EVENTOS

COMERCIALE
S

Que es un evento?
En el mbito empresarial / profesional un
evento es un acto que sirve a una empresa
para presentar o potenciar un determinado
producto/servicio, una determinada marca, o
para poder dar a sus clientes la oportunidad de
un acercamiento directo a su empresa, De esta
forma, un evento proporciona contacto directo
con el cliente, favorece las relaciones
empresa/cliente o empresa/empleados, y facilita
la adaptacin de su producto de forma directa
sobre su mercado.

Como organizar un
evento

A la hora de organizar cualquier tipo de acto o

evento y, para que el mismo, se desarrolle
adecuadamente hay que tener en cuenta
muchos aspectos de la ms diversa ndole;
para tener un mayor control sobre el desarrollo
del acto, coordinar mejor todas las tareas y
tener un mejor seguimiento de todas las fases
que lo componen, los cuatro puntos
fundamentales son:

Planificacin:
primero definimos el objetivo del acto,
que esperamos conseguir?, con qu
medios contamos?, audiencia prevista?
(asistentes, pblico en general, etc.) y
que objetivo deseamos transmitir a los
asistentes. Debemos establecer un
calendario, asignar recursos, hacer
todas las especificaciones necesarias
para llevar a cabo el acto y definir con
claridad todos los objetivos.

Produccin.
Son lo que podramos llamar actividades
previas al evento (pre-evento). Se
organizan equipos de trabajo, se
asignan tareas, se establecen vas de
comunicacin entre los equipos y con
personas y equipos del exterior, se
define la imagen del evento.

Explotacin.
Fase en la que se desarrolla el acto,
propiamente dicho.
Es poner en marcha todo aquello que hemos
planificado y que hemos producido. Cada punto
debe llevarse a cabo tal y como se ha
planificado, ajustndose al calendario y planing
previsto, as como a su correspondiente
checklist.
Tambin es bueno contar con planes alternativos
para situaciones imprevistas.

En actos o eventos importantes, es necesario hacer un ensayo general, para

que todo discurra con normalidad llegado el da.
Este sera un paso intermedio entre la fase de produccin y la de explotacin

Conclusiones.
Es la fase posterior a la celebracin del
evento; en ella se evalan todas las
actividades desarrolladas, de forma
detallada; se sacan conclusiones y se
ajustan y corrigen posibles desviaciones
a tener en cuenta para posteriores
organizaciones de actos. Es una
"evaluacin de calidad" de todo el
trabajo desarrollado.

Objetivos de un
evento
Los objetivos del Evento son muchos y variados, una
propuesta para identificarlos es organizarlos por
categoras de objetivos:
Objetivos econmicos
Qu rentabilidad esperamos obtener? Ya sea porque la
participacin en el Evento est condicionada a un
volumen de compra, porque es la presentacin de un
nuevo producto, o bien porque es un evento de
motivacin de nuestra red comercial.
Objetivos de marca
La fortaleza de nuestra marca es un activo, qu
rentabilidad obtendremos?, que le aporta el evento a
nuestra marca.

Objetivos de fidelizacin
En el caso de clientes, el coste de venderle a un
nuevo cliente se estima entre 4 a 6 veces superior
al coste de venderle a un cliente existente: cmo
mejorar el evento la relacin con nuestros
clientes?
En el caso de ser un Evento motivacional
adicionalmente al incremento de productividad
esperado en qu grado conseguiremos identificar
a nuestros trabajadores con la empresa?

siempre hay un modo de evaluar la

rentabilidad del evento.

Con un evento se busca:

Motivar al personal.
Formar equipos con sentido de pertenencia.
Hacer anuncios y reconocer trayectorias.
Agasajar
Conmemorar aniversarios
Dar a conocer nuevos productos
Mejorar el rendimiento laboral a partir de la
mayor
vinculacin
de sus empleados
Incentivar a las fuerzas de ventas, entre
otros.

Tipos de eventos
Existen diferentes tipos de eventos y cada uno tiene
un objetivo concreto y por consiguiente debe
organizarse de acuerdo con los resultados
esperados. No es lo mismo organizar un viaje
incentivo que la inauguracin de un local.
Los eventos mas comunes son:
Presentacin Comercial
El objetivo de un evento de este tipo es dar a
conocer productos y servicios, para provocar la
contratacin de los mismos. Suelen ser de una
maana o una tarde, cmo mucho. Lo ideal es
transmitir nuestra idea de negocio de tal forma y con
tal sutileza que no parezca un mensaje comercial.

El Seminario
El seminario puede ser una gran arma comercial si lo
emplea bien. Igual que una presentacin comercial,
el secreto est en el contenido. Los seminarios
suelen durar una jornada completa y estn
relacionados exclusivamente con un tema de inters.
Congresos
Son reuniones de personas, promovidas
generalmente por una empresa o asociacin, con la
finalidad de sacar algo nuevo dentro del sector.
Entidades pblicas y privadas, Asociaciones,
Organismos, a todos aquellos que quieran organizar
un acto con duracin de ms de dos das para
conseguir nuevas soluciones e ideas en el sector .

Convenciones: Al igual que los Congresos, las

Convenciones son reuniones de personas
promovidas por empresas, con la diferencia de que
estas ltimas generalmente estn dirigidas a
fuerzas de venta, comerciales. Su objetivo principal
es el de debatir asuntos propios para decidir y
buscar las alternativas que mejor vayan a la
empresa.
Ferias y Exposiciones
Son buenas oportunidades para promocionarse y
para forjar nuevos contactos empresariales. Pero
tambin son un enorme esfuerzo para las
empresas que tienen que participar. Estos eventos,
a diferencia de los anteriores, suelen ser de
interacciones uno a uno en lugar de ponencias en
grupo. Por eso, requieren que todo el equipo
humano est perfectamente sincronizado.

Incentivos y Viajes
Algunas empresas consiguen grandes resultados
haciendo inversiones importantes en sus eventos.
Dependiendo del volumen de ventas y la
fidelizacin de sus clientes, Uno de los mejores
ejemplos de este tipo de eventos son los
congresos mdicos.
Aqu es importante encontrar el equilibrio correcto
entre diversin y contenido. No estamos llevando
a los clientes de vacaciones, sino situando
nuestro esfuerzo comercial en un entorno distinto
que haga llegar con ms efectividad el mensaje.

Logstica del evento

Los pasos necesarios para la ejecucin de evento son:
Recepcin y entrega de credenciales
Debe haber alguien asignado a recibir a los invitados,
entregarles los materiales que necesitarn durante la
duracin del evento y saludarles por nombre.
Control de Asistencia
La segunda misin de la persona encargada de la
recepcin es controlar quienes han venido. As nada al
empezar se tendr claro el nivel de asistencia
conseguido.
Entrega de Materiales
En ellos normalmente hay una copia de la agenda, una
libreta para tomar notas, un bolgrafo y poco ms.

El Maestro de Ceremonias
Esta persona ser el responsable de presentar los
ponentes y explicar la logstica de los descansos, cafs,
comidas
Las Ponencias y los Tiempos
Un evento es como una sinfona que debe fluir con
precisin.
Por eso, alguien debe controlar discretamente el reloj.
Que est sentado detrs de todo el mundo y que est
preparado para dar seales al ponente
Clausura del Evento Los eventos hay que terminarlos
bien. La gente ya es ansiosa para irse y no quieren
tonteras. Si es necesario dar las gracias o explicar
algn detalle logstico, debe hacer ANTES de la ltima
ponencia, no despus.
Por ello, la clausura de estar bien preparada.

Requerimientos
Son sencillamente todo lo necesario para la realizacin
del evento estos pueden ser:
De organizacin
La programacin de cada evento debe hacerse con un
plazo de 30 das de anterioridad evitando as imprevistos
de ultima hora
El Conferencista o Tallerista debe llegar siempre un da
antes a la ciudad donde se realiza el evento si es fuera
de la ciudad de residencia del conferencista.
Los gastos de Transporte, Traslados, Alojamiento y
Alimentacin deben estar pagos con una semana de
antelacin.

Equipos audio visuales

Se deben tener listos microfonos inalambricos,
sintemas de audio, video beam, etc.
En el Auditorio
Debe haber una mesa pequea para colocar el
proyector LCD, o Video Beam as como para la
Laptop y materiales del conferencista.
Una botella de un litro y medio de agua a
temperatura ambiente y un vaso para el
conferencista.
Localidades que permitan que los asistentes realicen
actividades de trabajo en grupo y lectoescritura para
el caso de los Talleres y Seminarios.

Presupuesto
La elaboracin de un presupuesto es una tarea difcil y
responsable. En el se mide la capacidad que se tiene
para conseguir lo que se tiene planificado, para elaborar
un presupuesto se debe:
Comprender lo valores, estrategia y planes de la
empresa o el proyecto.
Comprender el significado de rentabilidad y
coste-eficiente.
Comprender las implicaciones de generar y recaudar
fondos.
El presupuesto es asunto de cada uno de los miembros
de la empresa/proyecto, por lo que todo el comit
organizador debe comprender el presupuesto: cmo se
ha preparado, porque es importante y como hay que
controlarlo.

Vesna Daz granados

Karina Garca
Mara Hurtado
Jineth Mndez
Gisella Mendoza
Lourdes Merio