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Auditoria
Proceso sistemtico, independiente
y documentado para obtener
evidencias de la auditora y
evaluarlas de manera objetiva con el
fin de determinar la extensin en que
se cumplen los criterios de
auditora(ISO 19011/2002)
Criterio de la Auditoria
Conjunto de polticas, procedimientos o
requisitos.
(ISO 19011/2002)
Evidencia de la Auditoria
Registros, declaraciones de
hechos o cualquier otra
informacin que son pertinentes
para los criterios de auditora y
que son verificables.
(ISO 19011/2002)
Tipos de Auditora
Primera Parte o Interna:
Realizada por la misma empresa.
Segunda Parte: EXTERNA !
Realizada por el cliente a una organizacin o
cuando la organizacin audita a un proveedor.
(Cuando una organizacin audita a otra)
Tercera Parte: EXTERNA !
Realizada por un organismo externo, cuyo
objetivo es la certificacin o registro.
Plan de Auditoria
descripcin de las actividades y de los detalles acordados
de una auditora
(Diseado por el Auditor para la auditoria)
(ISO 19011:2002)
Alcance de la Auditoria
Extensin y lmites de una auditoria. (ISO 19011:2002)
Nota: El alcance de la auditora incluye generalmente una
descripcin de las ubicaciones, las unidades de la
organizacin, las actividades y los procesos, as como el
perodo de tiempo cubierto.
Ejemplos: Diseo, Ventas, Operaciones (en forma completa o
parcial)
Programadas
Planificadas
Utilizan un Mtodo consistente
Personal competente
Transparentes
Efecto de retroalimentacin
No constituyen un fin punitivo
PRINCIPAL
CARACTERSTICA
INDEPENDENCIA EN RELACIN
CON EL REA O ACTIVIDAD
AUDITADA
MODULO 2:
Metodologa de las Auditorias
Internas
PLANIFICAC
ION
ELABORACI
N CHECKLIST
EJECUCIN
REUNIN
INICIAL
EVALUACIN
EN
TERRENO
REUNIN DE
CIERRE
REUNION DE
AUDITORES
REUNIN
DE
CIERRE
+
INFORME Y
SEGUIMIENTO
INFORME DE
AUDITORA
SEGUIMIENTO
DE LAS
ACCIONES
CORRECTIVAS
NOTIFICA
CIN
Programacin
Planificacin
auditoras
de
las
Procesos a ser
auditados
Registros
Instrucciones
de
la
Planificacin
Debe ser especfica indicando:
El objetivo de la auditora
Los requisitos a ser auditados
La composicin del equipo
El auditor lder
Las actividades a auditar
Los sectores a notificar
Los documentos aplicables
La ocasin (cuando)
Tiempo estimado (duracin)
Las listas de verificacin (checklist)
Otras informaciones relevantes,
logstica
Area: Servicios
Fecha: 15 de Marzo 08
Procesos:
Atencin clientes: 09:00
Programacin: 10:30
Despacho:12:00
Facturacin: 13:00
MSC
Auditor Lder
Planificacin: inputs a
considerar
Objetivos de la Auditora
Criterios de la auditoria
(Alcance de la Auditoria)
Descripciones de Procesos / Mapas / Diagramas de
flujo
Procedimientos / Instructivos documentados
ISO 14001;2004
Especificaciones, Requisitos Legales o reglamentarios
Resultados de auditorias previas
Requisitos de partes interesadas / problemas
Cualquier elemento clave
Planificacin: Objetivos de la
Auditoria
Se establecen para planificar y conducir
las auditorias, y para revisar:
conformidad (cumplimiento)
eficacia
mejoras
Prioridades / Objetivos de la Gerencia
Requisitos del Sistema de Gestin
Requisitos Legales, Regulatorios y Contractuales
Riesgos potenciales de la organizacin
Etc.
Planificacin
Fecha/Lugar de la
Auditoria:
Equipo Auditor:
XXX
YYY (A1)
ZZZ (A2)
WWW (A3)
QQQ (A4)
Objetivo de la Auditoria: Determinar el grado de conformidad, implementacin y eficacia del Sistema de Gestin de
medioambiente implementado por XXX en funcin de los requisitos establecidos en la Norma ISO 91401:2004 y en la
propia documentacin de la organizacin.
Da 1: X de XX de XXXX
Hora
9.00
9.20
Auditor(es)
Reunin Inicio
---
Auditores y Auditados
M-GC-001 Poltica
medioambiental
P-GC-001 - P-GC-002 PC-GC-003
P-GC-004 - P-GC-005 PC-GC006
AL A1
M-GC-001 Poltica
medioambiental Objetivos de
medioambiente
P-GC-005 - P-GC-007 PC-GC008 P-GC-009
A2 A3
9.20
10.20
9.20
10.00
9.20
10.20
Gete General
A4
Preparacin de listas de
verificacin (checklists)
Los auditores crean listas de verificacin considerando:
documentacin de los procesos
procedimientos documentados / instructivos
Actividades, Inputs y Outputs de los Procesos
ISO 14001
Requisitos legales u otros
Resultados de auditorias previas
Problemas del rea / cambios / tendencias
Identificar la muestra
un
Auditor
Criterios de Seleccin de
auditores
Independencia.
Entrenamiento en tcnicas de
auditora.
Habilidad especfica.
Experiencia en participacin
de auditoras.
Habilidad en la comunicacin
oral y escrita.
Capacidad para analizar la
documentacin de referencia.
Preparacin de la Auditoria
Documentacin pertinente
Establecer mtodos y
tcnicas
Definir objetivos
Preparacin de listas de
verificacin (checklist)
Preparacin de la Auditoria
Por qu preparar un Checklist antes de la auditoria?
Notificacin de la Auditoria
Notificacin
Auditor
Ejecucin de la Auditoria
Reunin Inicial
Desarrollo de las
Entrevistas
Reunin de
Auditores
Reunin de Cierre
Reunin Inicial
Confirmar
los
objetivos
alcance de la auditora.
Conocer a los participantes.
Establecer
la
secuencia
duracin de la auditora.
Fijar la reunin de cierre
Asisten los auditores y los
auditados
Desarrollo
de
la
Auditoria
Visita inicial a las instalaciones.
Auditor
Auditado
Desarrollo de la Auditoria
Ser corts
Reunin de Auditores
Reunin del equipo de auditores
para la presentacin de los
resultados y otras aclaraciones
necesarias.
Obtencin de la concordancia
sobre las constataciones de la
auditora.
Reunin de Cierre
Agradecer la cooperacin,
Se fueron
los auditores?
Invitar
la
discusin
de
los
puntos
especficos,
Tcnicas de Auditorias
Enfoque de Procesos
Enfoque en los resultados
Qu estamos produciendo
Mirada hacia fuera (por
ambos caminos!)
Enfoque en las necesidades
de los clientes directos
Fluyen conclusiones (joinedup management!)
Enfoque en satisfacer al
cliente inmediato
Procesos cambian (son
dinmicos)
Tcnicas de Auditorias
Auditar Procesos Interrelacionados
Muestrear procesos, actividades y sus interfaces
Pistas de Auditorias
Planificadas
Investigativas
Muestreos al azar
Incertidumbre inherente (del muestreo de procesos)
Tcnicas de Auditorias
Confirmando la eficacia de la implementacin
Se debe muestrear los outputs, chequeando:
Consistencia
Conformidad con los procedimientos
documentados
Conformidad con los requisitos
Conformidad con los objetivos
Tcnicas de Auditorias
Herramientas del Auditor
Checklist (define la muestra)
Ojos (2)
Oidos (2)
Boca (1)
Preguntas (abiertas, cerradas y
directas)
Tcnicas de Auditorias
Tcnicas
Mirar (evidencia objetiva)
- Registrar (evidencia objetiva)
Preguntar (principalmente preguntas abiertas)
Escuchar! (evidencia objetiva)
- Registrar (evidencia objetiva)
Mustreme (evidencia objetiva)
Muestras - ejemplos, registros (evidencia
objetiva)
- Registrar (evidencia objetiva)
Tcnicas de Auditorias
Tips para las entrevistas
Persona Responsable (persona correcta)
En el lugar de trabajo habitual
Relajar la entrevista
Explicar la razn para auditar y para tomar notas!
Preguntas Abiertas (enfocadas y simples!)
Preguntas Cerradas y Directas.
Evitar preguntas capciosas
Resumir y revisar:
Aspectos positivos, preocupaciones, no conformidades
Agradecer la participacin y cooperacin.
Tcnicas de Auditorias
Hallazgos
La informacin que el auditor obtiene durante una auditoria
puede clasificarse en:
Cumplimientos (Conformidad)
Incumplimientos (No Conformidad)
Observaciones
Oportunidades de Mejora
HALLAZGOS
Taller de No Conformidades julio 2007
rev.00 IPG
Reporte de No Conformidad
SE DEBE INCLUIR:
Informes de No Conformidad
Informe de la Auditoria
La evidencia objetiva
Informe de No Conformidad
Al detectar una no conformidad el auditor debe redactarla
describindola con precisin incluyendo la evidencia concreta.
Deben constar 2 aspectos:
Redaccin de una No
Conformidad
EJEMPLO:El Procedimiento de Monitoreo de Caudales PC-PA-01
seala que la presin debe registrarse 3 veces al da. Sin embargo, en las
planillas de monitoreo REG 2401, de los dos ltimos meses (junio y julio),
se observa que slo se han registrado presiones dos veces al da.
Informe de la Auditoria
SE RECOMIENDA que contenga lo
siguiente:
Objetivo de la auditora con una
descripcin breve del alcance y
finalidad de la auditora.
Identificacin de normas, instrucciones,
procedimientos y otros documentos
utilizados como base (referencia) para
las evaluaciones.
Nombres de los miembros del equipo
auditor.
Nombres de cualquier participante,
entrevistado u observador.
Una descripcin breve del resultado de
la auditora: NC / Observaciones /
Fortalezas / Debilidades / Conclusiones.
Post Auditoria
El rea auditada debe investigar las No
Conformidades para determinar acciones
correctivas que eliminen la causa.
Respuesta formal por escrito, dentro el plazo
convenido.
Cuando la accin correctiva no puede ser terminada
dentro del plazo convenido, el rea auditada debe
informarlo oportunamente (antes del plazo original).
Resumen
Auditor
Identifica, anota
y comunica
Auditado
Acuerda
Informe NC e
Informe de Auditoria
Reconoce e investiga
Acuerda
Propone una
Accin Correctiva
Seguimiento
Implementa,
verifica y notifica
MODULO 3:
Rol del Auditor
Permanecer alerta
procedimientos
alcance
requisitos de la auditora
individuales efectivamente
Recolectar y analizar
evidencias
correctivas
apoyarlo
Retener y mantener
documentacin necesaria
durante la auditora
Mantener la confidencialidad
Actuar de manera tica
Auditor
Educacin
Experiencia
Entrenamiento
Experiencia en Auditora
Independencia
Atributos personales
Auditor
Perceptividad:
Habilidad para
entender el problema
rpidamente sin saltar
a conclusiones
Auditor
Persistencia:
La habilidad para
vencer las
dificultades y
mantener el curso
de accin planeado
a pesar de las
contrariedades
Auditor
Auditor
Enfoque Disciplinado:
Habilidad para
enfocar un problema
lgica y
sistemticamente.
Habilidad para
definir los lmites de
responsabilidad del
rea de
investigacin.
Auditor
Habilidades Sociales:
La habilidad para
comunicarse y
trabajar con otras
personas de
diferentes niveles
Auditor
Habilidades de
Presentacin:
La habilidad para
expresar claramente
juicios, ideas y
propuestas, tanto
oral como escrito
Auditor
Habilidades Tcnicas:
La habilidad para
investigar y
determinar el
grado de
cumplimiento en
todas las reas
Auditor
Caractersticas Positivas
Corts
Amigable
Servicial
Constructivo
Informativo
Perceptible
Juicioso
Tenaz
Mente abierta
Diplomtico
Honesto
Maduro
Modesto
Entusiasta
Caractersticas
Negativas
Criticn
Polmico
Capcioso
Saltar a
conclusiones
Agresivo
Desconsiderado
Inconsistente
Auditor
Inflexible
Perezoso
Errtico
Susceptible
No prctico
Sabe lo todo
Indeciso
MODULO 4:
Comunicacin durante las
Auditorias Internas
LENGUAJE
Verbal
No Verbal
BARRERAS
Fsicas
Intelectuales
Sicolgicas
PERO, NO SE PONGA
NERVIOSO SEOR
AUDITADO
Preguntas Abiertas
la
funcin
de
la
actividad
outputs
responsabilidades).
3. Preguntas comparativas.
personas
Objeciones
El
auditor
(oposiciones),
debe
para
anticiparse
que
en
a
el
las
objeciones
momento
de
su
formulacin pueda:
1.
2.
auditado.