Docente: Flix Alberto Atncar Quispe

PROCESOS TCNICOS ARCHIVSTICOS

PROCESOS TCNICOS ARCHIVSTICOS

ACOPIO
AC

acopiar
documentacin
archivos de
gestin

ORGANIZACIN
Clasificacin
Ordenacin
Signatura

DESCRIPCIN
Inventario

General
de
Fondos
Inventario
de
Transferencia
Inventario
de
Eliminacin

SELECCIN

CONSERVACIN

SERVICIOS

Identificar,
analizar y
evaluar las
series
documentales.
Separar los
documentos de
valor
permanente.

Mantener la
integridad
fsica de los
documentos.
AC contar con
ambiente
apropiado,
equipo, mobiliario
y materiales
necesarios

Certificacin
Consulta
Bsqueda
Prstamo
Exhibicin

BASE LEGAL

Decreto Ley N 19414, Ley de Defensa, Conservacin e Incremento del

Patrimonio Documental de la Nacin.
Decreto Supremo N 022-75-ED, Reglamento del Decreto Ley N 19414.
Decreto Legislativo N 120, Ley Orgnica del Archivo General de la
Nacin.
Decreto Supremo N 007-82-JUS, Reglamento de la Ley Orgnica del
Archivo General de la Nacin.
Resolucin Jefatural N 073-85/AGN-J, Normas Generales del Sistema
Nacional de Archivos.
Directiva N 005/86-AGN-DGAI, Normas para la Transferencia de
documentos en los Archivos Administrativos del Sector Pblico
Nacional, aprobada mediante Resolucin Jefatural N 173-86-AGN-J.
Ley N 25323, Ley del Sistema Nacional de Archivos.
Decreto Supremo N 008-92-JUS, Reglamento de la Ley N 25323, y su
modificatoria mediante Decreto Supremo N 005-93-JUS.
Ley N 28296, Ley General del Patrimonio Cultural de la Nacin.
Decreto Supremo N 011-2006-ED, Reglamento de la Ley N 28296.

ACOPIO

Procedimiento habitual de ingreso de

documentos de un archivo de gestin
mediante traslado de las fracciones de
series documentales, una vez que stas
han cumplido el plazo de permanencia
fijado por las normas establecidas en la
valoracin para cada una de las etapas del
ciclo vital de los documentos.

Programacin en el Plan Anual de

Archivos.
Solicitud de transferencia.
Remisin de inventarios.
Verificacin in situ del inventario de
transferencia.
Informe de conformidad.
Traslado de la documentacin.
Verificacin (muestreo).
Firma del Acta de transferencia.
Traslado y ubicacin.

IDENTIFICACIN

Descubre y define en cada documento:

Los organismos de donde proceden (Archivo General de la
Nacin).
La oficina donde se gestiona o produce (Direccin de
Archivos Pblicos).
La funcin que documentan (Transferencia documental).
La materia que contienen (Solicitud de transferencia del
fondo documental de ENACE en Liquidacin).
Y la fecha de emisin.

Un archivo desorganizado debe ser

primero identificado, antes de proceder a
su reorganizacin.

ORGANIZACIN
DOCUMENTAL

Proceso que mediante las etapas de

clasificacin, ordenamiento y signatura de
la documentacin, aplica las conclusiones
establecidas en la fase de identificacin a
la estructura de un fondo.

Clasificar

Ordenar

Signar

El mejor mtodo de organizacin de un

archivo es recrear o simplemente respetar
el orden originario que tuvieron o debieron
tener los papeles en cada una de las
oficinas productoras.
Es un mtodo objetivo (el resultado debe
ser el mismo).
Puede ser: Orgnico funcional, procesos y
sistmico.

Principio de procedencia.- Establece que los

documentos producidos por una institucin
u
organismo no deben mezclarse con los de otro.
Principio de orden original.- Establece que no se
debe alterar la organizacin dada a un fondo por una
unidad productora, cualquiera sea sta

 Es

juntar y separar grupos documentales

(segn el principio de procedencia).
Las bibliotecas se organizan por materia o
contenidos.
Mientras que los archivos se clasifican solo
por:
Fondos.
Series.
Expedientes (pieza documental).

 Establecer

dentro
expedientes
y
clasificados:

de
las
series,
documentos,
ya

Una secuencia natural (orden segn los momentos de

la gestin que los origin).
Alfabtica (expedientes personales o de materias).
Orden abierto.
Geogrfica (series y documentos referidos a ciudades o
barrios o calles).
Numrica (documentos contables, documentos de
correspondencia). El orden numrico es cerrado y no
permite interpolaciones ni prdidas.

Es asignar smbolos de codificacin.

Pueden ser letras o nmeros o la combinacin de ambos para
su identificacin. Dichos smbolos representan a los nombres o
ttulos facilitando su inmediata localizacin.
Ejemplo:
OFICINA CENTRAL DE SERVICIOS GENERALES
SEGE/03
ORDEN DE LA SERIE
SECCIN
GERENCIA DE PERSONAL
PERS/01

PRIMERA SERIE DE PERSONAL

SECCIN PERSONAL

El PCD es un documento de gestin

archivstica que establece las series
documentales que produce o recibe
una Entidad de la Administracin
Pblica, como resultado de su actividad
y que precisa el nmero de aos de
conservacin y periodos de retencin
en cada nivel de archivo, hasta su
transferencia al AGN o su eliminacin.

El PCD est conformado por:

Inventario de las Series Documentales.
Tabla General de Retencin de Documentos.
ndice alfabtico de las Series
Documentales.

El CED es el encargado de conducir el

proceso de formulacin del PCD.

SECCIN (O SUBSECCIN):

CDIGO: 7.2

RESPONSABLE : Arch. JORGE REVELO CABALLERO

ARCHIVOS PBLICOS
SERIE DOCUMENTAL
CDIG
O
7.2.1

REGLAS DE CONTROL
PERODO DE RETENCIN

NOMBRE DE LA SERIE O SUBSERIE

VALOR

A.G.A.P. A.C.

TOTAL
AOS

Documentacin sobre transferencia documental

10

20

30

Inventarios e ndices de las series de los fondos documentales que custodia

7.2.2.1 INVENTARIO DE FONDOS

Instrumentos de descripcin de los fondos documentales elaborados por la Direccin de

los fondos que custodia.

29

30

7.2.2.2 NDICES

ndices alfabticos de las series documentales de los diferentes fondos documentales

que la Direccin conserva.

29

30

7.2.3

Informes sobre documentacin que custodia, que han sido seleccionadas

29

30

11

7.2.2

TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS

ASUNTO O CONTENIDO

INSTRUMENTOS DESCRIPTIVOS

PROPUESTAS DE ELIMINACIN DNDAAI

7.2.4

PROGRAMACION DE ACTIVIDADES

Formularios que consignan las actividades programadas y metas cuantitativas ha

efectuarse en el ao, as como evaluacin y memoria

7.2.5

SERVICIOS ARCHIVISTICOS

7.2.5.1 CERTIFICACIONES

Formularios sobre expedicin de copias, donde se adjunta recibo de pagos

10

7.2.5.2 CONSTANCIAS

Copias de los recibos de pagos por concepto de expedicin de constancias y la

respectiva copia de la constancia otorgada al usuario.

10

7.2.5.3 CONSULTAS

Informes tcnicos emitidos sobre documentos que custodia Archivos Pblicos

7.2.5.4 BSQUEDAS

Formularios por bsqueda con recibo de pagos

10

7.2.5.5 EXHIBICIONES DOCUMENTALES

Copias de los recibos de pagos de los usuarios por defecto de exhibicin de

documentos.

10

7.2.5.6 PRSTAMOS DE DOCUMENTOS

Papeletas de atencin a los investigadores a travs de la Sala de investigacin.

7.2.6

Documentos informativos que comunican diversos asuntos de menor trascendencia

mediante oficios, cartas, informes, memorandos, etc.

CORRESPONDENCIA

Es un rgano designado por la ms alta

autoridad de la Entidad, para la formulacin
del PCD y evaluacin de los documentos a
conservar y/o eliminar.
Lo integran:
Un representante de la Alta Direccin, quien lo
presidir.
El Jefe de la OAJ o su representante.
El Jefe de la unidad Orgnica, cuya
documentacin es evaluada.
El Jefe del OAA, quien actuar como secretario

DESCRIPCIN

Describir es referir en bases de datos o en

libros tradicionales los contenidos y la
situacin exacta de los documentos de
archivo.

 Realizar

todas las tareas

anteriores de identificacin y
organizacin.
Permite
al archivero el
gobierno
intelectual
y
material
de
todos
los
documentos:
Saber
su
contenido, su existencia o
desaparicin y el lugar o
caja donde se hallan.

Son herramientas de trabajo

archivstico que nos facilitan
las tareas de ubicacin,
valoracin, conservacin y
servicio. Pueden ser:
Guas.
Inventarios.
Catlogos.
ndices.
Censos.

Los inventarios son relaciones de signaturas

topogrficas, contenidos, accesibilidad y
fechas de todas las unidades archivsticas
de instalacin.

 Sirven

para testimoniar la existencia o

ausencia de una caja o expediente.
Para facilitar los recuentos peridicos y
reglamentarios.
Garantizan el orden de los documentos en
caso de un eventual desorden.
Facilitan las bsqueda de un documento.

Inventarios
de
registro (a nivel de
serie

transferencia
o
eliminacin).
Inventarios
analticos (a nivel
de expediente o
pieza documental).

SELECCIN DOCUMENTAL

Actualmente el Consejo Internacional de

archivos en diversos foros internacionales
(FIED) ha discutido el concepto y definicin
del proceso de seleccin documental,
dejando atrs este ltimo y reemplazndolo
por el de evaluacin documental, que
englobara las actividades de identificacin,
valoracin y seleccin.

Fase del tratamiento archivstico que

consiste en analizar y determinar los
valores primarios y secundarios de las
series documentales, fijando los plazos de
transferencia, acceso, y conservacin o
eliminacin total o parcial.

El valor temporal o permanente de la

documentacin
segn
los
siguientes
criterios:
oAdministrativa

(memoria de la administracin).
oJurdica (justificacin de derechos y obligaciones).
oFiscal (obligaciones con el fisco, tributarias y de
control).
oInformativa (informacin al ciudadano).
oHistrica (informacin sobre el pasado remoto).

 La

accesibilidad o el secreto e intimidad

de los documentos.
La conservacin o en la destruccin.

Es un rgano designado por la ms alta

autoridad de la Entidad, para la formulacin
del PCD y evaluacin de los documentos a
conservar y/o eliminar.
Lo integran:
Un representante de la Alta Direccin, quien lo
presidir.
El Jefe de la OAJ o su representante.
El Jefe de la unidad Orgnica, cuya
documentacin es evaluada.
El Jefe del OAA, quien actuar como secretario

Operacin intelectual y material de

localizacin de las fracciones de serie que
han de ser eliminadas o conservadas en
virtud de los plazos establecidos en el
proceso de valoracin.

Identificacin de series que han perdido su

vigencia temporal.
Elaboracin de inventario de eliminacin.
Preparacin de muestras documentales.
Elaboracin de informe de eliminacin.
En el caso de no contar con PCD, se determinar
la procedencia en una sesin del CED (firma de
Acta).
Remisin de informe al AGN o AR.
AGN o AR (en sus instancia de CTNA o CTRA)
determinar si procede o no.

CONSERVACIN

Conjunto
de
procedimientos y medidas
destinadas a asegurar, por
una parte, la preservacin
o prevencin de posibles
alteraciones fsicas en los
documentos, y, por otra, la
restauracin
de
stos
cuando la alteracin se ha
producido (DTA-MCE).

Cuando mantiene tanto su aspecto corpreo

(fsico), as como su capacidad para transmitir la
informacin que contiene (intelectual), o sea su
funcionalidad. Por lo tanto, si un documento
conserva su integridad fsica, pero ha perdido o se
ve amenazada su capacidad para transmitir
informacin, no podr considerarse que est en
buen estado. Lo mismo si se da lo contrario; es
decir, que su composicin fsica sea frgil pese a
que su contenido original puede ser fcilmente
transmitido.

Son todas aquellas medidas que se

toman para prevenir el deterioro en la
documentacin.
Por
tanto,
la
preservacin se anticipa al dao que
puede sufrir el documento por
factores o mecanismos que propician
su alteracin o deterioro, cuya
mayora son de carcter extrnseco, o
sea que se ciernen en el medio que
rodea al documento. En consecuencia,
la preservacin busca eliminar el dao
ocasionable, no el ocasionado.

1. Propiciar un medio ambiente idneo a las

necesidades de permanencia y durabilidad
de los documentos. Para ello, es necesario
conocer:
a) la composicin fsica y qumica de los
documentos almacenados en las rea de
depsito, as como sus reacciones ante
factores y mecanismos de alteracin;
b) las causas potenciales de su deterioro.

2. Establecer polticas racionales de

facilitacin del acervo documental, con el
objeto de proteger los documentos de la
excesiva manipulacin. Para ello, se
recomienda:
a)
Seleccionar los documentos ms
valiosos y representativos de todo el acervo
documental y hacer una rplica o copia de
ellos para salvaguardar los originales
(digitalizacin).

Son todas aquellas tareas que tienen por fin,

intervenir directamente el documento con el objeto de
devolverle
su
integridad
fsica,
aunque
no
precisamente original. En vista de que la intervencin
se lleva a cabo sobre el soporte del documento, la
persona responsable de hacer el trabajo debe tener el
cuidado de respetar tanto su valor fsico como el valor
funcional (intelectual). Por ende, el tratamiento que se
le d al documento (paso que en el mejor de los casos
debe evitarse) entraa cuidados especiales para no
alterar su composicin estructural y la informacin
consignada en l. Es, por tanto, un compromiso tico
e histrico.

LA RESTAURACIN ES EL RESULTADO DE LA
INEFICACIA O AUSENCIA DE POLTICAS Y
PROGRAMAS
DE
CONSERVACIN
PREVENTIVA (Caldern Delgado).

1. INTRNSECAS
Son las que se encuentran en la propia naturaleza
de las materias primas del papel, o bien en los
componentes que se agregan en su proceso de
fabricacin. Pueden ser:
Oxidacin (Influencia de elementos metlicos,
por ejemplo, tinta ferroglica).
Acidez (PH) (prdida gradual de reserva de
agua alcalinidad- del papel).

2. EXTRNSECAS
Son todos aquellos factores externos que alteran
el medio ocasionando reacciones mediatas o
inmediatas en los documentos. Son:
Fsicas (luz, humedad, temperatura).
Qumicas (presencia de elementos qumicos en el
ambiente; manipulacin; oxidacin por clips, grapas,
etc.).
Biolgicas (agentes que producen deterioro: el hombre
mismo, hasta los roedores, insectos, hongos y bacterias).
Mecnicas (condiciones de almacenamiento).

SERVICIOS
ARCHIVSTICOS

 Del latn servitum

Servicio define la accin y efecto de servir

(RAE).

Mrito que se adquiere sirviendo al Estado o

a otra entidad o persona (RAE).

Es una obra, una realizacin o un acto que es

esencialmente intangible. Su creacin puede
o no estar relacionada con un producto fsico.

Las actividades que supone el suministro de

informacin acerca o procedente de los
fondos, incluyendo el hacer que los fondos
estn disponibles en las salas de atencin o
en el ciberespacio, a los usuarios en
general.

Si la finalidad ltima de cualquier archivo

es la facilitacin de la informacin para los
fines ms diversos, una de las actuaciones
que deben poner mayor atencin los
archiveros es potenciar la apertura de los
archivos al mayor nmero de personas y
por ende, a la sociedad en general.

SERVICIO ARCHIVSTICO

Ciudadanos

Instituciones

USUARIOS

La persona u organizacin que hace uso de

su derecho para tener acceso a la
documentacin e informacin, con las
limitaciones determinadas por el grado de
accesibilidad de los documentos.

(Fuente: Vctor Arvalo, 1998: 233)

1. Interno: aquellos que forman parte de la

organizacin y que requieren informacin
para efectos de la gestin institucional.

2. Externos: la sociedad civil en general

(personas u organizaciones).

3. Potencial: aquellos que en algn

momento pueden hacer uso de los servicios
del archivo.

Bsqueda.
Consulta (lectura en Sala, por telfono, va
electrnica etc.).
Prstamo.
Expedicin de copias (simples o certificadas).
Constancias.
Otras: Restauracin de documentos,
reprografa (digital, facsmil), custodia,
asistencia o asesora tcnica, transcripcin
paleogrfica, etc.

GRACIAS POR SU
ATENCIN
Direccin Nacional de Desarrollo
Archivstico Y Archivo Intermedio
Archivo General de la Nacin del Per
Jr. Manuel Cuadros S/N Palacio de
Justicia
07/06/2013

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