1.

DOCUMENTOS MERCANTILES DE
COMPRA Y VENTA
1.1.
1.2.
1.3.
1.4.
1.5.
1.6.
1.7.

NOTA O PROPUESTA DE PEDIDO

LOS CONTRATOS
NOTA DE ENTREGA O ALBARN
LA FACTURA.
EL IVA
NOTA DE ABONO
NOTA DE GASTOS

OBJETIVOS

Aprender a reconocer la tipologa, funciones y finalidad

de cada documento.
Saber rellenar, tramitar y resolver supuestos prcticos
de los mismos.
Reconocer las funciones de las distintas copias de
documentos y el metalenguaje de sus colores.
Diferenciar los datos esenciales de los superfluos en el
contenido de los documentos.
Saber tramitar la expedicin, registro, conservacin...
atendiendo al periodo de validez temporal.
Entender, para saber aplicar, los supuestos especiales.
Interrelacionar el contenido mercantil con el de la
correspondencia comercial.
Saber rectificar facturas.
Aprender a llevar los libros de registro.

Diferenciar las operaciones exentas de las no sujetas a

IVA.
Aplicar y calcular el sujeto pasivo, la base imponible a
las facturas.
Tramitar los distintos tipos impositivos de IVA al que se
someten los artculos.
Deducir el recargo de equivalencia y resolver los tipos
impositivos que se aplican sobre el mismo.
Guiarse en la casustica de los distintos documentos:
cules, cmo, quin, cundo
Cumplimentar las diferentes propuestas de pedido,
albarn, factura, notas
Confeccionar las distintas rdenes de facturas.
Diferenciar modalidades de facturas.
Disear documentos que se adapten a las necesidades
especficas de las empresas.
Dominar el clculo mercantil.

INTRODUCCIN

EL CICLO DE EXPLOTACIN

El denominado ciclo de explotacin consiste en la sucesin

de fases que se inicia con la inversin, es decir, la
obtencin de las materias primas y de otros
aprovisionamientos necesarios en la actividad,
incluyndose el factor trabajo (la presencia de
empleados).
Una segunda fase se sigue con la combinacin de aquellos
factores productivos y que suele ser la fabricacin de
los productos objeto de la actividad de la empresa.
Esta produccin, dependiendo de la poltica del
empresario o de las circunstancias del mercado, puede
estar dirigida a general un stock (artculos en espera de
ser vendidos), o bien, obedece a la necesidad de fabricar
para atender un pedido concreto (producir contra
pedido)

La tercera fase es la comercial, en la que se realizan todas

las operaciones relativas a la venta de productos. Se
responde a un pedido efectuado por un cliente envindole
la mercanca solicitada y se le factura (se le dice lo que
debe mediante un documento formal)
El ciclo se cierra con la fase de financiacin, consistente en el
cobro de las ventas. A continuacin, parte de los frutos de
la venta se destinan a la adquisicin de materias primas y
de otros factores (salarios de los trabajadores, suministro
elctrico) inicindose de nuevo el ciclo con la fase de
inversin. Y as sucesivamente durante toda la vida de la
empresa.
-

EL PROCESO COMERCIAL

Se inicia cuando un cliente necesita obtener informacin sobre

un servicio o mercanca que desea adquirir.

Solicitar esta informacin, as como presupuestos a

distintos proveedores conociendo de esta forma, los
distintos precios y condiciones de cada uno de ellos.
Una vez elegido el proveedor, se formula el pedido,
punto principal a partir del cual gira toda la operacin
comercial.
Esta operacin comercial debe ajustarse a las condiciones
previamente establecidas en el presupuesto y en el
propio pedido, cerrndose el proceso una vez que el
cliente ha recibido la mercanca con la correspondiente
factura y la abona, bien en efectivo, bien en forma
aplazada a travs de letras de cambio.
Ahora bien, si una vez efectuado el pedido ste no se
ajusta a las condiciones pactadas, el cliente podr
realizar las oportunas reclamaciones e incluso, devolver
la mercanca.

FUENTES EMPRESARIALES DE INFORMACIN

COMERCIAL

La actividad comercial de los empresarios no slo consiste

en vender productos, sino tambin en adquirir
materiales para luego revenderlos o transformarlos en
otros diferentes (caso de materias primas, elementos
incorporables) Tanto en el caso de pretender una
venta, como en el de una compra, se necesita cierta
informacin.
Cunado un empresario necesita un artculo, o que le
presten un servicio, deber averiguar qu empresas lo
ofrecen. Localizadas, se incluyen en un listado (BD) con
su nombre, actividad, direccin, n de telfono, fax, email
El siguiente paso ser conocer las caractersticas de sus
productos y sus precios para saber si le interesan. La
forma de obtener esa informacin es a partir de la
peticin de catlogos y presupuestos.

Los catlogos contienen informacin precisa sobre cada

producto: descripcin, cdigo, precio unitario,
descuento del producto, tipo de IVA aplicable,
caractersticas fsicas y tcnicas.
En un presupuesto, el fabricante o comerciante indica lo
que le costara la adquisicin de un bien o servicio.
Tambin incluye informacin acerca del plazo de
entrega, gastos adicionales (como el de transporte)
vigencia del propio presupuesto
Si los productos y condiciones resultan de inters, se abre
una ficha de proveedor con todos los datos de la
empresa (en la BD hecha), aadiendo el nombre de la
persona de contacto, los productos de inters, plazo de
compromiso en la entrega desde la recepcin del
pedido, forma de cobro
Para cada producto que interese, se abrir una ficha de
artculo conteniendo todos los datos necesarios.

Por otra parte, tambin se deben registrar en fichas de

clientes los datos de aquellos que deseen adquirir los
productos de la empresa.

EL PROCESO DE LA COMPRA-VENTA

La compra no finaliza hasta que la mercanca es recibida

por el cliente, inspeccionada y pagada.
El proceso de compra se caracteriza por las siguientes
operaciones:
-

Emisin y seguimiento del pedido.

Recepcin e inspeccin de la mercanca recibida. El

proveedor entrega la mercanca con el correspondiente
albarn y el departamento responsable comprueba que
el envo cumple las condiciones pactadas (sobre todo
relativo a calidad y cantidad).

Comprobacin de la factura. La empresa, cuando recibe la

factura del proveedor la conforma, comprobando que se ajusta
a lo indicado en el pedido y en el albarn de entrega.
Pago de la factura al proveedor.

PROCESO ADMINISTRATIVO DE LA COMPRA

Empresa
colaboradora
Emisin del pedido

Documento
de soporte
Pedido

Empresa
vendedora
Aceptacin del pedido

Seguimiento del pedido

Recepcin e inspeccin del pedido
Conformidad de la factura
Pago de la factura

Albarn

Expedicin de la mercanca

Factura

Realizacin de la factura

Documento
de pago

Conformidad del cobro

Cada operacin con el documento y rea funcional

correspondiente.
3. Albarn duplicado
4. Albarn (firmado)

EMPRESA
CLIENTE

1. Nota
de pedido

SECC. VENTAS

2. Orden
de
expedicin

ALMACN
DE VENTAS

5. Factura
5. Factura

ARCHIVO

6. Factura

CONTABILIDAD

reas funcionales que tambin intervendran en el

supuesto de que nuestro almacn no contara con los
artculos demandados por nuestro cliente:
4. Pedido de compra

PROVEEDORA

3. Orden de compra

SECCIN DE
COMPRAS

2. Solicitud de
piezas
1. Orden de fabricacin

ALMACN DE
COMPRAS

FBRICA
ALMACN
DE VENTAS

EMPRESA

7. Parte de fabricacin

5. Albarn de compra

6. Parte de salida

1.1. NOTA O PROPUESTA DE

PEDIDO
Es el impreso que inicia el proceso de compra-venta, cuando
una empresa detecta a necesidad de artculos. Existen
distintas clases de pedidos segn el procedimiento en que
stos se realicen:
Por telfono.
Para confirmar la llamada telefnica se debe redactar una
carta o cumplimentarse un impreso, enviando el original al
proveedor, y reservndonos copias que se archivarn para
contrastar y comprobar al recibo de las mercancas.
Por fax.
Permite establecer una relacin formal con el cliente. Suele
tambin ir precedida o pospuesta de una llamada
telefnica. En el papel del fax queda reflejado el detalle de
la mercanca, las condiciones de compra...

 Por carta. Se utiliza la carta comercial en cualquiera de sus

modelos. Se harn tantas copias como la empresa
compradora vea conveniente; dos copias como mnimo;
una para el proveedor y otra para archivar. Este
procedimiento cuenta con el inconveniente de su lentitud.
Por impreso: como pedido de la empresa compradora a la
vendedora. En el primer caso, cuando existe ya una
relacin comercial. Y en el segundo, a travs de
representantes comerciales. La nota contendr todos los
datos necesarios para facilitar al mximo las relaciones de
compraventa.
Por medio de agente comercial o representante,
siendo ste el que cumplimentar el pedido y lo notifique a
la seccin de ventas.
Los vendedores suelen llevar un libro de pedidos para facilitar
la trascripcin de los pedidos de sus clientes.

El pedido puede realizarse tanto mediante un impreso de

la empresa compradora como mediante impreso de la
empresa vendedora. En el primer caso, el comprador
redacto la carta a su manera aunque debe contener en
ella el detalle completo de las mercancas que se piden,
su precio, descuentos, condiciones de pago y forma de
envo, pudiendo contener otros detalles relativos a
embalaje...
Si la empresa realiza sus ventas a travs de
representantes o viajantes, suministran a stos unos
talones para recoger los pedidos de los clientes; al
quedar condicionado el pedido propuesto por el agente
a la aceptacin de la empresa, se les denomina
Propuesta de Pedido. Se suelen extender por triplicado,
quedando un ejemplar en poder del cliente, otro para el
agente y el tercero se enva a la empresa vendedora. El
cliente debe firmar el original que se enva al vendedor.

Los pedidos pueden o no estar valorados. Los formatos de

pedido deben considerarse firmes y formalizados si ambas
partes estn de acuerdo, o bien son propuestas de pedido
hasta que comprador y vendedor estn conformes con las
condiciones.
Respecto a las copias del pedido: el original es para el
proveedor o cliente; una copia se archiva junto al albarn y
factura; otra copia para el departamento de contabilidad.
Se emiten tantas copias como la empresa estime
conveniente.
Datos de un pedido
Un pedido, normalmente, debe contener los siguientes datos:
- Membrete del vendedor: identificacin de la empresa, NIF,
localidad, distrito postal, telfono...
- Nombre del destinatario: NIF, identificacin...
- Nmero de orden: correlativo a los anteriores.
- Referencia: con un nmero o con letras que lo identifiquen.

- Fecha de expedicin: da, mes y ao en que se efecta el

pedido.
- Direccin de entrega de la mercanca.
- Plazo de entrega: puede constar una fecha o un intervalo
de fechas.
- Relacin de artculos solicitados.
- Precios unitarios, importes totales y parciales.
- Condiciones y formas de pago.
- Condiciones de embalajes, portes, seguros...
- Otras condiciones especiales.
- Nombre del intermediario o agente comercial.
- Referencia a la forma en que se solicit el pedido.
- Forma de transporte.
- Tipos de portes.
- Firma de la persona capacitada para ello.

1.2. LOS CONTRATOS

El acuerdo con el proveedor sobre las condiciones de la compra
se formaliza en el pedido u orden de compra. En ocasiones,
cuando el suministro de materiales se realiza de forma
regular mediante un determinado periodo de tiempo o
cuando as lo requiere una de las partes, la operacin de
compra se formaliza con un contrato entre el proveedor y el
comprador. Ambos documentos son contratos de
compraventa.
El contrato es el acuerdo mediante el cual dos o ms personas
se obligan a dar, hacer o no hacer alguna cosa o prestar
algn servicio.
Los requisitos esenciales de todo contrato son: el
consentimiento, el objeto y la causa.
El consentimiento. Los contratos son origen de derechos
y obligaciones; por ello, las partes han de dar su
consentimiento, que ha de ser libremente expresado, sin
violencia y sin mediar error.

 El objeto del contrato. Puede ser de naturaleza muy

variada, pues lo mismo puede recaer sobre cosas o bienes
muebles que sobre cosas inmuebles o servicios.
La causa del contrato. Se presupone siempre y no es
necesaria expresarla en el mismo. La causa de los
contratos mercantiles es la obtencin de lucro o beneficio.
TIPOS DE CONTRATOS
Los contratos pueden clasificarse segn su forma, su objeto y
su naturaleza mercantil o civil.

Por su forma.
Son contratos verbales los que se hacen de palabra escritos
los que se hacen mediante determinados documentos. Los
escritos, a su vez, se dividen en privados y pblicos. Los
primeros se realizan directamente entre los contratantes,
mientras que los segundos se hacen con intervencin de un
notario o agente mediador oficial.

 Por su objeto. Los contratos pueden se de prstamos,

de compraventa, de transporte, etc.
Por su naturaleza. Son contratos mercantiles los que
recaen sobre operaciones o actos de comercio y
cuentan con la presencia de un comerciante en una de
las partes, mientras que los dems son civiles.
- EL CONTRATO DE COMPRA-VENTA
El contrato de compra-venta es un contrato en virtud de la
cual una persona, llamada vendedor, se obliga a
entregar a otra persona, llamada comprador, una cosa
determinada, percibiendo su precio como
compensacin.
La compra-venta es mercantil cuando el objeto comprado
es un bien mueble, que es adquirido para revenderlo
bien en la forma que se compr bien en otra diferente,
con nimo de lucrarse en esa reventa.

Todo acto de compraventa origina unas obligaciones y

derechos para ambas partes que, fundamentalmente,
pueden resumirse en dos:
El vendedor. Se obliga a entregar la mercanca en las
condiciones acordadas de precio, calidad, plazo y lugar y,
en contrapartida, percibir el importe correspondiente en la
forma, fecha y plazo igualmente acordados.
Adems de la entrega del bien, el vendedor responde tambin
del saneamiento de los defectos de aquellos que ha
vendido. Estos defectos pueden ser de carcter jurdico
(como puede ser el caso de vender algo que se encuentra
pendiente de juicio y que obtenida la sentencia, sta
condena al vendedor a que la devuelva a su legtimo
propietario). El vendedor, con la venta, asegura al
comprador el goce pacfico de lo vendido, lo que significa
que este ltimo no ser perturbado por defectos de
carcter jurdico.

Los defectos pueden ser tambin de carcter estructural o

funcional (defectos fsicos). Es decir, el producto no rene
las caractersticas que de l se esperaban, por ser
defectuosos o no poseer la calidad acordada. Tambin se
consideran defectos la entrega de menos unidades
pactadas.
El comprador. Se obliga a recibir y pagar la mercanca en
el momento y lugar estipulado.
La obligacin de pago en la compraventa mercantil no es
exigible hasta que la mercanca se encuentra a disposicin
del comprador y a satisfaccin del mismo; por otro lado, la
deuda no se extingue hasta que sta es efectivamente
pagada. El retraso en el pago pone al comprador en la
obligacin de pagar in inters legal por la cantidad
adeudada.
El comprador slo puede negarse a recibir la cosa comprada
cuando sta tenga defectos de cantidad y/o calidad o
cuando el vendedor pretenda entregarla una vez
transcurrido el plazo de entrega.

Desde el momento en que se recibe la mercanca, el

comprador dispone de 4 das para formular la reclamacin y
exigir la responsabilidad por los defectos, si estos son
manifiestos, y de 30, si son defectos internos u ocultos.

Algunos contratos especiales de compraventa

En el contrato de compra-venta puede darse cierta

especialidad, impuesta por la exigencias del trfico
econmico. Estas especialidades se originan por el
consentimiento del comprador o vendedor; la naturaleza y
continuidad de la entrega de las cosas vendidas; por las
modalidades de pago, y por el lugar de entrega de las
mercancas.
Segn la continuidad de la entrega de las cosas
vendidas.
Contrato de suministro. El vendedor se obliga con el
comprador a realizar en el tiempo acordado una serie de
prestaciones o entregas peridicas y continuas, contra el
pago de su precio en forma unitaria o por cada entrega.

Segn el consentimiento del comprador o del

vendedor
Venta sobre muestras. La aceptacin depende de que
la mercanca entregada se ajuste exactamente a las
muestras exhibidas.
Venta a prueba. El comprador adquiere un bien,
posponiendo su aceptacin definitiva al resultado de
una prueba o ensayo.
Venta salvo aprobacin. La aceptacin no se formulo
hasta que, recibida la mercanca y examinada, el
comprador decide libremente aceptarla o rehusarla.
Venta salvo confirmacin. El vendedor es quien debe
aprobar la venta o sus condiciones, como puede ser las
ventas gestionadas por los representantes de comercio.
En ltima instancia, es la empresa a la que representas
la que debe aprobar dichas ventas.

Segn el lugar donde debe ser entregada la

mercanca

Normalmente, el vendedor debe entregar la mercanca en

su propio establecimiento, corriendo el comprador con
los gastos de transporte hasta su punto de destino. No
obstante, hay otras modalidades:
a) Las compraventas de plaza a plaza. El vendedor se
obliga a remitir o transportar la mercanca hasta un
lugar determinado. De esta forma, el vendedor puede
comprometerse a:
Contratar el transporte y entregar la mercanca al
transportista en el lugar en que se encuentran. La
mercanca se entiende entregada en el momento de la
facturacin o de la recepcin por el transportista. El
riesgo es del vendedor, su la mercanca es a portes
pagados, y del comprador, si es a portes debidos.
Transportar la mercanca hasta un lugar determinado.

 Transportar la mercanca a un lugar determinado y

pagar, por cuenta del comprador, el importe de la prima
del seguro de transporte y el flete (si es un transporte
martimo). La entrega se entiende realizada en el lugar
de embarque y, por tanto, los riesgos a partir de ah son
del comprador.
b) Los incoterms. Son las clusulas internacionales del
contrato de compra-venta, cuyo conocimiento permite a
los contratantes saber el alcance de sus respectivas
obligaciones.
De este modo y en funcin del incoterm escogido, tanto el
comprador como el vendedor conocen con exactitud a
partir de qu punto y momento cada uno es
responsable de la mercanca y de los costes que debe
asumir.

EL CONTRATO DE LEASING
La compra de bienes de inversin difiere bastante de la de
las mercancas. Son compras no repetitivas que, a
menudo, suponen un gran desembolso de dinero y
requieren de un estudio profundo sobre su forma de
financiacin. En muchas ocasiones, son departamentos
distintos al de compras los que realizan su adquisicin.
El leasing permite disponer de equipos adecuados sin
realizar importantes desembolsos iniciales de dinero,
que pueden destinarse a otras finalidades.
El contrato de leasing es una operacin de financiacin a
medio o largo plazo. La empresa que quiere adquirir
uno de estos bienes contrata con un intermediario
financiero para que adquiera el bien, con el fin de
cederle su uso mediante el pago de un canon peridico
y con la opcin de compra por un valor, una vez
finalizado el plazo pactado. Es un arrendamiento con
opcin de compra.

1.3. NOTA DE ENTREGA O

ALBARN
Es el documento que acompaa y acredita la entrega de
una mercanca. Lo emite la empresa vendedora en el
momento de la salida de los gneros de su almacn.
De este impreso se realizan varias copias de diferentes
colores: una se la queda el vendedor; el comprador se
quedar con dos o ms copias, una de las cuales debe
devolver firmada tras comprobar que la mercanca
recibida es la que figura en el albarn y en la copia del
pedido. Si est de acuerdo firmar recib en el
original. En caso de que la mercanca no sea conforme,
podr devolverla o rectificar la nota de entrega.
Los albaranes pueden o no estar valorados, esto es, segn
se confeccionen con el clculo del importe o
simplemente detallando el precio unitario, aunque son
siempre gua de la confeccin de las facturas.

Existen muchos modelos de albaranes, dependiendo de las

mercancas y tipos de empresa pero ha de contener los
siguientes datos:
- Nombre y direccin del vendedor: membrete con el nombre,
razn social, NIF, DNI, domicilio, tlef, mail, web...
- Nombre y direccin del comprador: NIF, cdigo postal,
tlef...
- Lugar de entrega.
- Nmero de albarn, correlativo.
- Nmero de pedido a que corresponde.
- Fecha de envo.
- Fecha de entrega.
- Descripcin de la mercanca: referencia, nmero de
unidades, precio unitario...
- Nmero de cliente.
- Medio de transporte: tipos de porte.
- Cumplimentacin del conforme de la entrega (firma y cargo
de quien la recibe, hora y fecha).

1.4. LA FACTURA. LA
FORMALIZACIN DE LA VENTA

UTILIDAD Y REQUISITOS

Es el documento que acredita legalmente una

operacin de compraventa, reflejando el
importe total de la prestacin de servicios. En
ella se refieren detalladamente los artculos
que el proveedor enva al comerciante o los
que el comerciante entrega al cliente.
Las facturas se elaboran con los datos del pedido
y del albarn. La obligacin de expedir y
entregar facturas est regulada muy
rigurosamente

 Formas de la factura.
Se han de cumplimentar en impresos segn el artculo 156. 1
de la Ley de 2 de agosto, sobre e! valor aadido, y que
cumplan el Real Decreto 2402/1985 BOE del 30 de
diciembre, por el que debern expedir facturas empresarios
y profesionales por las operaciones que realicen debiendo
conservar copia de las mismas.
Requisitos de la factura.
La factura y sus copias o matrices, segn el artculo 157 de la
Ley 30/1985 y el artculo 3.1 de Real Decreto 2.402/1985,
deben contener los siguientes datos o requisitos:
Nmero y serie de la factura. Numeracin correlativa
aunque pueden definirse series distintas.
Nombre, apellidos, razn social, NIF o DNI , direccin
completo del expedidor.
Nombre, apellidos, razn social, NIF o DN! y direccin
completo del destinatario.

Importe bruto de la operacin,

Gastos de portes, seguros.., si la facturacin es conjunta
Importe neto.
Descripcin de la operacin, detallando cantidades, precios
unitarios e importes.
Tipo de IVA y cuota.
Bases imponibles a los distintos tipos tributarios.
Recargo de Equivalencia aplicable a los minoristas y cuota.
Lugar y fecha de emisin.
Referencia del albarn con el que est relacionada.
Nmero de cliente.
Porcentaje del descuento comercial.
Importe del descuento comercial
Porcentaje de! descuento por pronto pago.
Importe del descuento por pronto pago
Total de la factura.

 Expedicin.
No es preciso expedir factura si el destinatario no exige su
entrega para poder practicar minoraciones o deducciones
en la base o en la cuota de aquellos tributos de los que es
sujeto pasivo
Emisin de facturas:
En el momento de realizarse la operacin.
Cuando el destinatario sea empresario o profesional dentro
del plazo de 30 das desde dicho momento o del ltimo da
del perodo del mes.
Cuando se incluyan en una sola factura las operaciones
realizadas a un mismo destinatario, en el plazo de un mes
natural.
Hay que emitir duplicados y copias de las facturas:
Cuando en una misma operacin hay varios destinatarios.
Cuando se pierde el original.

As es que en los duplicados se har constar, en cada

ejemplar la expresin duplicado y la razn de su
expedicin. El duplicado tendr la misma eficacia que el
original.
En las copias de las facturas se har constar su carcter
de copia Slo se puede expedir un original de cada
factura.
Conservacin de facturas emitidas.
Deben conservarse durante seis aos; cabe utilizar
pelculas microfilm de los documentos.
Conservacin de las facturas recibidas.
Se conservan durante seis aos. Si es adquirido un bien de
inversin, entre cuatro y nueve aos segn los casos.
Se conservan numeradas correlativamente segn su
orden de recepcin.

 Documentos sustitutivos.
Se puede sustituir la factura por talonarios de vales numerados
y por tickets expedidos por mquinas registradoras.

MODALIDADES DE FACTURACIN

Facturacin conjunta.
Es aquella en la que junto al importe de la mercanca se
incluyen gastos de portes, seguros, embalajes, comisiones
a agentes... por cuenta del comprador pero contratados por
el vendedor. Los gastos conjuntos estn sometidos al mismo
tipo de IVA de la operacin principal.
Gastos suplidos.
En la factura no se incluyen los gastos puesto que el
comprador solicit expresamente al vendedor que los
pagara en su nombre y por su cuenta, en cuyo caso se
trasladarn a una carta de portes, un recibo de seguros,
una nota de gastos.. .a nombre del comprador.

El vendedor es un intermediario entre el comprador y la

empresa que realiza el servicio objeto del gasto; ser la
persona o empresa que presta el servicio quien expida la
factura a nombre del comprador. Los gastos suplidos
tributan el IVA que segn su naturaleza les correspondan y
no el de la operacin que los caus:
Transportes: cargan un IVA del 18%. (a partir del
01/09/2012, ser del 21%)
Seguros: no cargan IVA por tratarse de una operacin
exenta de este impuesto.
Agente comercial: cargan un IVA del 18%. (a partir del
01/09/2012, ser del 21%).

TIPOS DE FACTURAS

FACTURA SIMPLE

La factura simple se extiende con la venta de la mercanca,

correspondiendo una factura para cada albarn.

FACTURA RESUMEN O REPASO

Se utilizan para facturar toda la mercanca vendida al mismo

cliente o destinatario durante un perodo de tiempo no
superior a un mes. En cualquier caso, no sern legales si
no cumplen los requisitos ya mencionados. Se relacionan
todos los albaranes de un perodo de tiempo.

FACTURAS PRO-FORMA

En el comercio internacional hay pases que para la concesin

de los permisos, exigen del importador o exportador la
presentacin anticipada de la factura, detallando los
gneros que desea importar, a modo de presupuesto. Esta
factura la emite el vendedor antes de realizarse la venta y
es igual a las normales pero hacindose constar que es un
documento pro-forma, sin ms valor que el de utilizarse
para trmites administrativos. Por lo tanto no estar
numerada sino que aparecer la denominacin pro-forma.

La factura pro-forma permite al importador extranjero solicitar

todos los documentos que necesita para importar la
mercanca y para abrir una carta de crdito.
Este documento tambin se puede utilizar si un proveedor trata
por primera vez con un cliente y desea que el pago se
realice antes del envo del gnero; equivaliendo a una
peticin de pago.
Otro uso que se hace de este tipo de facturas es para la gestin
de leasing.
Se comprueban, se registran y se archivan.

CLCULO DEL IMPORTE DE LA FACTURA

Importe Bruto = Unidades * Precio Unidad
Neto Compra = Importe Bruto Descuentos
Base Imponible = Neto Compra + Gastos (portes,
envases...)
TOTAL= Base Imponible IVA + Cuota del impuesto

GASTOS ACCESORIOS Y DESCUENTO EN

FACTURA

Como hemos visto anteriormente, adems de los importes de

los bienes o servicios se debe incluir en la factura el valor
de todos los gastos accesorios, inherentes a la operacin, y
que se hayan acordado por cuenta del comprador. Estos
suelen ser el coste del transporte, los envases o embalajes
utilizados, el seguro de la operacin, la comisin pagada a
un agente mediador, intereses por aplazamiento del pago,
etc.
La razn principal para que esto sea as consiste en que es
legalmente obligatorio integrar en el coste de la compra, el
importe correspondiente de los gastos accesorios. Por
ejemplo: si hemos comprado 10 botellas de vino, a 220 .,
y el transporte nos ha costado 200 ., en consecuencia
debemos considerar que cada botella nos ha supuesto un
desembolso de 240 . (220 por botella + 20 de la parte
proporcional del transporte). Pero este clculo solamente
podramos hacerlo si se nos incluye el precio del transporte
en la factura.

Por otro lado, si se efectan descuentos en el momento de

emitirse la factura, el importe debe especificarse en la
misma (mejor con signo negativo) disminuyendo el
importe total a pagar, y sealando el tipo de descuento
que es. Y es que los descuentos pueden ser de diferente
ndole:
Comercial.
Para fomentar la venta de determinado artculo o favorecer
a determinado comprador por considerarlo buen cliente.
Se hace sobre el importe de cada artculo, en el primer
caso; o sobre la suma de importes, en el segundo.
Por volumen (tambin conocido como rappels).
Concebido para fomentar compras voluminosas. Suele
ser variable, aumentando con relacin al aumento del
pedido. Se aplica sobre la suma de importes.

 Por pronto pago.

Es un descuento financiero por efectuarse el pago por
adelantado o al contado. Se suele aplicar sobre la suma de
importes.
Si estos descuentos se aplican en el momento de expedir la
factura, reducirn la base imponible. Pero si se aplicaran a
posteriori, no se incluiran en la factura y se reflejan como
nota de abono.
Por tanto, el descuento nominal es la cantidad a pagar y el
efectivo lo que realmente se paga.
En ocasiones, los productos sufren un aumento del precio
debido a que es fabricado o encargado con unas condiciones
especiales. Un ejemplo de ello sera el elegido una mesa de
oficina con unas medidas especiales (no estndar). Los
fabricantes, fabrican los productos y ponen sus precios de
acuerdo a unas caractersticas determinadas. Sin embargo,
si se modifica para uno o una serie de artculos pueden
stos sufrir un aumento de precio. Es a lo que
denominamos recargo.

Los recargos sobre el producto se suelen dar en porcentaje.

Lo que se debe hacer es hallar su importe e
incrementrselo al precio del producto. No existiendo
ningn otro factor (un descuento), el precio sera el
resultado del importe del producto ms el recargo.
Es importante no confundir este concepto, recargo, con el
recargo de equivalencia. Este ltimo lo veremos ms
adelante.

1.5. EL I.V.A.
Es un impuesto general de naturaleza indirecta, que recae
sobre el consumo y grava las entregas de bienes,
adquisiciones intracomunitarias, importaciones de bienes y
prestaciones de servicios.
El impuesto se aplica en el territorio peninsular espaol e islas
Baleares, no aplicndose en las islas Canarias, Ceuta y
Melilla.

El Impuesto sobre el Valor Aadido (IVA) lo tienen que

aplicar en sus facturas todos los empresarios y
profesionales sujetos pasivos que realicen entregas
de bienes (ventas, alquileres) o presten servicios (por
ejemplo, transporte) ya que son las operaciones sujetas
a dicho impuesto. Sin embargo , hay algunas
actividades exentas, es decir no tienen que aplicar el
impuesto. De entre ellas, cabe destacar los servicios
mdico-sanitarios, la enseanza, o las operaciones
financieras, incluyndose la mayora de servicios
bancarios (salvo la gestin de cobro).

Operaciones del IVA:

Operaciones que pagan:

Las entregas de bienes o servicios realizadas a ttulo
oneroso, habitual u ocasional, en el desarrollo de su
actividad.
a)

b) Operaciones no sujetas a IVA:

Aquellas que estn por su naturaleza fuera del mbito de
aplicacin del IVA. Por ejemplo:
Entrega de muestras sin valor comercial.
Prestacin de servicios de demostracin.
Trabajos en rgimen de relaciones laborales
Operaciones exentas del IVA:
Las que no pueden repercutir las cuotas de IVA en sus ventas,
pero las soportan en sus compras. Existen empresarios y
profesionales que no pueden cargar el IVA en las facturas
de sus ventas. Se trata de operaciones tales como:
Servicios mdicos, hospitalarios...
Alquileres de viviendas.
Colegios, guarderas, servicios deportivos, culturales y
sociales.
Operaciones de seguros, financieras o bancarias...

Elementos del IVA.

Sujeto pasivo. Son los empresarios y profesionales

que realizan entregas de bienes y prestacin de
servicios sujetos a IVA. El sujeto pasivo repercute el IVA
al adquiriente del bien, que es el que lo soporta; se
podrn deducir las cuotas soportadas en las
declaraciones que realicen.
El sujeto pasivo repercute ntegramente el IVA al
comprador, que es el que lo soporta. Este ingresar en
la Hacienda Pblica el montante recaudado mediante la
repercusin del IVA, tras la deduccin del IVA
soportado.
El contribuyente que es el consumidor final. ste
soporta el impuesto sin poder deducirlo. Es quien debe
pagar dicha cuota unto con el resto de los importes de
la factura.

Obligaciones del sujeto pasivo:

Presentar las declaraciones relativas al comienzo, cese o
modificacin de la actividad.
Presentar las declaraciones de IVA y la relacin de clientes
y proveedores.
Expedir y entregar facturas; y conservar un duplicado de
las mismas.
Llevar la contabilidad y los libros de registro exigidos.

Base imponible.
Es el importe total de la contraprestacin satisfecha por los
bienes entregados o los servicios prestados incluyendo los
gastos ocasionados por la operacin, de porte, envases,
transporte, embalajes, comisiones, intereses en pagos
aplazados... Es el importe total sobre el que se aplica el
tipo impositivo.
BASE IMPONIBLE = SUMA DE IMPORTES DESCUENTOS
EN FACTURA+RECARGOS AL PRODUCTO

 Cuota Tributaria: Es el resultado de aplicar el porcentaje

del impuesto a la base imponible.
CUOTA TRIBUTARIA = BASE IMPONIBLE x TIPO
IMPOSITIVO
Veamos una sencilla factura como ejemplo:
CANTIDAD
20
10
15

DESCRIPCIN
PRECIO IMPORTE
Cajas de tornillos
300
6.000
CaJas de tuercas
500
5.000
Paquetes de clavos
200
3.000

Suma de importes:
Transporte:
Embalaje:
Base imponible:
Tipo IVA: 21%

14.000
1.000
500
Importe sin IVA:
Cuota IVA:

15.500
3.255

 Tipos de gravamen:
El tipo impositivo o de gravamen se refiere al porcentaje
aplicado sobre la base imponible para el clculo de la
cuota tributaria que tendr que pagar el comprador,
sumado al resto de importes de la factura. En el
momento de elaborarse el presente manual, los tipos de
IVA vigentes en Espaa son:

Tipo general del 21%. Aplicado a la mayora de

productos y servicios.

Tipo reducido del 10%. Aplicado a una lista limitada:

Alimentos humanos.
Alimentos para animales y productos utilizados en
agricultura.
Primera entrega de viviendas.

Servicios de hostelera.
Agua, en cualquiera de sus formas o usos.
Etctera.

Tipo superreducido del 4%. Aplicado a otra lista

limitada.
Alimentos humanos considerados de primera necesidad.
Medicinas para salud humana.
Primera entrega de viviendas de proteccin oficial.
Libros y revistas, que no superen un 75% de ingresos
publicitarios.

Las cuotas repercutidas son recaudadas por el empresario

cuando cobra sus facturas, pero que no se las queda para
s, sino que deber ingresarlas en el Tesoro Pblico de
manera peridica, mensual (empresas con facturacin
anual superior a los 6 millones de EUROS) o
trimestralmente (el resto).

Sin embargo, antes de efectuar el ingreso del total de

cuotas repercutidas, el empresario podr restar al
mismo el importe de las cuotas soportadas en sus
adquisiciones o servicios recibidos.
Veamos el punto anterior con un sencillo ejemplo.
Imaginemos que un empresario ha realizado durante el
pasado trimestre las siguientes operaciones:
Fecha

N. factura

Importes

Cuota IVA

Total factura

12-01
07-02
25-03

328
329
330

10.000
20.000
30.000

2.100
4.200
6.300

12.100
24.200
36.300

60.000

12.600

72.600

Totales

Esto significa que en los tres primeros meses del ao ha

facturado a diversos clientes un total de 72.600 ., de
los cuales se quedar para s 60.000 ., habiendo
recaudado las 12.600. en favor de la Hacienda. Tiene
de plazo desde el da 0 1-04 hasta el 20-04 para
efectuar el ingreso en las arcas del Tesoro.
Sin embargo, durante el mismo perodo, el empresario
recibi las siguientes facturas de diversos proveedores:
Fecha

Conceptos

31-01
04-02
28-03

Electricidad
20.000
Agua
5.000
Materias primas18.000

4.200
1.050
3.780

24.200
6.050
21.780

43.000

9.030

52.030

Totales

Importes

Cuota IVA

Total factura

En este caso, la suma de cuotas de IVA pagadas

durante el trimestre a diversos proveedores que lo
cargaron en sus facturas es de 9.030 . As pues,
finalizado el trimestre, procede la siguiente
liquidacin (que deber efectuarse en modelo de
impreso oficial 300):
TOTAL IVA REPER. TOTAL IVA SOPOR. = DEUDA
TRIBUTARIA;
Si DEUDA > CERO; ingresar DEUDA en Hacienda;
Si DEUDA <CERO; DEUDA a favor del empresario,
solicitar compensacin ms adelante o devolucin;
Si DEUDA = CERO; ni ingresar ni compensar.
12.600 . 9.030 . = 3.570 .; que al ser una
cantidad positiva (mayor que cero) resulta a ingresar
en el Tesoro.

De esta manera, y como veamos ms arriba, el empresario o

sujeto pasivo que paga cuotas de IVA en sus adquisiciones
puede deducirlas en las correspondientes liquidaciones,
suponiendo exclusivamente un gasto para el consumidor
final.
IVA SOPORTADO = IVA DEDUCIBLE
IVA REPERCUTIDO = IVA DEVENGADO
O
lo que es lo mismo:
IVA SOPORTADO> IVA REPERCUTIDO
Hacienda Pblica deudor por IVA. Es decir, Hacienda nos debe
devolver la Deuda Tributaria.
IVA SOPORTADO < IVA REPERCUTIDO
Hacienda Pblica acreedor por IVA. Es decir, debemos ingresar
a hacienda la Deuda Tributaria.
IVA SOPORTADO = IVA REPERCUTIDO
Ni ingresar ni compensar. Sin embargo, hay que realizar la
liquidacin (cumplimentar el impreso 300).

Las formas de pago de la Deuda Tributaria son las

siguientes:
Efectivo.
Transferencia.
En el caso de ser Hacienda quien deba pagar, sta ofrece
la posibilidad de no devolver el importe de la Deuda y
compensar dicho dinero en periodos posteriores.
El recargo de equivalencia
Determinados empresarios estn sometidos o acogidos a
regmenes especiales del IVA. Nosotros nos
referiremos aqu solamente al rgimen especial del
Recargo de Equivalencia, el cual afecta a comerciantes
minoristas que sean personas fsicas, y que estn
obligados a notificarlo a sus proveedores. Pero, antes
de nada, aclaremos los conceptos anteriores.

 Comerciante. Empresario que vende los artculos tal y

como los compra.
Minorista. Comerciante cuyas ventas a particulares o a la
Seguridad Social supongan al menos el 80% del total.
Persona fsica. Cuando el titular es un sujeto particular,
no una sociedad annima, limitada, cooperativa, etc.
Si se vendiera a estos empresarios productos que luego van a
revender, adems de la cuota de IVA, hay que aplicarles
otra adicional de Recargo de Equivalencia. Los tipos de
recargo que se corresponden con cada tipo de IVA son:
TIPO
General
Reducido
Superreducido

IVA
21%
10%
4%

R.E.
5,2%
1,4%
0,5%

Qu es el Recargo de Equivalencia y quin debe

aplicarlo?
El recargo de equivalencia es un rgimen especial de
IVA, obligatorio para comerciantes minoristas que no
realicen ningn tipo de transformacin en los productos
que venden, es decir, para comerciantes autnomos
que vendan al cliente final. Se aplica tanto a personas
fsicas de alta como autnomos a las comunidades de
bienes.
No se aplica en actividades industriales, de servicios o en el
comercio mayorista. Existen algunas actividades exentas
entre las que destacan joyeras, peleteras,
concesionarios de coches, venta de embarcaciones y
aviones, objetos de arte, gasolineras y establecimiento
de comercializacin de maquinaria industrial o minerales.

En qu consiste el recargo de Equivalencia?

Para el comerciante minorista supone pagar un IVA algo
ms alto del normal a cambio de no tener que presentar
declaraciones de IVA a Hacienda. De esta manera paga el
IVA directamente a su proveedor y se simplifica mucho su
gestin del IVA.
Es el proveedor del comerciante el que debe incluir el
recargo de equivalencia en sus facturas, diferenciado
del IVA soportado, y considerar ambas cantidades como
IVA repercutido en sus declaraciones de IVA.

(De todos modos, podras quedar exento si justificas que

vendes ms del 20% a empresas o profesionales)

Los tipos aplicables en concepto de recargo de

equivalencia son:
El 4% para los artculos que tienen un IVA al tipo
general del 18%.
El 1% para los artculos que tienen un IVA al tipo
reducido del 8%.
El 0,5% para los artculos que tienen un IVA al tipo
reducido del 4%.
El 0,75% para el tabaco.
Por ejemplo, un comerciante de alimentacin que
adquiera a su proveedor un pedido de 3.000 euros
recibir una factura de 3.000 + 18% de IVA + 4% de
Recargo de equivalencia = 3.660 euros.

Nuevos Tipos a partir del 1 de septiembre de 2012

De acuerdo con el Real-Decreto Ley 20/2012 de
medidas para garantizar la estabilidad presupuestaria y
de fomento de competitividad, que incluye la subida del
IVA, los tipos de recargo de equivalencia aplicables a
partir del 1 de septiembre de 2012 sern:
El 5,2% para los artculos que tienen un IVA al tipo
general del 21%.
El 1,4% para los artculos que tienen un IVA al tipo
reducido del 10%.
El 0,5% para los artculos que tienen un IVA al tipo
reducido del 4%.
El 0,75% para el tabaco.

Ventajas e inconvenientes
La principal ventaja es que este rgimen de IVA est
pensado para simplificar el trabajo administrativo
del pequeo comerciante. As, los autnomos en el
rgimen de recargo de equivalencia no tienen que
presentar declaraciones de IVA ni realizar el trabajo
administrativo que conllevan los libros de IVA y la
preparacin de las declaraciones.
Entre los inconvenientes hay que citar dos:
El IVA soportado, incluido el recargo de
equivalencia, no se puede deducir ni recuperar,
por lo que se considera un mayor coste de adquisicin
de la mercanca o producto a vender.

Los autnomos en recargo de equivalencia tampoco pueden

deducirse el IVA de las inversiones que hagan en sus
negocios. Por ello, no resulta atractivo para aquellos
emprendedores que vayan a crear un comercio minorista y
realizar una considerable inversin, ya que no podrn deducirse
el IVA soportado en la adquisicin de inmovilizados, por lo que
en estos casos suele ser conveniente optar por crear una
sociedad limitada.

Obligaciones
- Es obligacin del comerciante autnomo comunicar y
acreditar ante sus proveedores el hecho de estar
sometido al recargo de equivalencia. Y si realiza
adquisiciones intracomunitarias, deber acreditarlo ante la
aduana.

- Adems, si un cliente pide factura a un comerciante en

recargo de equivalencia, ser obligatorio que se la facilite
incluyendo el IVA para que el cliente se la pueda deducir
y aunque el comerciante no tenga que ingresar ese IVA
en Hacienda.
- Siempre deber entregarse factura en las entregas a otro
estado miembro, en las exportaciones y cuando el
destinatario sea la Administracin Pblica o una persona
jurdica que no acte como empresario o profesional.
- Si un autnomo est sujeto a dos regmenes de IVA
distinto y uno de ellos es el recargo de equivalencia,
deber llevar un libro registro de facturas recibidas
sometidas a recargo.

1.6. NOTA DE ABONO. FACTURA

DE RECTIFICACIN
Una vez expedidas, las facturas pueden modificarse en
mayor o menor cantidad. Del mismo modo que las
facturas constituyen las notas de cargo por excelencia,
si se producen desacuerdos entre cliente y proveedor
por distintas causas (error, variacin de la cuota
repercutida, variacin de la contraprestacin, operacin
sin efecto...) o si una empresa recibe gneros
devueltos, concede rebajas o bonificaciones al cliente
posteriores ala emisin de la factura (descuentos por
volumen de operacin: rappels), o el comprador
devuelve envases reutilizables, embalajes... debe enviar
una nota de abono especificando motivo y cantidad
abonada. Este impreso ser emitido por el vendedor y
en l se compromete o abonar el importe de estos
conceptos al comprador, reduciendo en una cantidad
especfica la deuda que se factur.

Se proceder a la rectificacin inmediatamente y hasta seis

aos antes del devengo. Se rectifica sobre una factura
nueva o equivalente, notas del abono, en las que se haga
constar los datos iniciales y los corregidos.
Estas notas deben estar numeradas correlativamente, a veces
en series especiales, y adems contener:
Todos los datos exigidos en una factura.
Referencia a la factura que modifican; no es necesario en
el caso de rappels (basta con especificar el perodo al que
se refiere el descuento).
Descripcin de la operacin e importe de la misma.
Tipo y cuota del IVA a devolver al comprador puesto que
con anterioridad le haba sido repercutido.
Si los destinatarios son empresarios o profesionales que no
exigieron factura completa, tratndose de bonificaciones,
pueden emitirse notas de abono numeradas
correlativamente.

1.7. NOTA DE GASTOS O

CARGO
Es un documento equivalente a la factura y contrario a la nota
de abono. Informa al cliente de que adeuda una cantidad
adicional. Previamente hay que distinguir dos tipos de
facturas:
Facturacin conjunta:
Es aquella en la que junto al importe de la mercanca se
incluyen gastos de portes, seguros, embalajes comisiones
a agentes... por cuenta del comprador pero contratados
por el vendedor, pasando a formar parte de la Base
Imponible.
Gastos suplidos:
En la factura de las mercancas no se incluyen los gastos
puesto que el comprador solicit expresamente al vendedor
que los pagara a terceras personas en su nombre y por su
cuenta, en cuyo caso se trasladarn a una carta de portes,
un recibo de seguros, una NOTA DE GASTOS... a nombre
del comprador.

El vendedor es un intermediario entre el comprador y

la empresa que realiza el servicio objeto del gasto;
ser la persona o empresa que presta el servicio
quien expida la factura a nombre del comprador.

2. DOCUMENTOS MERCANTILES DE
COBRO Y PAGO

2.1. LOS PAGOS EN METLICO. EL

RECIBO
2.2. EL CHEQUE Y SUS TIPOS
2.3. LA LETRA DE CAMBIO
2.4. EL PAGAR
2.5. TRAMITACIN DE EFECTOS DE
COMERCIO
2.6. OTRAS FRMULAS DE PAGO

OBJETIVOS
Los bancos han cobrado una gran importancia y la mayora
de las transacciones econmicas se realizan a travs de
ellos. En esta unidad didctica abordaremos sus
peculiaridades pero sin olvidar el anlisis del pago en
metlico.
Saber aplicar los requisitos que deben cumplir cheques
y recibos.
Diferenciar los tipos de cheques y sus clusulas
especiales segn su uso.
Tramitar el pago, impago, aval, conformidad, plazos
legales de presentacin al cobro de los cheques tanto
en Espaa como en Europa.
Aprender a anular cheques.
Saber proceder en casos de protesto.
Entender el funcionamiento y finalidad de la letra de
cambio desde la perspectiva de las distintas personas
que en ella pueden intervenir.

Diferenciar el cheque de la letra de cambio: ventajas

e inconvenientes.
Conocer los requisitos esenciales de la letra de
cambio, as como su cumplimentacin, clusulas,
partes...
Reconocer cundo y cmo aceptar la letra de
cambio.
Saber actuar ante los plazos de vencimiento.
Cumplimentar avales y endosos en anversos y
reversos, as como el tratamiento de las plizas
especficas.
Tramitar el protesto desde distintas frmulas.
Reclamar la letra de cambio.

2.1. LOS PAGOS EN METLICO.

EL RECIBO
Aunque de forma residual (al menos en cuanto a las
operaciones entre empresas se refiere) se siguen dando
los pagos en metlico. En estos casos, es recomendable
que el pagador exija al cobrador la emisin y firma de
un documento, denominado recibo, acreditando la
entrega del dinero, as como la razn de dicha entrega.
Los recibos pueden librarse (extenderse) en un papel en
blanco, pero lo normal es que se haga en unos impresos
dispuestos en talonarios. En cualquiera de los casos, en
el recibo deben aparecer los siguientes datos:
Nmero de recibo: correlativo desde la fecha de
emisin.
Nombre de quien entrega el dinero.

 Importe o cantidad de dinero entregada: en letra y

en nmero.
Lugar de expedicin del recibo.
Fecha de expedicin o emisin.
Nombre o razn social del destinatario.
Motivo o concepto por el que se extiende el
recibo.
Firma de quien emite el recibo.
En el caso de ser un impreso en talonario, llevan un
nmero de orden correlativo, y una copia o matriz
donde figuran los mismos datos que en el recibo para
quedrsela el emisor como comprobante del cobro.
Partes del recibo:
El recibo propiamente, que se entrega firmado a la
persona que paga.

 La matriz que se queda quien realiza el cobro como

resguardo o comprobante del emisor.
En la matriz figuran los mismos datos que en el recibo.
Una modalidad de recibo, que merece especial atencin
por la importancia que tiene actualmente, es el
denominado recibo bancario normalizado. Emitido
por algunas entidades bancarias donde una persona
tiene cuenta para atender pagos, sirve de justificante de
los pagos domiciliados en dicha cuenta, previa
autorizacin de su titular. Es un impreso normalizado,
de estructura y forma similar a la letra de cambio (con
la que no tiene nada que ver), contando bsicamente
con los mismos datos que el recibo convencional ms
aquellos que identifican la entidad, sucursal y cdigo de
cuenta cliente (CCC) en la que se carga el importe del
pago.

2.2. EL CHEQUE Y SUS TIPOS

Se trata de un documento emitido por el titular (propietario
del dinero) o autorizado (no es propietario pero puede
disponer del dinero, habiendo recibido poderes del
propietario) de una cuenta bancaria con el fin de ordenar a
sta que pague una cantidad a la persona que lo presente
legtimamente, con cargo al dinero depositado en la
cuenta.

PERSONAS Y ELEMENTOS DE LOS CHEQUES

Las personas que intervienen o se ven afectadas por la

emisin de un cheque reciben las siguientes
denominaciones:

Librador. Emite el cheque, titular de a cuenta o persona

autorizada. Se verifica su firma por parte del banco.
Librador. Banco en el que se encuentra el dinero y que
est obligado al pago del cheque en su presentacin.

 Beneficiario o tenedor. Persona que recibe y dispone del

cheque.
Endosante. Normalmente el propio beneficiario, que se lo
transmite a otra persona para, a su vez, efectuarle un
pago.
Endosatario. Nuevo beneficiario por obra de un endoso,
que le puede cobrar o volver a endosar.
Los cheques se cumplimentan en impresos emitidos en
talonarios por las entidades bancarias en donde estn
abiertas las cuentas. Constan de los siguientes elementos,
que debern cumplimentarse adecuadamente:
La palabra CHEQUE inserta en el texto (Pguese por este
cheque a) identificando el tipo de documento.
Mandato puro y simple de pagar una cantidad,
especificando la moneda (espaola o extranjera admitida a
cotizacin oficial)

 Nombre del banco librado y datos de la cuenta (que ya

aparecen impreso y que no hay que rellenar).
Firma manuscrita del librador, lugar de emisin y fecha
(toda en letra).

CLASES DE CHEQUES

Atendiendo a la forma en que se expresa el

tomador, el cheque puede ser expedido:
Al portador: No indica tomador. Debe pagarse este tipo
de cheque a la persona que lo presente al cobro. Se
transmite mediante su entrega.
Nominativo: Est extendido a una persona fsica o
jurdica determinada. Que es, en principio, quien tiene
derecho a cobrarlo.

EUROS
EUROS

 Dependiendo de que se pueda o no endosar:

Sin clusula o con clusula a la orden: Se transmite
por endoso total, puro y simple. Normalmente se
cumplimenta al reverso del cheque, mediante la frmula
pguese por este cheque a junto con la firma del
endosante, la fecha de endoso y el timbre correspondiente
en el estanco necesario para el endoso.
Con clusula no a la orden: Se transmite como cesin
ordinaria. Slo puede pagarse a la persona fsica o jurdica
cuyo nombre aparezca en el cheque y no es transmisible
por endoso.
Segn la forma en que se puedan cobrar:
Cheque cruzado general: Est atravesado por dos lnea o
barras transversales o diagonales y paralelas sobre su
anverso anotndose en el inferior de las lneas las
expresiones Banco, y compaa, Y Ca, para abonarse
en cuenta.

EUROS
2007

En todos los casos se indica que slo puede ser cobrado

mediante abono en la cuenta corriente del tomador,
mediante un asiento en su contabilidad, para evitar que
sea cobrado por personas distintas a las que se extendi.
Cheque cruzado especial: Es el que presenta entre las
lneas trazadas para el cruzado el nombre del banco que lo
puede presentar al cobro, mediante compensacin,
ingresando su importe en a cuenta corriente del tomador.
De este modo slo podr hacerse efectivo mediante
ingreso en cuenta bancaria del banco indicado entre las
barras.
Otros tipos:
Cheque conformado o certificado: Antes de entregarlo,
el librador lo presenta en el banco librado para que este
certifique la existencia de fondos suficientes para el pago
del cheque y su bloqueo, hasta que sea cobrado, o hasta
una fecha lmite.


08

El banco librado expresa su conformidad mediante una

clusula en el reverso Es conforme la firma e importe
del presente cheque por... ptas. hasta el da El banco
suele cobrar una comisin al librador solicitante del
trmite, pero el cheque goza de total garanta para el
tomador.
Cheque bancario o de ventanilla: Es librado por el
propio banco contra cualquiera de sus sucursales y a
peticin expresa del titular o autorizado de la cuenta de
cargo, de la cual automticamente se retira el importe
del cheque. Su particularidad reside en que al ser el
propio banco el emisor del documento, se obliga al pago
del mismo suponiendo una total garanta para el
beneficiario. Su plazo de cobro es de un mes desde la
fecha de emisin.

CIRCULACIN Y COBRO DE CHEQUES

El cheque es pagadero a la vista, es decir, se ha de pagar

el da y momento de la presentacin. Como tener que
acudir precisamente al banco librado supondra un
enorme trastorno al tenedor del cheque para cobrarlo
gastos de desplazamiento, prdidas de tiempo, etc.), se
hace normalmente en el propio banco del tenedor )
persona que lo va a cobrar). Posteriormente, mediante
el actual sistema de compensacin interbancaria, los
bancos se liquidan entre s los cheques que han pagado
los unos por los otros.
Sirva como ejemplo un sencillo caso. D. Almudena Castro
Castrillejo (lbradora) extiende un cheque a D. Armando
Bulla Rejn (beneficiario) por el pago de una deuda. El
dinero de D. Almudena est depositado en una cuenta del
el Banco X (librado). D. Armando acude para cobrar el
cheque a una sucursal del Banco Z, donde lo compensan
electrnicamente con el Banco X.

Como hemos visto, el cobro de un cheque se produce

normalmente mediante un ingreso en la cuenta del
beneficiario. Sin embargo, el equivalente a su importe
quedara retenido en dicha cuenta hasta que el banco
librado confirmara la compensacin. En este ltimo
caso, ya se podra disponer de la totalidad del dinero.
Pero antes de ser cobrado, el cheque puede transmitirse
mediante la frmula del endoso. Esta consiste en que el
tenedor lo entrega a una tercera persona para satisfacer
una deuda que tenga con ella. Siguiendo con el ejemplo
anterior, la situacin quedara as representada. D.
Armando endosa el cheque a D. Justo para pagarle una
cantidad de dinero que le debe. D. Justo, endosatario
del cheque, lo lleva a su propio banco, Banco D, para
que ste le ingrese el importe en su cuenta. Por su
parte, el Banco D compensa el cheque con el Banco X,
que sigue siendo el banco librado al estar all la cuenta
de D. Almudena libradora del cheque.

En cuanto al plazo de cobro para los cheques pagaderos

en Espaa, ste vara dependiendo del mbito de
emisin. Si fue emitido en el pas, el plazo es de 15 das
desde la fecha de emisin, 20 das si se extendi desde
algn lugar del resto de Europa, 60 das si fue fuera de
Europa. No obstante, salvo notificacin del titular, se
suelen pagar aun transcurridos tales plazos.
La orden de no pagar un cheque no tiene efecto dentro del
plazo de presentacin, a no ser que medien robo o
extravo. Si la cuenta del librador careciese de fondos
para atender el pago en su totalidad, el banco librado
deber pagar hasta agotar el saldo habiente.
Hemos visto como la emisin de un cheque conformado o
certificado garantiza al tenedor que podr cobrarlo sin
problemas. Otra forma de reforzar la credibilidad de un
cheque (y del cumplimiento de cualquier otra obligacin
de pago es el aval.

Consiste en que una o varias personas, denominadas

avalistas, respondern con todos sus bienes (presentes y
futuros) del pago del cheque si el librador, avalado, no lo
hiciera. El aval se refleja en el reverso, tras la expresin
Por aval de , seguido de la firma del avalista.
En el caso de impago del cheque, el tenedor puede reclamar
judicialmente, en el plazo de cinco das hbiles despus del
vencimiento, al librador si previamente ha solicitado
un/una:
Protesto notarial.
Declaracin de impago del banco librado, impresa en el
dorso del cheque.
Declaracin de una cmara o sistema de Compensacin
interbancarios.
El tenedor puede reclamar no slo el importe impagado del
cheque, sino tambin sus rditos, gastos del protesto, el
10% del importe no cubierto por el cheque, y la
indemnizacin de daos y perjuicios.

2.3. LA LETRA DE CAMBIO

La letra de cambio es un documento expedido por una
persona en el que de un mandato puro y simple a otra
persona para que pague, en la fecha indicada, una
determinada cantidad de dinero a quien, de forma
legtima, la presente al cobro.
Normalmente formaliza el crdito que una persona
concede a otra: un proveedor vende una mercanca a su
cliente y ste, en vez de pagar al contado, ofrece pagar
al cabo de sesenta das. La letra documenta esa deuda
pero, adems, sirve para negociar con ella mediante
prcticas tales como el endoso o el descuento
comercial.
El soporte fsico de la letra es un impreso oficial timbrado
(confeccionado por la Fbrica de Moneda y Timbre) que
debe ser adquirido en los estancos, y por el que se debe
pagar una tasa en funcin del importe reflejado en ella.
La forma es, por tanto, rigurosa y no cabe el diseo
personalizado.

ELEMENTOS PERSONALES QUE INTERVIENEN

EN LA LETRA

Tres son al menos son las figuras personales que intervienen

en la letra de cambio. Estn el librador o persona
(generalmente, un vendedor) que extiende la letra dando
la orden de pago al librado (por lo normal, un comprador),
por un lado; y, por otro, el tomador o persona que recibe
inicialmente la letra y que puede disponer de ella como
quiera. El tomador se puede especificar en el propio
documento o no; en este caso, se considerara como
tomador el tenedor legtimo de la letra en cada momento.
Cuando el librado expresa su conformidad con la orden de
pago recibida, entonces se convierte en aceptante.
Ejemplo: La firma NOVA MACHINE, S.A. extiende, con
motivo de una venta a crdito, una letra contra su cliente
INDUSTRALLIA, S.L. por 2.750 con vencimiento el 22 de
febrero de 2008. La domiciliacin ofrecida por
INDUSTRALLIA es: Caja X, agencia n. 17, C/ Ahorradores,
s/n, 28000, Madrid, CCC: 9999 7777 77 0200055554.

El 19 de febrero de 2008, NOVA MACHINE entrega la letra en

su propia entidad bancaria, Banco M, para que gestione su
cobro. Llegado el vencimiento, 22 de febrero, el Banco M
ingresa el importe de la letra en la cuenta corriente de
NOVA MACHINE, cobrndolo de la Caja X.
Otras figuras que pueden relacionarse con la letra son el
endosante y el endosatario, si aquella llegara a transmitirse
mediante la frmula del endoso. El primero es el tenedor
de la letra y que puede disponer de ella para el endoso o
para lo que considere oportuno. El segundo es quien recibe
la letra y se convierte, por tanto, en el nuevo tenedor.
Para reforzar la credibilidad del librado o aceptante, es decir,
la confianza de que llegado el momento atender el pago
de la letra, puede constituirse la figura del avalista, que
sera la persona que, en caso de impago por parte del
librado, se compromete al pago en sustitucin de aquel. El
librado o aceptante respaldado por un avalista recibe el
nombre de avalado.

REQUISITOS FORMALES: ELEMENTOS DE LA

LETRA DE CAMBIO

Los elementos que se deben especificar al

cumplimentar una letra de cambio son:
1 . Lugar de libramiento.
Localidad donde se extiende. Si se dejara en blanco, se
considerara el mismo lugar del domicilio del librador.
Fecha de libramiento.
Da, mes y ao en que se libra, teniendo en cuenta que
debe coincidir con la fecha de la factura o, en su
caso, de celebracin del contrato.
2.

3.

Importe. En cifras.

4.Vencimiento.
Fecha en que se deber pagar la letra al ser presentada al
cobro. Puede ser una fecha fila, a la vista (cuando sea
presentada), a ... das o meses fecha (por ejemplo, a
30 das desde al fecha de libramiento), o a... das o
meses vista.
5. Nombre o razn social del tomador.
Persona que conserva la letra para disponer sobre ella y
que, en principio suele ser el propio librador.
Importe letra.
No hace falta que figure por dos veces. Si figura tanto en
cifra como en letra, en caso de discordancia,
prevalecer la escrita en letra. Si es obligatorio
especificar si la moneda en la que est librada: en
pesetas o en cualquier otra moneda sometida a
cotizacin oficial.
6.

Domicilio de pago.
Lugar donde debe presentarse al cobro. Normalmente ser
una agencia de una entidad bancaria en donde el
librado o aceptante tiene abierta una cuenta. Sus
partes son:
a) Nombre del banco.
b) Nmero y direccin de la sucursal o agencia.
c)
Primeros cuatro dgitos del Cdigo de Cuenta Cliente
(CCC) Documentos Mercantiles de cobro y pago
d) Segundos cuatro dgitos, referidos a la sucursal.
e) Dos dgitos centrales, de control.
f)
Diez ltimos dgitos que componen el nmero de
cuenta.
7.

8. Clusulas.
Las que las partes quieran poner contempladas en la Ley.

Datos del librado o aceptante.

El domicilio se considerar el de pago si no se ha especificado
otro en el apartado 171.
9.

1 0. Datos del librador.

No debe faltar la firma, y el sello si se trata de una persona
jurdica.
1 1. Aceptacin.
Donde el librado plasma su consentimiento con los trminos
de la letra. Aunque la simple firma del librado en el
anverso de la letra es suficiente, se suele rellenar al
completo de la siguiente manera:
a) Se completa con la expresin ... importe, domicilio y
vencimiento o similar.
b) Fecha de la aceptacin.
c) Firma del aceptante.

En el reverso de la letra, se dispone de apartados para

reflejar:
El aval.
Cuyas partes son:
a) Especificacin del importe avalado y limitaciones si las
hubiese len un tiempo, cantidad o personal.
b) Fecha del aval.
c) Persona que se compromete al pago si no lo hace el
aceptante.
1.

El endoso.
Constituido por:
a) Nombre del endosatario.
b) Domicilio.
c) Fecha del endoso.
d) Datos del endosante, entre los cuales no debe faltar su
firma.
2.

Espacio en blanco.
Puede destinarse a cualquiera de las clusulas o declaraciones
cambiarias previstas en la ley, como, por ejemplo, un
segundo endoso.
3.

2.4. EL PAGAR

Constituye un de los medios de pago que goza de mayor

aceptacin en la actualidad y, por tanto, de creciente
extensin. Ello es debido a que permite efectuar un pago
con las disponibilidades lquidas futuras (pagar dentro
de unos das o dentro de unos meses), pero con un
compromiso firme por parte del pagador.
La forma del documento es totalmente libre, pero debe contar
con ciertos elementos esenciales, a saber:
Librador. Persona que lo extiende, que lo firma y que se
compromete formalmente al pago.

 Librado. Es la misma persona o entidad que acta de

librador. Los pagars se libran contra uno mismo.
Tenedor o beneficiario. Persona que recibe el pagar,
cuyo nombre figura en el mismo.
Importe. Tanto en cifra como en letra.
Vencimiento. Fecha en la que podr presentarse al cobro
en el domicilio de pago.
Domicilio de pago. Lugar donde se presentar al cobro.
Mencin Pagar. Indica la naturaleza del documento
como pagar.
El pagar es un documento de pago que no tiene que ver con
el cheque, a pesar del enorme parecido fsico que puedan
tener a veces, o pese a la coincidencia de algunos de sus
elementos. Una de las diferencias fundamentales es que el
cheque es pagadero a la vista, mientras que el pagar no
podr cobrarse hasta una fecha que figura en el mismo
como vencimiento.

As, la expresin clave en el pagar es: Por este pagar me

comprometo a pagar el da del vencimiento expresado
a.la cantidad de.mientras que en el cheque es
Pguese por este cheque a
El impreso del cheque siempre lo hace el banco librado y el
domicilio de pago es obligatoriamente una sucursal. En el
caso del pagar, algunos bancos facilitan a determinados
clientes talonarios de pagars semejantes a los de los
cheques, pero tambin se dan casos en los que las propias
empresas deudoras generan sus impresos, eligiendo
libremente su domicilio de pago.
Respecto de la letra, el pagar difiere en dos aspectos
trascendentales:
En primer lugar, la letra normalmente es librada por el
acreedor le) vendedor de las operaciones comerciales) que
da la orden de pago en tercera persona, pues es a quien se
debe dinero. En cambio, el pagar (expresado en primera
persona) es un compromiso de pago formalizado por el
propio deudor (el comprador de la relacin comercial).

Por esta razn aun siendo el pagar un documento menos

formal que la letra, ofrece sin embargo una mayor
credibilidad, pues es el deudor quien emite hacia s mismo
la orden de pago que contiene.
Tienen en comn que representan un pago diferido, en
virtud del plazo concedido por el acreedor, exigible a partir
de la fecha de vencimiento reflejada en el documento.
Adems, al consistir cualquiera de los dos tipos de
documento la formalizacin de un crdito, ambos efectos
pueden transmitirse en diferentes operaciones mercantiles
y financieras.

2.5. TRAMITACIN DE EFECTOS DE

COMERCIO

Tanto las letras como los pagars entran en la categora de

efectos del comercio, es decir, documentos que
representan crditos (derechos de cobro sobre alguien),
siendo su destino final la presentacin al cobro.

Pero como tales efectos se pueden transmitir antes de su

vencimiento mediante el endoso, negociacin o
cualesquiera otras frmulas admitidas en el trfico
comercial. La circulacin del efecto depende en cada
momento de la voluntad de su tenedor (persona que o
posee).

A)

EL ENDOSO DE EFECTOS

Las letras y los pagars pueden endosarse. Esta operacin

consiste en la entrega del efecto por parte de su
tenedor a otra persona, normalmente como
compensacin de una deuda contrada con sta. La
entrega, que debe formalizarse por escrito en el propio
documento o en un anexo del mismo, supone adems la
transmisin de todos los derechos que el documento
conlieva: presentarlo al cobro en su vencimiento o
transmitirlo a otra persona.

Siguiendo con el ejemplo en el que NOVA MACHINE ibr una

letra contra INDUSTRALLIA, resulta que, a su vez, NOVA
debe 325.000 ptas. a su proveedor METALIKA, S.A., con
vencimiento 1 8 de enero de 20)0K. El 1 5 de enero de
2OXX, NOVA llega a un acuerdo con los de METALIKA para
el pago: NOVA les endosa la letra, pero como su importe es
inferior en 50.000 ptas. respecto de la deuda, adems
extender un cheque por tal diferencia. Veamos el
esquema de endoso de una letra de cambio a partir del
ejemplo.

B)

NEGOCIACIN DE EFECTOS

Tanto letras como pagars permanecen en posesin de su

tenedor (persona que tiene los derechos que otorga los
efectos en cuestin) hasta la fecha de su vencimiento, en
la cual son presentados al cobro. Pero antes, y a decisin
del tenedor, pueden ser negociados en entidades de crdito
mediante la frmula del descuento.

El descuento consiste en que el tenedor de varias letras o

pagars (remesa de efectos) cede los derechos de stos
en favor de un banco que, a su vez, anticipa el importe
nominal, cobrndose a cambio, eso s, unos intereses y
gastos por adelantar el dinero con respecto a la fecha
de vencimiento.
En la siguiente diapositiva, un ejemplo del documento que
se cumplimenta en el banco como justificante de la
cesin de los efectos.
Llegada la fecha de vencimiento, el banco que ha recibido
a remesa se dirige a los bancos en los cuales se hallan
domiciliados los efectos para proceder a su cobro. Si se
verifica el pago, no ocurre nada y el librado rescato las
letras; pero si se produce el impago, el banco tenedor
devuelve los efectos impagados al cedente recuperando
el importe de los mismos.

El banco en el cual se ha domiciliado el pago estampara la

oportuna declaracin en el dorso del documento. El cedente
puede iniciar la accin de protesto de la letra, procedimiento
muy similar al que vimos con el cheque.

C)

EL PROTESTO

Cuando una letra presentada al cobro normal, no es pagada

voluntariamente por el librado, se procede a exigir
judicialmente el pago de la letra en reclamacin de la
cantidad que se adeuda, protegiendo al acreedor. El
tomador tiene que probar que la letra no se ha pagado a su
presentacin.
El procedimiento que se sigue en caso de reclamar
judicialmente la cantidad adeudada:
Protesto notarial, acudiendo al notario.
Declaracin del librado, firmando que no paga.
Declaracin del banco, por escrito y alegando falta de
fondos.
Declaracin de la Cmara de Compensacin.

Los plazos del protesto:

El protesto notarial se har dentro del plazo filado para
la presentacin de la aceptacin o dentro de los cinco
das hbiles siguientes a su terminacin.
El protesto de una letra a fecha fila, a un plazo fecha o a
un plazo vista, se har dentro de los cinco das hbiles
siguientes a su vencimiento.
El protesto en una letra librada a la vista, se cursa en el
mismo plazo que en el caso de no estar aceptada.
Se puede sustituir el protesto notarial por una declaracin
equivalente puesta por el librado, que firma en la letra
diciendo que no paga.

2.6. OTRAS FRMULAS DE

PAGO
Aparte de las frmulas de pago vistas anteriormente,
en la prctica se vienen dando otras que tambin
resultan de inters.
Entre ellas destaca la domiciliacin bancaria, que no
es otra cosa que la autorizacin escrita del titular de
una cuenta bancaria para que la entidad pague, con
cargo a dicha cuenta, ciertos recibos o efectos que le
sern presentados. Lo hemos visto en el caso de las
letras y pagars, pero puede extenderse a todo tipo
de documentos de cobro (recibos, plizas,
facturas...). Algunos impresos (como los relativos a
la liquidacin de algunos impuestos) llevan un
apartado para efectuar la domiciliacin. La entidad
bancaria notifica al titular de la cuenta el cargo o
adeudo realizado, como puede apreciarse en el
siguiente ejemplo:

Otra posibilidad es el ingreso en cuenta. Mediante esta

frmula, el deudor puede realizar el pago en efectivo sin
necesidad de que est presente el acreedor, pues tan slo
se tiene que acudir a cualquier sucursal del banco en
donde ste tenga una cuenta y dar los datos de la misma.
La propia entidad facilita el impreso que, debidamente
cumplimentado y junto con el dinero, se entrega en caja
quedndose quien efecta el ingreso con una copia como
justificante.
Las transferencias y traspasos permiten pasar dinero de
una cuenta llamada de cargo a otra denominada de
abono cierta cantidad de dinero, a peticin del titular de
la primera. Si la cuenta de abono corresponde a la misma
entidad bancaria que la de cargo, estamos ante un
traspaso y el banco no suele cobrar ninguna comisin por
el servicio. Si corresponde a otra entidad, entonces s es
una transferencia y se suele cobrar una comisin y unos
gastos. La transferencia o traspaso puede ser simple bien
peridica, circunstancia que habr de hacerse constar en el
propio impreso que la ordena.

Los giros postales y telegrficos son movimientos

de fondos realizados por mediacin de os servicios
postales o telegrficos, respectivamente. El
ordenante tiene que rellenar un impreso y
entregarlo, juntamente con la cantidad a pagar ms
la comisin y gastos, en la oficina correspondiente.

3. LIBROS DE REGISTRO
3.1. CLASES DE LIBROS DE
REGISTRO
3.2. FORMALIZACIN, LLEVANZA Y
CONSERVACIN DE LOS LIBROS
3.3. DEFINICIN DE LOS
DIFERENTES LIBROS DE REGISTRO

OBJETIVOS

Entender la necesidad de la llevanza de Libros de

Registro en la empresa.
Tipificar los libros de Registro bajo los distintos criterios.
Saber formalizar, llevar, conservar, rectificar... los libros.

INTRODUCCIN

La actividad empresarial debe cumplir unos requisitos

legales y administrativos. Como consecuencia, muchos
de los documentos que intervienen en dicha actividad
deben estar registrados. Muchos de los libros que
contienen estos documentos tienen una estructura dada
por la Administracin, pero hay otros que la empresa
organiza de acuerdo a unos criterios propios.

Las actividades econmicas de una empresa se reflejan en

documentos aislados como contratos, facturas,
cheques, letras..., si bien estos documentos no ofrecen
una visin global de las actividades de la empresa; de
ah, la necesidad e incluso, a veces, la obligatoriedad
legal de llevar Libros de Registro.
El Cdigo de Comercio en su artculo 25 obliga a todos los
empresarios a llevar una contabilidad ordenada y
adecuada a la actividad de su empresa.
En stos, de forma cronolgica y pormenorizada, se
muestran las operaciones econmicas de la empresa
agrupndose segn su naturaleza.
Los Libros de Registro estn siendo sustituidos por hojas
sueltas e incluso fichas, tratadas por medios
informticos, siendo admitidas por el Cdigo de
Comercio.

3.1. CLASES DE LIBROS DE

REGISTRO
Existen diferentes criterios para establecer esta
clasificacin:
LIBROS OBLIGATORIOS Y VOLUNTARIOS:
Las leyes exigen a los comerciantes y empresarios la
llevanza de libros tales como:

Obligatorios:
Libros de inventarios y cuentas anuales (exigido por el
Cdigo de Comercio), Libro diario (por Cdigo de
Comercio), Libro de Actas (por la ley de Sociedades
Annimas), Libro de Acciones nominativas (por
Sociedades Annimas(, Libros de facturas emitidas y
recibidas (por la ley de IVA), Libro de empresarios
individuales (por el IRPF).

 Voluntarios por mejorar la administracin de a

empresa:
Libro mayor, de almacn, de caja, de efectos a pagar o a
cobrar, de cuentas corrientes con clientes o con
proveedores, de Registro de la correspondencia de entrada
o de salida, de Registro telefnico, del Fax...
Libros contables, principales y auxiliares:
Desde el punto de vista econmico, patrimonial y de los
movimientos de fondo de la empresa.
Contables principales: Libro de inventarios y cuentas
anuales, diario, mayor...
Contables auxiliares.
Son los que desglosan las operaciones genricas realizadas en
los libros principales; Libro de caja, de bancos, de almacn,
de efectos a pagar y a cobrar, de cuentas con clientes o
proveedores, libros de pedidos, vencimientos, bancos,
gastos...

3.2. FORMALIZACIN LLEVANZA Y

CONSERVACIN DE LOS LIBROS
Los empresarios presentarn los Libros
obligatorios en el Registro Mercantil del lugar
en donde residan, para poner en el primer folio
de cada uno diligencia y sello del Registro.
Las hojas que reflejen la contabilidad deben ser
correlativamente encuadernadas y legalizadas
antes del cierre del ejercicio. Adems, se
llevarn con claridad y exactitud ,
cronolgicamente y sin interpolaciones,
salvndose errores y omisiones. Expresarn
sus valores en pesetas,
El empresario conservar, ordenadamente,, los
libros, correspondencia , documentos y
justificaciones de su negocio durante seis aos
a partir del ultimo asiento realizado en el libro.

Los libros d los empresarios individuales sometidos a IRPF

deben estar diligenciados en la Delegacin de hacienda
antes de su utilizacin.
Los libros de IVA no necesitan ser diligenciados.

8.3. DEFINICIN DE LOS DIFERENTES

LIBROS DE REGISTRO

A. LIBRO DIARIO

Registra diariamente todas las operaciones econmicas de

la empresa. Igualmente podrn realizarse anotaciones
conjuntas de operaciones globales por perodos no
superiores a un mes, siempre que su detalle aparezca
en otros libros auxiliares. El modelo mas utilizado es el
diario americano

B. LIBRO MAYOR

Las anotaciones del debe y del haber del libro diario se

trasladarn al debe y haber del mayor. En cada hoja
aparecer una cuenta representativa de un elemento
patrimonial de la empresa. Es obligatorio y tambin se
conoce como libro de balance.

C. LIBRO DE INVENTARIOS Y CUENTAS

ANUALES

Las cuentas anuales se forman mediante: Libro balance, el

de prdidas y ganancias, y la Memoria.
Abierto con el balance inicial detallado de la empresa
mostrar clara y fielmente su situacin financiera y
resultado econmico. Anotar los balances de
comprobacin y el cierre de ejercicios.

D. LIBRO DE ACTAS DE SOCIEDADES

Transcribe todos los acuerdos tomados por las juntas

generales y especiales , asf como por rganos colegiados de
a sociedad: resumen de asuntos debatidos, intervenciones,
resultado de votaciones Debe ser firmado por el
presidente y el secretario.

E. LIBRO REGISTRO DE ACCIONES

NOMINATIVAS

Llevado por las Sociedades Annimas, inscribe las sucesivas

transferencias de acciones, con mencin del nombre,
apellidos, razn social, nacionalidad y domicilio de los
titulares...

F.

LIBRO DE IVA

Deben llevarlo empresarios y profesionales. Se trata de

relaciones de facturas, tickets, vales.., cuyas pginas tienen
que estar numeradas y recogen las anotaciones de las
operaciones dentro de los plazos legales para su
declaracin.

Libro de registro de facturas emitidas:

En donde se anotan las facturas que emite la empresa.

Datos a contener:
Nmero de factura.
Fecha.
Cliente.
Base imponible.
Tipo tributado.
Cuota repercutida.
Las anotaciones individuales de cada factura pueden
sustituirse por un asiento resumen, en el que se hagan
constar todos los datos, excepto el del cliente, para lo
que tienen que ser correlativas, emitidas el mismo da y
con un importe total conjunto de no ms de 2.253,80 ,
IVA incluido.

Libro de registro de facturas recibidas:

En donde se anotan las facturas y dems documentos de

aduano recibidos en el ejercicio empresarial; an
tratndose de operaciones exentas de IVA o no deducibles.
La numeracin de las facturas recibidas ser correlativa e
individualmente anotada, con los datos:
Nmero de recepcin.
Fecha.
Nombre o razn social del proveedor
Base imponible.
Tipo tributado
Cuota repercutida.
Puede sustituirse la anotacin individual por un asiento
resumen global, para lo que las facturas deben recibirse en
la misma fecha, el importe de cada una no exceder los
500 (IVA no incluido) y el importe del asiento, IVA no
incluido, no supere los 6.000 .

Libros de registro de bienes de inversin:

Bienes de inversin son aquellos que la empresa utiliza

para su actividad permanente y que tienen una vida til
superior a un ao.
Obligatorio para empresarios que lleven a cabo
operaciones que tengan derecho a devolucin de las
cuotas de IVA.
En l se anotan todo lo relativo a ellos: su naturaleza,
facturas o documentos relativos a su adquisicin, fecha
de inicio de su utilizacin o la baja de los mismos por
venta.
Los asientos o anotaciones pueden hacerse por cualquier
procedimiento, pero no se admiten los asientos
resumen.

G. LIBRO DE CAJA

Registro los cobros y pagos en efectivo. Contiene como datos:

Fecha.
Concepto.
Ingresos.
Pagos.
Saldos, o dinero en caja. Por arqueo se entiende comprobar
que el dinero que hay en caja se corresponde con la cantidad
indicada como saldo.
Libros de registro
Al finalizar el mes, se trasladan las operaciones del libro de caja
al diario mediante un asiento resumen.

H. LIBRO DE CUENTAS CORRIENTES CON

CLIENTES

Cada ficha u hoja es para la cuenta individual de cada cliente.

En este libro se anotan los pagos en el haber y las compras
en el debe. Se trasladarn estas operaciones de forma global
al mayor.

I. LIBRO DE CUENTAS CORRIENTES CON

PROVEEDORES

Cada pgina es para un proveedor. Los cargos y abonos se

anotan al contrario que en el libro de clientes (las
compras en el haber y os pagos en el debe).
Si el saldo es acreedor, la empresa debe dinero a los
proveedores. Si el saldo es deudor, los proveedores
deben dinero a la empresa. Es el desglose del libro
diario.

J. LIBRO DE REGISTRO DE EFECTOS A PAGAR

Su finalidad es anotar las letras de cambio que la empresa

debe abonar a los proveedores. As se puede saber el
dinero que la empresa adeuda en concepto de letras.
Se dedicar una ficha para cada mes del ao y la suma por
perodos mensuales se pasar al diario como asiento
resumen.

K. LIBRO DE REGISTRO DE EFECTOS A

COBRAR

Su finalidad es registrar las letras de cambio giradas

para cobrar a los clientes y que se presentarn al
cobro cuando se indique en su vencimiento.
Tambin se trasladar su saldo al diario por perodos
mensuales como asiento resumen.

L.

LIBRO DE BANCOS

Es un libro auxiliar que registra todas las operaciones

realizadas con una entidad bancaria. Cada hoja es
para una cuenta bancaria (corriente, de ahorro, de
crdito...).