACIN DE
ARCHIVOS
El objeto esencial de los archivos
es de disponer de la documentacin
organizada, en tal forma que la
informacin
institucional
sea
recuperable para el uso de la
administracin en el servicio al
ciudadano y como fuente de la
historia
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Organizacin de los archivos

Importancia

Para la
Administraci
n:
Gestin y
Control
Para los
ciudadanos

Para la
ciencia,
la
investigacin

OBJETIVOS DE LOS
ARCHIVOS
Constituir un centro activo de documentacin e
informacin, a disposicin de toda la entidad.

Asegurar una perfecta conservacin de los

documentos del archivo

Satisfacer eficazmente las exigencias de

consulta de todas las oficinas y servicios de la
entidad.
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27

OBJETIVOS DE LOS
ARCHIVOS
Permitir una rpida localizacin de
los documentos

Preservar la histrica de la empresa

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FUNCIONES DEL ARCHIVO

Ser la memoria corporativa

Reunir ordenadamente los documentos
Asegurar
la
conservacin
de
la
informacin
Soportar la toma de decisiones
El archivo puede desarrollar funciones
de: oficina de investigacin, biblioteca,
hemeroteca u oficina de estadstica.

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CLASES DE ARCHIVOS
Segn

su
organizacin:
Centralizado, descentralizado
descentralizado con control
central y satlites

Segn su naturaleza: Pblicos

y privados

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Gustavo A. Trujillo M.

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 Segn su Jurisdiccin o Alcance:

Nacionales, distritales, departamentales,
municipales,
empresariales
o
institucionales, personales o familiares.

Segn su ciclo vital: Gestin, central o

intermedio e histrico

Segn su acceso: Pblicos y reservados

Segn su uso: Activo, semiactivo e
inactivo

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ARCHIVO
CENTRALIZADO
Toda la informacin de la empresa se haya reunida en
una sola oficina.

VENTAJAS:

Cuenta con personal especializado

Controla duplicidad de documentos
Economiza tiempo y espacio
Racionaliza la adquisicin de materiales y equipos
Responsabilidad centralizada
Facilita la unificacin del sistema de archivo

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ARCHIVO
DESCENTRALIZADO
Cada dependencia es responsable de
recibir,
despachar,
archivar
y
conservar la documentacin que le
compete,
bien
sea
recibida
o
producida.
Se presenta falta de control y se corren
riesgos de extravo de documentos.
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ARCHIVO
DESCENTRALIZADO CON
CONTROL CENTRAL
El trmite de
centralizado,
conservan
vigente.

la documentacin est
pero las dependencias
la
documentacin

Se cumple el ciclo vital de los

archivos.
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ARCHIVOS SATLITES
Conservan
informacin
tcnica,
muy especializada y de consulta
permanente que necesariamente
deben estar descentralzaidos

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35

ORGANIZACIN DE
DOCUMENTOS
Proceso archivstico que consiste en
el desarrollo de un conjunto de
acciones orientadas a:
Clasificar
Ordenar
Describir
Los documentos de una entidad.
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GESTIN EN EL ARCHIVO
Produccin o Recepcin:

cumplimiento de sus funciones.

En

el

Trmite: Es el momento donde se da la

constancia de recibido.

Distribucin: Estudio documental para

determinar
series,
subseries,
expedientes para futuras consultas.
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GESTIN EN EL ARCHIVO
Consulta: Derecho que tiene un
usuario, se debe llevar registros y
controles.

Retencin: Es el plazo en trminos

de tiempo que los documentos
deben permanecer en el archivo de
gestin o en el central.
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GESTIN EN EL ARCHIVO
Conservacin: Conjunto de medidas
para garantizar la integracin fsica de
los documentos, lo mismo que el
manejo de la informacin.

Disposicin Final: Se relaciona con

el estudio
documento.

de

los

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valores

del
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GESTIN EN EL ARCHIVO
Eliminacin:

La destruccin de los
documentos que haya administrativos, legal,
fiscal, tcnico, contable y que no represente
inters
para
la
historia,
cultura
o
investigacin.

Conservacin permanente: Se catalogan

documentos de conservacin permanente,
todos aquellos que informan sobre los
orgenes, la estructura, los objetivos, las
decisiones y otros de valor testimonial.
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PROCESOS TCNICOS DE
ARCHIVO
Seleccin

Ciclo vital de los documentos

Valores de los documentos
Tablas de retencin
Expurgo, descarte
Transferencia
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PROCESOS TCNICOS DE
ARCHIVO
Descripcin:

Inventarios
Guas
Catlogos
ndices
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PROCESOS TCNICOS DE
ARCHIVO
El servicio

Usuarios
Medios para la prestacin del servicio:
correo, fax, reprografa,
telecomunicaciones
Difusin
Capacitacin

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PROCESOS TCNICOS DE
ARCHIVO
Conservacin y preservacin:
Necesita apoyo de las Directivas
Creacin de documentos estrictamente
necesarios (Tcnica de diseo, control
del flujo documental para evitar
duplicaciones innecesarias o la creacin
de expedientes que se conviertan bien e
una suma desordenada de documentos
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NUEVAS TCNOLOGIAS EN
LOS ARCHIVOS

Microfilmacin
Archivos pticos
Correo Electrnico
Internet
Scanner
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PRINCIPIOS BASICOS DE
ARCHIVO
Principio de Procedencia:
Consiste en separar los documentos producidos
por una institucin u organismo de aquellos que
produce otra institucin u organismo, lo que
indica que no se pueden mezclar.
Es el proceso de clasificacin, la procedencia
(productor) permite identificar los creadores de
documentos, que bien pueden ser institucionales
(Fondos
documentales),
y
administrativos
(secciones y subsecciones documentales.

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PRINCIPIOS BASICOS DE
ARCHIVO
Principio de Orden original:
Se define como la ubicacin fsica de
los documentos dentro de un
expediente, respetando el orden
cronolgico en que se recibieron,
produjeron o tramitaron, con miras a
solucionar un asunto determinado.
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Noviembre 18
Octubre 25
Junio 02
Febrero 15
Enero 22

5
4

3
2

Bogot, enero22 de 20
Doctor
CARLOS CARRILLO
Presidente
FONDO NACIONAL DE

Respetado Doctor
Atyentamente
Con el fin
Padarjj
jhaf0

Carpeta No.__________Caja No.__________

SECRETARIA GENERAL
300.24 INFORMES
300.24.02 Informes de Actividades
Fechas Extremas: 1999-12-12 a 2000-12-12
Folios:
155

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Archivo Total: Concepto que hace referencia al

proceso integral de los documentos en su ciclo
vital .

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

Transferencias Primarias
Archivo de Gestin

Archivo Central

Transferencias secundarias

Archivo Histrico
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SISTEMA
SISTEMADE
DE ARCHIVOS
ARCHIVOS

Oficina
Oficina
de
deRecibo
Recibo
yydespacho
despachode
de
Correspondencia
Correspondencia

ARCHIVO CENTRAL

Archivos
Archivosde
de
Gestin
Gestin
OOde
deOficina
Oficina

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Comit
Comit
de
deArchivos
Archivos

Archivo
Archivo
Histrico
Histrico

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