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DEFINICIONES Y
CONCEPTOS BASICOS
DEL SISTEMA DE CONTROL
INTERNO Y SU
EVALUACION
DEFINICION DE CONTROL INTERNO.En concordancia con lo dispuesto en los artculos 209 y 269 de la Constitucin
Poltica y la Ley No. 87 de 1993, se define como Control Interno para una Empresa
de Servicios Pblicos de Colombia, el sistema integrado por un esquema de
organizacin, con su conjunto de planes, mtodos, principios, normas y
procedimientos, as como los confiables mecanismos de verificacin o evaluacin,
adoptados por la misma, con el fin de procurar una adecuada gestin, de todas las
actividades, operaciones y actuaciones, as como la utilizacin de la informacin y
la proteccin de todos los bienes y recursos, para que la administracin se realice
aplicando los principios constitucionales y legales vigentes, dentro de las polticas
trazadas por el gerente y en atencin al cumplimiento de las metas u objetivos
previstos en la Planeacin.
OBJETIVOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO.En desarrollo de lo dispuesto por los artculos 209 y 269 de la Constitucin Poltica, la Ley No. 87 de 1.993 se
establece, como objetivos del sistema de Control Interno de una Empresa de Servicios Pblicos de Colombia, los
siguientes:
1)
Proteger los recursos de una Empresa de Servicios Pblicos de Colombia, buscando su adecuada
administracin ante posibles riesgos que los afecten.
2)
3)
Velar porque todas las actividades y recursos estn dirigidos al cumplimiento de los objetivos .
4)
5)
6)
Definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos, detectar y corregir las desviaciones que se presente en
la organizacin y que puedan afectar el logro de los objetivos.
7)
Garantizar que el Sistema de Control Interno de una Empresa de Servicios Pblicos de Colombia,
d isponga de sus propios mecanismos de verificacin y evaluacin.
8)
Velar porque una Empresa de Servicios Pblicos de Colombia disponga de procesos de planeacin y
mecanismos adecuados para el diseo y desarrollo organizacional, de acuerdo con su naturaleza y
caractersticas especificas.
3)
En cada rea de una Empresa de Servicios Pblicos de Colombia, el funcionario encargado de dirigirla
es responsable por el adecuado ejercicio del Sistema de Control Interno ante su Jefe inmediato, de
conformidad con los niveles de autoridad .
4)
5)
Todas las transacciones de una Empresa de Servicios Pblicos de Colombia debern registrarse en forma
exacta, veraz y oportuna de forma tal que permita preparar informes operativos, administrativos .
financieros , estadisticos y de labores del personal.
ELEMENTOS QUE INTEGRAN EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE UNA EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS
DE COLOMBIA
Es responsabilidad del Gerente de la Empresa , mplementar, por lo menos, los siguientes aspectos para orientar la aplicacin del
Sistema de Control Interno:
1)
Establecer los objetivos y metas tanto generales como especficas, as como la formulacin de los planes operativos
que sean necesarios.
2)
Definir polticas como guas de accin y procedimientos para la ejecucin de los procesos.
3)
4)
5)
6)
7)
8)
9)
10)
11)
12)
PRINCIPIOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE UNA EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS COLOMBIA
La organizacin y los procedimientos de una Empresa se disearn y aplicarn fundamentados en los siguientes principios:
1.
disponga.
Integridad: Se establecer en una Empresa cubriendo todas sus reas, actividades y los recursos de los que sta
2.
Obligatoriedad: Las normas y procedimientos son de carcter obligatorio para todos los funcionarios de la
Empresa.
3.
Continuidad: El Sistema de Control Interno de la Empresa funcionar en forma continua y permanente, sin
excepcin alguna.
4.
5.
6.
Eficiencia y Economa: Las intervenciones de Control Interno deben ser las mnimas indispensables para obtener los
resultados esperados a un costo razonable.
7.
Planeacin oportunidad e integridad de los resultados: Las actividades de Control Interno deben obedecer a un
programa o plan que contemple la produccin oportuna de los resultados y decisiones que a l corresponde.
CLASES DE CONTROLES DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO.Desde el punto de vista de los objetivos de la Evaluacin de los Sistemas de Control se clasifican en :
Administrativos o de Gestin y Contables o Financieros.
1.
2.
Comprende el estudio del plan de organizacin y todos los mtodos y procedimientos que tienen
que ver principalmente con los aspectos financieros y estn relacionados directamente con la
proteccin de los activos y la confiabilidad de los recursos econmicos. Generalmente incluyen
controles tales como los sistemas de autorizacin y aprobacin, segregacin de tareas,
relativas a
la anotacin de registros e informes contables, custodia de los activos y los controles
fsicos sobre
todos los bienes.
CAPITULO II
CONCEPTOS
GENERALES DE LA
EVALUACIN
NNORMAS DE EVALUACION
Las normas de evaluacin generalmente aceptadas, se definen como los principios generales que dirigen y orientan el
trabajo de EVALUACION, estableciendo el marco conceptual dentro del cual, el evaluador decide las acciones a
tomar en la planeacin, ejecucin y elaboracin del informe. Dichas normas son:
1)
Normas Personales: Estas normas se refieren a las cualidades y a la calidad de trabajo en el ejercicio de su
profesin del evaluador.
a.
Formacin tcnica y Capacidad Profesional.- El personal asignado para ejercer el control debe
tener una capacidad as como la ms alta formacin tica y moral, que lo coloque en condiciones de desempear
satisfactoriamente sus funciones.
b.
Independencia, Integridad y Objetividad.- Los evaluadores deben tener independencia mental
en todo lo relacionado con su trabajo, para garantizar la imparcialidad y objetividad de sus juicios.
La
Independencia supone una actitud mental que permita
actuar con libertad respecto al juicio profesional, para
lo cual debe encontrarse libre de cualquier predisposicin que limite su imparcialidad en la consideracin objetiva de
los hechos, as como en la formulacin de las conclusiones.
La Integridad debe entenderse como la rectitud intachable en el ejercicio profesional, que le
obliga a ser honesto y sincero en la realizacin de su trabajo y en la emisin de su informe. En consecuencia, todos y
cada una de las funciones que realice han de estar presididas por una honradez profesional irreprochable.
La objetividad implica el mantenimiento de una actitud imparcial en todas las funciones del
evaluador. Para ello debe de gozar de una total independencia en sus relaciones con la entidad.
c.
Diligencia Profesional.- La debida diligencia profesional impone a cada funcionario que
interviene en la evaluacin, la responsabilidad del cumplimiento de las normas en la ejecucin de trabajo y en la
emisin del informe. Su ejercicio exige, asi mismo, una revisin crtica a cada nivel de supervisin del trabajo
efectuado y del juicio emitido por todos y cada uno de los profesionales del equipo de trabajo de evaluacin.
2)
Normas relativas a la ejecucin del trabajo.- las normas de evaluacin relativas
trabajo tienen
como objetivo la determinacin de los procedimientos de evaluacin, que han de ser
evaluadores
en la realizacin de la labor, comprende:
a.
a la ejecucin del
observados por los
Normas relativas al informe.- Como resultado de la evaluacin se presentar un informe final por escrito en el cual se
har constar todos los aspectos relacionados con la gestin y perodo evaluado o examinado.
Las situaciones significativas que se desprendan, en el marco de la evaluacin y que por su naturaleza no impliquen
aviso de observaciones, sino que requieran una accin correctiva inmediata, deben ser oportunamente informadas a los
responsables, conjuntamente con las recomendaciones pertinentes para la adopcin de medidas necesarias tendientes a
mejorar las situaciones detectadas por el evaluador.
EL MUESTREO ESTADISTICO Y LA EVALUACION DEL CONTROL INTERNO.El evaluador debe exminar una serie de documentos para evaluar el control interno, por
tanto se ver limitado si el volumen y tamao de estos documentos es alto y deber
programar pruebas selectivas para determinar el grado de confianza o utilizar una muestra
que de confianza hacia el universo de una operacin.
Una forma de asegurar que la prueba selectiva es objetiva es a travs del muestreo
estadstico, por lo tanto, el evaluador debe conocer los conceptos y normas prcticas sobre
el muestreo estadstico.
El muestreo estadstico permite asegurar que la prueba selectiva es objetiva, de tal forma
que suministre una muestra representativa de las diferentes operaciones y transacciones
sobre las cuales se efectan las comparaciones y pruebas como parte de la evaluacin del
sistema de control interno.
El evaluador usa su juicio para determinar el tamao de la muestra, observando los siguientes criterios:
1)
2)
3)
4)
5)
La muestra o grupo de documentos seleccionados para exmen debe ser representativa de todo el
conjunto del que se extrajo.
El tamao de la muestra vara inversamente con la calidad del sistema de control interno.
El exmen de los documentos includos en la muestra debe ser exhaustivo, de tal forma que permita
hacer una inferencia adecuada respecto al universo.
El muestreo involucra riesgos puesto que del exmen de la muestra, puede resultar una conclusin
inadecuada.
Los muestreos se seleccionan para permitir al evaluador obtener suficiente evidencia para expresar
una opinin respecto a lo razonable de los estados financieros y del control interno adecuado.
Es un mtodo para seleccionar una muestra al azar. Es decir, que cada rengln en el universo que se
est muestreando tiene la misma probabilidad de ser elegido.
Es un mtodo para medir lo adecuado (precisin-confiabilidad) de los estimados de las muestras y los
riesgos inherentes a una inferencia sacada de la muestra.
Es un mtodo para ajustar los tamaos de la muestra y proporcionar cualquier nivel deseado de
exactitud para estimados de muestras, o cualquier nivel deseado de riesgos para las conclusiones de la
muestra.
En la evaluacin del control interno el muestreo se usa en las pruebas detalladas, ya sean substantivas o de
cumplimiento.
SELECCION DE UNA MUESTRA ESTADISTICA.Para que la teora de la probabilidad sea aplicable se necesita algn mtodo de seleccin aleatoria. las
principales modalidades de seleccin aleatoria son el muestreo al azar no restringido, el muestreo
estratificado al azar y el muestreo con probabilidad proporcional al tamao.
En un muestreo aleatorio no restringido, cada unidad de la muestra tiene igual probabilidad de ser
seleccionada; el muestreo estratificado al azar implica unidades de muestra agrupadas en trminos de
caractersticas semejantes y de manera separada y el muestreo con probabilidad proporcional al
tamao es un mtodo de seleccin de variables que pueden evaluarse como una muestra de atributos.
La seleccin inadecuada de la muestra es una fuente de errores externos al muestreo. Los estadsticos
distinugen errores de muestreo y errores externos al muestreo. Un error de muestreo es el riesgo de
error ocasionado por la utilizacin de una muestra para extraer conclusiones ms que para exminar la
poblacin. En la evaluacin del control interno el riesgo del muestreo, o la probabilidad de error de
muestreo, es la posibilidad de que un procedimiento de evaluacin aplicado a una muestra de
transacciones o partidas en un balance conduzca a una conclusin diferente de la que resultara
aplicando el procesamiento a todas las transacciones o partidas.
EVALUACION DE LOS RESULTADOS ESTADISTICOS DE UN MUESTREO.El estudio de los resultados de la muestra requiere una evaluacin estadstica. Un
evaluador no puede limitar su estudio a un anlisis matemtico de los resultados.
Cuando se utiliza el muestreo estadstico tanto la planeacin como la evaluacin
implican un estudio de precisin, confiabilidad, tamao de la muestra y una medida de
la dispersin o variabilidad.
Cuando se evalan los resultados de la muestra han cambiado dos cosas: estar dado el
tamao de la muestra y habr un ndice de error o desviacin estndar observado ms
que anticipado. Por lo tanto, la evaluacin exige calcular de nuevo la precisin y la
confiabilidad alcanzada.
PAPELES DE TRABAJO
Consisten en el conjunto de documentos que registran las diversas operaciones
efectuadas por los evaluadores en desarrollo de su trabajo y que soportan el conjunto
de conclusiones a que ha llegado, representados en recomendaciones a la
administracin, mediante la aplicacin de normas aceptadas y procedimientos de
evaluacin generalmente utilizados.
Dichos papeles de trabajo, constituyen la base sobre la que se fundamentan los
informes de la Direccin de Control Interno bajo la aplicacin de una debida
independencia y de una adecuada diligencia profesional. Contienen las pruebas y
exmenes realizados a los Manuales de Control Interno (Procedimientos), midiendo
su eficacia, eficiencia y economicidad acorde con las polticas y objetivos de la
entidad.
Los papeles de trabajo deben contener entre otros los siguientes aspectos:
1)
El respaldo claro y preciso de las comprobaciones, juicios, conclusiones y
recomendaciones.
2)
Los resultados y alcance del exmen a las operaciones y polticas de la
entidad.
3)
Informacin que sea til y sustancialmente importante para el exmen.
2)
ELABORACION Y FORMATOS DE LOS PAPELES DE TRABAJO.- Los papeles de trabajo deben ser
preparados en hojas de tamao estndar que permitan un adecuado archivo y salvaguarda.
1)
Planificacin y elaboracin.- Los elementos base del exmen, as como los contenidos del programa de evaluacin
permiten determinar de acuerdo a su necesidad la elaboracin de formatos predefinidos que
contemplen los papeles de trabajo, en concordancia con la metodologa planteada.
Para su elaboracin deben determinarse una serie de requisitos que le permitirn al evaluador un manejo ms
apropiado, no solo por el orden, sino por la uniformidad y detalle conciso del trabajo ejecutado.
Todo papel de trabajo debe contener como mnimo los siguientes aspectos:
- En la parte central de la hoja debe anotarse: Nombre de la Empresa , divisin, seccin o rea a estudiar;
t ema de la hoja de trabajo y fecha o perodo de evaluacin.
- En la parte superior derecha de cada hoja de trabajo se debe anotar el cdigo de la hoja dentro de los papeles de
trabajo; numeracin de la hoja si es parte de un grupo; nombre de la persona que prepara la hoja de trabajo.
- Los papeles de trabajo deben elaborarse a lapicero con el fn de que las listas que contengan cifras no sean
modificadas.
- Para la economicidad de tiempo, deben utilizarse el microcomputador que permita reproducir la informacin de
manera inmediata.
- Se deben referenciar claramente las fuentes o documentos base de la informacin, a fin de aclarar en un futuro
posibles consultas.
- Debe indicarse el propsito y objetivos de cada papel de trabajo.
- En la primera hoja de trabajo debe aparecer una convencin de los simbolos utilizados por el evaluador para indicar la
labor efectuada.
- Debe haber referencias cruzadas con otros papeles de trabajo a fn de evitar la necesidad de copiar datos de otros
informes.
- Deben utilizarse un solo asunto en una hoja de trabajo para evitar confusiones.
- Los papeles invalidados o anulados deben guardarse en un archivo aparte al de los papeles de trabajo.
- Deben evitarse los archivos individuales excesivamente cargados de documentos, pues esto imposibilita su adecuada
manipulacin.
- En cada archivo de los papeles de trabajo debe estipularse un ndice que permita su fcil consulta y manejo.
2)
Totalidad y precisin.- Deben contener la suficiente informacin que respalde de manera apropiada los
comentarios, conclusiones y recomendaciones que emita la oficina de control interno.
b)
Claridad y comprensibilidad.- La informacin que contenga los papeles de trabajo debe ser completa, exacta,
entendible y concisa.
c)
Pertinencia.- La informacin que contenga los papeles de trabajo debe consistir en aspectos importantes que
permitan la obtencin de informacin acorde al cumplimiento de los objetivos especficos de la evaluacin
en concordancia con la planificacin y programa de trabajo.
d)
Simplificacin y legibilidad.- Los papeles de trabajo deben ser sencillos, evitar detalles excesivos y llevar un
orden estricto que no permitan su posterior modificacin, lo que conlleva a la prdida de su validez durante
la elaboracin del resumen o informes que realice la oficina evaluadora.
3)
4)
Preparacin de Resumenes.- El trabajo de la evaluacin se acumula
en gran cantidad de papeles de trabajo, que contienen informacin suficiente
y heterognea que respalda el trabajo de evaluacin desarrollado.
Para poder determinar la importancia de esta informacin es
necesario analizarla, organizarla y comprenderla con el propsito de
determinar el resultado de los datos all contenidos, para tal efecto deben
prepararse resmenes que permitan describir en forma clara, concisa y
entendible el resultado obtenido representado sto en una conclusin que
conlleve a la emisin de una recomendacin al ms alto nivel jerrquico de
una Empresa de Servicios Pblicos de Colombia y tome las acciones
correctivas pertinentes.
EL PROCESO DE EVALUACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN GENERAL.Las etapas que se siguen en la ejecucin de una evaluacin se agrupan en las siguientes fases:
FASE DE PLANEACION.Consiste en decidir previamente los procedimientos que se van a emplear, la extensin que se le dar a las
pruebas de evaluacin , la oportunidad de su aplicacin, los papeles de trabajo que se utilizarn para evidenciar
los resultados y la asignacin del personal de la oficina de control interno en grupos de trabajo, a las distintas
reas que se van a evaluar, la participacin de otros profesionales: Administradores, Contadores, Economistas,
Mdicos, Abogados, Ingenieros, etc, para determinar puntos dbiles y fuertes del control interno, identificacin
de reas de gran riesgo y la especificacin de otro tipo de recursos que se requieren para el normal desarrollo de
la evaluacin . Ademas contempla la posibilidad de planear con los jefes de cada dependencia evaluada el
personal que debe colaborar.
En caso de no ser una primera evaluacin, deben consultarse los papeles de trabajo e informes de evaluaciones
anteriores, como guia y al mismo tiempo verificar si se han corregido las deficiencias reportadas.
El producto de la etapa de planificacin consiste en un plan de evaluacin documentado que incluye programas
detallados. Es importante destacar que todas las consideraciones sobre planificacin se basan en la experiencia y
conocimiento originados en los exmenes anteriores. Se debe, no obstante, aumentar cada vez la eficiencia y
efectividad del plan a desarrollar.
1)
Conocimiento general de la entidad: Todo el personal que intervenga en la ejecucin de la evaluacin debe tener
un conocimiento suficiente acerca de la estructura, funciones y objetivos de la empresa estudiada, para levar a cabo la
evaluacin con efectividad.
El conocimiento de la entidad es un proceso continuo y se logra a travs de la inspeccin de las instalaciones, observacin
de operaciones, estudio de manuales, normas, memorandos, actas de la junta directiva y de comits importantes, informes,
papeles de trabajo de evaluacin o EVALUACIONs de aos anteriores y otros documentos
importantes,
conversaciones con
funcionarios de la entidad, entrevistas, documentos, disposiciones legales y dems normas internas y externas
aplicables.
2)
Conocimiento del ambiente de control: El ambiente de control consiste en el establecimiento de un entorno que
estimule la influencia la actividad del personal con respecto al control de sus actividades, es decir refleja la filosofia,
actitud y
compromiso de la gerencia de una Empres, para establecer una atmosfera positiva al implementar y ejecutar las
operaciones.
El ambiente de control influye sobre la efectividad de los sistemas establecidos y en consecuencia afecta las evaluaciones de
los riesgos. Un ambiente de control con bases slidas, permite depositar mayor confianza en los procedimientos aplicados.
3)
Evaluacin Global del sistema de control interno: Un control interno adecuado, juega un papel importantsimo
para determinar el alcance de las tcnicas de evaluacin . La clase y amplitud de las pruebas selectivas se ven afectadas
por la fortaleza o debilidad del sistema de control interno.
Se debe ejecutar una evaluacin preliminar de los controles internos para determinar si son confiables para los fines de la
evaluacin. Esta evaluacin se realiza mediante las pruebas de procedimientos cuya intencin es establecer el grado en que
se puede confiar en los controles para determinar la naturaleza, el alcance y la oportunidad de los procedimientos
sustantivos de evaluacin.
4)
Desarrollo de un plan general de evaluacin : En esta etapa se debe formular el plan general del trabajo,
incluyendo entre otros los siguientes temas:
-Identificacin de las reas importantes y de alto riesgo de EVALUACION. o control
-Determinacin de los niveles de importancia relativa para la evaluacin .
-Otras consideraciones que requieran atencin especial.
-Existencia de controles internos, y el grado esperado de confianza en ellos.
-Naturaleza y amplitud de las evidencias de evaluacin a obtener.
-Coordinacin de los procedimientos de evaluacin a aplicar.
-Participacin de otros especialistas.
-Temas administrativos, tales como el uso de personal de la dependencia evaluada, supervisin, personal y presupuestos de
tiempo.
5)
instrucciones sobre la forma como se desarrollar la evaluacin, constituyen una guia y un medio de supervisar el trabajo, por
cuanto contienen la naturaleza, amplitud y oportunidad de las pruebas. Cada programa debe contener las siguientes partes:
1)
2)
Revisin y evaluacin especificos del control interno: Comprende el plan de organizacin, la forma y
procedimientos especificos para el registro, proceso, resumen e informes que permitan determinar las debilidades y fortalezas del
sistema; la naturaleza, la extensin y la oportunidad de las pruebas que deben aplicarse y obtener una base para formular
sugerencias y recomendaciones. En este punto se aplica el mtodo de evaluacin del sistema de control interno a travs de
cuestionrios y planillas, que se explicar en capitulo posterior.
3)
Conclusiones: Una vez realizada la revisin y evaluacin del sistema de control interno, el evaluador debe
resumir sus conclusiones sobre lo adecuado del mismo. Como resultado de dicha revisin y evaluacin, se debe informar a la
Gerencia sobre cualquier debilidad importante que se haya detectado, comunicar sus recomendaciones y pronunciarse sobre si los
controles actuales cumplen, o no, los objetivos planeados.
4)
Revisin y Aprobacin: Es indispensable que el evaluador jefe de cada rea, revise el trabajo efectuado, e
imparta su aprobacin, como evidencia de concordar con el alcance de la revisin y evaluacin del
sistema de control interno.
5)
Procedimientos de evaluacin : Son instrucciones directas y claras para los evaluadores, los cuales son
redactados en forma imperativa y se constituyen en guias de las labores especificas del exmen.
6)
Conclusiones: Resuma las conclusiones, una vez desarrollados los procedimientos de evaluacin .
7)
Revisin y Aprobacin.- Es indispensable que el evaluador jefe de cada rea, revise el trabajo efectuado,
e imparta su aprobacin, como evidencia de concordar con el alcance y lo adecuado de la ejecucin de los
procedimientos de evaluacin .
FASE DE EJECUCION.En esta fase se aplican los procedimientos diseados en los programas de evaluacin , con el propsito de obtener evidencia
sufuciente, a fin de tener una base razonable para el informe.
Las evidencias son el conjunto de hechos comprobados, suficientes, competentes y pertinentes que sustentan las conclusiones del
evaluador y se obtienen mediante la aplicacin de las diferentes tcnicas de evaluacin las cuales pueden ser verbales, por escrito,
por revisin del contenido de los documentos y por exmen fisico.
1)
Comparacin: La comparacin establece la relacin que hay entre dos o ms conceptos. Una de las
comparaciones ms comunes en evaluacin es la realizada entre los ingresos percibidos y/o
los gastos efectuados y las estimaciones includas en el presupuesto.
Tambin es comn la comparacin del movimiento mensual de un determinada operacin con aquellos del
mes anterior o del mismo mes del ao inmediatamente anterior.
Normalmente se comparan los saldos de los diferentes datos, de un ao a otro, para determinar si han
aumentado o disminudo significativamente y si merecen una mayor evaluacin.
Una gran parte de la evaluacin se fundamenta en la comparacin de resultados o realidades
con criterios aceptables facilitando, de esta forma, la evaluacin por el evaluador y la formulacin de
conclusiones y recomendaciones.
b)
Revisin selectiva: Es el exmen ocular rpido para separar mentalmente asuntos que no son tpicos o
normales.
La revisin selectiva constituye una tcnica frecuentemente aplicada a reas que por su volumen u otras
circunstancias no estn comprendidas en la revisin o constatacin ms detenida o profunda.
En la aplicacin de esta tcnica el evaluador debe prestar mayor atencin a la identificacin de operaciones
fuera de lo comn en el aspecto sujeto a revisin.
d)
2)
Indagacin: Consiste en averiguar o inquirir sobre un hecho. El empleo cuidadoso de esta tcnica puede
determinar la obtencin de informacin valiosa que sirve ms como apoyo que como evidencia directa en el
juicio definitivo del evaluador. Cualquier pregunta dirigida hacia algn funcionario, o hacia terceros que
puedan tener conocimiento sobre sus operaciones, constituye una aplicacin de esta tcnica.
La indagacin es de especial utilidad, cuando se examinan reas especificas no documentadas. Sin embargo,
los resultados de la indagacin por s solos no constituyen evidencia suficiente o competente y se hace
necesario combinarlas diferentes tcnicas.
3)
b)
c)
Anlisis: Con frecuencia, el evaluador utiliza la tcnica de anlisis a un valor, un contrto o unacuenta, con el
fin de determinar la composicin o contenido del saldo, verificar las transacciones de la cuenta durante el ao
y clasificarlas de manera adecuada y ordenada; debidamente respaldado en papeles de trabajo.
La aplicacin ms comn de esta tcnica, est relacionada con la evaluacin financiera. Por otro
lado, el evaluador podr analizar un contrato complejo, separndolo en sus componentes y clusulas,
clasificando el efecto de cada una. Al revisar y evaluar el sistema de control interno es necesario dividir un
proceso en sus elementos componentes o pasos especificos para poder identificar los puntos de control.
Frecuentemente este tipo de anlisis se efectua mediante diagramas de flujo de dicho proceso que facilitan su
anlisis.
Conciliacin: Es poner de acuerdo o hacer que concuerden dos conjuntos de datos relacionados, separados
o independientes. El ejemplo ms tpico de esta tcnica, es la conciliacin bancaria.
Siempre que existan dos fuentes independientes de datos originados de la misma base, la tcnica de la
conciliacin puede ser aplicable.
Confirmacin: Consiste en obtener constatacin de una fuente independiente de una Empresa y sus
registros.
La confirmacin normalmente consiste en cerciorarse de la autenticidad de activos, pasivos, operaciones, etc.,
mediante la confirmacin escrita de una persona o institucin independiente de una Empresa y que se
encuentre en condiciones de conocer la naturaleza y requisitos de la operacin consultada; por lo tanto, puede
informar de una manera vlida sobre ella.
La confirmacin puede ser positiva o negativa y directa o indirecta.
Es positiva cuando en la solicitud se pide al confirmante que conteste al evaluador si est o no conforme con
los datos que ste desea confirmar. Cuando en la solicitud de confirmacin se suministran los datos pertinentes
a fn de que sean verificados se trata de una confirmacin directa; cuando no se suministra dato alguno al
confirmante y se solicita proporcionar al evaluador los datos de su propia fuente, se trata de una confirmacin
indirecta.
La confirmacin es negativa cuando en la solicitud se pide al confirmante contestar el evaluador, nicamente
en el caso de no estar de acuerdo con ciertos datos que se envan.
4)
Comprobacin: Se basa en el exmen para verificar la evidencia que apoya a una transaccin u
operacin, demostrando autoridad, legalidad, propiedad, certidumbre, etc.
El exmen del elemento de juicio documental que respalde los asientos de las transacciones efectuadas,
debe cubrir los siguientes puntos:
-Que se obtenga una razonable seguridad respecto a la autenticidad del documento.
-Se debe examinar la propiedad de la operacin realizada con el fin de determinar si fue efectuada para la
entidad.
-Se debetener la seguridad completa de que la operacinha sido aprobadapor medio de las firmas
autorizadas o de los documentos que la fundamenten.
-Debe determinarse si las operaciones han sido registradas en forma correcta.
Frecuentemente, la comprobacin de ciertas transacciones se efectua en forma paralela al anlisis de la
cuenta correspondiente al mayor general.
b)
Computacin: Esta tcnica se refiere a calcular, contar o totalizar datos numricos con el objeto de
asegurar que las operaciones matemticas previamente efectuadas sean correctas.
Requieren ser verificados los registros de entrada original, los saldos de las cuentas de la contabilidad,
clculos dedepreciacin, amortizacin, liquidacin de facturas, contratos etc. Esta tcnica prueba
solamente la exactitud aritmtica de un clculo, por lo tanto se requerir de otras pruebas para determinar
la validez de las cifras includas en una determinada operacin.
Ejemplo de aplicacin de esta tcnica: El importe de intereses ganados que puede haber sido calculado
originalmente sobre la base de cmputos mensuales de operaciones individuales, puede ser calculado y
comprobado en forma global aplicando la tasa de inters a todo el perodo de inversin.
5)
Inspeccin: Es el exmen fsico y ocular de los activos, obras, documentos, valores, con el objeto de
demostrar su existencia y autenticidad, actualmente se justifican con fotos y videos.
La aplicacin de esta tcnica es sumamente til en lo relacionado con la computacin de dinero en
efectivo, documentos que evidencian valores, activos fijos y similares; la verificacin de activos tales
como documentos por cobrar, titulos, acciones y bonos se efecta mediante esta tcnica. La inspeccin
de contratos para obras pblicas; as como la inspeccin de las obras durante y despus de su
construccin, para determinar calidad de materiales, terminados etc. acordes con el contrato.
INFORMES
FASE DE INFORME
Al conclur el ejercicio de control, los evaluadores deben elaborar y presentar un informe que comprende el resultado del exmen
practicado.
Los informes de la Direccin de Control Interno y los organismos de Control tienen como finalidad proporcionar a la gerencia, un
conocimiento oportuno y completo acerca del funcionamiento de todas y cada una de las reas de servicios, oficinas y dependencias
y del estado de los planes y programas, para que cuente con los elementos de juicio que le permita evaluar la actividad
administrativa, sus resultados y efectividad de los mismos.
Los informes de evaluacin se presentarn de conformidad con las normas de aceptacin general, cubriendo los siguientes
requerimientos mnimos:
1)
2)
Deben exponer los hechos, un anlisis de los mismos, las conclusiones y recomendaciones para su aplicacin
adecuada.
Para su ptima presentacin y utilidad en la elaboracin de los informes de evaluacin se tendrn en cuenta las
siguientes reglas:
a.
Debe ser completo, claro, conciso y referido concretamente a la materia que se quiere
mostrar.
b.
c.
gramtical y lbre de
f.
Se evitar inclur datos y documentos que no tengan relacin directa con el tema del
informe.
g.
Los datos se respaldarn en lo posible con grficas, cuadros y tablas que se explicarn en
el texto para que su significado sea accesible.
h.
Se indicarn las fuentes de todos los datos para que el informe tenga sentido en cualquier
poca que sea consultado.
i.
CAPITULO V
EXPLICACION DEL
METODO DE EVALUACION
DEL SISTEMA DE CONTROL
INTERNO A TRAVES DE
CUSTIONARIOS Y
PLANILLAS
Medir el grado de calidad del sistema de control interno implantado y que se esta aplicando..
2)
3)
Definir las fortalezas y debilidades en materia de control de una Empresa de Servicios Pblicos
Colombia, mediante un mtodo cuantitativo de evaluacin.
4)
5)
Descripcin
0
EVALUACION
NA
de
4)
5)
6)
7)
2)
Valores convencionales.- En la columna C, se muestran los puntajes mximos que puede alcanzar cada
principio bsico cuando son calificables todos los mritos. En la columna E, (E1, E2,...), se registra el
puntaje de cada items calificado dentro del principio bsico (mrito). En la columna F se anota la
suma de los valores de la columna E. La columna G, indica el porcentaje alcanzado, es decir, el
resultado de comparar la columna G, contra la columna C.
Puntuacin Grfica.- El porcentaje obtenido en la columna G, se traslada a la columna grfico y se
unen los diferentes puntos para as obtener el perfil de evaluacin.
INFORME.-
Entre 52 y 63%
Entre 64 y 74%
Entre 75 y 84%
Entre 85 y 93%
Mayor de 93%
FECHA:
CIUDAD:
FECHA:
PROCEDIMIENTO
ACTUAL
FECHA:
ANALISIS CON EL
AREA AUDITADA
RECOMENDACIONES
CAPITULO VI
PROCESO DE
EVALUACION
FINANCIERA
Objetivo
Revisin y evaluacin del sistema de control interno
Conclusiones
Revisin y aprobacin
Procedimientos de evaluacin
Conclusiones
Revisin y aprobacin
1)
OBJETIVO DEL PROGRAMA DE EVALUACION FINANCIERA.La evaluacin
financiera tiene como objetivo la revisin o examen de los estados financieros, con la finalidad de
establecer su razonabilidad, dando a conocer los resultados de su examen, a fn de aumentar la
utilidad que la informacin posee.
2)
AREA
1.
1.1
1.2
1.3
1.4
1.5
1.6
1.7
2.
2.1
2.2
2.3
2.4
2.5
2.6
3.
3.1
3.2
3.3
3.4
3.5
3.6
3.7
3.8
3.9
3.10
3.11
3.12
Registro y control
Todas las cuentas bancarias estn registradas
en cuenta de control?
Las conciliaciones bancarias las registran y
ejecutan personas que no intervienen en el
manejo de ingresos y egresos de caja?
Los cheques pendientes de cobro que han
permanecido un largo perodo son investigados?
Los procedimientos existentes para desembolso
garantizan un adecuado control y registro de las
correspondientes transacciones?
La existencia de chequeras en blanco estn
controladas en forma tal que evite que personas
no autorizadas para girar cheques pueda hacer
uso indebido de ellas?
Los fondos recaudados se consignan
oportunamente y en la misma especie en que
fueron recibidos?
Los cheques consignados y devueltos por el
anco, son recibidos e investigados por personas
que no intervienen en ingresos o desembolsos?
Los extractos bancarios y los volantes de cheques
pagados, se entregan directamente en sobre
cerrado al empleado que prepara la conciliacin?
Los encargados del manejo de caja menor son
independientes del cajero general u otro empleado
que maneje otra clase de dineros?
La solicitud de reembolso de caja menor se soporta
con los comprobantes de gastos a fin de que sean
inspeccionados por quien firma el cheque?
Los comprobantes que soportan los desembolsos
son perforados o anulados con la leyenda pagado?
Los recibos oficiales de caja, estn debidamente
enumerados en forma ascendente y continua?
4.
4.1
4.2
4.3
4.4
4.5
4.6
5.
5.1
5.2
5.3
5.4
Custodia
Existen restricciones para el acceso a los
registros y libros de contabilidad?
Existen prohibiciones para:- Firmar cheques
en blanco?
- Girar cheques al portador?
- Cambiar cheques a empleados?
- Pagar en efectivo?
Est prohibido el acceso de personas
distintas a quienes tienen la responsabilidad
de la custodia y manejo de efectivo?
Responsabilidad
Son adecuados y conducen a un buen control
los equipos y las instalaciones empleadas en
la recepcin y recaudo del efectivo?
Se practican arqueos sorpresivos?
Las personas autorizadas para firmar cheques
tienen funciones relacionadas con la
elaboracin de los documentos y comprobantes
de ingresos o registros contables?
Los anticipos se conceden con el propsito
nico de atender negocios normales de la entidad?
AREA
1.
1.1
Generalidades
Las funciones del departamento de facturacin
son independientes de contabilidad y de
cobranzas?
El departamento de facturacin enva copias de
las facturas directamente a cobranzas?
Se hacen resmenes de las facturas y los t
otales se pasan al departamento de contabilidad,
independientemente de cobranzas y de caja?
Autorizacin
Son adecuados los procedimientos para los
cobros?
Los precios consignados en la facturas, estn
conformes con las normas establecidas.
Registro y control
La seccin de cobranzas funciona
independientemente del departamento de
facturacin?
Todos los asientos en las cuentas individuales
del cliente son registrados nicamente con
base en copias de facturas, recibos de caja y
otros documentos debidamente autorizados?
Se preparan regularmente balances de prueba
de las cuentas por cobrar y el encargado conserva
los papeles de trabajo?
1.2
1.3
2
2.1
2.2
3.
3.1
3.2
3.3
NA
3.4
3.5
3.6
3.7
3.8
3.9
3.10
3.6
3.7
3.8
3.9
3.10
4.
4.1
4.2
4.3
5.
5.1
5.2
5.3
Custodia - Acceso
Se mantiene una custodia efectiva sobre c
heques, pagars, cheques postfechados?
Los saldos pendientes en el registro d
e documentos por cobrar son conprobados
peridicamente por medio de un exmen
independiente de los pagars, letras y
cheques respectivos?
Est restringido el acceso a personas
distintas a las de cuentas por cobrar, a los
registros de los clientes?
Responsabilidades
Enva el cajero al departamento de
contabilidad directamente, el informe de la
totalidad de los ingresos?
Las cancelaciones de las cuentas por cobrar
son encomendadas a personas ajenas al
departamento de crdito?
La cancelacin de deudas malas es revisada
y aprobada por un funcionario responsable?Se
continan las gestiones de cobro de tales deudas
no obstante haber sido canceladas?
CAPITULO VII
PROCESO DE
EVALUACION DE LA
GESTION
2)
AREA
1.
1.1
1.2
1.3
1.4
1.5
1.6
GUIAS MODELO PARA LA EVALUACION DEL CONTROL INTERNO.- Dentro del desarrollo del programa de
evaluacin ( Evaluacin ) de gestin, se sealan a continuacin los enfoques que se le darn al trabajo, en las reas
principales que conforman una Empresa de Servicios Pblicos de Colombia:
NA
1.7
1.8
2.
2.1
2.2
2.3
2.4
2.5
2.6
2.7
2.8
2.9
2.10
2.11
2.12
2.13
2.14
2.15
2.16
2.17
3.
3.1
3.2
3.3
3.4
3.5
3.6
3.7
3.8
3.9
3.10
3.11
3.12
3.13
3.14
3.15
4.
4.1
4.2
4.3
4.4
4.5
6.
6.1
6.2
6.3
6.4
6.5
6.6
6.7
6.8
7.
7.1
7.2
7.3
7.4
7.5
7.6
7.7
7.8
7.9
3)
Una vez realizada la evaluacin del control interno, concluya si los sistemas de control adoptados por la dependencia son
apropiados, dentro de un concepto racional de costo y beneficio.
4)
REVISION Y APROBACION
Fecha _________________
Fecha _________________
5)
6.
7.
8.
P/T
9.
10.
11.
12.
13.
CAPITULO VIII
PROCESO DE
EVALUACION DE LA
CONTRATACION
Objetivo
Evaluacin del control interno
Conclusiones
Revisin y aprobacin
Procedimientos de Evaluacin
Conclusiones
Revisin y aprobacin
1)
OBJETIVO DEL PROGRAMA DE EVALUACION DE LA
CONTRATACION.- Verificar que las operaciones o actividades que se llevan a cabo
dentro del proceso de contratacin en sus diferentes etapas, desde el acto administrativo
que
ordena la apertura de la contratacin, hasta la liquidacin del mismo, se ajusten a las normas y
procedimientos legales, administrativos y fiscales que le son aplicables.
2)
GUIAS MODELO PARA LA EVALUACION DEL CONTROL INTERNO.- A
continuacin se presenta la evaluacin del control interno a la contratacin en sus
diferentes etapas.
1.3
1.4
1.5
1.6
1.7
CONTROL DE CONTRATACION
0
ETAPA PRECONTRACTUAL
Cuenta una Empresa con un manual que
describa el proceso de contratacin, se
evala y actualiza peridicamente?
La contratacin est debidamente
autorizada por funcionario responsable
y odedece a los criterios administrativos
y fundamentos legalmente establecidos?
Las funciones relacionadas con la
celebracin de contratos se encuentran
claramente definidas y asignadas?
Se realizaron los anlisis y estudios
necesarios que determinen la
conveniencia y oportunidad del contrato,
de acuerdo al plan de desarrollo?
La constitucin de la reserva
presupuestal est debidamente autorizada
por funcionario responsable?
Las plizas que garantizan las diferentes
modalidades de riesgo estn previamente
aceptadas y aprobadas por funcionario
responsable?
Los pliegos de condiciones o trminos de
referencia se elaboran de acuerdo con las
disposiciones legales que le son
aplicables?
NA
1.8
1.9
1.10
1.11
2.
2.1
2.2
2.3
2.4
2.5
2.6
2.7
2.8
2.9
2.10
2.11
2.12
2.13
2.14
3.
3.1
3.2
3.3
3.4
3.5
3.6
3)
CONCLUSIONES
Una vez realizada la evaluacin del control interno, concluya si los sistemas de
control adoptados por la dependencia son apropiados, dentro de un concepto racional de
costo y beneficio.
4)
REVISION Y APROBACION
Fecha _________________
Fecha _________________
P/T
9.
10.
11.
12.
13.
CAPITULO IX
PROCESO DE
EVALUACIO DEL
AREA DE
PROCESAMIENTO
ELECTRONICO DE
Objetivo
2)
3)
Conclusiones
4)
Revisin y aprobacin
5)
Procedimientos de Evaluacin
6)
Conclusiones
7)
Revisin y evaluacin
1)
NA
1.11
1.12
1.13
2
2.1
2.2
2.3
2.4
2.5
1.11
1.12
1.13
2
2.1
2.2
2.3
2.4
2.5
1.11
1.12
1.13
2
2.1
2.2
2.3
2.4
2.5
3.2
3.3
3.4
3.5
3.6
3.7
3.8
4.
4.1
4.2
4.3
4.4
4.5
4.6
5.
5.1
5.2
5.3
3)
CONCLUSIONES
Una vez realizada la evaluacin del control interno, concluya si los sistemas
de control adoptados por la dependencia son apropiados, dentro de un concepto
racional de costo y beneficio.
4)
REVISION Y APROBACION
Fecha ________________
Fecha ________________
5)
FECHA
P/T
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
21.
22.
23.
24.
25.
26.
27.
28.
29.
30.
31.
32.
6)
CONCLUSIONES
7)
REVISION Y APROBACION
CAPITULO X
PROCESO DE
EVALUACION DE LAS
AREAS TECNICAS O
ESPECIALIZADOS
Dentro del proceso de evaluacin del rea tcnica o especializadas se desarrollaron los siguient
aspectos.
1)
Objetivo
2)
3)
Conclusiones
4)
Revisin y aprobacin
5)
Procedimientos de Evaluacin
6)
Conclusiones
7)
Revisin y aprobacin
1)
OBJETIVO DEL PROGRAMA DE EVALUACION DEL AREA
TECNICA O ESPECIALIZADA.- El objetivo de la evaluacin del rea
tcnica consiste en verificar que los procesos especializados que hacen
refencia con la prestacin de servicios de acuerdo con la naturaleza de la
entidad y su respectivo mantenimiento se realicen de acuerdo con las
normas establecidas en una Empresa de Servicios Pblicos de Colombia.
2)
NA
3)
10.
11.
CONCLUSIONES
Una vez realizada la evaluacin del control interno, concluya si los sistemas de control adoptados por la
dependencia son apropiados, dentro de un concepto racional de costo y beneficio.
4)
REVISION Y APROBACION
Fecha _________________
5)
2.
3.
4.
HECHO POR
FECHA
5.
6.
7.
8.
9.
10.
6)
CONCLUSIONES
7)
REVISION Y APROBACION
Fecha ________
Fecha _______