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Base Cero
Integrantes :
Definicin
El Presupuesto Base Cero es un proceso
operativo de planifi cacin y presupuestos
que requiere cada gerente para justifi car su
demanda de un presupuesto completo en
detalle a partir de cero y que transfi ere la
carga de la prueba a cada gerente para
justifi car por que tiene que erogar. Este
enfoque requiere que se identifi quen todas
las actividades en PAQUETES DE DECISIONES
que se evaluaran mediante un anlisis
sistemtico y se clasifi caran por orden de
importancia.
Objetivo
Reducir gastos sin afectar actividades prioritarias,
manteniendo los servicios o minimizando los efectos negativos
de la medida.
Identificar cada actividad y operacin al cien por ciento, a fin
de que cada gerente evale y analice la necesidad de cada
funcin.
Evaluar a fondo, por cada gerente de actividad o centro de
costos, todas las operaciones para valorar las alternativas y
comunicar su anlisis .
Identificar los paquetes de decisin y clasificarlos de acuerdo
a su importancia, detallando las actividades u operaciones
(paquete de decisin) que se han de aadir o suprimir.
Caractersticas
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Paquetes de decisin
Es un documento que identifica y describe una
funcin o una actividad especfica en tal forma
que la direccin pueda evaluarlo y clasificarlo en
comparacin con otras actividades que compitan
por los mismos recursos y decidir aprobarlo o no,
incluyendo las consecuencias de no ejecutar esa
funcin.
Requiere de un anlisis detallado de las
funciones incluyendo alternativas, tendencias de
costos, y recomendaciones que indiquen la
intensidad y efectividad del trabajo para decidir
sobre su aprobacin o rechazo
Formato de la estructuracin
Formato para la estructuracin de los paquetes de decisin:
Nombre o Ttulo del paquete:
Divisin:
Departamento:
Clasificacin:
Propsito:
Descripcin de las actividades:
Logros y Beneficios:
Medicin (evaluacin cuantitativa del paquete):
Recursos requeridos:
Alternativas y consecuencias de no aprobar el paquete
Decisin:
Fecha de preparacin
VENTAJAS
Favorece la eficiente ubicacin de fondos, con base en necesidades
y beneficios para la organizacin.
Evita que los costos salgan de control.
Permite a los administradores encontrar caminos costo-efectivos
para mejorar sus operaciones.
Incrementa la motivacin del personal satff al brindarle mayor
iniciativa y responsabilidad en la toma de decisiones.
Incrementa la comunicacin y la coordinacin dentro de la
organizacin.
Identifica y elimina operaciones obsoletas o innecesarias.
Destierra la prctica, bastante usual, de inflar los presupuestos
pensando que luego sern recortados, cubriendo as a los
administrativos.
DESVENTAJAS
Existe cierta dificultad para identificar unidades y paquetes de
decisin.
Es un trabajo arduo y exhaustivo, que requiere de mucho tiempo.
Se requiere justificar cada detalle relativo a costos y gastos.
Se necesita capacitar a los administradores.
El presupuesto base cero debe ser entendido por los
administradores a varios niveles en la organizacin.
Implica utilizar anlisis, imaginacin y creatividad para programar,
defender y fundamentar las acciones a realizar en cada unidad y
en la organizacin.
INCONVENIENTES
PROBLEMAS Y RECELOS ADMINISTRATIVOS:
a) Con frecuencia los administradores sienten aprensin
ante cualquier proceso que los obligue a tomar decisiones y
que requiera de una revisin detallada de sus funciones.
b) La administracin y la comunicacin de proceso de
presupuestacin base cero pueden ser el origen de graves
problemas, debido a la participacin de un nmero mayor de
gerentes de los que son necesarios en otros procedimientos de
planeacin o presupuestacin.
c) Generalmente durante el primer ao requiere ms tiempo
que el empleado mediante otros procesos de planeacin y
presupuestacin en los aos anteriores.
d) De no contar con un mtodo formal y apropiado que
prevea y revise las suposiciones, se tendr una inadecuada
coordinacin entre actividades afines y de servicio.
ELABORACIN
Para instrumentar el Presupuesto Base Cero es
necesario:
4.Establecimien
tode un sistema
permanente de
capacitacin
3. Priorizacin de
los paquetes de
decisin
2.
Determinacin
de los
beneficios
1.Establecimi
ento de un esperados.
sistema de
costeo
estndar
ESTABLECIMIENTO DE UN SISTEMADE
COSTEO ESTNDAR.
Determinarla cartera de servicios.
Establecer los procesos de la organizacin.
Dividir a la organizacin en unidades de decisin (centros de
costos). Esta divisin es importante ya que de ella depender la
optimizacin del trabajo para revaluar anualmente todos los
programas y gastos
Formular los paquetes de decisin para cada centro de costos
a)
b)
c)
DETERMINACIN DE LOSBENEFICIOS
ESPERADOS
Beneficios del primer ao de operacin
(porproceso y por actividad).
Tarifas de los servicios para cada
mercado a atacar.
Volmenes de operacin de cada
mercado y servicio.
ESTABLECIMIENTO DE UN
SISTEMAPERMANENTE DE CAPACITACIN
Capacitacin a nivel central de
contador, portiempo completo, que
dedique
especficamente
a
elaboracin
de
este
tipo
presupuestos.
un
se
la
de
Principios Bsicos
Los principios que informan el presupuesto por
programas son:
Principio de racionalidad
Principio de unidad
Los diferentes planes deben estar integrados
entre s, formando un cuerpo nico y
compatible.
Principio de continuidad
Los planes deben tener vocacin de
continuidad; cumplido un plan, se formular
el siguiente o se revisar el concluido,
permaneciendo la secuencia de la actividad
emprendida.
Principio de inherencia
La planificacin es precisa en cualquier
organizacin humana y,
por tanto, tambin es inherente a la
CONCLUSIN
El diseo del proceso, debe ser desarrollado tomando en cuenta
los diversos factores ambientales que afectan a la organizacin.
Este mtodo no viene a desplazar el sistema presupuestal que
se tanga implantado mucho menos a ese gran progreso
presupuestal.
No de todo se pueden hacer paquetes de decisiones, ms bien
es un conjunto de paquetes para tomar decisiones sobre lo ms
importante, o sobre lo que se crea conveniente, y con base en lo
resultante, tomar la decisin que servir de fundamento para la
elaboracin del Presupuesto.
Si se llegara a implantar este mtodo presupuestal a gran
escala, es lgico que se considere como un enfoque de
ocupacin de recursos, con eleccin sobre diferentes
alternativas, y no como un conjunto uniforme, que deba
aplicarse rutinariamente.